Baltimaades on vähe neid, kes pole kokku puutunud Denim Dreami kaubamärgiga, mille alla kuulub enam kui 120 poodi Baltimaades ja Poolas. Ligi 500 inimesele tööd pakkuva ettevõtte raamatupidamisosakonnas on nelja riigi peale kokku ametis vaid kümmekond inimest. Kuidas see on võimalik?
Denim Dreami kaubamärgi taga on pereettevõte Põldma Kaubanduse AS, mis on tuntud oma mitmekülgse brändivaliku poolest terves Baltikumis, pakkudes klientidele nii maailmakuulsaid trendibrände kui ka klassikalisemaid moebrände nagu Guess, Tommy Hilfiger, Pepe Jeans, Calvin Klein, Tommy Jeans, Denim Dream, Mustang, Tom Tailor, Lee Cooper jpt. Tänaseks on ettevõte jõudsalt laienenud, omades üle 120 poe Eestis, Lätis, Leedus ja Poolas ning lisaks müüb ettevõte oma tooteid e-poes üle kogu Euroopa. 2022. aastal ulatus ettevõtte käive 67 miljoni euroni.
Ettevõtte finantsjuhi Egle Suiti sõnul pole see käibenumber veel piiriks. „Meie eesmärk on jõuda 100 miljoni suuruse käibeni ning minu kui finantsjuhi jaoks muudab see kogu ettevõtmise põnevamaks. Denim Dreamis on meeldiv kollektiiv, head brändid ja koos arenemine, laienemine, kasvamine. Ausus, areng, avatus on põhilised väärtused ja eesmärgid meie igapäevatöös,“ rääkis ta.
Egle lisas, et ettevõtte suurim uhkus on klienditeenindus. „Meie eesmärk on kliente rõõmustada, pakkudes neile unustamatuid moeelamusi ning suurepärast personaalset teenindust, et muuta kogu ostuprotsess võimalikult lihtsaks ning mugavaks. Ettevõtte üks põhilisi väärtusi on areng ja siin ei hakka kunagi igav,“ rääkis ettevõttes kümmekond aastat finantsjuhina töötanud Egle Suit.
Võiks arvata, et 500 inimesele tööd pakkuval ettevõttel on ka muljetavaldav raamatupidamisosakond, seda enam, et tegutsetakse neljas riigis. Kuid kaugel sellest. Ettevõtte peakontor on Eestis, kus asub ka juhtkond. Eestis on raamatupidamisosakonnas 4 töötajat – finantsjuht, pearaamatupidaja, raamatupidaja ja raamatupidamisassistent. Lätis ja Leedus on kohapeal oma kontorid, kus kummaski raamatupidamisosakonnas on 2 raamatupidajat. Poolas ostab ettevõte raamatupidamisteenust sisse, kuna seal on Denim Dreamil vaid 3 kauplust ning selline lahendus on hetkel kõige mõistlikum. Riikide tasandil on olemas veel oma turundusjuhid, e-poe juhid ja piirkonnajuhid.
Aastas üle 5000 arve
Põldma Kaubanduse AS kasutab raamatupidamisprogrammi Standard Books ning kassasüsteemid ja laoprogrammid on ettevõttes välja töötatud. E-arvete operaatorina kasutab ettevõte Telema teenuseid. „Pean väga oluliseks, et süsteemid töötaksid ja omavahel toimiksid,“ rääkis Egle Suit. „Andmevahetus peaks olema töökindel ning mitte tekitama raamatupidajatele lisatööd, kuna võtame aastas vastu 5000 ostuarvet. See teeb 400-500 arvet kuus ning võrreldes 2019. aastaga on maht kasvanud umbes 10%.“
Enne Telema eFlow kasutuselevõttu oli ettevõtte kogu arvemajandus paberil. Raamatupidaja printis arve välja ning seejärel pidi selle kinnitama arve tellija ja tegevjuht. Osad arved said kinnitatud ka meili teel. Kui kõik arved olid kinnitatud, sisestati need käsitsi raamatupidamisprogrammi ja arved läksid maksmisele. Suureks vaevaks oli ka arvete arhiveerimine, säilitamine ja sorteerimine. Täna õnneks seda muret enam ei ole ja tänu Telema eFlow’le on ettevõte säästnud palju aega ja paberit.
