Uuendatud 10. juuni 2025

Kas perioodilise kliendiväljavõtte aruannet saab e-mailiga kliendile saata?

Moodul Müügiarved > Funktsioonid > Hooldus > “Koosta perioodilise kliendiväljavõttega e-mail”

See funktsioon saadab klientidele e-posti teel Kliendi väljavõtted, perioodiline. Funktsioon koostab igale kliendile eraldi e-kirja järgmiselt:

• Iga e-kirja saatjaks on praegune kasutaja või, kui praegusel kasutajal pole postkasti, siis E-posti ja konverentside seadistused moodulis määratud Süsteemi postkast.
• Iga e-kirja saaja valitakse järgmiselt:
  1. Kui kliendil on moodulis Kliendihaldus seadistuses Täiendavad e-posti saajad kaart, saadetakse e-mail nimekirjas olevatele kontaktisikutele, kelle dokumendi tüüp on „Kliendi väljavõte, perioodiline”.
  2. Kui kliendil ei ole lisasaajate seadistuses kirjet või tema kirjes ei ole vormi tüübiga „Kliendi perioodiline väljavõte” kontaktisikuid, saadetakse e-mail kliendi kontaktandmetes määratud e-posti aadressile.
• Kliendi kontaktandmetes peab olema e-posti aadress, isegi kui saaja võetakse lisasaajate seadistusest. Muidu ei koostatud kliendile e-maili.
• E-kirja teema ja tekst võetakse mooduli E-post ja Kaustad seadistuses E-kirja tekstid olevast kaardist, mille vorm on „Kliendi väljavõte, perioodiline”. Kui kliendi kontaktandmetes on määratud keel ja e-kirja teksti kaardil on selle keele rida, määratakse teema ja tekst selle rea lahtrite järgi. Muul juhul määratakse need e-kirja teksti päise lahtrite järgi järgmiselt:
  1. E-kirja teema moodustub e-kirja teksti kaardil olevast teemast (mis ei tohi lõppeda tühikuga), koolonist ja kliendi numbrist. Näiteks, kui e-kirja teksti kaardil on teemaks „Aruanne lisatud” (ilma tühikuta), on e-kirja teemaks „Aruanne lisatud: XXXX” (kus XXXX on kliendi number).
  2. E-kirja tekst moodustub järgmiselt:
     1. Algtekst võetakse Standardtekst kaardilt, mis on märgitud e-posti teksti kaardil lahtrisse Esimene tekst.
     2. Lõpptekst võetakse Standardtekst kaardilt, mis on märgitud e-posti teksti kaardil lahtrisse Viimane tekst.
• Kui mõlemad Standardtekst kaardid on HTML-vormingus, on ka e-kiri HTML-vormingus.
• Kui e-kirja tekstide seadistuses pole sobivat kaarti, on e-kirja teema „Kliendi väljavõte, perioodiline: XXXX” (kus XXXX on kliendi number). E-kirja tekst on „Palun vaadake kliendi perioodilist väljavõtet lisatud failist”.
• Kliendi perioodiline väljavõte lisatakse e-kirjale PDF- või HTML-failina, millele pääseb juurde Dokumentide halduri kaudu. PDF-faili saatmiseks peate olema loonud vormi malli, mida kasutatakse perioodilise kliendi väljavõtte vormis, ning siduma selle vormi malli vormiga funktsiooni „Määra vorm” abil. Vormi malli loomisel võib olla vaja kasutada stiile, mis lisavad PDF-failidesse fontid (sõltub kasutatavatest fontidest). Võib olla vaja valida ka koodileht ja lehekülje seaded, mida saab teha vormi malli omadustes. Dokumendivormide kujundamise kohta leiate lisateavet siit ja nimekirja lahtritest, mida saate lisada perioodilise kliendi väljavõtte vormi kasutatavasse dokumendivormi, leiate siit.

Vaikimisi ei märgita selle funktsiooniga koostatud e-kirju saadetuks. Seega on teil võimalus neid kontrollida ja muuta. Vajaduse korral saate need märkida kohe ja automaatselt saadetuks.

Periood

Määrake väljavõtte periood. Iga kliendi kohta arvutatakse perioodi alguse saldo, nimekirja kantakse kõik perioodi müügikanded ja lõpuks arvutatakse perioodi lõppsaldo.

Klient

Vajadusel sisestage siia kliendi (või klientide) kliendinumber, kellele soovite väljavõtteid e-postiga saata.

