„Tean, et programm võimaldab palju rohkem. Aga kust alustada?“ Raamatupidaja Anne kogemus automatiseerimisega

Kui kaua oled Sina Excellent Booksi kasutanud ja kui kindel oled, et kasutad ära kõiki selle võimalusi?

Isegi kogenud raamatupidaja ei pruugi alati teada lahendustest, mis võiks tema igapäevatööd lihtsustada. Eriti siis, kui töölaud on täis klientide tegemisi ja tähtaegu ning eraldi aega uute võimaluste otsimiseks napib.

Seda tunnet teab hästi ka raamatupidaja Anne Aasmann.

„Ma tean, et programm võimaldab igasuguseid asju, aga ma ei oska seda maksimaalselt ära kasutada. Mõtlesin, kust oleks üldse mõistlik alustada või millised on need olulised punktid, mida jälgida,“ tunnistab Anne.

Five Raamatupidamine OÜ-s töötav Anne on raamatupidamisega tegelenud aastaid. Loomult peab Anne ennast uudishimulikuks ja julgeks katsetajaks. „Mina olen laisk ja tahan, et programm teeks võimalikult palju ise,“ võtab Anne oma mõtteviisi naljatades kokku.

Talle meeldib töötada just erinevate klientidega, sest see hoiab teda värske ja teravana, töö mitmekesisena ning sunnib pidevalt õppima. On ju igal ettevõttel oma vajadused, protsessid ja – nagu Anne ise ütleb – oma „sisekosmos“. Samas tähendab palju erinevaid kliente ka rohkelt kindlaid rutiinseid igakuiseid tegevusi.

Mida saaks raamatupidamises veel automatiseerida?

Mõte oma tööprotsesse nutikamalt seadistada ei tekkinud Annel konkreetsest probleemist. Pigem oli selle taga aja jooksul tekkinud arusaam, et Excellent Booksis on võimalusi, mida ta ka kogenud kasutajana veel täielikult tööle panna ei oska.

Anne on ise aktiivne õppija ja proovija. Ta kasutab Excellent Booksi kasutajatoe juhendeid, vaatab veebinare ning on käinud viimasel kolmel aastal ka Excellent Business Forumil. Ent raamatupidaja töös on teadupärast üks ressurss, mida kipub alati nappima: aeg.

“Raamatupidajal on väga tähtaegade ja kalendrikuupäevade järgi käiv elu. Raamatupidaja võib olla haige, võib sünnitada või surra, aga tähtajaks peavad asjad tehtud olema. Punkt,” kirjeldab Anne oma töö argipäeva, kust on keeruline näpistada eraldi aega selleks, et uurida, mida kõike saaks olemasolevas äritarkvaras veel paremini teha.

Seetõttu sobis Annele võimalus võtta augustikuus koos Excellenti eksperdiga ette tema enda päris tööprotsessid ja vaadata, mida annaks seal lihtsamaks teha.

Sa ei pea ise teadma, mida automatiseerida

Konsultatsioonil arutleti automatiseerimiseksperdi Liisiga konkreetsete tegevuste üle, millega ta oma igapäevatöös kokku puutub.

Näiteks vaadati koos üle, kuidas jõuab e-arvetelt Excellent Booksi võimalikult palju kliendi jaoks vajalikku infot ning kuidas muuta ostuarvete töötlemine mugavamaks. Samuti seadistati arvete periodiseerimist ehk olukordi, kus näiteks kindlustusarve või muu pikema perioodi kulu tuleb jagada mitme kuu peale.

Anne jaoks oli oluline, et jutt ei käinud automatiseerimisest üldiselt, vaid vaadati tema enda päris tööd ja kliente.

„Seal võib olla asju, mida ma ei oska isegi välja mõelda, et neid võiks automatiseerida,“ tunnistab kogenud raamatupidaja.

Anne näeb väärtust ka selles, et tööprotsesse analüüsitakse koos eksperdiga, kes tunneb tarkvara võimalusi läbi ja lõhki. Kasutaja ei pea ise ette teadma, millist funktsiooni tal vaja on või millise seadistuse nime otsida. Vestlust alustatakse hoopis sellest, mida ta iga päev tarkvaras teeb.

Automatiseerimine ei võta raamatupidajalt kontrolli ära

Kui automatiseerimisest rääkides võib tekkida kujutlus, et tarkvara teeb edaspidi kogu töö ise ja raamatupidajaid polegi tulevikus enam vaja, siis Anne kogemus on palju elulisem.

