Vaata veebiseminari “Digiteerimisele hoogu juurde”, kus osales ka Monika järgi SIIT 

Kaasaegseid lahendusi otsiv Monika on raamatupidamisega tegelenud aastast 1998 ning tollest ajast meenub Monikale näiteks kuidas Maksuametisse igakuised deklaratsioone paberil sai kohale viidud. Samuti mäletab ta hästi mäekõrguseid dokumentide kaustasid, kuhu kõik arved, tšekid, lepingud jms talletama pidi. Tänasel päeval liigub kogu info digitaalselt ning Monika ise ütleb, et vajadusel võib kasvõi RMK lõkkeplatsil arved programmi vastu võtta. Kõik on nii mugavaks tehtud.

Protsesside digiteerimine tekitab veidi ka hasarti, nimelt on täheldatud, et kui klient hakkab kasutama digimisteenust, siis peale hea tulemuse nägemist julgetakse ka teisi digilahendusi katsetada ja võetakse kasutusele näiteks pangaliides. Selleks, et uuendused ja lihtsamad töövõtted kiiremini raamatupidajateni jõuaks, kutsume Sind Standard Booksi ja Costpocketi ühisele veebiseminarile, kus oma kogemusi ja nõu jagab ka Monika!

Raamatupidaja Monika silma paneb särama vaheldus

Monika Nigul juhib kahte raamatupidamisbürood, Tallinnas paiknevat Raamatupidamine & Finants OÜ ning Tartus paiknevat P & M Accounting OÜ. Mõlemas linnas asetsevad kõrvuti nii raamatupidamisega kui ka juriidilise nõustamisega tegelevad bürood, mistõttu aitatakse ettevõtjaid kogu elukaare ulatuses. Alustuseks aidatakse ettevõte luua, seejärel hoitakse korras kogu raamatupidamine ja antakse juriidilist nõu ning lõpuks tegeletakse vajadusel ka ettevõtte lõpetamisega 

Monika asus praeguste kolleegide juurde juba praktika ajal, saades väga palju erinevaid kogemusi. Töö hakkas meeldima ja nüüd, 25 aastat hiljem, on raamatupidamine endiselt midagi, mis paneb tema silma särama. Kuidas see võimalik on? Monika ise ütleb, et just seetõttu, et raamatupidamisbüroos töötades näeb ta nii palju erinevaid valdkondi, saab õppida erinevate ettevõtete toimimist ning puutub kokku väga erinevate dokumentidega. Suure kogemustepagasi tõttu suudab ta anda nõu nii klientidele kui ka oma tegusale meeskonnale. Ise ütleb Monika, et ta sureks igavusse, kui peaks päevast päeva ühesuguse sisuga arveid manuaalselt programmi sisse toksima.

Kuidas tehti raamatupidamist 20 aastat tagasi

Monika viis meid kaasa lühikesele ajarännakule, jagades kogemusi aegadest, kus raamatupidamisprogrammid olid küll olemas, aga nende funktsionaalsus oli veel palju väiksem. Esimene tarkvara, millega Monika töötas, oli Hansa Classic. Peale seda läbis tarkvara veel mõned nimemuutused ja omanikuvahetuse ning praeguseks kannab see nime Standard Books by Excellent. Eelmisel aastal tähistas toode oma 30ndat sünnipäeva ja Monika on tarkvara valikuga igati rahul ja mainib, et proovib kõiki uuendusi kiirelt kasutusele võtta.

Monika meenutab, et raamatupidamise karjääri algusaastatel oli tema tööjaotus väga ebakorrapärane. Kuu algused olid pigem töövaesed, aga niipea, kui klient suurte kaustadega kõik oma arved ja tšekid kohale tõi, sai sõrmedele valu antud. Esmalt oli tarvis tšekid mööda lauaäärt sirgemaks “triikida”, sest enne sekretäri lauale jõudmist olid need jõudnud püksitaskus korralikult kortsu minna. Seejärel sorteeriti dokumendid kuupäevalises järjestuses ning siis hakati neid programmi sisestama. Täiesti tavaline oli see, et ühe kliendi dokumentide sisestamisele kulus terve nädal aega. Kuna KMD tähtaeg oli iga kuu 20. kuupäev, siis selleks ajaks pidi olema kõik sisestatud ja tööd oli ikka palju.

