Microsoft Wordis dokumendimallide seadistamine ja kujundamine

Müügiarvete, Müügitellimuste, Pakkumiste ja Lepingute dokumentide väljatrükkimiseks on võimalik kasutada programmiga kaasasolevaid dokumendimalle, mida saad muuta Excellent Booksis või kujundada dokumendimall Microsoft Word tarkvaraga. Kuna Wordis on kujundusfunktsioone rohkem, siis on võimalik mallidel kasutada kujunduselemente, mida Excellent Books standard Dokumandimallide funktsionaalsus ei paku.

KUJUNDAMINE:

Kui soovid alustada Excellenti poolt loodud standard Wordi mallidega (tavaline müügiarve, sularahaarve või kreeditarve, v.a. inglise keelne kreeditarve, pakkumine, müügitellimus, leping, tarnija perioodiline väljavõte, kliendi perioodiline väljavõte või tööleht), siis faili saamiseks kirjuta meie tugiliinile info@excellent.ee

Selle jaoks, et ise luua uusi Wordis malle, tuleb kasutada Microsoft Wordi tarkvara (NB! Office versioon, mis installeeritud kasutaja arvutisse, mitte pilveversioon).

Microsoft Wordis tuleb luua endale sobilik dokumendi kujundus ehk disain, kuhu tuleb lisada kirjeldatud andmeväljad, mida Excellent Books hakkab kasutama andmete kuvamiseks. NB! Microsoft Wordis koostatud fail tuleb salvestada kindlasti laiendiga .docx.
Kujundamiseks järgi järgmiseid samme.

Windows arvutis:

1. Ava Microsoft Word.
2. Vali Microsoft Wordi menüüst: Insert > Quick Parts > “Field“.
   
3. Avanenud aknas vali veerus “Categories” valik “Mail Merge”.
4. Seejärel vali veerus “Field names” valik “MergeField”.
5. Peale valikuid tuleb täita “Field name” väli sinu poolt soovitud Booksi andmevälja koodiga. Loe võimalikest valikutest allpool “Wordi väljade väärtused“.
   
   
6. Kui oled eelnevalt kirjeldatud osad Microsoft Wordis ära täitnud, siis vajuta nupule “OK”. Peale seda peaks tekkima Microsoft Wordi dokumendile väli, mille nimi kuvatakse kujul (näiteks): <<F_FAKTURANUMMER>>
7. Antud väljale saad määrata erinevaid stiile (bold, underline või italic).

Selle jaoks, et Microsoft Wordi dokumendimallis defineerida Excellent Booksi maatrikseid ehk tabelite sisu, kasutatakse sarnast loogikat. Microsoft Wordis lisage mallile tabel (ingl.k. “Table“). Loodud tabelisse lisage soovitud maatriksi väljad. Piisab ainult tabeli esimese rea täitmisest – järgnevad read luuakse automaatselt.
Näide:

Kui soovid lisada dokumendile pikema teksti (näiteks, lisatingimused), siis saad selle paigutada Wordi põhiteksti osasse vahetult pärast arveridade maatriksi tabelit. Sellisel juhul liigub lisatingimuste tekst koos sisuga (Artiklite ridadeg) ning mitmeleheküljelise dokumendi puhul prinditakse see tekst pärast viimast Artikli rida ehk üldjuhul dokumendi viimasele lehele.

Kõikide toetatud registrite/dokumentide andmeväljade koodid ja nende väärtused saab vaadata otse Excellent Booksi aruandes moodulis Üldine > Aruanded > “Wordi väljade väärtused“:

• “Dokument” – vali avanevast nimekirjast dokument, mille jaoks soovid dokumendimalli hakata ette valmistama
• “Dok./Kontakti nr.” – näidisandmete nägemiseks kirjuta siia väljale konkreetse Booksi dokumendi number või kontakti kood.
  • Kui valitud Dokument = Arve, siis kirjuta arve number moodulist Müügiarved registrist Arved
  • Kui valitud Dokument = Leping, siis kirjuta lepingu number moodulist Lepingud registrist Lepingud.
  • Kui valitud Dokument = Pakkumine, siis kirjuta pakkumise number moodulist Müügihaldus registrist Pakkumised.
  • Kui valitud Dokument = Tellimus, siis kirjuta tellimuse number moodulist Müügihaldus registrist Tellimused.
  • Kui valitud Dokument = Tarnija väljavõte, perioodiline, siis kirjuta tarnija Kontakti kaardi number moodulist Müügiarved registrist Kontaktid (Kontakti kaardil peab olema märgitud valik “Tarnija“).
  • Kui valitud Dokument = Kliendi väljavõte, perioodiline, siis kirjuta kliendi kontaktikaardi number moodulist Müügiarved registrist Kontaktid (Kontakti kaardil peab olema märgitud valik “Klient“).
  • Kui valitud Dokument = Töölehed, siis kirjuta töölehe number moodulist Hooldusteenindus registrist Töölehed.

