Rohkem iseseisvust kliendile ja aega raamatupidajale: kuidas Portal muudab kliendi ja raamatupidaja koostööd

Raamatupidaja ja kliendi koostöös võib ühe müügiarve koostamisele märkamatult kuluda pool tundi. Klient saadab info raamatupidajale, raamatupidaja teeb arve valmis, midagi vajab täpsustamist või parandamist ja infot põrgatatakse mitu korda edasi-tagasi.

Gunita OÜ raamatupidamisbüroo pearaamatupidaja Taimi Pent näeb, et selle töö võiks klient tegelikult ise ära teha. Üks tema peamisi kliente Võrgutehnikud OÜ ongi viimase aasta jooksul oma müügiarved veebipõhises Excellent Portalis ise koostanud.

„Mul ei olegi Taimiga väga põhjust müügiarvete teemal suhelda. Ma teen arve Portalis ise ära, kinnitan ja saadan kliendile,“ kirjeldab Võrgutehnikud OÜ esindaja Heike Remmelg tänast töökorraldust oma raamatupidaja Taimiga.

Raamatupidaja ei pea olema arve tegemiseks alati kättesaadav

Gunita OÜ on Jõgeval juba 20 aastat tegutsev raamatupidamisbüroo, mille pearaamatupidaja ja omanik Taimi Pent on Excellent Booksi kasutanud aastaid. Tasapisi julgustab ta oma kliente kasutusele võtma Portalit, Booksi veebipõhist versiooni. Portalit kasutab tänaseks juba üle kümne tema kliendi ja neid tuleb järjest juurde.

Üks neist on Gunita suuremate klientide hulka kuuluv Võrgutehnikud OÜ. Ettevõtte esindaja Heike on Portalit kasutanud nüüdseks umbes aasta jagu. Varem kasutas ta ka ise Booksi, kuid selleks pidi tal olema ligipääs konkreetsele arvutile. Kui oli vaja kiiresti arve teha ja oma arvuti polnud käepärast, tuli pöörduda Taimi poole.

„Vahel ongi nii, et mul on kähku-kähku midagi vaja. Nüüd saan kõik arved kohe ise ära teha. Minu arust on siin neid arveid teha ülilihtne,“ ütleb Heike.

Portali eelisena toob Heike välja ka selle, et ta ei ole enam seotud ühe kindla seadmega. Igapäevaselt kasutab ta Portalit peamiselt sülearvutis, kuid vajadusel on ta ka telefonist arveid vaadanud.

Enamasti kasutab Heike Portalit müügiarvete tegemiseks. Kuus koostab ta veebis umbes 20-25 arvet.

„Minu jaoks on kõige suurem aja kokkuhoid. Ma saan kiiresti ära teha, mis mul vaja on, ja ma ei pea kellegi järgi ootama,“ võtab Heike Portali suurima võidu enda jaoks kokku. Lisaks ajale näeb ta võitu ka rahas – kui ta saab arved ise tehtud, ei pea raamatupidaja seda tööd tema eest tegema, sest see on ju teenus, mille eest raamatupidaja raha küsib.

Sama arve pealt võidab aega ka raamatupidaja

Taimi hinnangul võib ühe müügiarve koostamisele ja sellega kaasnevale infovahetusele kuluda viis minutit, keerulisemal juhul aga ka pool tundi. Aga võit ei peitu üksnes selles, et raamatupidajal jääb üks tööülesanne vähemaks.

„Kui klient teeb müügiarved ise ära, siis mul on jooksvalt kohe kõik müügiarved olemas. Ei teki probleemi, et mõni arve jäi saatmata ja jõuab minuni kaks kuud hiljem,“ selgitab Taimi.

See on raamatupidaja jaoks oluline ka maksuarvestuse vaates. Kui mõni müügiarve jõuab temani hiljem, võib tekkida vajadus juba esitatud käibedeklaratsiooni parandada. Portalis näeb Taimi jooksvalt, millised arved klient on teinud. „Enam ei ole vaja kuu aega oodata, et teada saada, milline seis sul on,“ ütleb ta.

Aktiivselt Portalit kasutava kliendi puhul tunnetab Taimi selget muutust oma töö efektiivsuses. „Ma ikkagi näen, et 25% on minu töödest efektiivsemaks läinud,“ hindab ta, sest ära jääb ka hilisem puuduva info tagaajamine ja parandamine.

„Mul ei olegi temaga väga põhjust nii palju suhelda“

Esmapilgul võib tunduda kummaline rääkida raamatupidaja ja kliendi hea koostöö näitena sellest, et nad peavad omavahel vähem suhtlema. Heike ja Taimi puhul tähendab väiksem suhtlus aga eelkõige seda, et ära on jäänud ebavajalikud kontrollküsimused.

„Ja mis mulle hullult meeldib, on see, et ma saan ise arvet muuta. Kui kuskil on täheviga, vale materjal või mis iganes, saan selle täpselt ära muuta nii, nagu mul vaja on,“ toob ta näite.

Kui kliendi jaoks tähendab Portal võimalust ise tegutseda, siis Taimi jaoks tähendab see vabanenud aega ning võimalust liikuda raamatupidaja rollis järjest kaugemale lihtsast andmesisestusest.

