Kui palju käsitööd saaks Excellent Booksis tegelikult ära automatiseerida?

Paljude ettevõttete töötajad teevad endiselt palju käsitsitööd. Andmeid kopeeritakse ühest kohast teise, arved liiguvad paberkandjal ja Excel on igapäevane abimees. Tegelikult on enamik neist tegevustest Excellent Booksi sees juba automatiseeritavad.

Küsimus ongi: kas sina kasutad oma tarkvara kõiki võimalusi ära?

Automatiseerimine = vähem käsitööd, rohkem aega

Excellent Booksis on palju funktsioone, mis aitavad tööpäeva oluliselt lihtsustada:

• Digiteerimine – arved liiguvad otse tarkvarasse, ilma käsitsi sisestamiseta.

• Pangaliidesed – väljavõtted ja maksed jõuavad programmist otse panka ja tagasi, ilma Excelita.

• E-arveldus – arved liiguvad otse kliendini, pabereid pole vaja.

• Ärianalüütika – juhtimisinfo on reaalajas olemas ja otsused saab teha faktidele tuginedes.

Kõik need funktsioonid tähendavad vähem topelttööd, vähem vigu ja rohkem selgust.

Päris näide: Loo Vesi säästab 55 töötundi kuus

Väike tiim, suur töökoormus ja kaks paralleelset majandustarkvara – selline oli Loo Vesi igapäev veel mõnda aega tagasi.

Arved liikusid käsitsi, näidud saabusid telefoniga ja andmeid kanti Excelisse. Pangatehingud toodi paberkandjal ning sisestati käsitsi kõigepealt ühte programmi ja sealt edasi Excellent Booksi. Kogu protsess oli ajakulukas ja nõudis topelttööd.

Koos Excellenti tiimiga otsustati töövood ümber mõelda ja automatiseerida:

• vähendati käsitsi sisestust ja paberi kasutust,

• loodi iseteenindus, kus kliendid saavad edastada näite,

• juurutati e-arved ja automaatne arveldus.

Tulemused:

• 55 töötundi kuus kokku hoitud (34 tundi klienditeeninduses, ülejäänu mujal),

• ca 6115 arvet kuus liigub nüüd automaatselt,

• 80% klientidest võttis süsteemi omaks esimese aastaga,

• paberikulu vähenes kolm korda.

„Suurim võit oli selgus ja sujuvus. Info liigub süsteemides, arved genereeritakse ühe klikiga ja kasutajamugavus on oluliselt paranenud,“ kinnitab Loo Vesi juht Pirgit Perk.

Automatiseerimine ei tähenda ainult tehnilist uuendust

Automatiseerimine tähendab ka inimeste aega ja energiat, mis vabaneb. Olgu see digiteerimine, pangaliides või e-arveldus – iga samm vähendab käsitööd ja teeb tööpäeva kergemaks.

Kas sina kasutad Excellent Booksi võimalusi täiega ära? Kui tahad teada, millised protsessid sinu ettevõttes saaks automatiseerida, siis kirjuta meile ja aitame sul Excellent Booksi võimalused maksimaalselt tööle panna.