Uuendatud 02. jaanuar 2024

Seadistus “Ostuarve seadistused”

Moodul Ostuarved > Seadistused > Ostuarve seadistused
See seadistus määrab ostuarvetega seotud funktsioonide käitumise.

Nõutud allkirjastaja
Märgi see valik, et ostuarve kinnitamine poleks võimalik, kui Kinnitajad lahter päises on täitmata.

Hoiata vale kande korral
Kui oled Konto kaardil peal märkinud, kas seda kontot kasutatakse deebet või kreedit poolel, siis on võimalik aktiveerida kontroll, et seda kontot ei saaks kasutada valel konteeringu poolel. Teade on informatiivne ja ei takista ostuarve sisestamist. Märgi siin linnuke, kui soovid seda hoiatust näha.

Nõua tarnija arve nr.
Märgi see valik, kui soovid, et väli “Tarnija arvenr.” oleks igal ostuarvel kohustuslik täita.

Nõua vastuvõtmiskuupäeva
“Vastuvõtm.kp.” on kuupäev, millal soetatud kauba enda omandusse saad. Märgi see valik, kui vastuvõtmise kuupäev on igal ostuarvel kohustuslik täita.

Ära luba ostuarve kuupäeva pärast kande kuupäeva
Ostuarvel on võimalik sisestada erinev ostuarve kp ja kande kp. Märgi see valik, kui ostuarvetel “Arve kuupäev” ei tohi sisestada hilisema kui “Kandekuupäev“.

Ära luba kinnitada ilma käibemaksukoodita arveid
Märgi valik, kui soovid, et ostuarve igal real on kohustuslik täita käibemaksukood (väli “KM-k“).

Ostutellimuse ridade ülekanne ostuarvele
Kui koostad oatuarve Ostutellimusest või Laosissetulekust, siis muudetakse artiklid kontodeks. Järgnevad valikud määravad, kuidas see konverteerimise protseduur toimub.

Kui sul on vaja Intrastat aruannet kasutada ja koostad ostuarveid Ostutellimusest või Laosissetulekutest, siis pead valima teise või kolmanda valiku. Samuti pead valima teise või kolmanda valiku, kui soovid kasutada aruannet “Akumuleeritud ostutellimused“.

Kui kasutad Hinnaerinevuse funktsionaalsust, siis pead kasutama kolmandat valikut.

Ühe summeeritud reana tarnija kulukontoga

Kui märgid selle valiku ja koostad Ostuarve ostutellimuse pealt, siis kõik ostutellimuse read koondatakse üheks reaks ostuarvele, ning konteeritakse ühele kulukontole (tarnija Kontakti kaardilt “Kontod” vahelehelt).
– Kui ostutellimusel on erineva KM koodiga ridu, siis ostuarvele tekitatakse ka iga KM koodi jaoks eraldi rida. NB! Objektid ostutellimuse ridadelt ei lähe automaatselt kaasa ostuarve ridadele.

– Kui sa ei kasuta “Kasuta alati ostutellimuse täielikke koguseid” valikut (vt allpool), siis Ostutellimuselt kantakse Ostuarvele üle ainult lattu saabunud artiklid (on koostatud ja kinnitatud Laosissetulek).

– Ole tähelepanelik, kui kasutad siin valikut “Ühe summeeritud reana tarnija kulukontoga”, siis ei saa kasutada osalist kaupade saabumist (mitu Laosissetulekut) ning ei saa Ostuarvet muuta. Kuna ostutellimuse read konsolideeritakse, siis ei saa muudatusi siduda tagasi konkreetse ostutellimuse reaga. Ostuarve krediteerimise korral ei kajastu kreeditarve info Ostutellimusel, samal põhjusel.

– Kui tarnija Kontakti kaardil puudub Kulukonto, siis ei saa Ostuarvet koostada.

