Uuendatud 15. oktoober 2025

Milleks kasutatakse seadistust “Jagatud registrid”?

Tehnika mooduli seadistusi “Jagatud registrid” ja “Jagatud seadistused” kasutatakse siis kui samas andmebaasis on kõigil ettevõtetel ühine baasinfo, näiteks kliendid või Artiklid (tooted). Siis ei ole vajadust igas ettevõttes samu andmeid uuesti sisestada. Soovitame seda seadistada ainult uue andmebaasi loomisel.

Näiteks, võid jagada Kontaktide registrit, kui kasutada teistes ettevõtetes samade klientide andmeid. See tähendab, et kõikides ettevõtetes on näha samad Kontaktid (kliendid/tarnijad). Näiteks, kui sisestad uue kliendi andmed ettevõttesse A, siis on selle kliendi andmed nähatavad ja kasutatavad kohe teistes ettevõtetes samuti.
Arvesta, et sul ei ole võimalik üksikuid Kontakti kaarte eraldi kasutada erinevates ettevõtetes. Siiski, sul on võimalik määrata, et soovid näiteks neljas ettevõttes kasutada sama Kontaktide registrit, kuid viiendas kasutad teistest erinevat Kontaktide registrit.

Näiteks, kui kasutad Globaalsete kasutajate funktsiooni (moodul Tehnika > Registrid > Globaalsed kasutajad), siis soovitame jagada Kasutajagruppide seadistust, et samad kasutajagrupid oleksid näha kõikides ettevõtetes.

NB! Oluline teada:
Kui otsustad jagada kindla ettevõtte registrit (täidad veeru “Ettevõttes“), siis hakatakse jagama selle ettevõtte olemasolevaid andmeid teiste ettevõtetega.

Kui mõnes ettevõtes see register sisaldas enne jagamist mingeid kaarte, ei ole need kaardid peale jagamist enam nähtavad. Allpool pildil näites on kõik ettevõtte nr 1 Kontaktide registris juba olemasolevad kaardid kättesaadavad teistele ettevõtetele, kuid te ei saa enam kasutada ettevõttes nr 2 varem lisatud kontakte. Kui soovite neid kontakte siiski edasi kasutada, peaksite need enne registri jagamist programmist välja eksportima ja pärast registri jagamist uuesti tagasi sisse importima. Eksportimiseks kasutage Integratsiooni moodulis funktsiooni „Baasregistrid”. Importimiseks kasutage Üldise mooduli funktsioone „Automaatne” või „Manuaalne faili otsing”. Veenduge, et importimisel viibite õiges ettevõttes (siin näites peate olema ettevõttes nr 1 või 2, aga mitte 3). Kui teil on kontaktid mitmes ettevõttes ja soovite neid kõiki edasi kasutada, peaksite need eksportima igast ettevõttest eraldi, koostades mitu eksportifaili. Soovitame ekspordi vajadusel konsulteerida Excellenti konsultandiga.

SEADISTUSE “Jagatud registrid” KASUTAMINE:

1. Ava suvalises ettevõttes Tehnika mooduli seadistus “Jagatud registrid”
   
2. Esimeses veerus “Register” vali Ctrl+Enter registrid, mida soovid jagada.
3. “Ettevõtetele“ veerus määra sama andmebaasi ettevõtted, kellega sa registrit jagada soovid. Sisesta ettevõtete koodid. Mitme ettevõtte eraldamiseks kasuta koma. Ettevõtete koode saad vaadata, kui avad Põhiaknast ikooni “Ettevõtted“. Kui jätad selle veeru täitmata, kuvatakse veateade “Väli täitmata“.Pildil toodud näites jagavad ettevõtted 1 ja 2 Kontaktide registrit, samas kui ettevõtted 1, 2 ja 3 jagavad Artiklite registrit. Ettevõttel 3 on oma eraldi Kontaktide register. Kui sisestate näiteks uue kontakti ettevõttes 1, muutub see kohe kättesaadavaks kasutamiseks ettevõttes 2. Kui sisestate uue Artikli ettevõttes 2, muutub see kohe kättesaadavaks kasutamiseks ettevõtetes 1 ja 3.
4. “Ettevõttest“ veerus määra ettevõte, mille registri võtad aluseks ja mida jagada soovid. Kui jätad selle veeru täitmata, kuvatakse veateade “Väli täitmata“.
   Kui sisestad ettevõtte koodi, mida ei eksisteeri, siis kuvatakse veateade “Ettevõtte koodi … ei eksisteeri“.Pildil toodud näites salvestatakse jagatavad Kontaktide ja Artiklite registrid ettevõttes 1. Pange tähele, et jagatud Kontaktide registrit ei saa siin näites salvestada ettevõttes 3, kuna sellel ettevõttel on oma Kontaktide register.Kui jätate konkreetse registri puhul „Ettevõttest” lahtri tühjaks, salvestatakse see register ettevõttes 0 (null). Ettevõte 0 (null) on andmebaasi osa, mida tavaliselt kasutatakse kõigile ettevõtetele jagatud teabe salvestamiseks (e-kirjad, postkastid ja kaustad salvestatakse alati ettevõttes 0).
5. Salvesta seadistus.

LISANÕUANDED:

• NB! Kui oled jagamist kasutanud mingi aeg ja soovid “Jagatud registrite” funktsiooni kasutamist lõpetada, siis ära lihtsalt kustuta seadistuse ridu. “Jagatud registrite” seadistusest on võimalik registrit eemaldada, kuid seda tuleb teha ettevaatlikult. Teil võib tekkida soov kopeerida jagatava registri kaardid eraldi igasse ettevõtetesse, et saaksite neid peale jagamise lõpetamist kasutada.
  Jagamise lõpetamiseks kasutage Tehnika moodulis hooldusfunktsiooni „Lõpeta registrite jagamine”. Esmalt peate sisse logima igasse ettevõttesse. Näiteks ettevõttes 1 salvestatud Kontaktide register on jagatud ettevõtete 1, 2 ja 3 vahel ning ettevõttes 4 salvestatud Kontaktide register on jagatud ettevõtete 4 ja 5 vahel. Funktsioon „Lõpeta registrite jagamine” kopeerib ettevõtte 1 kontaktid ettevõtetesse 2 ja 3 ning ettevõtte 4 kontaktid kopeeritakse ettevõttesse 5. Kopeeritakse ka kaartide küljes manused, sealhulgas lingid teistele kaartidele, kui need kaartid asuvad samuti jagatud registrites.
  Pärast selle hooldusfunktsiooni käivitamist saate registri jagatud registrite seadistusest eemaldada ja seejärel Standard Books taaskäivitada (loe restartimisest SIIT). Kui eemaldate registri jagatud registrite seadistusest ilma funktsiooni „Lõpeta registrite jagamine” eelneva käivitamiseta, ei saa te enam kasutada ühtegi kaarti, mis on sisestatud pärast registri jagamise algust, kuid saate tagasi juurdepääsu kõikidele kaartidele, mis varem olid igas ettevõttes.
• Kui jagate Kontode registrit, jagatakse ainult kontode registri staatilist infot (näiteks, konto number ja nimetus, kontotüüp jms). Kuigi konto numbreid hakatakse jagama, siis eri ettevõtete samade kontode saldosid ei liideta. Igas ettevõttes säilitatakse eraldi selle konto saldo. Kui siiski soovite, et kõigi eri ettevõtete kannetest moodustuks ühtne saldo kõikide kontode kohta, kasutage hoopis Konsolideerimise moodulit.
• Võite jagada ka seadistusi. Seadistusi on kahte tüüpi: seadistus, mis koosneb linnukestest ja valikutest (nt “Lausendamine, müük”, “Lausendamine, ostud”, “Kuu lukustamine”); ja seadistus, mis koosneb ridadest (nt Tasumisviisid, Käibemaksukoodid). Selleks kasutage Tehnika moodulis “Jagatud seadistused” seadistust, järgides samu samme, mis on kirjeldatud eespool jagatud registrite seadistuse puhul. Seadistustele ei saa rakendada funktsiooni „Lõpeta registrite jagamine”.