Pabertšekid tunduvad täna kohati nagu reliikviad, millele pole veel uut “nutikat” lahendust leitud. Ometi on ärimaailmas, eeskätt raamatupidamises, tšekkide kogumine ja nende üle arve pidamine endiselt ülimalt oluline.
Kui oled kunagi mõelnud, et pabertšekkide kogumise ja raamatupidaja kätte viimise asemel on olemas mingi parem meetod, siis oled täitsa õigel teel.
Midagi keerulist pole: lihtsalt käi ajaga kaasas
Pabertšekkide jooksvalt või isegi korra kuus käsitsi kogumine on sarnaselt pabertšeki olemusele võrdlemisi iganenud praktika.
Palju mugavam oleks kogu see protsess automatiseerida või vähemalt digida ehk digitaliseerida.
Selle jaoks on olemas täiesti eraldi ettevõtted (Costpocket, Envoice, Omnvia jt), kes igapäevaselt tšekkide digitaliseerimisega tegelevad. Kokkuvõttes pakuvad nad lihtsat ja mugavat viisi, kuidas tšekke üles pildistada ja sealt juba automaatselt raamatupidamisse edastada.
Näiteks Costpocketi puhul saab töötaja (või ka tööandja!) lihtsalt äpi kaudu tšekist pildi teha ja valida, kas arve kuulub hüvitamisele või mitte, ning täpsustada, milline oli kulu liik ja kuidas selle eest tasuti. Ja ongi kõik – tšekk on digiteeritud ja edastatakse juba raamatupidamisse.
Digiteeritud tšekk tähendab seda, et äpp võtab tšekist välja kõik olulise info – summad, kuupäevad ja muu säärase. Jah, tegu ei ole pelgalt pildistamisäpiga, vaid päris korraliku tööriistaga, mis on tänaseks aidanud mitmete ettevõtete raamatupidamises hoida kokku tublisti üle poole ajast, mis varem tšekimajandusele kulus.
Ka elektrooniliste tšekkide – näiteks Bolti sõiduarvete – üle ei ole enam vaja stressata ja neid kuu keskel tagantjärele otsima hakata. Ka sellele murele on lahendus leitud. Nimelt tuleb kõik digitaalsed arved saata kindlale e-posti aadressile (näiteks ettevõtte nimi@costpocket.ee), mille kaudu nad digiteeritakse ja edastatakse raamatupidaja tarkvarasse. Ongi kõik.
Digitaliseerimise teenuse pakkujad saab ühendada ka raamatupidamistarkvaraga, et üles pildistatud ja digitud tšekk otse tarkvarasse liiguks. Näiteks ühendades need Standard Booksi äritarkvaraga, võid peagi avastada, et raamatupidaja ei ole ammu küsinud su kulutšekkide kohta, sest oled need õigel ajal ülesse pildistanud ja edastanud.
