Uuendatud 30. september 2026
Sissejuhatus
Projektiarvestuse mooduli juhend · Juhend on uuendamisel! · Sisukord
Books by HansaWorld Projektiarvestuse moodul on mõeldud peamiselt teenindusettevõtetele. Sellised firmad esitavad oma klientidele arved tehtud töötundide või ka päevade eest. Paljudel juhtudel lisanduvad ostetud materjalid ja kaubad. Hinnad võivad kujunenda väga erinevalt sõltuvalt töötaja kvalifikatsioonist, konkreetsest ülesandest ja ka kliendist. Samas võib projektil olla eelnevalt kokku lepitud kindel hind. Projektiarvestuse süsteem peab olema väga paindlik, et tulla toime kõikvõimalike erinevate variantidega ning lihtsustada sealjuures firma igapäevatööd.
Vajadus projektiarvestuse süsteemi järele võib tekkida ka väikses firmas, niipea kui päevakorda kerkivad keerukamad projektid. Kui väikesed konsultatsioonifirmad jõuavad 20 – 30 konsultandini, on see piir käes. Edasisel laienemisel on vaja juba mitut juhti, et firma müük ja töökorraldus ei kannataks.
Lihtsustades projektijuhtimist, võimaldab Books seda punkti edasi lükata.
Teenindusettevõtte jaoks on töötaja aja õige kasutamine väga olulise tähtsusega. Tund aega tasuta osutatud teenust on firma jaoks kaotatud raha, mida tagasi ei saa. Edukuse võti on järjekindel ning süstemaatiline projektide juhtimine, töötajate töötundide ning arvete esitamise jälgimine. Igasuguse projektiarvestuse süsteemi eesmärk peab seejuures olema aidata firmal olla efektiivsem. Igal firmal on aga töötajate ja projektide jälgimisest ning arvete esitamises oma nägemus. Books pakub rida paindlikke aruandeid, mis annavad juhtidele vajaliku informatsiooni.
Books Projektiarvestuse moodul võimaldab igal töötajal täita ise oma Ajatabeleid, soovitavalt iga päev. Ajatabeleid jälgivad juhid ning enne Arvete koostamist peavad need olema kinnitatud. Seda võiks teha iganädalaseslt. Enne Arvete koostamist saab parandada võimalikud vead ning vajadusel teha muudatusi. Kuni kinnitamiseni on Ajatabelid vabalt muudetavad.
Selle mooduli põhifunktsiooniks on koguda kokku informatsioon iga projekti raames tehtud töötundide ning kasutatud materjalide ja osutatud teenuste kohta. Kui see informatsioon on olemas, saab seda võrrelda eelarvega, kontrollida, vajadusel muuta ning esitada selle põhjal kliendile arve. See moodul keskendub tuludele, mitte kuludele. Kulude üle peetakse automaatselt arvestust Finantsmoodulis.
Books Projektiarvestuse moodul on integreeritud ülejäänud süsteemiga. Projektide eest koostatakse Arved Müügireskontrosse, mis on omakorda integreeritud Finantsmooduliga, kuhu koostatakse Kanded.
Alltoodud joonisel näed, kuidas Books Projektiarvestuse moodul (vasakul) on integreeritud registritega muudest moodulitest (all), mille informatsiooni projektijuhtimisel kasutatakse. Lisaks kasutatakse hulka seadistusi.
Projektiarvestuse moodulis kirjeldatakse Projektid ja Eelarved. Teostatud tööd sisestatakse Ajatabelitesse. See informatsioon koos andmetega Artiklite (kulutuste, toodete ja materjalide ning kasutatud ressursside) kohta kantakse automaatselt Projektikannete registrisse. Iga arvele kantav Artikkel registreeritakse eraldi, määratledes detailselt, kuidas koguseid ja hindasid Projekti raames arvestatakse.
Projektikandeid saab enne arvete koostamist vabalt muuta. Seejärel koostatakse parandatud Projektikannete alusel esialgsed Arved, mis registreeritakse Müügireskontros Arvete registris. Enne kinnitamist saab Arveid muuta. V.imalik on väljastada aruandeid, töötajate ja Ajatabelite ning Projektide hetkeseisu kohta. Aruannetes kasutatav drill-down funktsioon teeb nende jälgimise ja analüüsimise kiireks ja lihtsaks.
Juhend on üles ehitatud näitele. Näites vaatame erinevaid etappe, mis Projekti administreerimisel läbitakse, alates Projekti registreerimisest kuni Arve esitamiseni. Hansas kasutatavat terminit „Projekt“ võib mõista „Tööna“: see tähistab ettevõtmist, mille raames tuleb täita teatud hulk ülesandeid.
Projektiks võib olla näiteks mitmesse ruumi stereosüsteemi paigaldamine. Lisaks juhtmete, kaugjuhtimissüsteemi ja kõlarite paigaldamisele võib selle Projekti puhul olla vajalik ka maja ülevaatamine, Kliendi vajaduste väljaselgitamine ning aruande esitamine.
Enne, kui saad selle Projekti Booksis registreerida, pead vajaliku informatsiooni sisestama ka teistesse registritesse.
- Kasutajad Sellesse registrisse tuleb sisestada kaart iga töötaja kohta, kes teeb töid, mille eest esitatakse Arveid. Kasutajate register on Üldises moodulis.
- Artiklid Lisaks toodetele ja teenustele tuleb sellesse registrisse sisestada Artiklid ka igasuguste tööde kohta, mille eest Arveid esitatakse (nt. konsulteerimine, installeerimine, koolitus). Sellised Artiklid tuleb sisestada Teenustena.
- Artikliklassid Kui teatud Artiklid kuuluvad loogiliselt ühte gruppi, saad need ka Booksis liigitada ühte Artikliklassi. Artikliklasse saad luua nii Müügireskontro kui ka Projektiarvestuse moodulis.