Kujutle oma kodus või kontoris hõljuvat kaktust, kella, millel on osutite asemel lendav kuul, või disainvalgustit, mis hõljub öökapi kohal. See ei ole unenägu, vaid päris elu.

Flyte on ettevõtete grupp, mis arendab, toodab ja müüb Skandinaavia stiilis sisekujunduselemente, eksportides neid üle kogu maailma. Ühtse äritarkvara juurutamisel on ettevõte avastanud andekad töötajad, kes olemasolevate protsesside säilitamise asemel mõtlevad pidevalt, kuidas parendada ettevõtte toimimist ja kasutada uusi lahendusi.

Gruppi kuulub neli ettevõtet, millest üks tegutseb Lätis, üks USAs, üks Hiinas ja üks Hongkongis. Ettevõtte peakontor asub Riias, kus töötab enamik ettevõtte töötajaid. Peakontorist juhitakse kogu grupi tegevust alates tootmisest, turundusest, müügist kuni toote kliendini jõudmiseni. Riias asub ka teenindus.

Flyte toodab viit tüüpi sisekujundustooteid – hõljuvaid ja staatilisi valgusteid, hõljuvaid lillepotte, hõljuva kuuliga interaktiivseid seinakelli ning rahustava ja meditatiivse toimega sisustuselemente nagu hõljuvad kuulid ehk Buda pall. Ettevõtte juht Milana Dvoranovska nimetab seda 21. sajandi Newtoni pendliks.

Toodete müük toimub e-kaubanduse, koostööpartnerite või edasimüüjate kaudu ning samuti B2B koostöös kauplustega. Milana möönab, et see on võimaldanud pandeemia ajal olla paindlik ning kohaneda ja kasvada.

Kogu grupi tegevus kuvatakse ühes süsteemis
Milana Dvoranovska rõhutab, et ettevõtte üha tõhusamaks muutumise olulisimaks teguriks on nende Läti ettevõtte üleminek Standard ERP äritarkvarale. See on integreeritud ettevõtte teiste süsteemidega, sealhulgas Shopify e-poe ja ka ladudega. Tarkvara võimaldab hallata kõiki ettevõtte protsesse ühest kohast. Kõik, mis toimub e-poes ja ladudes, kajastub Standard ERP süsteemis.

„Oleme protsessid korraldanud nii, et näeme Standard ERP süsteemis kõike, mis toimub välistes süsteemides. Varem töötasime ja haldasime kõike nii, et kasutasime igas regioonis nelja süsteemi – kokku kaheksat süsteemi. Nii paljude süsteemide kasutamine tekitas juhtimise seisukohast palju probleeme. Andmete alusel otsuste langetamine toimus palju aeglasemalt, kuna pidime andmed eksportima mitmest allsüsteemist ja need käsitsi kokku panema. See tekitas ka palju vigu. Seega, kui on vaja langetada kiireid otsuseid, on ühte süsteemi jälgida oluliselt lihtsam kui kaheksat süsteemi,“ ütleb Milana.

Praegu on ettevõte sama süsteemi juurutamas ka USAs. Ühtsesse süsteemi integreeritakse kaks e-poodi ja kolm ladu.

Eesmärk on vältida käsitsi tehtavat ja ebatõhusat tööd
„Meil on plaanis kasutada kõigil turgudel ühte süsteemi, kus kuvatakse kõigi e-poodide ja ladude andmed ning samuti ka finants- ja juhtimisaruand

ed. Peamine eesmärk on vältida käsitsi tehtavat ja ebatõhusat tööd, andmete kopeerimist ning optimeerida meie protsessid. Seetõttu liigume edasi ühtse süsteemi ja ühtse aruandluse suunas. See on abiks nii raamatupidajale kui ka juhtimis- ja turundusanalüüsiks,“ sõnab ettevõtte tegevjuht.

Ühtne süsteem aitab töötajaid motiveerida
Milana rõhutab, et ühtne süsteem aitab motiveerida ka ettevõtte töötajaid, sest nende ülesanne ei ole andmeid kopeerida, vaid langetada andmepõhiseid otsuseid.

