E-arvete abil on võimalik kaotada raamatupidaja igapäevatööst rutiinsed tegevused ja võimaldada raamatupidajal olla seeläbi ettevõtte juhile ning omanikule suuremat väärtust loov partner. E-arvete kasutuselevõtust tuleb suur ajaline võit.

Tutvustame Standard Booksiga liidestatud e-arveldamiste võimalusi. Et iga ettevõte, kes veel ei ole e-arveid kasutusele võtnud saaks leida just ettevõtte vajadustest lähtuvalt endale sobiva.

Meie sõnum klientidele on alati olnud, et võtke operaatoritega ühendust ja laske neil enda keskkonna võimalusi tutvustada. Nad teevad seda alati hea meelega!

Envoice

• E-arvete saatmine – müügiarvete saatmine suunal Standard Books > Envoice
• Tarnija e-arvete vastuvõtmine– ostuarvete/kviitungite vastuvõtmine suunal Envoice > Standard Books
• E-arvete vastuvõtmine (müügiarved) – müügiarvete vastuvõtmine suunal Envoice > Standard Books
• Algandmete edastamine – Kontod, Objektid ja Kontaktid saab edastada läbi liidese Envoice keskkonda

E-arve saatmise kanalid – e-arve

Ostuarvete digitaliseerimine –  Lisaks klassikalisele inimoperaatori kaasabil toimuvale digimisele (ExactExtract) arendab ja pakub Envoice klientidele ka masinõppel toimivat andmetuvastust (SmartExtract). Tehisintellektil põhinev digimisrobot suudab õppida kasutaja tagasisidest ja tema tulemused muutuvad ajas järjest paremaks. Viimase uuendusena lisandus võimekuse, millega robot vaatab arvel olevate ridade kirjeldusi ja koostab kasutajale mõnest märksõnast koosneva lühikirjelduse kogu arve kohta. ExactExtract digimine võimaldab ka ridade kaupa digimist, kusjuures selle teenuse saab sisse lülitada ainult soovitud Tarnijalt saabuvatele arvetele.

Kviitungid/Kuluaruanded – Envoice’s sobib nii väiksemale ettevõttele, kus on vajadus luua mõne nupuvajutusega paarist takso- ja parkimistsekist ning sõidupäevikust kiire kuluaruanne, kui ka suuremale ettevõttele, kus tulevad mängu juba lähetustaotlused, grupiaruanded, ning kuluarvetstuse pidamine projektide või objektide lõikes. Kuna Envoice’le on väga oluline, et raamatupidaja, et teeks “rumalat tööd”, siis on aruannete tööriista ehitatud mitmeid kontrollmehhanisme ja võimalus töötajatele iga kulu juures märkida kuidas üks või teine ost tasutud on, ning mis liiki kuluga on tegemist.

Kinnitusring – ei ole pelgalt “kinnitan/ei kinnita” toiminguteks vaid võimalus ettevõttel kogu ostude seotud suhtlus viia ühisesse keskkonda. Töötajatel on võimalus “kinnitusringi” käigus vaadata, millised kaubad saabusid ja valida millisele projektile/objektile antud kulu määrata. Aga ka lisada raamatupidaja jaoks täiendavat infot manuste või vabateksti kujul. Kiirustavad kolleegid saavad arveid üle vaadata ja oma kooskõlastuse/ kommentaarid anda ka mobiiliekraanit. Loomulikult sisaldab kinnitusring ka selliseid klassikalisi võimalusi nagu piirmäärade kasutamine, kolleegile suunamine, asendaja määramine, jne, jne

Automatiseerimine/konteerimine – Envoice võimaldab automatiseerida mitmeid lihtsamaid ja keerulisemaid toimingud. Alustades arve automaatse saatmisega õigetele kolleegidele kontrollimiseks kuni selleni, et ilma igasuguse käsitööta saab jagada mitmeleheküljelised kütuse või telekommunikatsiooni arved õigete osakondade ja töötajate vahel.

E-arvete postkast – postkast kuhu suunata PDF arved, mis lähevad digiteerimisele

Keskkond – Envoice mobiilirakendus võimaldab muuta paberkujul ostuarveid ja kulutsekid digitaalseks. Kasutajad saavad luua mobiiliäpiga kulu- või lähetusaruandeid ning monitoorida nende staatust ning näha oma isiklike aruannete ajalugu.

