Väike tiim, suur töökoormus ja kaks paralleelset majandustarkvara. Just selline oli Loo Vesi igapäev veel mõnda aega tagasi. Arved liikusid käsitsi, näidud saabusid telefoniga, andmed kanti Excelisse ja kogu info oli laiali erinevates programmides.
Ühel hetkel sai selgeks, et nii enam ei saa. Oli aeg teha korda süsteemid ja panna kogu veehaldus toimima ühes tarkvaras.
Loo Vesi on väike vee-ettevõte Jõelähtme vallas, kes teenindab pea 2000 tarbimiskohta. Aastatega on töömaht kolmekordistunud, kuid meeskond on jäänud samaks. Kasutuses oli varasemalt korraga kaks majandustarkvara:
- pearaamatupidamise ja ostuarvete jaoks
- vee- ja kliendiarvete jaoks
Oli aeg, kui kaks töötajat kasutasid paralleelselt kahte erinevat tarkvara. Pangatehingud tõi juhatuse liige hommikul paberkandjal ning kõik laekumised sisestati käsitsi ükshaaval kõigepealt ühte majandustarkvarasse ja sealt edasi Exceli kaudu Standard Booksi. Kogu protsess oli ajakulukas ja nõudis topelttööd.
Standard Books + vee erilahendus = aja säästmine topelttöö arvelt
Koos Excellenti tiimiga kaardistati kõige ajamahukamad protsessid ning seati eesmärgiks:
- automatiseerida tööprotsessid, mis varasemalt nõudsid topelt sisestamist
- vähendada paberi- ja käsitööd
- saada parem ülevaade kliendiandmetest, arvestitest jms
- luua iseteenindus, mis muudaks protsessi mugavamaks nii kliendile kui töötajale – näiteks saab klient edastada näite iseteeninduses
Arenduse käigus loodi ka erilahendusi, mis arvestasid Loo Vesi spetsiifikat:
- valemid, mis liidavad kokku tarbimiskohad ja arvestid
- võimalus hallata piirkondi, kus on eri tüüpi tarbijad (suvilad, eraisikud, ettevõtted)
- digitaalne arve saatmine ja automaatne e-arveldus
Mõned faktid pärast süsteemi juurutust:
- 55 tundi tööaega säästetud iga kuu – sellest 34 tundi klienditeeninduselt ja ülejäänu mujalt käsitööst
- nüüd saadetakse programmist välja umbes 6115 arvet kuus
- 80% klientidest võttis uue süsteemi omaks juba esimese aastaga
- paberikulu vähenes kolmekordselt
Loo Vesi juht Pirgit Perk tõdeb, et suurim võit oli selgus ja sujuvus. Info liigub tarkvarade vahel, arved genereeritakse ühe klikiga ja kasutajamugavus on oluliselt paranenud.
Mis oli Loo Vesi sõnul nende õppetund juurutusprotsessist?
“Suur tükk ajab suu lõhki, aga järjepidevalt edasi liikudes on see tehtav.” Just nii kirjeldas Pirgit arendusprotsessi, mis võttis küll aega, aga kandis vilja. “Prioriteedid tuleb paika panna.” lisas ta veel.
Soovid kuulda, kuidas see kõik päriselt käis? Pirgit jagas oma lugu Excellent Business Forumil. Vaata ettekannet siit:
Kui sul on tunne, et käsitööd on liiga palju ja aeg lihtsalt kaob, siis Loo Vesi ettekanne on ehe näide, et saab paremini ja lihtsamalt.