„Varem oli meil kaks täiskohaga assistenti, kes tegelesid ainult andmete kopeerimisega. Juhina pidin nende töötajatega suhtlemisele palju aega kulutama. Iga inimene, kes on motiveeritud midagi saavutama, lahkub poole aasta pärast või hakkab oma töös vigu tegema, kui peab kogu aeg samu ülesandeid täitma või samu andmeid haldama,“ ütleb Milana, rõhutades, et mõne töö hõlbustamine ja automatiseerimine on töötaja meeskonnas hoidmiseks loogiline samm.

Kui ettevõte võttis kasutusele Standard ERP ärihaldussüsteemi, sai ühest assistendist logistikajuht, kuna ta teab kõike alates põhiandmete sisestamisest kuni kauba saatmiseni kliendile, tolli jm. Tarkvaraga hallatakse ettevõtte inventari üle kogu maailma ning optimeeritakse ladusid ja tarnekulusid. „See on hetkel väga oluline küsimus, üks ellujäämise ja edu aluseid. Mitte ainult finantspool, vaid ka protsesside juhtimine, eriti logistika ja väärtusahela juhtimine,“ ütleb Milana.

Ärihaldussüsteemi jaoks on kõige olulisem andmeanalüüs ja integreerimine teiste süsteemidega
Milana Dvoranovska ütleb, et enne Standard ERP-le üleminekut kasutas Flyte veebipõhiseid raamatupidamis- ja ettevõtte juhtimissüsteeme. „Need ei olnud omavahel ühendatud ega vahetanud omavahel infot. Ma nimetan neid notebook‘iks, mis koguvad vaid andmeid, ei tegele andmetöötlusega ega ole raamatupidamise seisukohast lokaliseeritud. Neid ei ole võimalik kasutada inimtöötluse ja -panuseta,“ ütleb Milana.

Ta rõhutab, et Flyte kasutab aktiivselt integratsiooni. Standard ERP integratsioon on midagi, mis teiste süsteemide puhul ei tööta, kuna sageli ei saa neid integreerida teiste piirkondade või populaarsete e-poodidega nagu Shopify.

„Integratsioon oli meie jaoks üks põhitegureid, kui arutasime raamatupidajaga, millist süsteemi valida. Valisime Standard ERP, kuna integratsioonivalikud on piiramatud. Meil on väga hea teeninduspartner Burti, kes abistab meid integreerimisel ja süsteemi kohandamisel. Nad annavad ka teiste ettevõtete näite varal soovitusi, kuidas midagi paremini teha,“ ütleb Milana.

Kogu ettevõte kui ühtne protsess
Milana ütleb, et ühtse süsteemi kaudu võib kogu ettevõtet vaadelda ka ühtse protsessina: „Olen üks neist inimestest, kes näeb protsesse ühtse süsteemina. Ma ei vaata eraldi e-poe ja lao tegevust.“

Enne olid need aga erinevad protsessid. „Kui e-poes tehti tellimus, pidime iga päev eksportima Exceli koos infoga toote ja tarneaadresside kohta jne. Excel tuli salvestada vormingusse, mis meie laosüsteemiga sobiks. Kuna tellimusi on palju, võttis tellimuse jõudmine laosüsteemi palju aega. Samal ajal toimus ka finantsprotsess, kus sama tellimus tuli sisestada raamatupidamissüsteemi. Siin tuli appi meie assistent, kes haldas käsitsi iga päev iga tellimust, iga klienti olenemata sellest, kas tellimus oli Aasiast või Venemaalt või Euroopast. Assistent pidi käsitsi haldama iga nime, aadressi, telefoni, kogu teavet tellitud toodete kohta ja teabe salvestama.