Finbite

• E-arvete saatmine – müügiarvete saatmine suunal Standard Books > Finbite
• Tarnija e-arvete vastuvõtmine– ostuarvete vastuvõtmine suunal Finbite > Standard Books
• E-arvete vastuvõtmine (müügiarved) – müügiarvete vastuvõtmine suunal Finbite > Standard Books
• Kuluaruannete vastuvõtmine – kuluaruannete vastuvõtmine suunal Finbite > Standard Books, tulevad otse Kulutuste moodulisse
• Algandmete edastamine – Kontod, Objektid ja Kontaktid saab edastada läbi liidese Finbite keskkonda
• Kinnitusringi info pärimine tarnija e-arvele- võimalus pärida ostuarve kinnitajate nimed ja kinnitamise aeg ostuarve kaardi külge

E-arve saatmise kanalid – e-arve, e-mail, internetipank, paberarve, e-arve PEPPOLi kaudu

Ostuarvete digitaliseerimine – PDF arvete digiteerimine ning pildifailide digiteerimine kviitungite puhul, OCR programm digiteerib koos inimese poolt tehtud järelkontrolliga, võimalus digiteerida nii koondreaga kui ridade kaupa

Kviitungid/kuluaruanded – võimalus erinevatest kulutustest koostada kuluaruandeid

Kinnitusring – Kinnitusring on olemas ning võimalus salvestada mallid ( teisisõnu salvestatud kinnitusringid), mis hiljem rakenduvad kas automaatselt või käsitsi rakendades. Võimalus määrata kasutajatele kinnituslimiidid, millises summas on neil võimalik üksinda arvet kinnitada ning samuti ka automaatse kinnitamise limiit, mis tähendab, et kasutaja ei pea kõiki arveid manuaalselt üle vaatama, mis on väiksemas summas kui limiit. Mallides on kinnitajatel ka piirsummad, mis tähendab, et väiksema summaga arvete puhul ei pea kõiki kinnitajaid kinnitusringi kaasama. Võimalik kasutada ka konteeringupõhiseid kinnitusringe ehk kinnitusring luuakse arvele automaatselt vastavalt arveridade konteeringule.

Automatiseerimine/konteerimine – Konteerimise võimalus on olemas ning võimalik luua juba konteeritud arve pealt mall, mis hiljem rakendub kas automaatselt või käsitsi. Konteerimismallid on kas hankija- või valdkonnapõhised. Võimalik tekitada kontode ja dimensioonide vahel seoseid (konto täitmisel dimensiooni täitmine kohustuslik) ning ka dimensioonide vahel seoseid (ühe dimensiooni valimisel täidetakse teine dimensioon automaatselt).

E-arvete postkast – millele e-mailiga saadetavad arved lisatakse Sinu ettevõtte e-teenuse ostuarvete registrisse (näiteks firmanimi@omniva.ee). Pärast seda on Sul võimalik edastada kõik Sinu e-mailile saabuvad arved ning skaneeritavad arved mugavalt Sinu ettevõtte ostuarvete registrisse Omniva e-teeninduses.

Keskkond – veebileht finbite.eu ning Finbite telefoniäpp, mis on mõeldud kuluaruannete mugavaks koostamiseks ja esitamiseks

Billberry

• E-arvete saatmine – müügiarvete saatmine suunal Standard Books > Billberry
• Tarnija e-arvete vastuvõtmine– ostuarvete vastuvõtmine suunal Billberry > Standard Books

Billberry kaudu on võimalik e-arveid saata ja vastu võtta täiesti tasuta. Väikese tasu eest võimalik e-arveid saata ka internetipanka.

E-arve saatmise kanalid – e-arve (tasuta), internetipank

Keskkond – veebikeskkond

CostPocket

• E-arvete saatmine – müügiarvete saatmine suunal Standard Books > CostPocket
• Tarnija e-arvete vastuvõtmine– ostuarvete/kviitungite vastuvõtmine suunal CostPocket > Standard Books
• Kuluaruannete vastuvõtmine – kuluaruannete vastuvõtmine suunal CostPocket > Standard Books, tulevad otse Kulutuste moodulisse

E-arve saatmise kanalid – e-arve

Ostuarvete digitaliseerimine – PDF arvete digiteerimine ning pildifailide digiteerimine kviitungite puhul, roboti abil ja ridade põhine digiteerimine. Digiteeritakse erinevaid failiformaate: PDF, TIF, XML, DOCX, JPG, PNG, HTML. CostPocketi inimdigiteerimise teenusega saab digiteerida ka arveread.

Kinnitusring – erinevad viisid kinnitusringi kasutamiseks, max summa mille puhul toimub automaatne kinnitamine, kinnitusringi suunamine teisele kasutajale, osapooltele e-mailile teavitus, kinnitusringid osakondade kaupa jpm.

Automatsieerimine/konteerimine – Kulukontode määramine Standard Booksis tarnija kontakti kaardile.Kkuluaruannete puhul Costpocketi kulukontod seadistusse määrayud kulukontode rakendumine.