TSD, KMD ja paberil Maksuamet

Kui praegusel hetkel on nii TSD kui KMD digitaalselt esitatavad aruanded, siis aastaid tagasi see nii polnud. Maksuamet esitas vormi, millisel kujul nad soovivad aruannet näha, ning Monika meisterdas Excelis valmis samasuguse põhja, mida kõik büroo raamatupidajad kasutasid. Olles vormile andmed sisestanud, prinditi need välja ja viidi paberil Maksuametisse. 

Korra kvartalis hoidsid raamatupidajad hinge kinni, kuna siis võeti Maksuametist paberil väljavõtted, mida seejärel programmi saldodega võrreldi. Kui saldod ei klappinud, oli vaja viga üles otsida. Näiteks võis juhtuda, et peale aruande esitamist oli aruandeperioodi lisatud kandeid, kuid parandustega aruanded olid ununenud Maksuametisse viia. 

Ka pankadega puudusid liidesed. Esimesed automaatikad tehti maksekorralduste panka saatmiseks, kuid seda süsteemid ikkagi veel teha ei osanud, et võrrelda konto väljavõtet raamatupidamiskannetega. See tähendas, et väljavõte prinditi välja, iga tehingu juurde kirjutati kande number ja need tehingud, mille kohta dokument puudus, märgistati värvilise kleepsuga.

Kuidas on kliendid digitaalsete muudatustega kaasa tulnud?

Kõik see tundub tänasel päeval kui kauge ajalugu, sest dokumente digiteerivad robotid, TSD ja KMD liiguvad Maksu- ja Tolliametisse programmist nupuvajutusega ja kanded ning pangainfo seotakse automaatselt. 

Monika räägib, et eks ikka esineb kliente, kes eelistavad tuua paberdokumente. Seda lihtsal põhjusel, et klient ise on harjunud arved välja printima, tegema peale endale vajalikke märkmeid või neid kahte virna jagama – maksmata ja makstud arved. Nemad kardavad, et neil kaob ülevaade ära, kui kõiki dokumente pilves hoida. 

Küll kiidab Monika kliente, sest kui esimene seadistamine on juba ette võetud ja paar korda uut moodi asju tehtud, on kõik osapooled tulemustega väga rahul, kuna töö muutub läbi digilahenduste kergemaks ja kiiremaks.

Kuidas leidis Monika tee arvete ja tšekkide digiteerimiseni?

Monika nendib, et see on üks tore lugu, kus klient õpetab hoopis raamatupidajat. Nimelt jõudis Monikani klient, kes juba kasutas CostPocketit. Monika oli ka juba varem mõelnud selliste lahenduste peale ja nüüd oli lihtne kohe ise see protsess järgi proovida. Nähes, kui lihtne see on, tuli soov ka teistele klientidele seda lahendust jagada. Tulemuseks on see, et paberil dokumente liigub büroos oluliselt vähem. 

Kindlasti andis väga suure tõuke digiteerimise suunal koroonaajastu, kus igapäevane kontoris töötamine oli välistatud. Dokumendikaustade kodu ja kontori vahel vedamine oli samuti tüütu ning see sundis digilahendusi rohkem kasutusele võtma. Nüüd saabki Monika öelda, et vajadusel saab ka RMK lõkkeplatsil arved programmi sisse võtta, vaja on vaid nutiseadet ja internetti.

Suureks erinevuseks digi- ja paberiajastu vahel toobki Monika välja selle, et enam ei kuhju kogu töö ühte kuu perioodi ja töö saab ära jaotada ühtlaselt. Pole enam paberitega jamamist ja tšekkide “triikimist”. Samuti toob Monika välja, et igasuguste digilahenduste kasutamine on teinud tema töö palju efektiivsemaks ja ta saab tegeleda sisuliste probleemide lahendamisega. Samuti on ta täheldanud värviliste kaustade vähenemist kontoris, kus varem paberdokumente hoiti. Nüüd pole selleks enam vajadust.

Monika tegi teadliku otsuse eelistada just CostPocketi digiteerimisteenust. CostPocketi puhul loob Monika kliendi eest liidestuse raamatupidamistarkvaraga ise ära ja klient saab hakata lihtsalt tšekke pildistama. Neile klientidele, kes ei taha ise väljade kontrollimisega tegeleda, soovitab Monika selle osa vahele jätta ja seda  teeb Monika ise. Tema jaoks on põhiline, et dokumendid kiirelt tarkvarasse jõuaks. Monika toob välja ka selle, et CostPocketi robot-digimine on aja jooksul oluliselt täpsemaks läinud. Eriti kiidab ta pangakonto digimise täpsust.