Uuendatud 29. september 2026
Hooldusteeninduse mooduli kasutamise loogika lühidalt
Hooldusteeninduse mooduli juhend · Excellent Books alates 8.5 · Sisukord
Hooldusteeninduse mooduli funktsionaalsus on mõeldud ettevõtetele, kelle tegevusalaks on seadmete müük ja seejärel nende seadmete teenindamine. Moodul on integreeritud mitmete teiste Excellent Books programmi moodulitega nagu nt Müügihaldus, Müügiarved, Logistika (Ladu).
Hooldusteeninduse mooduli kasutamise eesmärk on jäädvustada programmi kogu seadmega seotud info – millal seade müüdi, millal on tehtud seadmele hooldusi või muid parandamise töid ning millal peaks tegema järgmist hooldust. Samuti on võimalik jäädvustada kliendi pöördumised seadmega seotud murede osas, mille põhjal saab planeerida tehniku tööd ning saata kliendile planeeritud tööde kohta pakkumine.
Tehniku tööde kohta koostatakse töölehed, kus peal on võimalik määrata kasutatavad varuosad ja teostatavad tööd ning mille saab saata ka kliendi e-mailile tööde kinnitamiseks. Kui kasutusel on Tööleheveeb, siis saab küsida Töölehele ka kliendi allkirja. Puutetundlikul ekraanil toimub allkirjastamine näpuga. Peale tööde lõpetamist saab koostada seadmega teostatud tööde ja kasutatud varuosade eest arve. Samuti saab mitme erineva seadmega tehtud tööde ja varuosade eest esitada kliendile koondarve.
Tööprotsess algab kliendi pöördumise sisestamisega ehk koostatakse Teenindustellimuse kaart, kuhu peale määratakse seade ning kliendilt saadud info seadme kohta. Seejärel koostatakse kliendile Pakkumise kaart, kuhu märgitakse eeldatavad töötunnid ning vahetatavad varuosad ning saadetakse e-mailiga kliendile. Kui klient pakkumise aktsepteerib, koostatakse Pakkumise kaardilt Tellimuse kaart.
Kui seadme parandamiseks vajalikud varuosad on laos olemas, siis saab Teenindustellimuse kaardilt koostada Töölehe kaardi. Kui aga varuosad veel laos ei ole, siis tuleks nende artiklite kohta vormistada ostutellimus ja saata see tarnijale. Ostutellimuse saab koostada Tellimuse kaardilt valides Koosta > Ostutellimuse või kasutades ostutellimuste koostamiseks erinevaid ostutellimuste koostamise hooldusi.
Teenindustellimuse kaardilt koostatakse Töölehe kaart, kui tehnik alustab seadmega tööd. Töölehele saab valida kliendi kinnitatud Tellimuse kaardi numbri, et Töölehel täituks automaatselt kliendiga kokku lepitud tehniku tööd ja artiklid, mida tööde teostamiseks kasutatakse ning vajadusel korrigeeritakse andmeid Töölehe kaardil. Kui Töölehe kaart kinnitatakse, siis võetakse laoseisust maha Töölehel kasutatud artiklid. Seejärel saab määrata Teenindustellimuse lõpetatuks ning koostada Teenindustellimuse kaardilt Arve või hooldusega koondarve.
Võimalik on koostada Teenindustellimuselt ka mitu Töölehe kaarti, nt juhul, kui tehnik ei teosta kõiki töid ühekorraga. Ka sellisel juhul, kui on koostatud mitu Töölehe kaarti, saab need siduda sama Tellimuse kaardi numbriga – automaatselt täidetakse uus Töölehe kaart eelmisest töölehest allesjäänud artiklite ja tööde osas.
Pakkumise kaardile võib sisestada ka artiklid, mida ei kasuta tehnik töölehtedel, vaid mis müüakse otse kliendile lisaks tehniku kasutatud artiklitele. Sellisel juhul tuleb koostada kaardid: Teenindustellimus – Pakkumine – Tellimus ning Tellimuselt koostada Lähetus nendele artiklitele, mida müüakse otse laost.
Samuti tuleks Lähetusel olnud artiklid eraldi arveldada. Töölehel kasutatavate tööde ja materjalide osas tuleb koostada Teenindustellimuselt Töölehe kaart ning valida Töölehele sama Tellimuse number.
Töölehele kantakse automaatselt ainult need artiklite read, mida ei ole veel lähetatud või samalt Teenindustellimusest varasemalt koostatud Töölehel kasutatud.
Sama protsess toimib ka sellisel juhul, kui esmalt koostatakse Tööleht ning seejärel Lähetus või koostatakse kaardid läbisegi. Sellisel juhul on oluline, et kaartide koostamisel oleksid eelnevalt koostatud kaardid kinnitatud olekus, et programm saaks aru, kui palju on artikleid kasutatud Töölehtedel ja kui palju Lähetustel.
Hooldusteeninduse mooduli raames on kõige lühem programmi sisestatav kaartide järjekord:
Teenindustellimuse kaart > Töölehe kaart > Arve. Ehk Teenindustellimuse kaardilt saab koostada Töölehe kaardi, millele Tehnik saab lisada kasutatud materjalide ja tööde artiklid. Seejärel tuleks Teenindustellimuse kaardilt koostada Arve kaart. Tööprotsessist võib välja jätta Pakkumise ja Tellimuse kaartide koostamise, kui selleks vajadus puudub. Arve koostatakse Teenindustellimusega seotud kinnitatud Töölehtede info alusel, selleks tuleks valida Teenindustellimuse kaart ja sellelt koostada Arve. Koondarve puhul kontrollitakse perioodi jäävaid kõiki kliendi Teenindustellimusi ning seotud kinnitatud Töölehti.
Kogu tööprotsessi kulgu aitavad jälgida erinevad Hooldusteeninduse aruanded ja Müügihalduse mooduli Tellimuse hetkeseisu aruanne, kui Teenindustellimus on seotud Tellimusega.
Seadme hooldust saab sisestada Excellent Books programmi mitmel eri viisil →