E-arvete postkast – postkast kuhu suunata PDF arved, mis lähevad digiteerimisele

Keskkond – mugav mobiiliäpp, veebikeskkond

Uue funktsionaalsusena Pangakaardi aruanded – Kuna maksed ja kuludokumendid seotakse CostPocketis automaatselt, siis on raamatupidajal ja kaardi omanikul hea ülevaade olemasolevatest ja kadunud kuludokumentidest otse CostPocketi keskkonnas.

Telema

• E-arvete saatmine – müügiarvete saatmine suunal Standard Books > Telema (eInvoicing)
• Tarnija e-arvete vastuvõtmine– ostuarvete vastuvõtmine suunal Telema > Standard Books (eFlow/eInvoice Receiving)

eFlow võimalused:

E-arve saatmise kanalid – e-arve, Peppol, Finvoice Soome e-arve

Ostuarvete digitaliseerimine – PDF arved saab automaatselt suunata robotile sisestamiseks (digiteerimiseks). Selleks on 3 erinevat võimalust: täisautomaatne, automaatne inimkonsultatsiooniga või inimassisteerimisega automaatne digiteerimine. Viimase võimaluse juures on võimalik ka ridade digiteerimine.

Kinnitusring – erinevad viisid kinnitusringi kasutamiseks, lai valik erinevaid tingimusi mille alusel kinnitusringi rakendada, võimalik seadistada miinimum limiit millest väiksemaid arveid ei pea kinnitama, puhkuseperioodil asendajale suunamine jpm.

Automatsieerimine/konteerimine – eesalvestatud kulujaotusreeglid, nii lihtsamad (hankijapõhised) kui keerukamad (reapõhised). Piiramatu hulk kulukohti/dimensioone: jaota kulud mugavalt projektide, osakondade, töötajate, toodete, brändide jms vahel. Kopeeri kulujaotus eelmiselt arvelt. Lae kulujaotus Excelist. Salvesta reeglid taaskasutuseks. Näiteks saab telefoniarve jaotada automaatselt telefoninumbrite alusel osakondadesse ja tarbitud teenuste alusel eri kontodele (nt sidekulu ja parkimine).

E-arvete postkast – postkast kuhu suunata PDF arved, mis lähevad digiteerimisele

Keskkond – mugav mobiiliäpp, veebikeskkond

Unifiedpost

• E-arvete saatmine – müügiarvete saatmine suunal Standard Books > Unifiedpost
• Tarnija e-arvetevastuvõtmine – ostuarvete vastuvõtmine suunal Unifiedpost > Standard Books
• E-arvete vastuvõtmine (müügiarved) – müügiarvete vastuvõtmine suunal Unifiedpost > Standard Books
• Algandmete edastamine – Kontod, Objektid ja Kontaktid saab edastada läbi liidese Envoice keskkonda
• Kinnitusringi info pärimine tarnija e-arvele- võimalus pärida ostuarve kinnitajate nimed ja kinnitamise aeg ostuarve kaardi külge

E-arve saatmise kanalid – e-arve, Peppol

Ostuarvete digitaliseerimine – PDF arvete digiteerimine

Kinnitusring – erinevad viisid kinnitusringi kasutamiseks

Automatsieerimine/konteerimine – palju erinevaid võimalusi kuluarvete konteerimiseks, sh automaatkonteeringud jpm.

E-arvete postkast – postkast kuhu suunata PDF arved, mis lähevad digiteerimisele

Keskkond – mobiiliäpp, veebikeskkond

Banqup (operaator Unifiedpost)

• Tarnija e-arvete vastuvõtmine – ostuarvete vastuvõtmine suunal Banqup > Standard Books
• E-arvete vastuvõtmine (müügiarved) – müügiarvete vastuvõtmine suunal Banqup > Standard Books

On mõeldud ennekõike mugava müügiarvete koostamise keskkonnana.

E-arve saatmise kanalid – e-arve, e-mail, internetipanka (arved tehakse Banqup keskkonnas ja päritakse Standard Booksi, välja saadetakse Banqupist)

Bauwise

• Tarnija e-arvete vastuvõtmine– ostuarvete vastuvõtmine suunal Bauwise > Standard Books

Bauwise võimaldab hästi täpset projekti/objekti põhist kulude konteerimist. Sedasi saab hea ülevaate kõikidest näiteks ühe kinnisvara arendusega seotud kuludest. Bauwise-ga koos saab kasutada Finbite kaudu e-arvete välja saatmiseks.

Olenemata sellest, millise e-arveoperaatori kasuks otsustad, palu neil oma lahendust lähemalt tutvustada ja nad teevad seda suurima rõõmuga. Ütle head aega PDF arvetele ja asu kasutama e-arveldamise mugavaid võimalusi!

Nii programmi kasutuselevõtul kui ka edasisel kasutamisel on abiks kasutajatugi, kellelt saad alati vastused meie küsimustele!