Uuendatud 02. oktoober 2026
Finbite kuluaruande import ja kasutamine
Finbite kuluaruande päring pärib kulutused ja kviitungid Finbite keskkonnast ning impordib need automaatselt Excellent Booksi andmebaasi. Kulutused ja kviitungid ilmuvad kulutuste moodulisse.
Juhend põhineb Excellent Books 8 versioonil.
Eeldus
Peab olema sõlmitud teenuseleping e-arve operaatoriga Finbite.
Teenuse aktiveerimine
Kui teenuse leping on olemas, siis Excellent Books programmis saab teenuse aktiveerida järgnevalt:
1) Vali moodul Üldine > Seadistused > „E-teenuste seadistused“ > vaheleht Kuluaruanne.
2) Tee kindlaks, et väljal „E-arve konto“ oleks sisestatud Teie korrektne Finbite autentimiskood.
Teised valikud vahelehel „Kuluaruanne“:
- „Teenus aktiveeritud“ – Kulutusearuande teenus on Excellent Booksis aktiveeritud
- „Peata ajutiselt teenus“ – Kulutusearuandeid ajutiselt serverist ei pärita. Linnukese eemaldamisel taastub teenus automaatselt.
- „Kulutuste vastuvõtmine ilma pdf failideta“ – Finbitest kuluaruandeid pärides ei lisata PDF faile kaasa.
- „Võta vastu kinnitamata kuluaruanded“ – Excellent Books hakkab küsima Finbite keskkonnast ka kinnitamata kujul kuluaruandeid (NB! Excellent Books küsib kinnitamata kujul kuluaruande ainult juhul, kui kuluaruanne on Finbite keskkonnas märgitud eksportimiseks)
- „Viimane pdf päring (kulutuste kuluaruanne)“ – Viimane kuluaruanne, millele on manusena alla laetud PDF manus.
- „Viimase päringu kuupäev“ – Viimati teostatud päringu kuupäev ja kellaaeg uute kuluaruannete allalaadimiseks.
- „Viimane sissetulnud kuluaruanne“ – Viimati õnnestunud kuluaruande allalaadimise kuupäev ja kellaaeg.
3) Vajuta nupule Aktiveeri/Muuda.
4) Avaneb uus aken valikutega.
5) Selle jaoks, et Finbite Kuluaruande teenus toimiks, tuleb valida nimekirjast „Kuluaruannete vastuvõtmine (Finbite)“.
6) Vali operaator = Finbite.
7) Vajuta nupule Muuda.
8) Aken „E-teenuste seadistused“ suletakse.
9) Ava uuesti seadistus moodulis Üldine > Seadistused > E-teenuste seadistused.
10) Avanenud akna all ääres väljal „Süsteemi teade“ kuvatakse informatsioon edukast teenuse aktiveerimisest või ebaõnnestumisest.
Teenuse ajastamine
Moodul Üldine > Seadistused > E-teenuste ajastamine > Kuluaruannete päring – Selles seadistuses määratakse „E-teenuste seadistustes“ registreeritud teenuste ajastamine sekundites. Ajastamine algab serverprogrammi käivitamisest. Võimalikud on vahemikud 60 – 14 400 sekundit.
Soovituslik on 300-900 sekundit.
Kasutamine
Kui Finbite kuluaruande teenus on korrektselt aktiveeritud, hakatakse E-teenuste ajastamise seadistuses määratud intervalli järel pärima Finbite serverist uusi kuluaruandeid. Uue kuluaruande leidmisel lisatakse see moodulis Kulutused registrisse „Kulutused“ kinnitamata kujul.
Kui soovid kulutuse ridadel näha täiendavaid kommentaare, siis tee seadistus moodulis Üldine > Seadistused > „E-teenuste seadistused“ > vahelehel „E-arve seadistused“ märgi valik „Näita kulutusel tarnija e-arve reakommentaare“. Salvesta. Kui see tehtud, siis kuvatakse kulutuse kaardil maatriksi ridadel „Kirjeldus“ veerus täiendav informatsioon, kui see saatja poolt sisestatud oli.
Kui kulutuse kaart kinnitada, siis saadab Books selle kulutuse numbri automaatselt tagasi Finbite keskkonda.
Kulutuse ridade summeerimine
Excellent Books võimaldab Finbitest saabuvate kuluaruannete ridu summeerida ja seda vastavalt seadistada.
Moodul Üldine > Seadistused > E-teenuste seadistused > vaheleht Kuluaruanne > Koonda kuluaruande read.
Seadistuses on võimalik valida kahe variandi vahel:
- Iga rida eraldi
- Summeeritud kulukonto/objekt/KMkood lõikes
Valides Iga rida eraldi tuuakse kuluaruandest kõik read eraldi Excellent Books’i nii nagu nad kuluaruandel näidatud on.
NB! Valides Iga rida eraldi saate Excellent Books’i kulutusele kuvada kviitungite kirjeldusi. Selleks tuleb märkida linnuke: moodul Üldine > Seadistused > E-teenuste seadistused > vaheleht Kuluaruanne > linnuke Näita Kulutuse real kviitungi kirjeldust (iga rida eraldi)
Valides Summeeritud kulukonto/objekt/KMkood lõikes summeerib Excellent Books kuluaruandel leiduvad read kviitungi lõikes kulukonto, objekti ja käibemaksukoodi alusel ehk kõik kolm tunnust peavad olema samad.
Kuluaruande päevarahad
Finbite keskkonnas on võimalik lisada lähetuskuludele lisaks kviitungitele ka päevarahade summa.
Kui kuluaruannetele on lisatud ka päevarahad, siis Excellent Books’is kajastatakse päevarahade summa eraldi reana kulutuse kaardil.
Selle jaoks, et päevarahade reale tuleks õige konto, tuleb täita järgnev seadistus:
- Moodul Kulutused > Seadistused > Päevarahad > Päevaraha konto
Antud seadistusse tuleb sisestada konto, mis lisatakse kulutuse kaardi päevaraha reale.
Selle jaoks, et programm oskaks õige KM-koodi kulutuse kaardile lisada, tuleks päevarahade konto kaardile sobiv KM-kood lisada.
Kui konto kaardile KM-koodi ei määrata, siis Excellent Books otsib KM-koodi ise ja arvutab käibemaksusumma ehk KM-kood võetakse seadistusest „Lausendamine (O/R)“.
(majanduskulude aruanne)