Iga ettevõtja teab, et funktsionaalne ja mugav majandustarkvara on eduka tegutsemise alus. Igapäevane sujuvalt toimiv asjaajamine tõstab ettevõtte kasumlikkust ja efektiivsust. Turvaliselt ja süstemaatiliselt hoiustatud dokumendid ja sujuv töövoo haldus tagavad nii ettevõtte juhile kui töötajatele meelerahu. Kuidas aga valida just Sinu ettevõtte vajadustele vastav tarkvara?
Excellent Business Solutions Eesti müügijuht Heiki Maasik annab mõned head näpunäited, mida äritarkvara valimisel silmas peaks pidama.
Alustuseks tasuks endale esitada mõned küsimused: kas äritarkvara suudab ettevõttele lisaväärtust anda ja aitab suuremat kasumit teenida? Kas sellega muutub töötajate elu lihtsamaks ja tööprotsess kiiremaks, kliendisuhtlus mugavamaks ja laovarude haldamine optimaalsemaks? Kas tarkvara on paindlik ja võimaldab seda hõlpsasti integreerida teiste kanalitega, näiteks e-poega.
Maasiku sõnutsi on Excellenti pakutav tarkvara Standard Books just selline paindlik tarkvara, mille puhul on põhipaketile alati võimalik lisada just kliendi seisukohast vajalikke liideseid. Erisoovide puhul panevad konsultandid pead tööle ja igal juhul saab vajalik lahendus programmeeritud. Standard Booksi saab samades töölõikudes päris erinevatel meetoditel kasutada ja toimima seada, see tähendab, et asjatundliku konsultandiga aru pidades selgub tihti, et tegu polegi erisooviga mida programmeerima peaks vaid see on majandustarkvaras juba olemas.
Vali tarkvara perspektiivitundega
Esimene soovitus äritarkvara valides on: “Mõtle suuremalt, perspektiivitundega”. Alustaval ettevõttel on reeglina väiksemad vajadused ning seetõttu sobiks talle ilmselt esialgu väikeettevõtte pakett. Kui aga pisut tulevikku vaadata, siis võib-olla juba üsna varsti tekib vajadus mitme ettevõtte asjaajamist korraldada ja kasutajaid lisada.
Alustada võiks siiski väiksema paketiga, kui suuremat parasjagu ei vaja või ei jõua kasutama hakata. Vajaduste kasvades on väga lihtne väike pakett mahukamaks lülitada.
Kogu igapäevane info ja tegevus ühes kohas
Kõige parema ülevaate ettevõtte tegevusest ja asjade seisust saab siis, kui kõik oluline on hoitud ühes kohas. SB keskkonnas käib igapäevane info ja tegevuste organiseerimine ühes ja samas süsteemis. E-kirjad, kliendihaldus, dokumendi- ja failihaldus ning kogu muu vajalik info ettevõtte edukaks toimimiseks, on ühes süsteemis. Samas käib ka töövoo haldus – tööülesanded, graafikud, meeldetuletused ja kalendrid on kõik Standard Booksi kaudu kättesaadavad. Andmeid hoitakse pilves, mis annab töötajatele ning ettevõtte juhtidele reaalajas ligipääsu kõigele vajalikule just sealt, kus ta ise parasjagu viibib. Peale selle, et juhil on reaalajas võimalik jälgida kuidas ettevõte toimib, kaasneb võimalus kõigil turvaliselt kodukontorist kaugtööd teha.
Tarkvara olgu kasutajale lihtne ja mugav
Äritarkavara kasutamine peaks töötajatele olema võimalikult lihtne ja funktsionaalne. Mitte keegi ei soovi liigselt väljaõppele energiat kulutada ning seejärel iga päev pead valutada, kus süsteemis mingi info on ja kuidas üks või teine tegevus käib.
Standard Booksi keskkond võimaldab töölaual mitme akna süsteemi, kus iga töötaja saab luua endale käepärase töölaua, süsteem jätab meelde akende asukohad ja suurused, mis on väga praktiline.
Infot aitab kiiresti leida filtreeriv otsingumootor, mis toimib üle kõikide väljade. Kui tead mida otsid, siis on see põhimõtteliselt hetkega leitav. Üsna lihtsalt käib ka dokumendi disainide loomine ja muutmine, selleks ei ole vaja disaineri abi, et näiteks oma arve blankett uueks luua.
Kokkuvõttes soovitab Maasik:” Võimalusi ja omadusi võiks ühel heal äritarkvara pigem rohkem kui vähem, sest süües kasvab isu. Kui programm võib olla mõnikord kasutajale liiga paljude võimalustega, siis seljuhul saab ise väga lihtsalt oma programmi moodulite, registrite, aruannete, väljade jms varjamise teel lihtsustada.”