– Kui kasutad seda valikut siin ja koostad Ostuarve hoopis Laosissetuleku pealt, siis ostuarvele tekitatakse eraldi rida iga “Laosissetuleku kontrollkonto” konto kohta (Laosissetuleku E-osal). Kui Laosissetulekul on eri ridadel erinevad KM-koodid, siis iga KM koodi kohta tekitatakse ka eraldi rida ostuarvele.
– Objekte ei kanta Laosissetulekult üle ostuarvele selle valiku puhul.

Summerituna artikli ja projekti kaupa

Kui märgid selle valiku ja koostad Ostuarve ostutellimuse pealt, siis lisatakse ostuarvele eraldi rida iga artikli/projekti kombinatsiooni kohta Ostutellimuselt. Kulukonto võetakse:
A) Kui on märgitud valik “Kasuta konteerimisel artikliklasse” (moodul Logistika > Seadistused > Kuluarvestus), siis
“Laosissetuleku kontrollkonto” võetakse Artikliklassi kaardilt, kuhu artikkel kuulub;
B) Seadistusest “Lausendamine, ladu” > vaheleht “Laosissetuleku kulu” > lahter “Laosisset. kontroll“.
C) Kui Lausendamises ei ole täidetud konto, siis võetakse kulukonto tarnija Kontakti kaardilt: vaheleht “Kontod” > lahter “Kulukonto“.

– Objektid võetakse Ostutellimuse ridadelt kaasa Ostuarve ridadele, kuid ainult kõige esimeselt realt, mille programm Artikkel/Projekt kombinatsiooni kohta leiab (ehk kui ostutellimusel on sama artikkel/projekt kombinatsioon mitmel real).
– Artiklid, projekti koodid ja kogused kanduvad automaatselt Ostutellimuse pealt üle Ostuarve ridadele.
– Kui kogu Ostutellimus on seotud ühe projektiga (täidetud ostutellimuse päises väli “Projekt“), siis kopeeritakse see projekt kõikidele Ostuarve ridadele (v.a. ostutellimuse read, kus on määratud muu Projekt).

– Kui sa ei kasuta “Kasuta alati ostutellimuse täielikke koguseid” valikut (vt allpool), siis Ostutellimuselt kantakse Ostuarvele üle ainult lattu saabunud Laoartikkel tüübiga artiklid (on koostatud ja kinnitatud Laosissetulek). Tavalise tüübiga artiklid kanduvad ostuarvele igal juhul.
– Kui tarnija Kontakti kaardil puudub Kulukonto, siis ei saa Ostuarvet koostada.

– Kui kasutad seda valikut siin ja koostad Ostuarve hoopis Laosissetuleku pealt, siis ostuarvele tekitatakse eraldi rida iga Artikli kohta, mis on Laosissetulekul. Kulukonto tuleb Laosissetuleku E-osalt “Laovahek.” veerust, kuid ainult esimeselt realt, kus Artikkel eksisteerib.
– Laosissetuleku ridadele sisestatud objektid ei tule Ostuarve ridadele kaasa.
– Artiklite koodid ja kogused kopeeritakse Laosissetuleku ridadelt Ostuarve ridadele. Kuna laosissetuleku ridadel puudub Projekti veerg, siis ostuarve ridadele projekti koode ei kaasata.

Iga rida eraldi

Kui märgid selle valiku ja koostad Ostuarve ostutellimuse pealt, siis lisatakse ostuarvele eraldi rida iga Artikli kohta. Igal real võib olla oma kulukonto.
The Cost Account in each Purchase Invoice row will be taken from the Purchase Accruals Account field on flip B of the corresponding Purchase Order row.
– Artiklite koodid, kogused, objektid ja projektide koodid kopeeritakse Laosissetuleku ridadelt Ostuarve ridadele.
– Kui kogu Ostutellimus on seotud ühe projektiga (täidetud ostutellimuse päises väli “Projekt“), siis kopeeritakse see projekt kõikidele Ostuarve ridadele (v.a. ostutellimuse read, kus on määratud muu Projekt).
– Kõik Laosissetuleku ridadele sisestatud objektid kopeeritakse Ostuarve ridadele kaasa.

