Tänased äritarkvarad on muutnud raamatupidajate töö võrreldes aastatetagusega oluliselt lihtsamaks ja kiiremaks, kuid sageli on komistuskiviks vanad „head” pabertšekid. Need on nagu kiire rongi kontrollimatud pidurid, mis töötajate lauanurkadelt ja rahakottidest tuleb kokku korjata ning programmi sisestada. Tegelikult on kõigil raamatupidajatel aeg olevikku astuda ja paberarved unustada!
„Raamatupidamine ilma ostukviitungiteta on mõeldamatu, aga samas on nende kogumine töötajatelt olnud läbi aegade raamatupidajate jaoks üks tüütumaid töökohustusi. Seega põhjuseid, miks tasub mõelda pabertšekkide digitaliseerimise peale, on päris palju,” ütleb Excellent Business Solutions Eesti AS turundus- ja kommunikatsioonijuht Maret Luts.
Kuigi Excellenti pakutav äritarkvara Standard Books arvete digitaliseerimise moodulit ei sisalda, saab raamatupidamistarkvaraga liita digitaliseerimise teenuse pakkujate rakendused. See tagab, et pildistatud tšekk liigub otse õigesse kohta. Standard Booksi tarkvara toetab tšekkide digitaliseerimist läbi parterite CostPocketi, Envoice’i ja Omniva.
Aga mis on siis digitšeki eelised?
Esimene on kindlasti kiirus – pildistatud ja rakendusse laetud tšekk jõuab raamatupidajani loetud sekunditega. See on nagu ajaloost tänapäeva tulek võrreldes süsteemiga, kus paberarved peab kokku koguma, ilusti säilitama ning vähemalt kord kuus reaalselt raamatupidaja kätte toimetama. Küll kipuvad need kaduma minema, kortsuma ja määrduma ning tuhmuma. Ja raamatupidaja peab siis dešifreerima, kelle tšekk ja mille eest talle esitati. Aga käibemaksu deklaratsioonide aeg ei muutu ja seda ei saa nihutada – iga kuu on see alati just 20. kuupäeval.
Tšekkide saatmine läbi programmi tagab, et raamatupidajani ei jõua kuu lõpus korraga mitu taskutäit pabereid, vaid kviitungeid saab käidelda järjest. Nii on lihtne oma igapäevast töökoormust ühtlasemalt jagada ning õigel ajal vajalikud numbrid välja arvutada. Ja kuna kogumine ja käitlemine toimub digitaalselt üle interneti, saab seda teha ükskõik kus ja mis ajahetkel.
„Pabertšekkide kogumine on tänaseks tõesti iganenud meetod. Oluliselt mugavam on nii raamatupidaja kui ka töötajate jaoks lihtsalt kviitungit pildistada ning automaatselt raamatupidamisse edastada. Rakenduses on lihtne valida, kas arve kuulub hüvitamisele või mitte, määrata kulu liik ning tasumise viis. Ja ongi unustatud teema” räägib Luts. „Digi-tšekk tähendab, et rakendus ise võtab kviitungilt vajaliku teabe – summa, valuuta, kuupäeva, tarnija nime jne. Tegemist ei ole lihtsalt fotoga, vaid korraliku tänapäevase isemõtleva tööriistaga.”
Sama lihtsalt käib e-mailile saabuvate arvete raamatupidamisse edastamine. Näiteks taksofirma Bolt sõiduarved saab saata otse edasi kindlale e-maili aadressile, kus need digiteeritakse ning edastatakse automaatselt raamatupidamistarkvarasse.
„Mõelge, kui palju aega kulub teie ettevõttes igapäevaselt tšekkide kogumisele, hoidmisele, raamatupidajale viimisele, kes samamoodi käsitsi nendega peab edasi tegelema. Palju lihtsam on teha kohe arvest pilt, laadida see rakendusse ja ongi olemas” ütleb Luts. „Kui on olemas lahendused, mis muudavad meie kõigi elu lihtsamaks, siis tuleks neile võimalus anda.”
Originaalartikkel on leitav raamatupidaja.ee veebist
