Uuendatud 15. juuli 2025

Kas perioodilise kliendiväljavõtte aruannet saab e-mailiga kliendile saata?

Moodul Müügiarved > Funktsioonid > Hooldus > “Koosta perioodilise kliendiväljavõtte e-mail”

See funktsioon saadab klientidele e-posti teel dokument “Kliendi väljavõte, perioodiline” (sama, mis “Dokumendid” nimekirjas). Funktsiooni käivitamisel koostatakse igale kliendile eraldi e-mail järgmiselt:

• Iga e-kirja saatjaks on praegune kasutaja või, kui praegusel kasutajal pole postkasti, siis “E-mail ja kaustad” moodulis seadistuses “E-mailide ja kaustade seadistused” määratud Süsteemi postkast (väli “Süsteemist“).
• Iga e-kirja saaja valitakse järgmiselt:
  1. Kui kliendil on Kliendihaldus moodulis seadistuses “Täiendavad e-maili saajad” loodud kaart (kus “Dok. tüüp” = „Kliendi väljavõte, perioodiline”), siis saadetakse e-mail seal nimekirjas olevatele kontaktisikutele.
  2. Kui kliendile ei ole loodud “Täiendavad e-maili saajad” seadistusse kaarti või selle dok. tüüp ei ole „Kliendi väljavõte, perioodiline”, siis saadetakse e-mail kliendi Kontakti kaardile määratud e-posti aadressile.
• Kliendi Kontakti kaardil peab olema e-posti aadress täidetud, isegi kui saaja võetakse “Täiendavad e-maili saajad” seadistusest. Muidu ei koostata kliendile hooldusega e-maili.
• E-kirja teema ja tekst võetakse mooduli “E-mail ja kaustad” mooduli seadistusest “E-maili tekstid” olevalt kaardilt, millel on väli Register = “Kliendi väljavõte, perioodiline”. Kui kliendi kontaktandmetes on määratud Keel ja “E-maili tekstid” kaardil on selle Keelega rida, määratakse teema ja tekst selle rea veergude järgi. Kui Keel pole määratud, võetakse need “E-maili tekstid” kaardi päise lahtrite järgi järgmiselt:
  1. E-maili teema moodustub “E-maili tekstid” kaardil olevast teemast (mis ei tohi lõppeda tühikuga), koolonist ja kliendi numbrist. Näiteks, kui “E-maili tekstid” kaardil on teema „Aruanne lisatud” (ilma tühikuta), on e-kirja teemaks „Aruanne lisatud: XXXX” (kus XXXX on kliendi number).
  2. E-maili algus- ja lõputekstid võetakse “Standardtekst” kaardilt, mis on määratud “E-maili tekstid” kaardile veergudes “Algustekst” ja “Lõpp-tekst“.
  Kui mõlemad “Standardtekst” kaardid (moodulis “E-mail ja kaustad”) on HTML-vormingus (märgitud valik “HTML”), siis on ka e-mail html vormingus.
• Kui “E-maili tekstid” seadistuses pole sobivat kaarti, siis saab e-kirja teemaks: „Kliendi väljavõte, perioodiline: XXXX” (kus XXXX on kliendi number).
• “Kliendi väljavõte, perioodiline” dokument lisatakse hooldusega koostatud e-kirjale PDF- või HTML-failina, mida näeb e-maili paremas nurgas “kirjaklambri” ikooni all. PDF-faili saatmiseks peab eelnevalt olema loodud dokumendimalli, mida kasutatakse perioodilise kliendi väljavõtte jaoks, ning see mall peab olema seotud selle dokumendiga (Dokumendid > Kliendi väljavõte, perioodiline > operatsioonide menüüst “Kirjelda dokument“). Dok.mallidest saad rohkem lugeda SIIT.

Hooldusega “Koosta perioodilise kliendiväljavõtte e-mail” tekkinud e-mailid ei ole vaikimisi märgitud kui saadetud. Seega on teil võimalus neid e-maile kontrollida ja muuta, ning alles siis saata.

MÄÄRAMISAKNA VALIKUD:

Periood

Määrake väljavõtte periood. Iga kliendi kohta arvutatakse perioodi alguse saldo, nimekirjas näidatakse kõik perioodi müügiarved ja lõpuks arvutatakse perioodi lõppsaldo.

Klient

Vajadusel valige ctrl+enter siia kliendi (või klientide vahemiku) kliendinumbrid, kellele soovite väljavõtteid e-postiga saata.

Klass

Kui soovite saata väljavõtteid e-postiga teatud kliendiklassi kuuluvatele klientidele, valige (ctrl+enter) siin vastav klass.

