Väike tiim, suur töökoormus ja kaks paralleelset majandustarkvara – just selline oli Loo Vee igapäev veel mõni aeg tagasi. Arved liikusid käsitsi, näidud saabusid telefoniga, andmed kanti Excelisse ja kogu info jooksis mööda pabereid laiali.
Siis otsustati, et aitab küll. Aeg on teha süsteem, et kogu veehaldus oleks ühes tarkvaras.
Töömaht kasvas, aga aeg jäi samaks!
Loo Vesi on väike vee-ettevõte Jõelähtme vallas, kes teenindab pea 2000 tarbimiskohta. Aastatega on töömaht kolmekordistunud, aga meeskond jäi väikeseks. Kasutuses oli korraga kaks majandustarkvara:
- üks pearaamatupidamise ja ostuarvete jaoks
- teine vee- ja kliendiarvete jaoks
Pangatehingud toodi hommikul paberkandjal kohale. Iga laekumine sisestati käsitsi. Kliendid saatsid näite e-kirja või telefonikõnega ja isegi arve selgitusega.
Standard Books + vee erilahendus = aja tagasi võitmine!
Koos Excellenti tiimiga kaardistati kõige ajamahukamad protsessid ning seati eesmärgiks:
- automatiseerida kõik, mis vähegi võimalik
- vähendada paberi- ja käsitööd
- saada parem ülevaade andmetest
- luua iseteenindus, mis muudaks elu kergemaks nii kliendile kui töötajale
Arenduse käigus loodi ka erilahendusi, mis arvestasid Loo Vee spetsiifikat:
- valemid, mis liidavad kokku tarbimiskohad ja arvestid
- võimalus hallata piirkondi, kus on eri tüüpi tarbijad (suvilad, eraisikud, ettevõtted)
- digitaalne arve saatmine ja automaatne e-arveldus
Tulemused, mis räägivad enda eest!
Mõned faktid pärast süsteemi juurutust:
- 6115 arvet kuus (vs. varasem käsitöö)
- 2336 aktiivset klienti
- 55 tundi tööaega säästetud iga kuu- sellest 34 tundi klienditeenindajalt ja ülejäänu mujalt käsitööst
- 80% klientidest harjus ära uue süsteemiga juba esimese aastaga
- paberikulu vähenes kolmekordselt
Loo Vee juht Pirgit Perk tõdeb, et suurim võit oli selgus ja sujuvus. Info liigub, arved sünnivad ühe klikiga ja kliendisuhtlus on lõpuks loogilises kohas.
Õppetund: ära hammusta korraga liiga suurt tükki
“Prioriteedid tuleb paika panna. Kõike korraga ei tee. Aga järjepidevalt edasi liikudes, see on tehtav.” Just nii kirjeldas Pirgit arendusprotsessi, mis võttis küll aega, aga kandis vilja.
Soovid kuulda, kuidas see kõik päriselt käis? Pirgit jagas oma lugu Excellent Business Forumil ausalt ja selgelt. Vaata ettekannet siit:
Kui sul on tunne, et käsitööd on liiga palju ja aeg lihtsalt kaob, siis Loo Vesi ettekanne on ehe näide, et saab paremini ja lihtsamalt.
