Sven Karuse Sven Karuse
Reede, 17 Aprill 2015

E-arve – lihtne võimalus aega kokku hoida ja eksimustest pääseda

 

Lisasime meie pakutavasse tarkvarasse võimaluse saata ja vastu võtta e-arveid juba eelmise aasta algul. Kuigi paljud ettevõtted on asunud neid aktiivselt kasutama, näib mulle, et selle lihtsa lahenduse kõiki võimalusi ei ole enamik ettevõtjaid veel enda jaoks avastanud.

Paljud inimesed tõmbavad endiselt võrdusmärki e-maili teel PDF formaadis saadetavate arvete ja XML formaadis e-arvete vahele. Võimalused, mida need kaks arveldamise viisi pakuvad, on siiski väga erinevad. PDF arved on sisuliselt arvutiekraanilt vaadatavad paberarved, ei enamat.

"PDF arved on sisuliselt arvutiekraanilt vaadatavad paberarved, ei enamat.”

Kuidas arveldatakse ilma e-arveteta?

Ettevõte A müüb kaupa ettevõttele B. Esimene koostab arve, heal juhul ei prindi seda välja, vaid salvestab PDF kujul ning saadab e-kirjana. Teine saab arve kätte ning asub seda sisestama. Kannab käsitsi ümber rekvisiite, vahel juhtub, et miski on puudu. Sellele järgneb kauba eest tasumine. Ajakulu ja inimlikud eksimused on selle jada sisse paraku sisse kirjutatud.

Kuidas e-arved töötavad?

Kui ettevõte A on meie äritarkvaras e-arve salvestanud, on see ettevõttele B juba teele läinud. Selle eest, et arve tõhusamail viisil teise ettevõtteni jõuaks, vastutab siis juba operaator.

Kui teine ettevõte on e-arvete süsteemiga liitunud, edastab operaator selle ning arvesaatjale ei maksa see midagi. Kui ettevõte seda teinud ei ole, saadetakse arve PDF kujul meiliaadressile ning see maksab saatjale 1 eurosendi. Paberarve saadetakse välja alles siis, kui kumbki eelnevatest variantidest ei ole võimalik.

Miks julgen e-arveid soovitada?

E-arvet vastu võttes on see meie äritarkvara jaoks masinloetav, seega jääb ettevõtte töötajal arve käsitsi sisestamine ära. Pank koostab omakorda e-arve alusel eeltäidetud maksekorralduse, mida töötaja saab üle vaadata ja kinnitada. Pangale saab teha ka e-arve püsimaksekorralduse, siis tasutakse sellised arved tulevikus automaatselt.

E-arve vastuvõtmise eest tasub ettevõte operaatorile ca 20 eurosenti. Esiti võib see tunduda lisaväljaminekuna, kuid kui arvestada aeg, mil ettevõtte töötaja arveid ümber trükib, pangas makseid vormistab või lisainfot hangib, teeb väike väljaminek end kahtlemata tasa, pigem isegi raha kokku hoides. Lisaks hoiab e-arvete kasutamine ära inimlikud eksimused ning annab ettevõttele võimaluse saada ülevaade finantsseisust sisuliselt reaalajas, mitte näiteks eelmise kuu seisuga.

Kasutame ka Excellentis e-arveid väga hea meelega ning loodame, et ettevõtteid, kellega selliselt arveldada saab, on tulevikus veelgi rohkem. Lõppude lõpuks on e-arvete puhul väga raske leida ratsionaalsust põhjust, miks peaks nende kasutuselevõttu edasi lükkama.

Suurimad plussid

  • E-arve hoiab kokku tööaega, mida saab kasutada mõistlikumalt
  • E-arve hoiab ära inimlikud eksimused
  • E-arve annab ettevõttele võimaluse saada ülevaade finantsseisust reaalajas

 

“E-arvete hoiavad ära inimlikud eksimused ja võimaldavad saada reaalajas ülevaadet finantsseisust.”

Blogipostitused