Klassifikaator

Sisestage sellesse lahtrisse klassifikaatori kood, kui soovite saata väljavõtteid e-postiga teatud klassifikaatoriga klientidele. Kui lahter on tühi, saadetakse väljavõtted kõikidele klientidele, olenemata klassifikaatorist. Kui sisestate komadega eraldatud klassifikaatorite koodid, saadetakse väljavõtted ainult nendele klientidele, kelle Kontakti kaardil on kõik siin loetletud klassifikaatorid.

Objekt

Valige siia objekt, kui soovite saata väljavõtteid e-posti teel klientidele, kellel on Kontakti kaardile lisatud kindel müügi objekt. Kui sisestate mitu komadega eraldatud objekti, saadetakse väljavõtted ainult nendele klientidele, kellel on Kontakti kaardile lisatud kõik siin loetletud objektid.

Väljavõtte kuupäev

Selles lahtris saate määrata väärtused, mis trükitakse kaheksasse lahtrisse „Aegunud kuupäeval 0” kuni „Aegunud kuupäeval 7”, kui olete need väljad lisanud dokumendimallile.

Nendes lahtrites trükitakse maksetähtaja ületanud summad jaotatuna aegunud perioodidesse.Ajaliselt jaotatud perioodid määratakse seadistuses „Ajaline jaotus aruannetes” või „Arvestusperioodid”.

Näiteks, kui olete seadistuses „Ajaline jaotus aruannetes” määranud perioodideks 30, 60, 90 ja 120 päeva, trükitakse väljale „Aegunud kuupäeval 1” alla 0–30 päeva vanused võlad, „Aegunud kuupäeval 2” alla 31–60 päeva vanused võlad jne.

Müügiarve aegunud väljadel “Aegunud kuupäeval 1–7″ kuvatakse päevade arvu selle laekumistähtaja või arve kuupäeva (sõltuvalt allpool olevast valikust “Aegunud arve kuupäeva põhjal”) ja selles lahtris määratud kuupäeva vahel. Kui jätate selle lahtri tühjaks, kasutatakse tänast kuupäeva, mis tähendab, et väljadel “Aegunud kuupäeval 1–7″ trükitakse samad väärtused kui lahtrites “Aegunud summa 1–7”.

Kliendid – Kasutage neid valikuid, et määrata kliendid, kellele väljavõtted saadetakse.

Kõik – Väljavõtted saadetakse kõikidele klientidele.
Tehingute või algsaldoga – Aruanded saadetakse ainult nendele klientidele, kellel on algsaldo enne aruande perioodi ja kellel on vähemalt üks müügiarve aruande perioodi jooksul.
Ainult saldoga – Aruanded saadetakse ainult nendele klientidele, kellel eksisteerib lõppsaldo aruande kuupäeval või, kui see on tühi, siis päeval, mil te käivitate hooldusfunktsiooni.

“Summeeri laekumised”

Kui on olemas Laekumine, mille puhul klient on maksnud rohkem kui ühe arve eest, kuvatakse “Kliendi väljavõte, perioodiline” dokumendil tavaliselt iga Laekumise rida eraldi. Veerg „Number” näitab laekumise numbrit, millele järgneb makstava arve number sulgudes. Kasutage siin seda valikut, kui soovite, et selline laekumine kuvataks dokumendil ühe reana koos kogusummaga. Veerg „Number” näitab Laekumise numbrit, kuid mitte makstud arvete numbreid. See valik võib aidata kliendi konto tasakaalustamisel.

“Näita arvete kirjeid”

Vaikimisi kuvatakse tehingud väljavõttes kronoloogilises järjekorras. Näiteks, kui väljastate kliendile kolm arvet ja saate laekumise kõigi kolme eest, siis kuvatakse väljavõttes kolm arvet, millele järgnevad laekumised. Kui kasutate siin seda valikut, kuvatakse müügiarved endiselt kronoloogilises järjekorras, kuid seotud laekumised järgnevad kohe. Näiteks, selle valiku abil trükitud väljavõttes kuvatakse esimene müügiarve, millele järgneb sellele vastav laekumine, seejärel teine müügiarve, millele järgneb selle laekumine jne.

“Näita algsaldo arveid”

Vaikimisi kuvatakse iga kliendi väljavõttes algsaldo (kui olete lisanud dokumendimallile lahtri „Algsaldo”), millele järgneb perioodi müügitehingute nimekiri. Valige see valik, kui soovite, et algsaldo oleks tehingutena esitatud (st et dokumendi perioodist varasemad laekumata müügiarved oleksid loetletud koos osaliste laekumiste ja kreeditarvetega).

