Sulemees: kui müük kasvab, peavad protsessid kaasa tulema

Kui ettevõttesse tuleb aastas 14 000 tellimust, tootevalikus on ligi 10 000 artiklit ning müüki tehakse nii oma e-poes kui suurtes jaekettides, ei saa müügiprotsessi, ladu ja tootmist juhtida üksteisest eraldi.

30 aastat tegutsenud Eesti vanim pabertoodete tootja Sulemees OÜ on jõudnud oma protsesside digitaliseerimiseni samm-sammult ja väga praktilistest vajadustest. Ettevõtte infosüsteemi selgrooks on Excellent Standard ERP, millega on ühendatud e-pood, elektrooniline andmevahetus jaekettidega, logistika ning järjest suurem osa tootmisest.

Excellent Business Forum 2026 müügilaval jagas Sulemees OÜ juhatuse liige Rein Pihlar ettevõtte kogemust ja õppetunde, mida ta oleks tahtnud teada juba 20 aastat tagasi.

30 aastaga on muutunud nii äri kui töövahendid

Sulemees alustas tegevust ajal, mil tänaseks tavapäraseid digitaalseid lahendusi polnud veel olemas.

„Me alustasime sellel hetkel, kui ei olnud pakiveofirmasid ja sa pidid käsitsi pakkidele peale kirjutama,“ meenutas Rein. „Kui sul oli vaja ettevõtet avada, siis sa läksid Tallinnasse, kus oli üks arvuti ja ükshaaval andsid oma nimevariandid, et ettevõtte nimi registreerida.“

Tänaseks töötab ettevõttes 30 inimest, neist üle poole otseselt tootmises. Keskmisel tööpäeval liigub Sulemehest läbi 53 tellimust.

Ettevõte toodab muu hulgas koolipäevikuid, joonistus- ja akvarellblokke ning kalendreid. Üks Sulemehe pikaajalisemaid ärisuundi on kalendrite tootmine. „Arvutid ei ole kalendriäri ära suutnud tappa,“ muigas Rein. Kui tasku- ja lauakalendrite müük on aastatega vähenenud, siis seinakalendrite nõudlus on püsinud stabiilsena.

Digitaliseerimine vähendab käsitööd ja ajakulu

Sulemehe vajadus digitaalse andmevahetuse järele ei tule ainult tellimuste arvust. Selle taga on ka eluline füüsiline põhjus.

Ettevõtte tootmine ja töökohad paiknevad kolmel korrusel ning kahe töökoha vahele võib jääda kuni 60 meetrit. Üks edasi-tagasi käik võib võtta umbes kolm minutit. Kui töötaja peab päeva jooksul korduvalt liikuma teisele korrusele ainult selleks, et infot küsida või edasi anda, saavad minutitest tunnid.

„Igasugune andmevahetus, mis vähendab liikumist või sunnitud kõndimist, on oluline,“ võttis Rein ettevõtte põhimõtte kokku. Sulemehe jaoks tähendabki digitaliseerimine vähem käsitööd ja seda, et vajalik info liigub koos tööga.

Jaekettidesse müümine muudab protsessid keerulisemaks

Sulemees saab aastas ligikaudu 14 000 tellimust. Neist umbes 4500 ehk peaaegu kolmandik tuleb suurtest jaekettidest. Just kettidesse müümine on olnud üks olulisemaid põhjuseid, miks ettevõte on pidanud oma tooteandmeid ja süsteeme järjest põhjalikumalt korrastama.

„Kui te ei müü kettidesse, teil jäävad paljud probleemid ära,“ rääkis Rein. „Te ei pea artikleid niimoodi kirjeldama, te ei pea integratsioone looma, elu on lihtsam.“

Samas annavad jaeketid Sulemehe käibest olulise osa, mistõttu tuleb nende nõuetega paratamatult arvestada.

„Nii väikesel turul kui Eesti peab müüma kõigile,“ ütles Rein. „Kui sul on edasimüüjad, siis sa pead edasimüüjate huvidega arvestama. Kui sa seda ei tee õigel määral, siis sa need edasimüüjad kaotad.“

Sulemehe digitaalsete protsesside keskmes on Excellent Standard ERP

„Standard ERP on selgroog ja sellest edasi siis tulevad siirded,“ kirjeldab Rein erinevaid liidestusi ja e-teenuseid, mis selle ümber on aastate jooksul ehitatud.

Ettevõtte e-pood vahetab ERP-süsteemiga infot mõlemas suunas ning veebist tuleb keskmiselt kümme tellimust tööpäevas. Igal ööl toimub automaatne andmete uuendamine.

Maksete ja pakisiltide jaoks kasutatakse Montoniot, kullervedude haldamiseks OSC-d ning Kaup24-le liiguvad tooteandmed XML-voona. Kui mõnel tootel puudub vajalik EAN-kood, mõõt või kaal, annab süsteem sellest märku.

Oluline osa on ka elektroonilisel andmevahetusel, mille kaudu jõuavad jaekettide tellimused automaatselt ettevõtte süsteemi. Sulemees kasutab selleks Telemat.