Avanenud aruandes näed välja nimetust, välja koodi, välja tüüpi ja näidis dokumendi pealt väärtuseid. Välja koodi (ingl.k. “Field Code“) veerus kuvatud argumenti saad kasutada Wordi failis malli kujundamisel.

SEADISTAMINE:

Kui Wordis on mallide failid valmis, siis tuleb teha seadistused Excellent Bookis, kus saad siduda eelnevalt loodud Wordi failid.

1. Ava moodul Üldine > Seadistused > “Wordi dokumendimalli kirjeldused”.
2. Vali “Koosta” menüüst > “Uus Wordi dokumendimalli kirjeldus”.
3. Seejärel täida avanenud aknas väljad järgnevalt:
   Kommentaar – sinu poolt vabalt valitud nimetus dokumendimalli kirjeldusele;
   Dokument – Dokumendi tüüp, millele dokumendimall vastab (näiteks arved).
4. Seejärel vajuta nupule “Salvesta” ja ava kaardi manused (“kirjaklambri” ikoon nurgas).
5. Vali manuse vaates Operatsioonide (“hammasratta” ikooniga) menüüst “Seo fail”.
6. Vali enda arvutist eelnevalt loodud Microsoft Wordis loodud malli fail (laiendiga .docx) ja lisa see antud kaardi külge.
7. Olenevalt eelnevalt valitud dokumenditüübist võib Excellent Books sulle kuvada täiendava filtreerimise võimaluse “Filtreeri” sektsioonis.
   Müügiarvete puhul on võimalik määrata ka “Arve tüüp”. Sul on võimalik kirjeldada iga erineva müügiarve tüübi (tavaline arve, sularahaarve, kreeditarve) jaoks erinev dokumendimall.
8. Kui eelnevad sammud on tehtud, siis tuleb täita “Wordi dokumendimalli kirjeldused” kaardil olev maatriks järgnevalt:
   a) Keel – Vali, millise Keele puhul antud dokumendimalli rakendatakse. Tühjaks jätmise puhul kasutatakse sama dokumendimalli kõigi keelte puhul, millele ei ole sisestatud eraldi maatriksi rida. Tähele tasub panna, et kui ei ole sisestatud tühja Keele koodiga rida, siis ei salvestata pdf-i neid toiminguregistri kaarte, millele ei ole Keelt sisestatud ning kuvatakse veateade: „Word’i dokumendimalli kirjeldus puudub. Kontrollige Üldine > Seadistused > Wordi dokumendimalli kirjeldused”.
   b) Dokumendimalli fail – Vali klahvikombinatsiooniga Ctrl+Enter enda poolt manusesse lisatud malli fail.
   c) Maatriksi esimene veerg – Selle jaoks, et Excellent Books programm teaks, kus asub malli peal Artiklite maatriksi jaoks eraldatud tabel, tuleb kirjeldada maatriksi kõige esimese rea kõige esimese andmevälja kood siia. Näiteks: F_SPECIFIKATION
9. Kui maatriks on täidetud, siis vajuta nupule “Salvesta”.
10. Peale malli kirjelduste seadistamist tuleb Excellent Booksile öelda, milliste registrite ehk dokumentide jaoks antud funktsioon tööle panna. Selle jaoks ava moodul Üldine > Seadistused > “Wordi dokumendimalli seadistused”.
11. Seejärel lisa sinna vastavalt read:
    a) Tüüp – Valige siia register, mille puhul soovite Microsoft Word’i dokumendimalli kasutuse aktiivseks teha.
    b) Aktiivne – Selleks, et eelnevalt valitud registri/dokumendi jaoks Wordi malli kasutus aktiivseks muuta, vali antud väljale väärtus “Jah”.