Kuhu kaob raamatupidaja aeg? Uuring: ühe ostuarve tegelik hind on 5,38 eurot
Üks ostuarve. Mõni minut siit, mõni sealt: arve vastuvõtmine, andmete sisestamine, kontrollimine, parandamine, kinnitamine ja lõpuks maksmine. Ühe arve puhul ei tundu seda palju. Kui neid on aga kuus sada või tuhat, muutuvad minutid kiiresti tundideks ja tunnid rahaks.
Finantstehnoloogia ettevõtte Fitek OÜ müügi- ja tootejuht Kristi Neidra võttis tänavusel Excellent Business Forum finantslaval ette põletava küsimuse, kuhu raamatupidaja tööaeg tegelikult kaob ja kui palju maksab ettevõttele ühe arve töötlemine.
Fiteki poolt 350 raamatupidaja ja finantsjuhi seas läbi viidud uuringust selgus, et ühe ostuarve aktiivseks töötlemiseks kulub keskmiselt ligi 13 minutit. Kui võtta raamatupidaja töötunni hinnaks 25 eurot, tähendab see ettevõttele 5,38 euro suurust kulu ühe ostuarve kohta.
Arve tegelik hinnasilt ei ole seega ainult summa, mis arve alumisel real vastu vaatab.
40% ajast läheb kolmele tegevusele
Fiteki uuringus osalesid raamatupidajad ja finantsjuhid nii avalikust kui ka erasektorist, mikroettevõtetest suurfirmadeni. Eesmärk oli saada aru, millistele tegevustele finantsinimeste tööaeg päriselt kulub.
Kõige suuremaks ajaröövliks osutus ostuarvete töötlemine. Sellele järgnevad panga- ja kontotehingud ning müügiarvete koostamine ja haldamine.
Kokku kulub nendele kolmele tegevusele koguni 40% raamatupidaja tööajast.
Samas jääb tegevustele, kus kogenud finantsspetsialisti teadmistest võiks ettevõttele kõige rohkem kasu olla, märksa vähem aega. Töö efektiivsemaks muutmisele ja arendustele kulub uuringu järgi vaid 4,1% ning juhtkonna või klientide nõustamisele 6,4% tööajast.
„6,4% on see, mis võiks olla ühe spetsialisti, kõrgelt haritud inimese suurem skoop – juhtkonna või klientide nõustamine, kuidas teha asju paremini. Aga paraku kulub suur osa tema ajast rutiinsele tööle,“ tõi digi- ja automatiseerimisvaldkonna ekspert laval välja.
Küsimus pole seega üksnes selles, kuidas arveid kiiremini töödelda. Hoopis olulisem on, mida võiks raamatupidaja selle ajaga teha, kui korduvad tegevused võtaks enda kanda äritarkvara.
Üks ostuarve võtab 13 minutit
Uuringus vaadati lähemalt ka seda, millest ühe ostuarve töötlemisele kuluv aeg koosneb.
Keskmiselt kulub ühe ostuarve aktiivseks töötlemiseks 12,9 minutit. Sellest:
- 3,2 minutit läheb andmete sisestamisele;
- 2,8 minutit parandustele ja tarnijaga suhtlemisele;
- 2,4 minutit kulu- ja kontokoodide määramisele;
- ülejäänud aeg arve vastuvõtmisele, kontrollimisele ning lepingute või tellimustega võrdlemisele.
Ühe arve puhul võib 13 minutit tunduda tühine. Maht muudab aga pildi kiiresti.
Kui ettevõttel on näiteks 100 ostuarvet kuus, tähendab see üle 21 tunni raamatupidaja aktiivset tööaega. Aastas koguneb sellest juba üle 250 tunni. Ja see kulub ainult ostuarvete töötlemisele.
5,38 eurot kulu ühe ostuarve kohta
Kui panna ajakulu rahasse, muutub käsitöö hind veel nähtavamaks.
Võttes raamatupidaja töötunni hinnaks 25 eurot, maksab ühe ostuarve töötlemine ettevõttele keskmiselt 5,38 eurot.
Siin tekib Kristi Neidra sõnul huvitav vastuolu. Ettevõte võib pidada e-arve operaatori 10, 20, 30 või 40 sendi suurust tasu kalliks, kuid samal ajal kulutada PDF-arve käsitsi töötlemisele mitu eurot töötaja aega.
Ainuüksi masinloetava e-arve vastuvõtmine võimaldaks uuringu järgi vähendada ühe arve töötlemisaega umbes 3,2 minuti võrra ehk ligi neljandiku.
E-arve väärtus ei seisne seega ainult paberi või PDF-i asendamises teise formaadiga. Oluline erinevus on selles, et masinloetava arve andmed jõuavad automaatselt õigetele väljadele ja neid ei pea uuesti käsitsi sisestama.
Töötlemisest kauem võtab arve kinnitamine
Kõik ajaröövlid ei asu siiski raamatupidaja töölaual.
Uuringust selgus, et 66% ostuarvetest jääb protsessi käigus kinnitaja taha ootama. Sageli ei ole põhjus selles, et inimene ei tahaks arvet kinnitada, vaid selles, et tal puudub otsuse tegemiseks vajalik info. Vaja võib olla lisadokumenti, selgitust kulu kohta, eelmise kuu võrdlust või kinnitust, et arve vastab kokkuleppele. See tähendab uusi e-kirju, küsimusi ja info otsimist.
