Raamatupidamise automatiseerimine: kust alustada ja mida võita?
Kas teie ettevõttes on tarkvara olemas, aga suur osa tööst tehakse endiselt käsitsi?
See on tuttav olukord paljudes Eesti ettevõtetes. Programmid on kasutusel, kuid arveid sisestatakse mitu korda, maksetähtaegu jälgitakse käsitsi ja erinevad tööetapid sõltuvad endiselt sellest, et keegi midagi õigel hetkel märkaks või meelde tuletaks. Tulemuseks on aeglasem töö, rohkem vigu ja tunne, et tarkvara asemel teenindab inimene süsteemi.
Excellent Business Forumil tõi Liis Luukase ettekanne “Programm on olemas. Kuidas edasi?” selle probleemi väga selgelt välja. Küsimus ei ole ainult selles, kas ettevõttel on tarkvara olemas. Küsimus on selles, kas olemasolev tarkvara aitab tööd päriselt automatiseerida.
Miks automatiseerimine raamatupidamises on muutunud hädavajalikuks?
Automatiseerimine ei ole enam ainult mugavus. See on praktiline viis hoida kokku aega, vähendada käsitööd ja saada parem ülevaade ettevõtte finantsseisust. Liis Luukase kogemus automatiseerimisprojektidest näitab, et üks inimene võib kulutada korduvatele tegevustele keskmiselt 10–20 tundi kuus. See tähendab kuni kahte tööpäeva iga kuu ainult selleks, et sisestada andmeid, kontrollida üle juba olemasolevat infot või teha toiminguid, mida tarkvara suudaks teha automaatselt.
Kui need tegevused jäävad käsitsi teha, tekib ettevõttele peidetud kulu:
- tööprotsessid venivad
- rahavoog liigub aeglasemalt
- inimlike vigade arv kasvab
- finantsinfo ei ole reaalajas ajakohane
See omakorda tähendab, et juhtimisotsuseid tehakse vananenud või puudulike andmete põhjal.
Olemasolev tarkvara võib teha rohkem, kui arvate
Automatiseerimise suurim väärarusaam on see, et selleks tuleb kohe uus tarkvara osta. Tegelikult on paljudel ettevõtetel vajalikud võimalused juba olemas. Sageli tuleb lihtsalt olemasoleva programmi funktsioonid kasutusele võtta, õigesti seadistada ja panna süsteem tööle nii, et inimene ei peaks iga sammu käsitsi kinnitama või kordama. Just siin peitubki suurim võit. Mitte alati uues lahenduses, vaid olemasoleva tarkvara targemas kasutamises.
Milliseid protsesse saab automatiseerida?
Kõige suurem ajavõit tuleb tavaliselt nendest tegevustest, mida tehakse sageli ja ühtemoodi.
Ostuarvete automatiseerimine
Kui ostuarved liiguvad otse e-arve operaatorist tarkvarasse ja sealt edasi panka, võib seni 15 minutit võtnud töö kahaneda 15 sekundini.
See vähendab käsitsi sisestamist, kiirendab kinnitamist ja aitab vältida vigu, mis tekivad andmete ümbertrükkimisel või topeltkontrolli käigus.
Müügiarved ja automaatsed meeldetuletused
Maksetähtaegade jälgimine on üks neist töödest, mis võtab üllatavalt palju aega. Kui seda tehakse käsitsi, sõltub kogu protsess inimese tähelepanust ja ajast. Automatiseeritud tarkvara saab saata meeldetuletusi õigel ajal, arvutada viiviseid ja koostada saldoteatisi ilma, et keegi peaks seda iga kord eraldi tegema.
Palgaarvestus ja põhivara
Ka palgaarvestuses on võimalik vähendada rutiinset käsitööd. Süsteem saab koostada palgakaardid, suunata maksed panka ja saata töötajatele palgateatised automaatselt. Sama kehtib põhivara arvestuse kohta. Kui amortisatsioonikanded liiguvad automaatselt, ei pea raamatupidaja neid eraldi meeles pidama ega käsitsi sisestama.
Miks automatiseerimisega tihti ei alustata?
Enamasti ei ole takistus tehnoloogia. Takistus on harjumus. Kui protsess on aastaid samamoodi toiminud, tundub ka ebatõhus töövoog turvaline. Inimesed teevad oma tööd korralikult, kuid väga suur osa energiast kulub tegevustele, mida oleks võimalik vältida. Sageli ei olegi ettevõttes tervikpilti sellest, kuidas protsess võiks algusest lõpuni automaatselt liikuda. Nii jätkatakse sammudega, mis tunduvad vajalikud ainult seetõttu, et neid on alati tehtud.
Mida annab automatiseerimine tegelikult?
Hea automatiseerimine ei tähenda inimese asendamist. See tähendab, et inimene saab lõpetada korduva käsitöö ja keskenduda tööle, kus on vaja analüüsi, otsustusvõimet ja sisulist tähelepanu. Kui iga kuu vabaneb 10–15 tundi, ei ole see lihtsalt aja kokkuhoid. See tähendab paremat ülevaadet ja rohkem ruumi teha väärtuslikumat tööd. Automatiseerimine aitab muuta töö sujuvamaks nii raamatupidamises, finantsjuhtimises kui ka kogu ettevõtte igapäevases toimimises.
Kuidas alustada automatiseerimisega?
Kõige mõistlikum on alustada ühest konkreetsest protsessist.
- Vaadake üle tegevused, mis võtavad kõige rohkem aega.
- Leidke tööetapp, kus tehakse kõige rohkem korduvat käsitööd.
- Uurige, millised automatiseerimise võimalused on teie olemasolevas tarkvaras juba olemas.
- Seadistage üks protsess, testige see läbi ja liikuge siis edasi järgmise juurde.
- Vajadusel küsige kõrvalpilku, et märgata kohti, mis igapäevases töörütmis ise enam silma ei paista.
Automatiseerimine ei pea algama suure projektiga. Piisab ühest hästi valitud sammust.
Kui kaua te veel maksate käsitöö eest?
Kui tarkvara on olemas, aga inimesed teevad endiselt selle eest tööd, siis on aeg protsessid uuesti üle vaadata. Automatiseerimine raamatupidamises aitab säästa aega, vähendada vigu ja parandada ettevõtte rahavoogu ning ülevaadet. Kõige tähtsam on see, et see vabastab inimesed rutiinist ja annab neile võimaluse keskenduda tööle, millel on suurem väärtus.
Kui soovite teada, kuidas automatiseerimine võiks teie ettevõttes välja näha, siis vaadake automatiseerimise võimalusi SIIT. Excellenti meeskond aitab teid hea meelega!
