Uuendatud 03. juuli 2025
Kuidas saata kontaktid, kontoplaan ja kulukohad Finbite, FitekIN või Envoice keskkonda?
E-arvete jaoks vajalikud algandmed on võimalik saata otse Finbite (endine Omniva), FitekIN või Envoice e-arve operaatori veebikeskkonda. Ühesuunalise andmevahetuse käigus saadetakse Standard Booksist need registrid: Kontod, Objektid ja Kontaktid.
Allolev juhend kirjeldab regulaarselt ja automaatselt andmete edastamist otse Standard Booksist operaatori keskkonda. Juhul kui see andmevahetus mingil põhjusel ei toimi, saab andmefaile ka käsitsi saata (loe sellest SIIT)
NB!
– Ei saadeta “Suletud” märkega kontode ja objektide kaarte.
– Saadetakse ainult kontaktid, millel on märgitud tüüp=“Ettevõte” (vahelehel “Ettevõte“).
– FitekIN e-arvete operaatori keskkonnas ei saa kuluobjekti tunnuses kasutada esimese sümbolina täpitähti. Kuluobjekti tunnuses ei saa kasutada numbreid ja koodide pikkus tohib olla maksimaalselt 5 märki.
SEADISTAMINE
Kui aktiveerid esmakordselt Finbite, FitekIN või Envoice e-arvete teenuse, siis on võimalik teha täiendav seadistus, mis saadab esmased algandmed Standard Booksi programmist otse Finbite, FitekIN või Envoice operaatori keskkonda:
1. Moodul Üldine > Seadistused > E-teenuste seadistused > märgi valik “Saada algandmed e-arvete keskkonda”
Baasandmete uuendamine toimub perioodiliselt vastavalt määratud ajastamisele. Ajastatud tegevusena kontrollib programm, kas on muudetud või lisatud Standard Booksi registritesse (Kontaktid, Kontod, Objektid, Käibemaksukoodid) andmeid. Muudetud ja uued kaardid edastatakse vastava intervalli tagant Standard Booksist automaatselt Finbite, Envoice või FitekIN e-arve portaali.
NB! Käibemaksukoode saab edastada ainult operaatorile FitekIN.
Kui kõikide registrite sisu pole soovi saata, siis saad valida, milliste registrite sisu täpsemalt e-arvete operaatori keskkonda saadetakse. Seda on võimalik muuta järgnevas seadistuses.
2. Moodul Üldine > Seadistused > “Algandmete edastamise valikud (E-arved)”
Kasutaja saab valida millised andmed edastatakse automaatselt:
- Kliendid – edastatakse kõik kliendid registrist Kontaktid, millele märge “Klient“;
- Tarnijad – edastatakse kõik tarnijad registrist Kontaktid, millele märge “Tarnija“;
- Kontod – edastatakse kõik kontod;
- Objektid – edastatakse kõik objektid;
- KM koodid – edastatakse käibemaksukoodid (ainult FitekIN).
NB! FitekIN teenuse puhul tuleb algandmete edastuseks täita ka väli API (FitekIN) > “Auth. Token”. FitekIN väljastab lepingu sõlmimisel kliendipõhise tokeni. See on sama token, millega FitekIN tarnija e-arvete vastuvõtmise teenus aktiveeritakse.
Kui deaktiveerid Standard Books programmis e-arvete teenuse kasutamise, siis automaatselt lõppeb ka algandmete edastamine.
KASUTAMINE
3. Käsitsi käivitamine
Kui soovid kõik andmed korraga saata, siis saab seda teha läbi hoolduse moodulis Üldine > Funktsioonid > Hooldus >“Edasta algandmed e-arvete keskkonda”
Määramisakna valikud:
- Sektsioon „Saada“ – Siin on võimalik valida milliste registrite sisu e-arvete keskkonda saadetakse. See on sõltumatu eelnevalt kirjeldatud seadistusest, mis on ainult automaatse päringu jaoks mõeldud.
- Kliendid – saab saata Finbite või Envoice operaatori keskkonda.
