Uuendatud 30. september 2026

Reeglid

Ettevõtte märguanded mooduli juhend · Excellent Books 8.5 · Sisukord

Summani – Ridadel saad kirjeldada erinevad kinnitamise reeglid erinevatele summadele. Määrata igal real ülemine summa piir, millele käesoleva rea reeglid kehtivad. Kui jätta summa määramata, siis kehtivad reeglid kõikidele dokumentidele (päises valitud registris).

Summa näidatakse kohalikus valuutas (baasvaluuta 1). Seega, kui sisestada dokumenti välisvaluutas, siis konverteerib tarkvara selle kohalikku vääringusse enne, kui reeglit rakendatakse.

Enamasti on dokumendi summa koos käibemaksuga (tavaliselt KOKKU lahter).

Erinevalt käsitletakse:

• Tasumisi – dokumendi summaks on eri ridadel Panga summade koond.
• Projekti eelarveid – kokku summa ilma käibemaksuta.
• Laomahakandmised – eri ridade FIFO väärtuste summa.

Kui luua kinnitamisreegel nendele registritele, kus numbrilised väärused puuduvad, siis pead Kinnitamise reegli kaardil täitma ainult ühe rea, ilma summata.

NB! Read tuleb täita väiksemast summast alates ehk väikseim summa kõige esimesel (ülemisel) real.

Näiteks, esimesel real “Summani = 1000,00″ , teisele reale saab sisestada “Summani = 5000,00″.

Tüüp –määrata, kas “Alarm” veerg on vaja täita.

Tüübid, mida saab valida siin:

• Ilma – teavitus ei ole nõutud. Tavaliselt kasutatakse seda valikut ridadel, mis kirjeldavad nende dokumentide reegleid, mis kinnitamisprotsessi ei nõua.
• Kasutaja – “Alarm” veerus tuleb määrata teavituse kanal.

Kinnitaja(d) – Loetleda isikud, kes peavad iga dokumendi kinnitama. Sisestada kasutajanimi, eraldades komaga. Tavajuhul, kui valid dokumendi peal “Saada kinnitamiseks“, koostab programm automaatselt igale isikule kinnitamispäringu Tegevuse kaardi. Välja arvatud juhul, kui B osal “Kinnita” veerus on valitud “Käsitsi“, sel juhul programm küsib alati, kellele siin loetletud isikutest peab Tegevuse kaart tekkima.

Kinnitamispäringu Tegevuse kaardi saab kinnitada või tagasi lükata ainult isik, kes on ka siin loetelus olemas. Võib kasutada ka seadistust “Tööülesannete kasutajaõigused” Üldises moodulis, et piirata teistele nende isikute (kinnitajate) Tööülesannete nägemist.

Kui andmebaasis on mitu ettevõtet, siis tuleb Kinnitamisreegli kaardid sisestada igas ettevõttes eraldi (v.a. juhul kui Kinnitamisreeglid on seadistatud Jagatud registriks). Kui sa sisestad Kinnitamise reegli kaarti mingisse ettevõttesse, siis saab määrata Kinnitajaks globaalse kasutaja nime, kuigi tal puudub Isiku kaart konkreetses ettevõttes. Kui see globaalne kasutaja on määratud Kinnitajaks mitmes erinevas ettevõttes, siis tekivad kinnitamispäringu Tegevused talle igas ettevõttes eraldi. Kinnitaja peab nägema neid erinevate ettevõtete tegevusi oma Tööülesannete aknas (Põhiaknas). Sellepärast tuleks loetleda kõik ettevõtted, kus globaalne kasutaja kinnitajaks on, selle globaalse kasutaja kaardi peal “Täiendav CRM ettevõte” lahtris.

Erinevalt käsitletakse:

• Dokumendid
• Planeeritud puudumised
• Töögraafikud

Nende dokumentide kinnitusringi seadistamisel ei tohi olla väli Kinnitaja(d) täidetud.

Viis – Määrata mitu kinnitajat peavad andma oma kinnituse, et dokument saaks kinnitatud.

• Ilma – Ükski isik, kes on määratud “Kinnitaja(d)” veerus, ei pea dokumenti kinnitama ehk dokument ei pea läbima kinnitamisprotsessi.
• Ühe poolt – Ainult 1 isik peab kinnitama oma kinnitamispäringu Tegevuse. Kui üks kinnitajatest teeb kinnituse (Tulemuse tegevusetüübiks saab “Kinnitatud“), siis teised kinnitajad ei pea rohkem midagi tegema. Teistele ilmub automaatselt nende tegevustele Tulemuse tegevusetüüp “Pole vajalik” ning tegevus märgitakse Tehtud.
• Kõigi poolt – Kõik isikud, kes on loetletud “Kinnitaja(d)” veerus, peavad kinnitama oma Tegevuse kaardi, enne kui dokument lõplikult kinnitatud saaks.