„Kui meil seda Telemat ei oleks, siis me peaksime ta ise välja mõtlema,“ ütles Rein. Vastasel juhul tähendaks tellimuste töötlemine ettevõttele suurt hulka käsitööd.

Ligi 10 000 toodet nõuab korda tooteandmetes

Automaatika saab hästi töötada ainult siis, kui selle aluseks olevad andmed on korras.

Sulemehe müügi- ja tootmisartiklite arv ulatub ligi 10 000-ni. Sellise tootevaliku puhul muutub oluliseks see, kuidas toode süsteemis nimetatakse, milline kood sellele antakse ning kas selle staatus on ajakohane.

Üks Reinu praktilisi soovitusi puudutab ribakoode. Suurtesse jaekettidesse müümiseks on EAN-ribakood vajalik. Sulemees kasutab ribakoodi osaks olevat viiekohalist tootenumbrit ka ERP-s tootekoodina.

„Ärge kasutage tähti, ärge kasutage mingisuguseid muid sümboleid seal, ainult numbrid,“ soovitas Rein. „Siis on teil andmebaasides sorteerimisel lihtsam.“

Sama oluline on ühtne nimetamise loogika. „Esimeseks sõnaks peab alati olema võtmesõna. Ilma selleta olete hädas,“ rõhutas Rein.

Näiteks ühe hariliku pliiatsi puhul võib süsteemis olla vaja eristada kuut tunnust alates kujust ja tugevusest kuni selleni, kas pliiatsil on kustutuskumm. Kui nimetamise põhimõte on kõigil toodetel erinev, muutub tuhandete artiklite seast õige leidmine keeruliseks nii inimesele kui süsteemile.

Sulemees kasutab artiklitel ka erinevaid staatusi – näiteks uus, aktiivne, lõpumüük või vakants. Nii teavad müügiinimesed, milliseid tooteid saab ketikliendile parasjagu pakkuda.

Müügi ja lao vahel peab info liikuma enne kaupa

Digitaalset infot kasutatakse Sulemehes ka väga praktilise probleemi lahendamiseks: millal on tellimus veel muudetav ja millal on ladu juba alustanud selle pakkimist?

Selleks kasutatakse Excellent Standard ERP-s hoiatuskaarte. Müügiinimene märgib tellimuse kontrollituks. Kui ladu alustab komplekteerimist, lisatakse märge „Pakendamisel“. Sellest hetkest teab müük, et tellimust enam muuta ei saa.

Lihtne staatus aitab vältida olukorda, kus üks inimene muudab tellimust samal ajal, kui teine on selle põhjal juba tööga alustanud. Sama loogika, et info peab liikuma koos protsessiga, on jõudnud nüüd ka Sulemehe tootmisse.

Standard ERP tootmismoodul viis tööülesanded ekraanile

Tänavu aprillikuuks oli Sulemees Excellent Standard ERP tootmismoodulit aktiivselt kasutanud alles umbes kaks kuud. Selle ajaga oli süsteemist läbi käinud juba üle 600 tootmistellimuse.

Protsess algab juba müügist. Päringust saab pakkumine, pakkumisest müügitellimus ning selle põhjal luuakse tootmistellimus ehk tööleht.

Tootmises näevad töötajad oma töökoha ekraanilt, millised tööd neid ees ootavad, ning saavad avada ka konkreetse töö juhised.

„Excellent on hea partner, kes on suuteline ka keerulise tootmismooduli valmistama,“ rääkis Rein koostööst. „Excellenti koostatud programm töötab hästi ja see on meie igapäevases kasutamises.“

Kas iga ettevõte vajab liidestusi ja erilahendusi?

Sulemehe kogemusest võiks jääda mulje, et kasvav ettevõte peaks ühendama oma ERP-ga võimalikult palju süsteeme ja automatiseerima kõik, mida vähegi võimalik. Reinu soovitus on aga, et kõigepealt tuleb vaadata, kuidas ettevõte raha teenib ja kellele ta müüb või plaanib müüa.

Sulemehe puhul annavad suured jaeketid peaaegu poole käibest. Nende teenindamiseks on vaja korrastatud tooteandmeid, elektroonilist andmevahetust ja erilahendusi.

„Kui sa plaanid müüa kettidesse, siis kahjuks tuleb tegeleda erilahendustega. Kui soovid jääda väikseks tegijaks, siis ei ole vaja investeerida,“ ütles Rein.

Selles peitubki ehk Sulemehe 30 aasta kogemuse kõige praktilisem õppetund – digitaliseerida ei ole vaja sellepärast, et teised seda teevad. Süsteemidesse ja liidestustesse tasub investeerida seal, kus ettevõtte maht, kliendid või töökorraldus seda päriselt nõuavad.

—

Vajad ka võimekat äritarkvara või erilahendust?

Sulemehe tööprotsesside keskmes on Excellent Standard ERP, mille ümber liiguvad tellimused, tooteandmed, müük, logistika ja järjest enam ka tootmine.

Kui ka Sinu ettevõttes on müük, ladu, tootmine või muu äriinfo jagunenud erinevate süsteemide vahel, aitame leida lahenduse, kuidas need koos tööle panna. Jäta meile oma kontakt ja räägime lähemalt Sinu ettevõtte vajadustest.