Nüüd toimub kõik ühtse protsessina – meie e-poodi tuleb tellimus, mis automaatselt sünkroonitakse meie Standard ERP süsteemiga ja tellimused ilmuvad Standard ERP süsteemi. Meie sekkume ja kontrollime üle ainult need juhtumid, mille kohta Shopify annab märku mõnest riskitegurist. Muudel juhtudel liigub teave automaatselt lattu. Standard ERP haldab tellimusi, edastab informatsiooni API vahendusel laosüsteemi, sealt liigub töötlemisse, kuller võtab kauba laost, annab tellimuse jälgimisnumbri ning meie süsteemi ilmub ja salvestub kohaletoimetamine,“ ütleb Flyte‘i juht.

Standard ERP-i kasutavad kõik töötajad
Äritarkvaraga töötavad igapäevaselt kõik ettevõtte töötajad. Ainus, kes ei igapäevaselt ei kasuta, aga saab aruandeid iga päev, on ettevõtte omanik. „Nii mina kui ettevõtte juht, kuid ka raamatupidaja, raamatupidaja assistent, tootmisjuht tootjatele tellimuse vormistamisel, logistikajuht saatekirjade kontrollimisel ja laojääkide optimeerimisel, e-poe ja ERP analüütika kontrollimise ja analüüsimise, tulemuslikkuse põhinäitajate eest vastutav turundusjuht – kõik need inimesed kasutavad igapäevaselt äritarkvara. Ka müüjad kasutavad seda – nad teevad pakkumisi ja loovad neist tellimusi,“ ütleb Milana.

„E-kaubanduse ja B2B-tellimuste tegemiseks ei pea me enam kaasama teist inimest, kes suhtleks laoga, väljastaks arve jms. Seda saab teha müüja. Raamatupidaja tegeleb pangaga.“

Lühem tee kliendini
Milana möönab, et ühtse äritarkvara kasutuselevõtuga on lühenenud ka toote tee kliendini – alates tellimuse esitamisest kuni toote kättesaamiseni.

„Klient ise võib-olla ei tunneta seda nii palju, sest oleme alati püüdnud tellimuse Euroopasse toimetada 2–3 päeva jooksul ja Euroopast väljapoole kuni nädala jooksul. Kuid selle saavutamine vabastab töötajad kindlasti väga suurest lisakoormusest. Käsitsi tellimuste haldamine ja klientidele 3-päevase kohaletoimetamise tagamine tekitab töötajatele palju stressi. Minu arvates on see tarbetu stress, kui selle töö saab automatiseerida ja ära teha süsteemi abil.“

Lühidalt Flyte’ist

• Grupp, mis koosneb neljast ettevõttest Lätis, USAs, Hiinas ja Hongkongis
• Töötajaid: 11
• Tegevusala: sisekujunduselementide arendamine, tootmine ja müük
• Toodete müügikanalid: e-kaubandus, koostööpartnerid ja kauplused
• aasta käive: 1,57 miljonit eurot

Kogemused süsteemidega

• Varem kasutati: veebipõhiseid süsteeme
• Praegu kasutatakse: äritarkvara Standard ERP
• Standard ERP on integreeritud teiste süsteemidega, sealhulgas Shopify ja ladudega
• Kasutatavad moodulid: müük, tarnijad, finants, kliendihaldus – CRM, hinnakujundus, ladu jm. Hetkel kaalutakse ka tootmismooduli ühendamist.

Standard ERP juurutamise tulemus

• Mindi kaheksalt süsteemilt ühele
• Kõike protsesse on võimalik kuvada ja hallata ühes süsteemis
• Vähem käsitsi tööd ja vigu – kui varem tegeles andmesisestusega kaks assistenti, siis nüüd toimub kõik automaatselt
• Töötajad on rohkem motiveeritud ja neil on võimalus teha töid, mis annavad suuremat väärtust
• Kogutud andmete põhjal saab otsuseid kiiremini langetada
• Eesmärk: töötada ühe ja sama süsteemiga kõigil turgudel

Kui Sul on soov lätikeelset Standard Booksi või ERPi kasutada, siis küsi täpsemalt meie Läti kolleegidega käest ning uuri lähemalt https://excellent.lv/