Muutuste juhtimine ettevõttes pole kunagi lihtne ülesanne, kuid finantsosakonnas tundub see olevat veelgi keerulisem. Ilona Oolu, kogenud finantsspetsialist, jagas enda Excellent Business Forum ettekandes mõtteid ja kogemusi muutuste elluviimisega seotud väljakutsetest ja sellest, miks need finantsosakonnas sageli keerulised tunduvad.
Milline on finantsosakonna roll muutuste juures?
Ilona sõnul on finantsosakond sageli kahe tule vahel: juhtkond tuleb välja uute initsiatiividega, kuid need uuendused jõuavad finantsosakonda enamasti pealesurutud muutustena, mille elluviimise vastutust ootamatult finantsmeeskond endale saab. Näiteks, kui otsustatakse vahetada raamatupidamistarkvara, tuleb sageli hoopis pearaamatupidajal uus tarkvara kasutusele võtta ja projektiga algusest lõpuni tegeleda. Ja seda kõike oma igapäevase töö kõrvalt.
Seetõttu tekitavad muutused finantsosakonnas palju kõhklusi. Hirm töökaotuse ees, ebakindlus ja soovimatult peale surutud muudatused – need kõik on levinud probleemid, millega Ilona ja tema kolleegid tihti silmitsi seisavad.
Muutused: pealesurutud versus algatuslikud?
Muutused saab jagada kahte kategooriasse: pealesurutud ja algatuslikud. Pealesurutud muutused on need, mis tulevad juhtkonnast ja peavad olema täidetud, hoolimata sellest, kui palju lisatööd need töötajatele toovad. Sellised muutused võivad tekitada frustratsiooni ja rahulolematust, eriti kui töötajad ei tunne, et neid on protsessi kaasatud või kui neil puudub arusaam muutuste eesmärkidest.
Algatuslikud muutused on hoopis teine asi. Need on muutused, mida töötajad ise algatavad ja soovivad. Kuid ka siin on tihti vaja täita kaks tingimust: olukord peab olema piisavalt kehv ning präänik ehk motivatsioon, piisavalt ahvatlev.
Finantsinimestel on hirmud ja skeptilisus uuenduste suhtes.
Ilona sõnul ei ole finantsosakonna töötajad dinosaurused, kuigi paljud arvavad, et nad on uuenduste suhtes umbusklikud. Tihti on probleemiks see, et muutused tulevad „ülevalt alla“ ja finantsosakonnal puudub võimalus kaasa rääkida, kuidas uusi lahendusi ellu viia. See tekitab ebamugavust ja muudab muutuste omaksvõtmise raskeks.
Oluline probleem on ka töömahukate ülesannete kuhjumine, mille tõttu ei jää finantsinimestel aega olemasolevate protsesside parendamiseks. Juhtkond võib küll nõuda automaatikat ja efektiivsust, kuid finantsosakonnal ei pruugi olla aega ega ressursse, et neid uuendusi ellu viia.
Ilona soovitused muutuste juurutamiseks finantsosakonnas:
- Muutuse „müük“ töötjatele: Kui töötajad ei ole motiveeritud, on suur tõenäosus, et nad ei võta muutust vastu ja jäävad oma vanade meetodite juurde, hoolimata uute süsteemide olemasolust. Selleks tuleb töötajale muutuste idee “maha müüa”.
- Pidev ja kannatlik koolitamine: Inimeste toetamine muutuste elluviimisel on hädavajalik. Kui keegi pole uue süsteemi võimalustes kindel, võivad nad lihtsalt tagasi Excelisse minna, kuigi ettevõtte jaoks on investeeritud palju aega ja raha uue süsteemi juurutamisse.
- Olulise ja ebaolulise eristamine: Vanusega on tulnud Ilonale teadmine, et mitte kõik muutused ei ole vajalikud. Iga muutust tuleb kaaluda ja hinnata selle tegeliku väärtuse põhjal. Üks peamisi küsimusi peaks olema, kas muudatus toob tegelikku kasu ja kokkuhoiu või mitte.
- Süsteemide valik ja kasutaja soovitused: Tehniliste lahenduste valikul tuleks võimalusel kasutada usaldusväärseid soovitusi ning tutvustada süsteeme töötajatele enne nende juurutamist, et neil oleks võimalus uuendustega harjuda ja kohaneda.
Milline on tulevik finantsvaldkonnas?
Finantsvaldkonna tulevik on seotud suuresti kasvava andmemahtude haldamisega. Andmeanalüüs ja efektiivsed tööriistad on muutunud finantsinimeste igapäevaseks töövahendiks. Ta usub, et finantsosakondade töötajad peaksid olema valmis õppima uusi oskusi ja tehnoloogiaid, et kohaneda kasvava töömahu ja uute nõuetega. Selle kõige juures on tähtis hoida rahulikku meelt, osata eristada olulist ebaolulisest ja töötada läbipaistvalt koos juhtkonna ja teiste osakondadega.
Ilona Oolu mõtted on suurepärane meeldetuletus sellest, et muutuste juhtimine ei ole ainult tehniline protsess, vaid ka emotsionaalne ja psühholoogiline teekond, kus hirm ja motivatsioon käivad käsikäes. Muutuste juhtimine ei pruugi olla lihtne, kuid õigete meetodite ja kannatlikkusega saab ka kõige skeptilisem finantsosakond muutustega edukalt toime tulla.