Klass

Kui soovite saata väljavõtteid e-postiga teatud kliendiklassi kuuluvatele klientidele, määrake siin vastav klass.

Klassifikaator

Sisestage sellesse lahtrisse klassifikaatori kood, kui soovite saata väljavõtteid e-postiga teatud klassifikaatoriga klientidele. Kui lahter on tühi, saadetakse väljavõtted kõikidele klientidele, olenemata klassifikaatorist. Kui sisestate komadega eraldatud klassifikaatorite numbrid, saadetakse väljavõtted ainult nendele klientidele, kes kuuluvad kõikidesse nimekirjas olevatesse klassidesse.

Objekt

Sisestage siia objekt, kui soovite saata väljavõtteid e-posti teel klientidele, kellel on kindel müügi objekt. Kui sisestate komadega eraldatud objektide arvu, saadetakse väljavõtted ainult nendele klientidele, kellel on kõik nimekirjas olevad objektid.

Väljavõtte kuupäev

Selles lahtris saate määrata väärtused, mis trükitakse kaheksasse lahtrisse „Ajaline jaotus aruannetes 0” kuni „Ajaline jaotus aruannetes 7”, kui olete need lisanud dokumendivormi.

Nendes lahtrites trükitakse maksetähtaja ületanud summad jaotatuna vanusperioodidesse. Vanusperioodid määratakse seadistuses „Ajaline jaotus aruannetes” või „Arvestusperioodid”.

Näiteks, kui olete seadistuses „Ajaline jaotus aruannetes” määranud vanusepiirideks 30, 60, 90 ja 120 päeva, trükitakse „Vananenud kuupäeva väärtus 1” alla 0–30 päeva vanused võlad, „Vananenud kuupäeva väärtus 2” alla 31–60 päeva vanused võlad jne.

Müügiarve vanus väljadel Vanus kuupäeval 1–7 on päevade arv selle tasumistähtaja või arve kuupäeva (sõltuvalt allpool olevast valikust Vanus arve kuupäeva alusel) ja selles lahtris määratud kuupäeva vahel. Kui jätate selle lahtri tühjaks, kasutatakse praegust kuupäeva, mis tähendab, et lahtrites Vanus kuupäeval 1–7 trükitakse samad väärtused kui lahtrites Vanus 1–7.

• Kliendid

Kasutage neid valikuid, et määrata kliendid, kellele väljavõtted saadetakse.

• Kõik

Väljavõtted saadetakse kõigile klientidele.

Kanded või edasi saadetud saldo

Aruanded saadetakse ainult nendele klientidele, kelle algsaldo on enne aruande perioodi ja kellel on vähemalt üks müügikande aruande perioodi jooksul.

Saldo

Aruanded saadetakse ainult nendele klientidele, kelle lõppsaldo on aruande kuupäeval või, kui see on tühi, päeval, mil te käivitate funktsiooni Hooldus.

• Laekumiste summa

Kui on olemas laekumine, mille puhul klient on maksnud rohkem kui ühe arve, kuvatakse arveldusaruandes tavaliselt iga laekumise rida eraldi. Lahter „Arve number” trükib laekumise numbri, millele järgneb makstava arve number sulgudes. Kasutage seda valikut, kui soovite, et selline laekumine kuvataks arveldusaruandes ühe real koos kogusummaga. Lahter „Arve number” trükib jälle laekumise numbri, kuid mitte makstud arvete arve numbreid. See valik võib aidata kliendi konto tasakaalustamisel.

Näita arve kaarte

Vaikimisi kuvatakse kanded väljavõttes kronoloogilises järjekorras. Näiteks, kui väljastate kliendile kolm arvet ja saate makse kõigi kolme eest, kuvatakse väljavõttes kolm arvet, millele järgnevad laekumised.

Kui kasutate seda valikut, kuvatakse müügiarved endiselt kronoloogilises järjekorras, kuid seotud laekumised järgnevad kohe. Näites kuvatakse selle valiku abil trükitud väljavõttes esimene müügiarve, millele järgneb vastav laekumine, seejärel teine müügiarve, millele järgneb selle laekumine jne.

Näita edasi kantud saldo müügiarved

Vaikimisi kuvatakse iga kliendi väljavõttes algsaldo (kui olete lisanud vormi mallile lahtri „Algsaldo”), millele järgneb perioodi müügitehingute nimekiri. Valige see valik, kui soovite, et algsaldo oleks kirjetena esitatud (st et aruandeperioodist varasemad laekumata müügiarved oleksid loetletud koos osaliste laekumiste ja kreeditarvetega).

