Mida teha siis, kui töökorraldus on muutunud kaoseks, tööülesanded liiguvad postkastist postkasti ja iga nurga taga ootab uus üllatus? Martin Mäekivi, Ülemiste City haldustiimi juht, teab vastust: tuleb võtta aeg maha, analüüsida ausalt kus parasjagu ollakse ja otsustada, et nüüd teeme paremini.
Just seda Ülemiste City haldustiim tegigi. Ja tulemus? Haldusrevolutsioon Baltikumi suurimas ärilinnakus.
Standard Booksi ja Hausingu liidestus aitab sul hallata kogu oma kinnisvaraportfelli mugavalt ühes süsteemis!
Kui Mainor ostis ära Ülemiste linnaku teise suure arendaja, kahekordistus kogu haldustiimi töö:
- kaks korda rohkem hooneid,
- kaks korda rohkem kliente,
aga sama palju inimesi (või isegi veidi vähem).
Info liikus Facebookis, lifti kõrval ja lõunalauas. Märkmepaberid täitsid kõik pinnad ja tööd tehti topelt. Vastutus hajus ning kontrolli oli vähe.
Lahendus = üks keskkond tööülesannete jaoks
Muutuse tõi otsus hakata kõiki tööülesandeid menetlema digitaalselt Hausingu keskkonnas. “Pane tööülesanne Hausingusse” sai tiimi mantraks.
Algus ei olnud lihtne oma meeskonna, klientide ega ka partnerite jaoks. Aga samm-sammult viidi muutus tööprotsessis ellu. Eduloos mängis rolli ka juhatuse toetus igal tasandil. Keegi ei olnud puutumatu, ka nõukogu liige sai kuulda: “Pane tööülesanne Hausingusse.”
Tulemused, mis räägivad enda eest
Tänaseks on:
- kogu töövoog ühes keskkonnas nii klientidele, partneritele kui ka oma tiimile;
- üle 800 pileti kuus, millest igaüks on jälgitav, mõõdetav, lahendatav;
- 72 tunni reegel, mis tähendab seda, et iga pöördumine saab selle aja jooksul vastuse või lahenduse;
- rohe-punane mõõdik – kõik näevad, kuidas päriselt asjad liiguvad;
- töötajatel on rohkem aega sisulisteks tegevusteks.
Ja mis kõige olulisem – klient tunneb, et tema eest hoolitakse. Info ei kao märkmepaberitesse ära, vaid liigub ja keegi päriselt vastutab.
Martin Mäekivi jagas kogu teekonda Excellent Business Forumil ja see lugu väärib kuulamist. Mitte ainult selleks, et teada, kuidas Ülemiste City töötab, vaid ka selleks, et küsida endalt:
- Kas meie ettevõttes liigub info?
- Kas meil on andmeid, mille põhjal teha paremaid otsuseid?
- Kas meie partnerid ja tiimid töötavad samas rütmis?
Vaata ettekannet siit:
Kui sul on tunne, et praegu valitseb rohkem kaos kui kord, siis tasub teada, et ka Ülemiste City alustas samast kohast. Ja nemad leidsid lahenduse.