– Kui sa ei kasuta “Kasuta alati ostutellimuse täielikke koguseid” valikut (vt allpool), siis Ostutellimuselt kantakse Ostuarvele üle ainult lattu saabunud Laoartikkel tüübiga artiklid (on koostatud ja kinnitatud Laosissetulek). Tavalise tüübiga artiklid kanduvad ostuarvele igal juhul.
– Kui kasutad seda valikut siin ja koostad Ostuarve hoopis Laosissetuleku pealt, siis ostuarvele tekitatakse eraldi rida iga Artikli kohta, mis on Laosissetulekul.
– Laosissetuleku kontrollkonto tuuakse ostuarve ridadele kaasa Laosissetuleku E-osalt “Laovahek.” veerust.
– Laosissetuleku ridadele sisestatud objektid kopeeritakse Ostuarve ridadele kaasa.
– Kuna laosissetuleku ridadel puudub Projekti veerg, siis ostuarve ridadele projekti koode ei kaasata.

Kasuta alati ostutellimuse täielikke koguseid

– Tavaliselt peab Ostutellimusest koostama vähemalt ühe kinnitatud Laosissetuleku, enne kui saad koostada Ostuarve. Ehk artiklit ei kaasata ostuarvele enne kui see on saabunud lattu. Märgi see valik, kui soovid, et ostuarvele kaasatakse kõik ostutellimusele sisestatud artiklid, sõltumata sellest, kas need on saabunud ja Laosissetulek koostatud. See valik toimib sõltumata, kuidas tegid eelneva kolmest valikust. See kehtib kõikidele artikli tüüpidele: laoartikkel, tavaline, teenus.
– “Saadud” kogused Ostutellimuse C-vahelehel ei uuene, kui koostad Ostuarve, sest siis saad Laosissetulekule lisada kõik artiklid kui need saabuvad. Laosissetulek tuleb siiski sisestada, et laoseisu kogused oleksid korrektsed.

– Logistika moodul > Seadistused > Laoseadistused >  “Ostuarve enne laosissetulekut” valik võimaldab ka koostada ostuarvet enne laosissetulekut, siis tulevad ostuarvele kõik ostutellimuse read.
“Kasuta alati ostutellimuse täielikke koguseid” valik koostab ostuarve kõikide ostutellimuse ridadega, sõltumata sellest, kas Laosissetulek oli osaline. “Ostuarve enne laosissetulekut” valikuga aga koostatakse ostuarve ainult nende ridadega, mille kohta on juba osaline Laosissetulek tehtud.

Arve laosissetuleku põhjal
– Kui kasutad artiklit, mis nõuab seerianumbrit, siis võid ostutellimusele sisestada ühele reale vajaliku koguse. Laosissetuleku koostamisel tekivad automaatselt eraldi read iga tüki kohta, et saaksid määrata igaühele eraldi seerianumbri. Kui pärast vaadata ostutellimust, siis on näha ainult esimest seerianumbrit selle artikli real.
Kui tuleb aeg koostada Ostuarve selliselt Ostutellimuselt, siis ostuarvele saab tuua info ostutellimuse realt (ehk ilmub ainult 1 rida kõikide kogustega ja ühe seerienumbriga) või hoopis Laosisetuleku põhjal (ehk igal real eraldi 1 tk oma seerianumbriga). Märgi siin see valik, kui  soovid viimast varianti kasutada.

– See valik on prioriteetsem “Ostutellimuse ridade ülekanne ostuarvele” valikutest. Laokulu konto võetakse ostuarve ridadele Laosissetuleku ridadelt. Artiklite koodid, objektid ja seerianumbrid kopeeritakse ostuarvele üks ühele, sõltumata “Ostutellimuse ridade ülekanne ostuarvele” valikutest.

