Tegevusmahuka ja detailirohke töö puhul on kerge fookust administratiivsetele ja tehnilistele tegevustele kaotada. Et seda ei juhtuks, tuleb pöörata tähelepanu õigetele tööriistadele, mis just Sinu ettevõtte vajadustele vastavad. Universaalseid äritarkvaralahendusi leidub palju, kuid vähe on neid, mis on disainitud just Sinu ärispetsiifikat arvestades.
Aider OÜ tegeleb tööstusseadmete müügi ja hooldusega. Kaheksaliikmelisest meeskonnast moodustavad üle poole hooldustehnikud, kelle igapäevatöö möödub müüdud seadmeid hooldades ja parandades. Sisuliselt on Aideri põhitegevus igapäevane klienditeenindus –müüakse ja renditakse seade või masin, mida on vaja regulaarselt hooldada.
Äritarkvara puhul on Aideri jaoks esmatähtis, et kliendi vajadustest oleks ülevaade nii liikuva töötempoga tehnikutel kui ka ettevõtte raamatupidajal ja juhil. Aideri tegevjuht Henri Tabri räägib, et otsustas aasta tagasi kogu ettevõtte äritarkvara välja vahetada, kuna seni kasutusel olnud Directo lahendus ei võimaldanud kogu tegevust ühe katuse alla koondada ja ärivajadustele vastava funktsiooni loomine oli ajakulukas. “Mitme erineva programmiga töötamine tekitas palju lisatööd. Otsisime lahendust, mida saaks kasutada nii hooldustehnik kui raamatupidaja. ” Sobiva võimaluse lõi Excellent Business Solutions Eesti AS, luues Standard Booksi vajalikud toimingud.
Automaatne tööprotsessi planeerimine Aideri jaoks oli oluline, et äritarkvara vähendaks tehnikute töökoormust, mitte ei tekitaks seda juurde. Lisaks oli tähtis, et see oleks lahendus kogu ettevõttele. Seda nii tehnikule, raamatupidajale kui tegevjuhile.
Aideri hooldusteeninduse tööprotsess oli varem üsna ajamahukas. Iga tööetapp (nt tellimuse sisestamine, töölehe alustamine) tuli programmi eraldi käsitsi sisestada, mis võttis palju aega. Standard Booksiga keerati senine loogika heas mõttes pea peale ning see automatiseeriti ja muudeti kiiremaks.
Meie tänane tööprotsess käib oluliselt lihtsamini:
- Telefoni või e-kirja teel esitatud töötellimus sisestatakse vastuvõtja poolt Standard Booksi, millest saab teenindaja koostada mõne nupule vajutusega pakkumise kliendile, mis on aluseks nii müügi- kui ka ostutellimusele, kuhu andmed sisestatud tellimusest automaatselt kanduvad.
- Info sisestatud tellimuselt loob iseseisvalt põhja ka hooldustehnikule mõeldud tööleheks, mis talletab vajaminevad varuosad, materjali ja tehniku tööaja.
- Töölehtedele lähevad automaatselt kliendi poolt kinnitatud tellimuses olnud varuosade ja muude vahendite müügiartiklid, mis vähendab liigse kauba lattu seisma tellimise ohtu. Kui vajaminevat kaupa laos ei ole, siis annab programm sellest töölehel märku ning see tellitakse. Kusjuures Standard Booksi funkstionaalsust võimaldab sellest saab otse kliendile e-kirjaga teada anda.
- Kui tehnik lõpetab töö kliendi juures, on tal võimalik otse e-kirja teel saata kliendile ka töid kinnitav tööleht. Automaatsed e-kirjad otse äritarkvarast kliendiga suhtlemiseks on võimalikud Standard Booksi kasutusprotsessi igas etapis.
- Kõik toimingud kajastuvad automaatselt ka Aideri raamatupidamises, kus on iga kuu lõpus võimalik väljastada kõigile klientidele koondarved. Ka siin tuleb kogu info kinnitatud pakkumistelt ja töölehtedelt arvetele automaatselt.
“Excellentiga loodud lahendus muutis meie igapäevast tööprotsessi paremaks, kuna kaotas ära andmete käsitsi üle tõstmise vajaduse kliendipoolsest teenindustellimusest töölehele,” räägib Tabri uue tarkvara peamisest eelisest. Tellimuslehele sisestatud info kandub Standard Booksis automaatselt ka hooldustehnikute vaates töölehele, kus on näha nii tooteinfo, mida on vaja hooldada, kui ka varuosad, nende laoseis ning hooldustöö tegemiseks arvestatud ajakulu.
Õige äritarkvara toob ka rahulolevad kliendid
Mugav on see ka kliendile. “Klient peab hooldustöö tellimisel ütlema sisuliselt meile vaid enda seadme seerianumbri, mille sisestamisel näeme kogu vajalikku infot, mida töö jaoks vaja – sobivaid varuosasid, viimast hooldustööd ja muud. See annab info ka tehniku töö planeerimiseks – kui laoseis ütleb, et varuosasid on vaja tellida, saame otse Standard Booksist anda kliendile e-kirjaga märku, et ootame varuosasid. Lisaks teame tänu hooldustöö tellimisel öeldud seadme seerianumbrile seda, kas hooldustöö läheb garantiitööde alla või mitte.” Tehnikutel on pidev ülevaade tööprotsessist, millega on kursis ka klient.
Nii saavad hooldustehnikud Standard Booksi abil teha läbi tervikliku klienditöö protsessi. Kui töö kliendi juures on lõpetatud, saavad tehnikud saata kliendile kohe kohapeal ka kokkuvõtte tehtud tööst. Standard Books kaotas ära vajaduse paberil aruannete esitamiseks ja raamatupidamises töö kajastamiseks täiendava andmete import-eksport toimingu läbi.
Konkurentsieelis hooldusteeninduse valdkonnas
“Praegune äritarkvara suurendab meie meeskonnaliikmete iseseisvust, tagab töö kiiruse ja samaaegselt ka kvaliteedi. Kõiki kolme on sageli raske saavutada, kuid tänu õigele teenusepakkuja valikule oleme selle suures osas enda ja klientide jaoks täitnud. Tänu Standard Booksile ei ole meil enam vajadust paberipõhiseks aruandluseks või regulaarseteks näost-näkku kohtumisteks. Kõigel saame tegevmeeskonnaga Standard Booksist silma peal hoida.”
Aideri jaoks on tähtis äritarkvara kohandatavus vastavalt äri vajadustele. Nii, et ühte kohta oleks koondatud põhitegevus ja sellega kaasas käiv raamatu- ja arvepidamine. Kui tehnikud saavad teha kohapeal kliendile tehtud tööst ülevaate koheselt, siis arvepidamine käib ikka raamatupidamise läbi. Standard Books on ka selle Aideri jaoks mugavalt lahendanud – kõigile klientidele arvete saatmiseks piisab vaid mõnest klikist tarkvaras. See on Aideri jaoks üks omadus, mis on tööd oluliselt lihtsamaks muutnud.
Lahendus loodi koostöös Excellenti meeskonnaga, kes soovis mõista Aideri vajadusi ja äri. “Excellenti meeskond on meiega programmi vahetamise hetkest meiega kaasa mõelnud. Excellent mõistis meie vajadust ja pakkus sellele lahenduse, mis on kasulik kõigile ettevõtetele, kes tegelevad seadmete müügi ja hooldusteenindusega. Võime täna öelda, et meil on oma ettevõtte jaoks kohandatud äritarkvara, mis säästab igapäevast aega ning teeb töö tegemise efektiivsemaks.“