Dokumendi staatus muutub “Kinnitatud” sel hetkel, kui viimane isik loetelust on oma kinnituse märkinud. Tagasilükkamiseks piisab ainult ühest isikust.

Erinevalt käsitletakse:

• Dokumendid
• Planeeritud puudumised
• Töögraafikud

Nende dokumentide kinnitusringi seadistamisel vali alati viis „Kõigi poolt“.

Alarm – Kui sisestada dokumenti ja valid “Saada kinnitamiseks“, koostatakse igale kinnitajale kinnitamispäringu Tegevuse kaart. Võimalik lisada ka Teavitus, mis informeerib kinnitajaid, et uus Tegevus vajab kinnitamist.

Siin määratud Alarmi tüüp määratakse vaikimisi igale kinnitamispäringu Tegevusele (vaheleht “Alarm“). Kui kinnitamispäringu Tegevus tekib, siis saadetakse teavitus igale kinnitajale. Teate ajastamine sõltub Alarmi seadistustest, mis on määratud Tegevusetüübi peal.

Võimalikud valikud:

• Ilma – alarmi teavitust ei saadeta.
• E-mail – Igale kinnitajale saadetakse e-mail.

Viimase valiku kasutamiseks peab igale kinnitajale olema loodud Postkast ning “Ettevõtte märguanded” seadistuses peab olema sisestatud “Süsteemi e-mail” (või määratud postkast moodulis “E-mail ja kaustad” seadistuses “E-maili ja kaustade seadistused” lahtris “Süsteemist“). See aadress saab teavituse saatjaks.

Kui andmebaasis on mitu ettevõtet, siis “Süsteemi e-mail” või “Süsteemist” info võetakse sellest ettevõttest, kus kinnitamispäringu Tegevus loodi. Sellisel juhul tuleb eelnev seadistus teha igas ettevõttes.

E-mail seadistamine kinnitusringi dokumentide jaoks

1. Sama sisuga e-maili saatmine kõikidele dokumentidele – Kui soovitakse, et kõikide kinnitusringi läbivate dokumentide kohta saata sama sisuga e-kirja, siis loo „E-mailide tekstid“ (moodul E-mail ja kaustad > Seadistused > E-mailide tekstid) kaart Alarmidele ja vali väljale „Algustekst“ standardtekst, mis sisaldab e-kirja sisu.

2. Erineva sisuga e-kirja saatmine iga dokumendi kohta – Kui soovitakse, et iga dokument saaks erineva sisuga e-kirja, siis „E-maili tekstid“ kaarti (moodul E-mail ja kaustad > Seadistused > E-mailide tekstid) Alarmidele ei ole vaja luua. Iga kinnitusringi läbiva dokumendi jaoks tuleb sellisel juhul luua eraldi standardtekst (vali Registrist sobiv dokument)

3. Teavituse seadistamine kinnitamiseks saabunud dokumendi kohta – Kui soovitakse, et kinnitamiseks saabunud dokumendi kohta saadetaks teavituse e-mail (esmane teavitus), siis kinnitusringi kaardil peab väljal „Alarm“ olema valitud väärtus E-mail. Iga dokumendi jaoks tuleb luua eraldi standardtekst.

Standardtekst tuleb valida Kinnitamise reeglid kaardile „Tegevuse tüüp“ väljale valitud Tegevuse tüübi kaardil Alarmi tekstile.

NB! Peategevuse tüübi kaardile ei ole vaja seda valikut teha.

4. Meeldetuletuste saatmine – Kui soovitakse saata meeldetuletuse e-maile, tuleb täita meeldetuletuste väli vastavalt kirjeldatud juhendile. Meeldetuletus saadetakse täpselt sama standardtekstiga, mis oli kasutusel esimese e-kirja puhul.

NB! Esimese e-kirja ja meeldetuletuse sisu ei saa erineda.

Kui soovitakse, et esimene teavitus ei läheks välja e-mailiga, vaid see oleks näiteks Teade (maatriksis valitud alarm = teade), aga meeldetuletused läheksid e-mailiga, siis tuleb luua ikkagi standard tekst, märkida see tegevuse tüübi kaardil väljale alarmi tekst ja märkida alarm e-mail ning lisada meeldetuletused väljal päevade numbrid.

E-maili teksti sisse saab lisada ka lingi, mille kaudu saab avada kinnitusringi tööülesande otse Excellent Portalis. Selleks tuleb kirja sisus kasutada ?Link?.