– Kuna Projektide infot laosissetulekule ei salvestata, siis ei saa seda infot ka ostuarvele edasi kanda, kui märgid käesoleva valiku. Sellistest ostuarvetest ei teki ka Projektikanded. Sellepärast ära kasta seda valikut, kui soovid, et Ostutellimused ja Ostuarved oleksid seotud Projektidega.

– Intrasat,ost aruande kasutamisel pead käesoleva valiku märkima, et tagada Laosissetuleku ja Ostuarve ridade võrdsuse. Kindlasti pead eespool märkima valiku “Iga rida eraldi”.

– “Arve laosissetuleku põhjal” valikuga koos ei saa kasutada valikut Logistika moodulis > Seadistused > Laoseadistused >  “Ostuarve enne laosissetulekut“.

Sisestusklahv (Jäta vahele objekt /Jäta vahele sisu)
Kui hiirekursor on ostuarve real Konto väljal, siis Enter klahvi vajutamisel liigub kursor üldjuhul järgmisena Objekti veergu ja siis Kirjelduse veergu. Märgi siin valikud, kui soovid mõne välja vahele jätta. Sa saad alati käsitsi siiski hiirekursori paigutada nendele väljadele kui erandjuhul on vaja.

Arvuta käibemaks
Kui soovid, et käibemaksu summa arvutatakse automaatselt kui sisestad ostuarvele KOKKU summa (päises). Arvutamisel kasutab programm protsenti, mis sisestatud “KM %” väljale (vt allpool). See valik aitab juhul, kui sisestad sama käibemaksumääraga ostuarveid. Kui peaks olema eriolukord, kus käbemaksumäär on erinev, siis saad käibemaksusummat ostuarvel muuta.

Kui salvestad ostuarvet, siis ridade käibemaksude summad (koondsumma jaluses) peab klappima päisesse sisestatud käibemaksu summaga. Muidu ostuarvet kinnitada ei ole võimalik.

KM %
Sisesta siia käibemaksu arvutamiseks vajalik protsent. NB! See ei ole käibemaksumäär. Õige numbri leiad järgneva valemiga:

käibemaksumäär x 100

(100 + käibemaksumäär)

Näiteks, kui käibemaksumäär on 22%, siis valem annab tulemuse 2200/122, mis on 18,032787. Selle numbri peadki sisestama siia lahtrisse.

Arvuta kinnipeetav maks
Märgi see valik, kui soovid, et tulumaks arvutatakse ostuarvetel automaatselt.

Ostuarve valuutakurss
Need valikud määravad, milliseid baasvaluuta- ja valuutakursse kasutatakse ostuarvel.

Ostutellimusel

Kui kasutad “Ostutellimusel” või “Ettemaksult” valikut, siis baasvaluuta kurss ja valuutakurss kopeeritakse ostutellimuse pealt.
Muul juhul kasutatakse kõige viimaseid kursse Valuutakursside registrist. Ehk see tähendab, et sa pead tasuma ostutellimuse summa, kuid selle väärtus kohalikus vääringus (ja Finantsis) on erinev.

Kui oled märkinud valikud “Muuda arve koostamisel baasvaluutakurssi” ja/või “Muuda arve koostamisel valuutakurssi” (moodul Ostuarved > Seadistused > Lausendamine, ost), siis kasutab programm kõige viimaseid kursse, sõltumata mis sa siin seadistuses valid.

Ostuarve kuupäeva valuutakursiga

Kui kasutad siin valikut “Ostutellimusel” ja täidetud on “OT. number” lahter ostuarvel, siis võetakse kursid Ostutellimuse pealt. Muul juhul kasutatakse ostuarvel kõige viimaseid kursse Valuutakursside registrist.

Arvutatud ettemaksust ja arvest

Ettemaksult

Kui kasutad esimest kahte valikut, siis ostuarvel olevad kursid ei muutu, kui seod ostuarvet ettemaksuga. Kui kasutad siin seda valikut, siis muutub ostuarvel kurss selliseks nagu on ettemaksul. Kui soovid, et ettemaksu kursid kopeeritakse ostuarvele edasi, siis kasuta neljandat valikut.