Leia kiirelt!

KLIENDIKIRJA SISESTAMINEUuendatud 20. jaanuar 2021

Mine Kliendihalduse moodulisse ja vali register ‘Kliendikirjad’.
Avaneb aken ‘Kliendikirjad: Sirvi’, milles näed varem sisestatud kirju.
Uue Kirja sisestamiseks vajuta Koosta menüüst “Uus kliendikiri” või kasuta Ctrl+N klahvikombinatsiooni. Võid ka valida kirja, mille sarnast soovid sisestada ning teha sellest koopia osutades “Koopia“.
Avaneb uue kirja aken, mis on tühi (või kopeeritud andmed, kui valisid Koopia).

Kuna kogu Kliendikirjale sisestatav informatsioon ei mahu korraga ekraanile ära, on kaart jaotatud viieks vaheleheks. Igal lehel on nähtav kirja ülemine osa ning viis nimetusega lehte, millele vajutades saad liikuda kirja erinevate osade vahel.

Nr. – Vali numbriseeria (kasuta Ctrl+Enter)
Kliendikirja number. Uue Kirja koostamisel annab programm sellele esimese vaba numbri seadistusest ‘Numbriseeriad – kliendikirjad’. Seda numbrit saad vajadusel muuta, aga mitte juba kasutatud numbri vastu. Mitmekasutaja süsteemi puhul antakse Kirjale number kaardi salvestamise hetkel.
Kp. – Hetke kuupäev ehk Kirja kuupäev (võid kasutada Ctrl+Enter kalendri valimiseks).
Aeg – Kirja koostamise kellaaeg. Seda saad vajadusel muuta ja ka Kirjale välja trükkida.
Nimekiri – Sul on võimalik luua valmis eelkirjeldatud nimekirjad klientidest, kellele tihti kirju saadad. Vali Ctrl+Enter või koosta uus.
HTML
– Kui soovid kirja kujundust muuta, siis märgi see valik. Valiku märkimisel ilmuvad Teksti sisestamise osale kujunduse funktsioonide ikoonid.
Kinnita
– Kui Kiri on kontrollitud, tuleb see kinnitada. Kinnitatud Kirja ei saa muuta, kuid kinnituse linnukese saab alati eemaldada.

KLIENDIVALIK
Seda osa kasutatakse koos Klientide ja Kontaktisikute määramiseks, kellele Kiri saadetakse.

Klient – Kliendi kood, kellele Kiri saadetakse, kui soovid saata ainult ühele kliendile. Kui sellee väljale märkida sümbol * (tärn), siis saadetakse Kiri kõigile Klientidele, kes vastavad muudel väljadel tehtud määratlustele.
Kirja on võimalik saata ka Klientide vahemikule. Selleks sisesta väikseim ja suurim Kliendikood eraldades need kooloniga. Näiteks, Klientide 001 kuni 010 puhul sisesta ‘001:010’. See väli on alfabeetiline, mis tähendab, et vahemikku ‘1:2’ kaasatakse ka Kliendid 100, 10109 jne.
Nimi – Kui Kiri adresseeritakse ühele Kliendile, sisestub siia selle Kliendi nimi.
Kui Kiri adresseeritakse Klientide vahemikule, sisestub siia vahemiku esimese Kliendi nimi. Kui kliendikoodi lahtris on märgitud * siis siia nime ei sisestu.
Kontaktisik – Kui Kiri saadetakse ühele Kliendile, on see võimalik adresseerida konkreetsele Kontaktisikule. Ctrl-Enter valides näed vaid selle kliendi Kontaktisikuid.
Kui siin ei ole Kontaktisikut määratud ning valik ‘Kõik kontaktisikud’ on märkimata, koostatakse igale Kliendile üks Kiri, mis adresseeritakse Kontakti kaardi 1. osal määratud peamisele Kontaktisikule.