„Ma olen alati propageerinud seda, et raamatupidaja oleks rohkem nõustaja kui andmete sisestaja,“ ütleb Taimi.

Klient saab iseseisvamaks, raamatupidaja ei kao kõrvalt ära

Iseseisvus ei tähenda siiski seda, et klient peab kõigega üksi hakkama saama.

Taimi sõnul on üks Portali kasutuselevõtu takistusi inimeste hirm, et nad võivad midagi valesti teha. Sellisel juhul julgustab ta klienti arve ise valmis tegema ja salvestama – vajadusel saab Taimi oma programmis kohe üle vaadata, kas kõik sai õigesti.

„Nad kardavad, et äkki teevad midagi valesti. Ma ütlen, et salvesta ära ja anna mulle märku – ma vaatan üle ja ütlen, kas on õige või vale,“ kirjeldab Taimi.

Kui esimesed sammud on tehtud, pole enam palju juhendamist vaja. „Kui kliendid Portalisse juba ligi saavad, siis teevad esimesed arved ära ja rohkem polegi eriti õpetamist olnud,“ toob ta omast kogemusest välja.

Ka Heike kogemus kinnitab sama. Temagi sai alustades Taimilt juhendvideo, kuid sai tegelikult asjad ise kasutamise käigus selgeks. Ainsaks tekkinud küsimuseks oli, kuidas lisada arvele uus rida. Kui ta sellest aru sai, oli ülejäänu tema sõnul juba lihtne.

„Ma olen pigem see, kes enne teeb ära ja siis, kui midagi metsa läheb, vaatan video läbi,“ naerab Heike. „Ega seal midagi väga valesti teha ei saa. Portal on ülihea asi sellisele algajale nagu mina.“

Portal ei ole ainult arvete tegemiseks

Kuigi Võrgutehnikud OÜ puhul on peamine kasutus müügiarvete koostamine, kasutavad Taimi teised kliendid Portalit ka ettevõtte tulemuste jälgimiseks. Ettevõtete juhid vaatavad näidikuid ja statistikat ning saavad kontrollida, millised müügi- ja kuluarved on süsteemis olemas ja kas need on tasutud.

See vähendab omakorda küsimusi raamatupidajale. Taimi toob näiteks olukorra, kus klient tahab õhtul teada, kas üks konkreetne ostuarve on raamatupidamisse jõudnud. Selle asemel, et muretseda ja hommikul raamatupidajale helistada, saab ta seda ise Portalist kontrollida.

„Sa saad ise vaadata, mis sa oled mulle saatnud, mis on olemas ja kas see on tasutud. Kui midagi sealt ei leia, siis saad selle uuesti saata,“ ütleb Taimi sel puhul kliendile.

Portali mõte pole anda kliendile kogu raamatupidamist üle. Taimi teeb jätkuvalt oma klientide raamatupidamise Booksis, kuid klient saab Portalis ise teha ära need tegevused ja vaadata seda infot, millega on kiire või mille jaoks ei ole vaja raamatupidaja erialaseid oskusi.

Vähem käsitööd jätab rohkem aega olulisele

Taimi on täheldanud raamatupidaja töös paarikümne aasta jooksul suuri muutusi. Kui varem kulus lõviosa ajast arvete ja muu info käsitsi sisestamisele, siis tema hinnangul ei peaks spetsialisti väärtuslikku aega tänapäeval enam sellisele tööle kulutama.

Portali kasutuselevõtt klientide seas on üks osa sellest muutusest. Taimi püüab oma töös kasutada digitaalseid lahendusi kõikjal, kus need aitavad käsitööd vähendada.

Gunitas on efektiivsem töökorraldus võimaldanud muuta näiteks tööajad paindlikumaks. Tööpäev ei tähenda nende büroos enam kaheksast viieni kontoris istumist – tavapärane tööpäev kestab kella kümnest neljani ning töötajatel jääb rohkem aega iseendale ja perele. Taimi ise on tänu vabanenud ajale hakanud rohkem raamatuid lugema.

„Tänane digitaalne maastik annabki võimaluse, et mul on aega klientidega suhelda, mitte öelda, et mul ei ole üldse aega, sest ma pean arveid sisestama,“ võtab Taimi kokku.

Ja sellest muutusest võidavad mõlemad pooled. Klient saab rohkem iseseisvust ja kiiremini tegutseda. Raamatupidaja saab info õigel ajal ning tema tööaeg jääb tegevustele, mille jaoks on päriselt vaja raamatupidaja eriteadmisi. Keegi ei ütle raamatupidajale pärast aitäh selle eest, et ta arved käsitsi sisestas.

—

Portal kui äritarkvara Sinu taskus

Excellent Portal toob Excellent Booksi võimalused mugavalt veebi ja mobiili. Ettevõtte juhid, müügimehed, ostujuhid ja finantstöötajad saavad hallata tellimusi, arveid ja tehinguid otse veebis.

Kui soovid ka Excellent Portali kasutusele võtta, jäta meile oma kontakt ja loome Sulle ligipääsu. Excellent Portal on kaasas iga Excellent Booksi lepinguga ilma lisatasuta.