- Tarnijad – saab saata Finbite, Envoice või FitekIN operaatori keskkonda
- Kontod – saab saata Finbite, Envoice või FitekIN operaatori keskkonda
- Objektid – saab saata Finbite, Envoice või FitekIN operaatori keskkonda. NB! FitekIN puhul peavad Standard Booksis kõik Objektid olema seotud Objektitüübiga. Ilma objektitüübita objekti ei edastata operaatorile.
- “Saada kogu register (ka uuendamata kaardid)” – Selle valikuga ei kontrollita, mis kaardid on uuendatud, vaid saadetakse kõik Finbite, Envoice ja FitekIN keskkonda (Kontod, Objektid, Kontaktid). See valik sobib esmakordsel seadistamisel, kui operaatori e-arvete keskkond alles võeti kasutusele.
- “Kustuta portaalis olevad andmed” – Standard Books eemaldab e-arvete keskkonnast seal olevad andmed ja saadab kogu registri uuesti. Operaatori keskkonnast lubab andmeid kustutada vaid Finbite, ei saa kasutada Envoice ja FitekIN puhul. Selle valikuga koos peab olema märgitud ka „Saada kogu register (ka uuendamata kaardid)“.
Baasandmete uuendamine toimub perioodiliselt vastavalt määratud ajastamisele.
4. Automaatne ajastamine
Algandmete saatmist on võimalik automatiseerida regulaarseks toiminguks. Ajastatud tegevusena kontrollib programm, kas on muudetud või lisatud registritesse (Kontod, Kontaktid, Objektid) andmeid. Muudetud ja uued kaardid edastatakse vastava intervalli tagant automaatselt Finbite, FitekIN või Envoice e-arve portaali.
Ajastamise saad seadistada moodulis Üldine > Seadistused > “E-teenuste ajastamine” > märgi valik “Algandmete edastamine e-arvete keskkonda”.
Vaikimisi on “Päringu ajaintervall sekundites” määratud 400 sekundit, kuid seda saab muuta moodulis Üldine > Seadistused > “E-teenuste ajastamine”
SAATMISE KONTROLL:
Kui peaks juhtuma, et kontod ei ilmu operaatori keskkonda, siis kontrolli üle:
- Standard Booksis ei tohi olla konto kaarti, kus nimetus on täitmata või nimetuse asemel on sisestatud tühik (moodul Finants > register Kontod);
- programmist ei saadeta Kontode, Kontaktide ja Objektide kaarte, mis on märgitud “Suletud”.
Enne edastamist saad algandmed (kontaktid, kontod, objektid) üle kontrollida moodulis Müügiarved > Aruanded > „Andmete kontroll (e-arved)”
Avanenud aknas on võimalik valida, milliseid andmeid täpselt kontrollida soovite:
“Kontrolli ettevõtte andmeid” – Kontrollib, kas ettevõtte, kus e-arved on aktiveeritud, andmed on korrektsed.
“Kontrolli klientide andmeid” – Kontrollib, kas Kontaktide registris olevate klientide andmed on korrektsed, et neile oleks võimalik e-arveid edastada.
“Kontrolli tarnijate andmeid” – Kontrollib, kas Kontaktide registris olevate tarnijate andmed on korrektsed.
* Reg.nr.1 – Kontrollib, kas kontaktide registris on kontaktikaartidel täidetud väli “Reg.nr.1” ja see ei sisalda tühikuid.
* KMKR nr. – Kontrollib, kas kontaktide registris on kontaktikaartidel täidetud väli “KMKR nr.” ja vastab seadistusele moodul Üldine > Seadistused > “KMKR numbrite formaadid”.
“Kontrolli kontaktide viitenumbri formaati (ei tohi sisaldada tühikuid ega tähti, ainult numbriline)” – Kontrollib, kas kontakti kaartidel on viitenumber väli “Reg.nr.2″ korrektses formaadis.
“Kontrolli objekte ja kontosid” – Kontrollib, kas algandmete edastamise puhul e-arve operaatorile, on objektide ja kontode kaardid korrektselt täidetud (näiteks, objektide puhul tuleb määrata objektitüüp ja nimi).
Kui olete valinud, milliseid andmeid soovite kontrollida, vajutage nupule Käivita.
(dimensioonid)