PDF-vorming

Selle funktsiooniga koostatud e-mailidele lisatakse perioodilised kliendi väljavõtted. Vaikimisi on manuste formaat PDF, mis koostatakse perioodilise kliendi väljavõtte vormiga seotud vormimalli abil funktsiooni „Määra vorm” abil. Kui tühistate selle valiku, on manuste formaat HTML.

Kui valik tühistatakse (st kui soovite, et manuste formaat oleks HTML), koostatakse iga funktsiooni abil koostatud e-kirja jaoks ka tegevus. E-kiri lisatakse tegevusele. Need tegevused kuvatakse aruandes Kliendi hetkeseis, nii et iga väljavõtte saatmine lisatakse kliendi kontaktide ajaloole. Nende tegevuste isikuks on praegune kasutaja, algusaeg on praegune aeg ning algus- ja lõppkuupäevad on praegune kuupäev (st nendesse lahtritesse salvestatakse funktsiooni käivitamise aeg ja seda käivitanud isik). Tööülesande tüüp on Teha (mis tähendab, et need tegevused kuvatakse Tööülesanded), ja Tegevuse tüüp võetakse seadistusest Tegevuste tüübid, allsüsteemid (Tegevuste tüüp e-kirjadest koostatud tegevuste jaoks). Kalendri tüüp võetakse Tegevuse klassist, kuhu tegevuse tüüp kuulub.

Saada e-kirjad automaatselt

Valige see valik, kui soovite, et selle funktsiooni abil loodud e-kirjad märgitaks automaatselt saadetuks. Kui kasutate moodulis E-post ja konverentsid seadistuses „E-post ja konverentsid” valikut „Lukusta ja saada e-kirjad automaatselt”, saadetakse kõik välistele e-posti aadressidele saadetavad e-kirjad kohe e-posti järjekorda. See võib olla kasulik, kui funktsioon loob palju e-kirju. Kui te ei kasuta valikut Lukusta ja saada e-kirjad automaatselt, märgitakse e-kirjad saadetuks, kuid neid ei saadeta e-posti järjekorda. Selleks avage iga e-kiri ja valige menüüst Operatsioonid (Windows/Mac OS X) või menüüst Tööriistad (iOS/Android) valik „Saada e-kiri”.

• Vananenud arve kuupäeva alusel

Seda valikut kasutatakse aruannetes kasutatava vanusearvestuse kontrollimiseks (seitsmes lahtris alates „Vanus 1” kuni „Vanus 7” ja alates „Vanus kuupäeval 1” kuni „Vanus kuupäeval 7”). Kui seda valikut ei valita, põhineb vanusearvestus arve tasumistähtajal (st maksetähtaja lõppemise kuupäeval). Muul juhul põhineb vanus arvutamisel arve kuupäeval.

Kui spetsifikatsiooniaken on täidetud, aktiveerige funktsioon, klõpsates (Windows/Mac OS X) või vajutades (iOS/Android) nuppu [Käivita]. Koostatakse seotud e-kirjad koos väljavõtetega ja need paigutatakse teie postkasti (või süsteemi postkasti). E-kirjad saadetakse e-posti järjekorda ja sealt klientidele järgmiselt:

• Kui valisite eespool valiku Saada e-kirjad automaatselt ja kasutate E-posti ja kaustade seadistused seadistuses valikut Lukusta ja saada e-kirjad automaatselt, tehakse see automaatselt ja täiendavaid toiminguid pole vaja.
• Kui valisite valiku „Saada e-kirjad automaatselt”, kuid ei kasuta valikut „Lukusta ja saada e-kirjad automaatselt”, avage iga e-kiri eraldi ja valige menüüst „Operatsioonid” (Windows/Mac OS X) või „Tööriistad” (iOS/Android) valik „Saada e-kiri”, et saata see e-posti järjekorda.
• Kui te ei valinud valikut Saada e-kirjad automaatselt, kuid kasutate valikut Lukusta ja saada e-kirjad automaatselt, märkige iga e-kiri saadetuks ja salvesta, et saata see e-kirjade järjekorda.
• Kui te ei valinud valikut „Saada e-kirjad automaatselt” ja te ei kasuta valikut „Lukusta ja saada e-kirjad automaatselt”, avage iga e-kiri järjekorras ja valige menüüst „Operatsioonid” või „Tööriistad” valik „Saada e-kiri”, et saata see e-kirjade järjekorda. E-kiri märgitakse automaatselt „Saadetud” staatusesse.