„Kõige suurem kitsaskoht oli meie suures ettevõttes kinnitusring,“ meenutas Egle Suit. „Meil on kontoris umbes sadakond töötajat, kellel on ühel või teisel hetkel vaja midagi tellida. Sellisel juhul on raamatupidaja see, kes peab üles leidma tellija, saama arvele allkirja ja lisaks ka tegevjuhi kinnituse. Kogu protsess oli pikk ning lisandus veel paberkandjal arhiveerimine ja säilitamine.
Põldma Kaubanduse AS oli aastaid mõelnud e-arvetele üleminekule, kuid üheks suurimaks tõukeks sai ettevõtte endise töötaja koolitöö e-arvete kasutuselevõtust, mis näitas selgelt, kui palju paberit, aega ja raha ettevõte e-arvetele üleminekuga säästaks.
Oluline on kasutajasõbralikkus
Kuna e-arvete edastamise teenust pakuvad mitmed ettevõtted, kohtusid Põldma Kaubanduse töötajad paari erineva ettevõttega, kes tutvustasid enda lahendust, ja valikusõelale jäi Telema. „E-arvete lahenduse valikuprotsessi kaasaksin ettevõtte raamatupidamis- ja finantsosakonna ning mõned töötajad teistest osakondadest, kes peavad arveid aeg-ajalt kinnitama. Kuna nemad igapäevaselt arvetega ei tegele ja raamatupidamisprogrammi ei tunne, on nende tagasiside väga tähtis. Süsteem peab olema ka nende jaoks lihtne ja loogiliselt arusaadav,“ jagas Egle Suit näpunäiteid. Kindlasti on oluline ka kiirus, et õiged andmed liiguksid kiirelt.
Ka ettevõtte tegevjuhi jaoks oli e-arvete kasutusele võtmine tähtis, sest see muutis arvete menetluse palju läbipaistvamaks. Finantsjuhi hinnangul on Telema eFlow lahendus väga lihtne ja võimaldab lahti võtta eelmise kuu kõik arved, mis on ettevõtte süsteemist läbi jooksnud. Varasemalt viis raamatupidamisosakond tegevjuhi lauale 4-5 kausta paberarvetega.
„Arvan, et iga tegevjuhi jaoks muudab e-arvelduse süsteemi kasutamine kogu raamatupidamise palju läbipaistvamaks, kontrollitavamaks ja kiiremaks. Kõik arved, mis raamatupidamine maksab, on ka tema poolt kinnitatud,“ tõdes finantsjuht.
Telema eFlow – parim hinna ja kvaliteedi suhe
Põldma Kaubanduse AS kasutab Telema eFlow teenust juba alates 2019. aasta juunist ning seda ostuarvete haldamiseks. Egle Suiti sõnul sai nende puhul e-arve süsteemi valiku tegemisel määravaks süsteemi kasutajasõbralikkus ja hinna ning kvaliteedi suhe. „Telema lahenduse puhul meeldib mulle enim, et see on lihtne ja arusaadav. Arvete menetlemise protsess muutus kiiremaks ja läbipaistvamaks ja meie kõige suurem ootus oli e-arvete kiire ühendamine meie majandustarkvaraga ja see soov ka täitus,“ rääkis Egle, kelle sõnul käib ka arvete arhiveerimine läbi Telema eFlow rakenduse.
Finantsjuht soovitas Telema eFlow kasutuselevõtmist kõikidele ettevõtetele, kes tahavad muuta arvete süsteemi lihtsamaks, läbipaistvamaks ja säästa ka loodust. Tema sõnul on Telema eFlow vähendanud ka riske, vältides PDF-ide vastuvõtmist, mis pole mõeldud ettevõttele või sisaldavad suisa pahavara. Turvalisus on kindlasti midagi, mille peale peaks tänapäeval mõtlema iga ettevõte.
Milline oleks aga soovitus ettevõtetele, kes alles kaaluvad e-arvetele üleminekut? Egle Suit soovitas esmalt mõelda, mis on ettevõtte kõige suurem kitsaskoht. „Tegelikult pole paberarvete kasutus enam otstarbekas ning paberarvete kasutamine on ajale jalgu jäänud,“ rääkis ta. „Meie puhul on e-arvete osakaalu kasv viimase 4 aasta jooksul olnud hea, aga samas võiks kindlasti olla palju parem. Miks mitte lausa 100%, sest see teeks kõikide raamatupidajate elu lihtsamaks ja ka meie tahame oma partneritele meelde tuletada, mis sajandil me elame ning suunata neid e-arvetele üle minema.“
Loe eFLOW ja Standard Booksi integratsiooni kohta lähemalt SIIT