Tarkvara saab teha ära rohkem korduvat eeltööd ja töövaeva vähendada, kuid raamatupidaja vajadus ei kao kuhugi. „Raamatupidaja töö on ikkagi väga suuresti kontrollitöö. Sa pead veenduma, et andmed on õiged,“ avab Anne töö tagamaid.

Näiteks ühe kliendi puhul võib Telia arve minna tervikuna telefonikuludesse, teise puhul tuleb see jagada töötajate, projektide või eri kululiikide vahel. See teadmine, otsustamine ja kontroll jääb endiselt raamatupidajale.

Suurim võit on mugavam töö

Kas automatiseerimine on Annele ka aega säästnud?

Anne sõnul võib varem 15-20 minutit võtnud töö nüüd saada tehtud 10-15 minutiga. Täpne ajavõit sõltub kliendist, andmete mahust ja sellest, kui detailselt on raamatupidamist vaja pidada. Raamatupidaja jaoks loeb ka väike võit, sest ajafaktor on väga oluline.

Kui aga küsida Annelt, mis on tema jaoks automatiseerimise kõige suurem kasu, tuleb vastus kiiresti: „Mugavus, kohe raudselt. Selle tooksin esimeseks punktiks.“

Samas saab Anne hästi aru, miks iga raamatupidaja automatiseerimise võimalusi kohe avasüli vastu ei võta. “Kui inimene on harjunud mingisuguste liigutuste ja asjadega, siis ilmselgelt käib tal see kiiresti. Ja iga uuendus võtab esialgu aega ja energiat, mida peljatakse. Ei viitsita,” tõdeb Anne ja lisab, et sageli tuleb uusi asju seadistada isiklikust ajast.

„Ma olen seda kogu aeg niimoodi teinud ja see toimib“ on suhtumine, mida Anne enda ümber päris sageli kohtab. Teda ennast see mõtteviis ei rahulda ja ta peab oluliseks uuendusmeelsust.

„Aga oi seda rõõmu, kui uus asi toimima hakkab. Naised büroos juba teavad, et kui ma „vau!“ teen, siis olen jälle millestki läbi närinud või midagi tööle saanud,“ õhkab Annest katsetamishimu ning eksimist ta üleliia ei pelga.

Kliendid peavad uuendustega kaasa tulema

Raamatupidamisbüroos sõltub automatiseerimise võimalus veel ühest olulisest osapoolest: klientidest. Anne kogemus näitab, et nende valmisolek uusi lahendusi kasutada on erinev. Mõni tuleb uuendustega kiiresti kaasa, teine eelistab jätkata vana rada.

Näiteks ei ole kõigi klientide jaoks veel iseenesestmõistetav automaatse pangaliidese või e-arvete kasutamine. Osad kliendid saadavad raamatupidajale endiselt pangaväljavõtte paberil.

“Nende klientidega, kellega saab uuendusi rakendada, läheb töö tegelikult ikkagi hõlpsamalt,” kinnitab Anne, kes räägib sageli ka ettevõtete omanikega, et nende finantsasju mugavamaks teha.

Järgmine samm on juba välja valitud

Anne automatiseerimise teekond Excellent Booksis jätkub. Järgmisena tahab ta koos Excellenti eksperdiga põhjalikumalt ette võtta käibedeklaratsioonide koodid ja seadistused.

Eriti rahvusvaheliste klientide ja tarnijatega töötades võib deklaratsioonidel andmete kajastamises olla nüansse, mille õigesti tööle panemine muudaks tema igapäevase töö jälle mugavamaks.

—

Soovid ka mugavamalt töötada?

Anne kogemus ei alanud sellest, et tal oleks olnud valmis nimekiri funktsioonidest, mida ta raamatupidamises automatiseerida tahab. Pigem alustas ta küsimusest: mida saaksin oma igapäevatöös teha lihtsamalt?

Koos spetsialistiga oma tööprotsesside ülevaatamine aitas leida võimalusi, mida Anne ise poleks osanud küsidagi.

Ka Sina ei pea ise teadma, mida automatiseerida.

Piisab sellest, kui räägid, mida Sa iga päev Booksis teed. Meie spetsialist aitab märgata kohti, mida saaks teha lihtsamalt või väiksema käsitööga.

Jäta meile enda kontakt ja räägime sellest lähemalt.