Lisaks tuleb kontrollida, kas arve vastab ostutellimusele või lepingule ning kas tarnija ja pangakonto andmed on õiged. Pettuste riski tõttu on selline kontroll järjest olulisem.
Osa sellest tööst saab protsessist välja võtta tehnoloogia abil. Kui arve, lisadokumendid ja vajalik taustainfo liiguvad ühes süsteemis ning kinnitamine on võimalik ka mobiilist, ei pea arve ootama, kuni õige inimene arvuti taha jõuab.
Müügiarve võib kuluda koguni 17,3 minutit
Käsitöö ei piirdu ostuarvetega. Umbes pooled uuringule vastanud raamatupidajatest tegelevad ise ka müügiarvete koostamisega. Ühele müügiarvele kulub keskmiselt 17,3 minutit.
Aega võtavad muu hulgas andmete kogumine erinevatest müügisüsteemidest või Exceli tabelitest ning liidestusvigade parandamine.
Eriti kõnekas on olukord ettevõtetevaheliste arvete puhul. Kuigi 61% uuringus osalenutest teeb peamiselt B2B-tehinguid, saadetakse 65% B2B arvetest endiselt PDF-ina.
PDF võib inimese jaoks välja näha nagu täiesti digitaalne dokument, kuid raamatupidamisprogrammi jaoks ei pruugi see seda olla. Kui arve andmed tuleb PDF-ist uuesti süsteemi sisestada või üle kontrollida, liigub sama info sisuliselt mitu korda läbi inimkäte.
See tähendab käsitööd nii arve saatja kui ka vastuvõtja poolel.
Miks on vaja e-arvet, kui meil on AI?
Ettekande järel kerkis üles küsimus, mis on praegu eriti asjakohane: kui AI ja OCR-lahendused suudavad PDF-arvetelt infot lugeda, miks on üldse vaja masinloetavat e-arvet?
Kristi Neidra tõi välja olulise erinevuse: masinloetava XML-arve puhul on andmed juba struktureeritud ning liiguvad ettenähtud väljadele. PDF on seevastu eelkõige inimesele vaatamiseks mõeldud dokument. OCR või AI peab sellelt info kõigepealt ära tundma ja õigesti tõlgendama.
See tähendab, et tuvastatud andmeid võib endiselt olla vaja kontrollida ja parandada.
Teisisõnu: AI võib aidata käsitööd vähendada, kuid veel efektiivsem on, kus käsitsi loetavaks tegemist pole algusest peale vajagi.
Miks me siis ikka käsitsi teeme?
Fiteki uuringust tuli välja veel üks huvitav takistus: tehnoloogia kõrval mängib suurt rolli inimene.
Automatiseerimisele üleminekut pidurdavad harjumused, kontrollivajadus ja kartus, et süsteem võib eksida. Käsitsi tehtud töö tundub tuttav ja seetõttu turvaline – isegi siis, kui tegelikult kaasneb just käsitööga suurem inimliku eksimuse võimalus.
Samal ajal näitas uuring, et seal, kus e-arvete osakaal on juba kõrge, saab automatiseerida märkimisväärse osa protsessist. Peaaegu pooled vastanutest kinnitasid, et automatiseerimine on vähendanud nende käsitööd poole võrra.
Kõige kõnekam oli aga vastus küsimusele, mida raamatupidajad ise soovivad.
„Raamatupidajad tahavad e-arveid. Nad tahavad, et need muutuksid kohustuslikuks,“ võttis Kristi Neidra uuringust kogunenud vastused kokku.
Vähem aega arvetele, rohkem aega ettevõttele
Arvete automatiseerimise mõte ei ole lihtsalt teha sama tööd natuke kiiremini. Suurem võit tekib siis, kui inimene ei pea osa korduvatest tegevustest enam üldse tegema.
Ettevõte saab alustada näiteks sellest, et vaatab üle, millisel kujul ostuarved temani jõuavad, nõuab tarnijatelt masinloetavaid e-arveid ning saadab neid ka ise. Seejärel tasub vaadata kogu protsessi: millised andmed sisestatakse endiselt käsitsi, kus jäävad arved seisma ja milliseid tegevusi saaks olemasoleva äritarkvara abil automatiseerida.
Sest 13 minutit ühe arve kohta ei pruugi tunduda palju. Saja arve puhul tähendab see aga juba üle 21 tunni ja tuhande arve puhul üle 200 tunni tööaega.
Ja just sinna võibki kaduda raamatupidaja aeg, mida ettevõte võiks kasutada hoopis analüüsimiseks, nõustamiseks ja paremate otsuste tegemiseks.
—
Soovid ka oma arved automatiseerida?
Saame aidata ka Sinul Excellent Booksis ostuarvete töötlemisele, müügiarvete haldamisele ning pangatehingutele rutiinselt kuluvat aega vabastada. Seda väärtuslikku aega saab kasutada protsesside täiustamiseks, juhtkonna nõustamiseks või klientidega suhtlemiseks.
Oleme aidanud oma tööprotsesse automatiseerida juba 150 ettevõttel.
Jäta meile enda kontakt ja võtame Sinuga ise ühendust, et automatiseerimise võimalustest rääkida.