PDF formaat

Selle funktsiooniga koostatud e-mailidele lisatakse perioodilised kliendi väljavõtted. Vaikimisi on manuste formaat PDF, mis koostatakse perioodilise kliendi väljavõtte dokumendiga seotud dokumendimallile. Kui eemaldate selle valiku, on manuste formaat HTML fail.

Kui valik eemaldada (st kui soovite, et manuste formaat oleks HTML), koostatakse e-kirja kohta ka Tegevuse kaart. E-kiri lisatakse Tegevuse külge “kirjaklambri” alla. Need tegevused kuvatakse aruandes “Kliendi hetkeseis”, nii et iga väljavõtte saatmine lisatakse kliendi ajaloosse. Nende Tegevuste  peal on Isikuks praegune kasutaja, algusaeg on praegune aeg ning algus- ja lõppkuupäevad on praegune kuupäev (st nendesse lahtritesse salvestatakse funktsiooni käivitamise aeg ja seda käivitanud isik). “Tegevuse tüüp” saab olema “Tööülesanne” (mis tähendab, et need tegevused kuvatakse põhiaknas ikooni Tööülesanded nimekirjas). “Tegevuse tüüp” võetakse seadistusest “Tegevuste tüübid, allsüsteemid” (realt “E-mailid”).

“Saada e-mailid automaatselt”

Valige see valik, kui soovite, et hooldusega loodud e-kirjad märgitakse automaatselt saadetuks ja saadetakse välja. Kui kasutate moodulis “E-mail ja kaustad” seadistuses „E-maili ja kaustade seadistused” valikut „Lukusta ja saada e-mailid automaatselt”, saadetakse kõik välistele e-posti aadressidele saadetavad e-kirjad kohe e-posti järjekorda. See võib olla kasulik, kui funktsioon loob korraga palju e-kirju. Kui te ei kasuta valikut “Lukusta ja saada e-mailid automaatselt”, märgitakse e-kirjad saadetuks, kuid neid ei saadeta e-posti järjekorda. Saatmiseks avage iga e-kiri eraldi ekraanile ja valige Operatsioonid menüüst valik „Saada e-mail”.

“Aegunud arve kuupäeva põhjal”

Seda valikut kasutatakse väljavõtte aruannetes ajalise jaotuse kontrollimiseks (seitsmes lahtris alates „Aegunud summa 0” kuni „Aegunud summa 7”, ja alates „Aegunud kuupäeval 0” kuni „Aegunud kuupäeval 7”). Kui seda valikut ei vali, põhineb ajaline jaotus arve laekumise tähtajal (st laekumiskuupäeva lõppemisel). Muul juhul põhineb ajalise jaotuse arvutamine Arve kuupäeval.

“Lisa Saldoteatis (Ainult tasumata arvetega klientidele*)”

Kui kliendil on maksmata arveid, siis vaikimisi lisatakse e-mailile kaks faili: “Kliendi väljavõte perioodiline” ja “Saldoteatis”. Kui on märgitud siin see valik, siis lisatakse e-mailile Saldoteatis kaasa ainult nendele klientidele, kellel eksisteerib maksmata arveid. Kui kliendil on ainult ettemaks ja maksmata arveid ei ole, siis Saldoteatise faili EI teki ega lisata e-maili juurde.

Kui määramisaken on täidetud, aktiveerige funktsioon, klõpsates nuppu [Käivita]. Koostatakse e-kirjad koos väljavõtetega ja need paigutatakse Standard Booksis teie Postkasti (või süsteemi postkasti). E-kirjad saadetakse e-posti järjekorda ja sealt klientidele järgmiselt:

• Kui valisite eespool valiku “Saada e-mailid automaatselt” ja kasutate “E-maili ja kaustade seadistused” seadistuses valikut “Lukusta ja saada e-mailid automaatselt”, tehakse see automaatselt ja täiendavaid toiminguid pole vaja.
• Kui valisite eespool valiku „Saada e-mailid automaatselt”, kuid ei kasuta valikut „Lukusta ja saada e-mailid automaatselt”, avage iga e-kiri eraldi ekraanile ja valige „Operatsioonid” menüüst valik „Saada e-mail”, et saata see e-posti järjekorda.
• Kui te ei valinud valikut “Saada e-mailid automaatselt”, kuid kasutate valikut “Lukusta ja saada e-mailid automaatselt”, märkige iga e-kiri eraldi saadetuks ja salvestage, et saata see e-kirjade järjekorda.
• Kui te ei valinud valikut „Saada e-mailid automaatselt” ja te ei kasuta valikut „Lukusta ja saada e-mailid automaatselt”, avage iga e-kiri postkastis ja valige menüüst „Operatsioonid”  valik „Saada e-mail”, et saata see e-kirjade järjekorda. E-kiri märgitakse siis automaatselt „Saadetud” staatusesse.