Uuendatud 28. mai 2020

Olulised terminid Aruandegeneraatoriga kasutamise alustamisel

REGISTRID
Standard Books kasutab andmebaasi, mis koosneb erinevatest registritest ja blokkidest. Registrid võivad olla näiteks Kontaktid, Arved, Artiklid jne. Blokid on reeglina seadistused nagu Tasumisviisid, Numbriseeriad jne. Aruandegeneraatori kasutamise seisukohalt ei ole neil väga suurt vahet- mõlemaid nimetatakse Registriteks. Tehniliselt on vahe selles, et Registris võib olla ka maatriks (nt Arvete registris igal arvel kuni 199 rida erinevate artiklitega), blokkides maatrikseid ei ole.

VÄLJAD
Registrites asuvad kaardid. Näiteks arvete registris asuvad Arved, millel on konkreetse toimingu info. Toimingu info on salvestatud erinevatele väljadele, näiteks „Arve number”, „Kliendi kood” jne. Väljade nimed andmebaasis on erinevad sellest, mida kuvatakse ekraanil. Kuna Booksi võib kasutada mitmekeelsena, siis on „Kliendi kood” inglise keeles „Customer code”. Et aga andmebaasi saaks ühtselt kasutada, on kokku lepitud, et kõikide väljade nimetused on rohkem või vähem arusaadavad juhendid inglise keelsest välja nimest. Nii on kliendikoodi tähistava välja nimi andmebaasis “CustCode”. Välja nimede kasutamisel on kindlasti vaja silmas pidada suuri ja väikeseid tähti. Välja nimesid ei pea peast teadma, sest reeglina saab vajaliku välja Aruandegeneraatorisse Ctrl+Enter klahvikombinatsiooniga valida.
Nii on Booksi andmebaasi struktuur lihtsustatult selline:
• Andmebaas > Register > Kaart > Väli

ABIREGISTRID
Booksis on üks andmebaas, sadu registreid ja abiregistreid, ja tuhandeid välju. Registrisse sisestatavate kaartide arv ei ole piiratud ja sõltub kasutaja andmebaasist.
Aruandegeneraatorit kasutades võiks meeles pidada, et Booksis kasutatakse palju abiregistreid. Nii näiteks peetakse abiregistris klientide võlgnevusi, artiklite laoseisu jne. Abiregistrid arvutatakse reeglina andmebaasi importimisel ning iga kaardi kinnitamisel seal olevad kirjed muutuvad. Nii on tulemuseks see, et Klientide võlgnevuse abiregistris on alati olemas kõik võlgnevuses olevad arved ja Müügireskontro aruande võtmisel kasutatakse seda abiregistrit, mitte ei vaadata aegade algusest läbi kõiki müügiarveid ja ei kontrollita nendega seotud laekumisi, kreeditarveid jne. Selline lähenemine muudab enamiku aruannete võtmise kasutaja jaoks kiiremaks.

Kui mõelda enda aruanded lähtudes ainult matemaatilisest loogikast, siis tõenäoliselt saab küll õige tulemuse, kuid aruande arvutamine võib suurte andmemahtude korral võtta ebamõistlikult pika aja.

ARUANDE ASUKOHT
Aruandegeneraatoriga loodud aruandeid saab kuvada tavamoodulites nagu Müügiarved, Logistika, Müügihaldus jt nii, et lõppkasutaja jaoks ei ole suurt vahet, kas tegu on aruande generaatoris loodud või Booksi standardaruandega.

ARUANDE LOOMISE SAMMUD
Aruande loomise protsess eeldab järgmisi tegevusi:
• Filtrite määramine Määramisaknasse. Nende alusel saab hiljem aruandesse kuvatavat informatsiooni täpsustada.
• Soovitud info otsimine registritest
• Aruande kuvamise järjekorra täpsustamine
• Vahesummade ja lõppsummade arvutamine
• Aruande kujunduse ja objektide ning nende asukohtade määramine (Veeru pealkirjad, aruande
väljad, vahesummad, lõppsummad, päisesse, aruande sisusse või jalusesse)
• Aruande väljundi määramine ekraanile, printerisse, excelisse või faili.