Sisesta see näiteks järgnevalt: Kinnituse saab anda siin: ?Link?

• SMS – Teavitus saadetakse Kinnitaja(te)le. Saajate mobiilinumber leitakse järgnevalt: Iga kinnitaja jaoks tuleb luua Kontaktide registrisse oma Kontakti kaart, kus on määratud mobiiltelefoni number (formaat 372xxxxxxx). Kontakti kaart tuleb siduda kinnitaja Isiku kaardiga (moodul Üldine), valides Kontakti koodi Isiku kaardile lahtrisse “Kontakt”.

Kui kinnitajale pole loodud Kontakti kaarti või mobiilinumber seal sisestamata, siis kasutab programm telefoninumbrit kinnitaja Isiku kaardilt. Selle valiku kasutamiseks tuleb saatja ja saaja määrata seadistuses “Süsteemisisesed märguanded”.

Kui kinnitaja on seadistatud kui Globaalne kasutaja, siis peab olema koostatud ka Isiku kaart samas ettevõttes, kus Kinnituse reegel täidetakse.

• Teade – Teade ilmub kasutajale ekraanile, kui Standard Books on avatud. Kasutaja peab vajutama “Ava tegevus” nupule. Kui kasutaja ei ole hetkel programmis sees, siis ilmub talle teavitus järgmisel korral, kui ta siseneb programmi.
• Teavitus – Operatsioonisüsteemi tasemel teade. Teavituses edastage Kinnitamise tegevuse link, mille saab avada peale klõpsates. Link edastatakse seadmele, kuhu olete viimase 30 päeva jooksul sisse loginud.

Järgm. tase – Kasutada määrangut, et täpsustada, kas kinnitamine on ühe- või mitmetasandiline.

• Pole nõutud – Kinnitusprotsess on ühetasandiline. Kui kinnitajad on kinnituse andnud, siis on dokument lõplikult kinnitatud.
• Nõutud – Kinnitamine on mitmetasandiline. Kui kinnitajad on kinnitanud oma kinnitamispäringu Tegevused, siis läheb töösse Kinnitamisreegli kaardilt järgmine rida. Kinnitatava dokumendi staatus jääb endiselt “Pooleli“.

Kinnitaja – Kui sisestada dokumenti ja valida “Saada kinnitamiseks“, siis tekivad kinnitamispäringu Tegevused isikutele, kes on määratud “Kinnitaja(d)” veerus (Reeglite vahelehe A osal).

Võimalikud valikud:

• Automaatne – Eraldi kinnitamispäringu Tegevused tekivad automaatselt kõikidele isikutele, kes määratud “Kinnitaja(d)” veerus.
• Käsitsi – Avaneb dialoogi aken, kus saab valida, kellele (“Kinnitaja(d)” loetelust) koostatakse kinnitamispäringu Tegevus. “Käsitsi” valiku puhul tuleb kindlasti täita ka “Edastatud” lahter.

Kui suunata dokument kinnitamiseks isikule, kes ei saa seda teha, siis tema saab seda suunata edasi mõnele teisele kinnitajale, “Kinnitaja(d)” loetelust. Kui kinnitamisprotsess on mitmetasandiline (A osal “Järgmine tase=Nõutud“), ja järgmise taseme reale on valitud “Kinnitaja=Käsitsi“, siis iga isik, kes kinnitab dokumendi, peab määrama järgmised kinnitajad järgmise taseme jaoks.

Siin tehtud valik (automaatne või käsitsi) kehtib nii “Kinnitaja(d)” kui ka “Infoks isikud” isikute jaoks.

Erinevalt käsitletakse:

• Dokumendid
• Planeeritud puudumised
• Töögraafikud

Nende dokumentide kinnitusringi seadistamisel vali alati maatriksi osas B vahelehel „Automaatne“

Infoks isikud – Kui tekivad kinnitamispäringu Tegevused, siis on võimalik koostada täiendavad Tegevuste kaardid teistele isikutele, kes lihtsalt peavad teadma, et kinnitamisprotsess on alanud, kuid kes ise ei osale kinnitamises. Selliseid tegevusi nimetatakse “Infoks tegevused”. Määrata isikud, kes sellise “infoks tegevuse” peaksid saama. Kindlasti täida eespool ära ka “Infoks” tegevusetüüp ja tegevuse päis.

Toiming – Kui “infoks tegevused” tekivad, siis saab lisaks saata teavituse nendele isikutele, et Tegevused on neile tekkinud. Valikud on sarnased, mis Kinnitajatele saadetakse. Loe eespool “Alarm” osa.

Kirjeldus – Vabas vormis tekst, millega saad kirjeldada seda rida.

← Tulemuse tegevusetüübid | Filtreerimine →