E-maili aadress – Tee valik, kui soovid saata eraldi Kirja kõigile Kliendi Kontaktisikutele (nii Kontaktisikute registris kui Kontakti kaardi 1. osal peamisele kontaktisikule).
Kui siin ei ole ükski valik aktiivne ning Kontaktisiku väli on tühi, koostatakse igale Kliendile üks Kiri, mis adresseeritakse Kontakti kaardi 1. osal määratud peamisele Kontaktisikule.
Kui see valik on märgitud, arvestatakse seda enne KATEGOORIA lehele sisestatud Kontaktisiku klassifikaatorit ja Ametikirjeldust.

KATEGOORIA/KLASSIVALIK
Seda osa kasutatakse koos eelmise osaga Klientide ja Kontaktisikute valimiseks, kellele Kiri saadetakse.
Klass – Kui soovid saata Kirja kõigile teatud Kliendiklassi (või Klasside vahemikku) kuuluvatele Klientidele, määra see siin.
Selle välja kasutamine eeldab, et Kliendi väli on tühi. Kui ka Klient on määratud, adresseeritakse Kiri ainult ühele Kliendile.
Keel – Kui soovid saata Kirja kõigile teatud Keele koodi kandvatele Klientidele, määra see Keel siin.
Kliendiklassif. – Kui soovid saata Kirja kõigile teatud Klassifikaatorit kandvatele Klientidele, sisesta see siia. Kui Kliendi väljale on sisestatud Klientide vahemik, saadetakse Kiri ainult antud Klassifikaatorit kandvatele Klientidele.
Kont.is.klassif. – Kui soovid saata Kirja teatud Klassifikaatorit kandvatele Kontaktisikutele, sisesta see siia.
Selle välja kasutamine eeldab, et Kliendi väli on täidetud ning valik ‘Kõik kontaktisikud’ on märkimata. Seda välja ei arvestata, kui üks neist tingimustest on täitmata.
Amet – Kui soovid saata Kirjad kõigile teatud ametikohal olevatele Kontaktisikutele, sisesta siia vastav Ametikirjeldus.
See väli eeldab, et Kliendi väljal on määratud Klient ning valik ‘Kõik kontaktisikud’ on märkimata. Seda välja ei arvestata, kui üks neist tingimustest on täitmata.

PÄIS
Seda osa kasutatakse koos TEKST lehega Kirja teksti määramiseks. Nii päis/teema, tervitused, allkirja kui allakirjutanu nime saad ka kirjale trükkida. Allkirja väljal saad kasutada Ctrl-Enter klahvikombinatsiooni Isiku valimiseks.

Dokumendimall – Kliendikirjad saad välja trükkida ‘Dokumendid’ ikooni alt põhiaknast või osutades kirja peal Printeri ikoonile. Kasutatav dokumendimall määratakse Kliendikirjadele muudest Booksi dokumentidest pisut erinevalt.
Üks võimalus on määrata kasutatav dokumendimall antud väljal: sisesta siia dokumendimalli kood.
Standardtekst – Sellel väljal saad määrata Kirjal kasutatava Standardtekstid. Teksti ennast näed TEKST lehel. Teksti võid valida Standardtekstide registrist (vajadusel saad seda siin muuta) või sisestada otse Kirjale.

TEKST
Siia sisesta kirja tekst, sisu.

AADRESS
Kui Kiri on adresseeritud ühele Kliendile, sisestuvad siia selle Kliendi aadress. Kui Kontaktisikul on erinev aadress, sisestub see Kliendi andmete asemel. Kontaktisiku kaardilt sisestub ka e-mailiaadress. Konkreetsel Kirjal saad neid vajadusel parandada.

Enne Kirja kinnitamist on soovitav kontrollida adressaatide nimekirja ning Kirja teksti. Selleks saad kasutada Kirja operatsioonide menüü funktsiooni ‘Kirja saajad’. Loe sellest rohkem SIIT

Märksõnad:
Täname tagasiside eest! Soovi korral lisa oma kommentaar ja kontaktandmed, et saaksime Sinuga ühendust võtta.
Aitäh tagasiside eest!
Kommentaari saatmine ebaõnnestus