Paljud raamatupidajad teevad aastaid tööd “tubli ja kohusetundliku” rutiini järgi. Käsitsi sisestused, topeltklikid, Exceli tabelid. Mingil hetkel saab karikas täis: tervis, aeg või meelerahu annab märku, et on vaja muuta tööviisi. Kas tuleb tuttav ette?
See situatsioon ei pea selline olema. Automatiseerimise abil on võimalik säästa kümneid tunde kuus, vähendada vigu ja saada tööpäevadesse rohkem rahu. Just seda näitas ka Liisi ettekanne Excellent Business Forumil, mille põhjal oleme kokku kogunud praktilised näited ja nipid.
Mida tähendab automatiseerimine ja kuidas see välja näeb praktikas?
Hea paralleel on nõudepesumasin. Raamatupidamises täidab “nõudepesumasina” rolli Standard Books koos liidestuste ja Excellent Portaliga. Süsteem teeb osa tööst ise ära kiiresti, täpselt ja ilma topeltsisestuseta.
Keegi ei võta kellegi väärtust ära, vaid võidad tagasi 1–1,5 tundi igast päevast.
Mida saab automatiseerida?
- Müügi- ja ostuarved – e-arve operaatori kaudu jõuab ostuarve juba registrisse; kinnitusring toimub digitaalselt (Standard Booksis või Portalis).
- Palgad ja deklaratsioonid – palgaarvestus käib nupuvajutusega; TSD edastatakse otse MTA-sse.
- Pangatehingud – öine panga väljavõtte import; hommikuks on vajalik info kõigil olemas
TOP 5 põhjust miks peaksid automatiseerima
- Aeg – vähem käsitööd, rohkem sisulist tööd.
- Vead – reeglitega töötav süsteem eksib harvem.
- Reaalajas ülevaade – müük, ladu, juhtkond: kõigil sama pilt.
- Vähem paberit – kinnitusring ja arhiiv on digitaalselt salvestatud.
- Rahulik kuu lõpp – ühtlane tempo, ühtlane tempo ja vähem kiirustamist 20. kuupäeva
Kuidas tekib ajavõit?
- Müügiarved e-arvena: ~50–70% kiirem.
- Ostuarved + maksmine e-arvena: ~58% kiirem (digitiseerimisega lisaks ~36%).
- Panga väljavõtted reeglitega: 90%+ ajavõit.
- KMD otse saatmine MTA-sse ja makse panka: ~79% ajavõit.
Iga klikk loeb. Kui üks klikk on sekund, siis kuu lõikes on see juba tunnid.
Mis on automatiseerimise väljakutsed?
- Harjumuste muutmine – muutub mitte ainult raamatupidaja töö, vaid ka tiimi rutiin.
- Andmete turvalisus – pilves on korras; mõelda tuleb ka oma arvuti ja dokumentide varundusele.
- Liidestuvus – kaasaegsed liidesed (pangad, e-arved) töötavad kiirelt; vanemad siselahendused vajavad aega ja läbimõtlemist.
- “Robot teeb kõik” müüt – ei tee. Vastutus jääb raamatupidajale: jälgimine, kontroll, reeglite uuendamine.
- Rollimuutus – automatiseerimine ei asenda raamatupidajat; see tõstab spetsialisti väärtust.
Kust alustada?
- Panga reeglid (öine import + vastavusreeglid).
- Ostuarved e-arvena (koos kinnitusringiga).
- Palgamoodul + TSD otse saatmine.
- Müügiarved e-arvena / e-kirjaga kaardilt.
- Excellent Portal – kinnitused, mobiilne töö, lihtsam koostöö.
Automatiseerimine on nutikas töö, mitte rohkem tööd. See töötab igas suuruses ettevõttes, ka siis, kui panga väljavõte on “üks lehekülg kuus”. Suurim muutus toimub mõtteviisis: liigutakse andmesisestajast protsessi arhitektiks.
Võta ühendust ja seadistame Standard Booksi (ja vajadusel Portali ning liidestused) nii, et tarkvara teeks sinu eest käsitsitöö ära.
Juhul kui soovid näha Liisi tervet ettekannet, kus ta räägib automatiseerimise võludest ja valudest detailsemalt, siis vaata videot siit:
