Kuidas dokumente digiteerida CostPocket liidesega? (ostuarvete, müügiarvete, laosissetulekute ja kulutuste digiteerimine)

1) CostPocket digiteerimise eelised:

Ajavõit – Digiteerimise funktsioon Excellent Booksis säästab olulisel määral aega, sest arved ja dokumendid sisestatakse süsteemi automaatselt. Käsitsi andmete sisestamine võib olla aeganõudev ja väsitav, kuid automatiseeritud protsess kiirendab andmesisestust oluliselt. See võimaldab töötajatel keskenduda muudele tähtsatele tööülesannetele.

Vigade vältimine – Käsitsi andmete sisestamine tekitab tihti vigasid, mis põhjustab andmete ebatäpsust. Digiteerimislahendus vähendab sisestamisel tekkivaid vigu, sest andmed kantakse Booksi automaatselt ja täpselt. See tagab usaldusväärsema finantsandmed.

Töövoo sujuvus – Automaatse digiteerimise kasutamine kiirendab dokumentide töötlemist ja vähendab viivitusi dokumentide liikumisel. Arved on kiiremini saadaval ja kasutusvalmis, mis tähendab, et kogu ettevõtte töövoog muutub sujuvamaks ja tõhusamaks. See aitab kaasa paremaks koostööks ettevõtte sees.

Lihtne juurdepääs – Kõik dokumendid on pärast digiteerimist kohe Excellent Booksis kättesaadavad ja neid saab mugavalt edasi töödelda. See tähendab, et kasutajad ei pea ootama ega kaevama failide arhiivides, vaid saavad vajalikud andmed kiiresti kätte ja töö liigub sujuvalt.

Parem koostöö – Kuna digiteeritud dokumendid on kergesti Booksis ligipääsetavad, saavad kolleegid neid koheselt kasutada oma tööülesannete täitmiseks. See muudab koostöö tiimis efektiivsemaks, kuna kõik vajalikud andmed on ühes kohas ja ajakohased, parandades seeläbi ettevõttesisest kommunikatsiooni.

2) AKTIVEERIMINE:

Kui soovid CostPocketit kasutada ainult dokumentide digiteerimiseks, siis ei ole vaja seadistada ega aktiveerida CostPocketi üldteenust.

CostPocket dokumentide digiteerimisteenuse aktiveerimine tuleb teha moodulis Üldine > Seadistused > “E-teenuste seadistused” > vaheleht “Muud teenused” > “Digiteerimine” real vajutada nupule “Aktiveeri”.

NB! Kui sinu Booksi andmebaasis on mitu ettevõtet, siis tuleb igas ettevõttes eraldi aktiveerida esmalt CostPocketi üldine teenus ja seejärel saad aktiveerida samas ettevõttes digiteerimise teenuse.

Ridade digiteerimine:

Moodul Üldine > Seadistused > “CostPocketi teenuse seadistused” > vaheleht “Digiteerimine”.
Siin seadistuses on näha viimase digiteerimise kuupäev ja aeg ning valik “Digiteeri read“. Kui valik on aktiveeritud, siis digiteeritakse dokumendil päis ja kõik read. Ridade kaupa digiteerimisel saad valida, millistele dokumentidel ehk registritele ridade digiteerimine rakendatakse: Ostuarved, Kulutused, Müügiarved, Laosissetulekud.
NB! Müügiarvete ja Laosissetulekute digiteerimiseks on see seadistus ehk ridade kaupa digiteerimine kohustuslik. Kui digiteerid ainult tarnijate Ostuarveid ja Kulutusi, ja valik on märkimata, siis digiteeritakse ainult päise info ja üks koondrida iga käibemaksu määra kohta.

3) KASUTAMINE:

Digiteerida saab Ostuarveid, Müügiarveid, Laosissetulekuid ja Kulutusi.

Digiteerimise teenuse kasutamine on igale ettevõttele tasuta esimesel kalendrikuul, olenemata digiteeritud dokumentide arvust. Alates teisest kalendrikuust on igas kalendrikuus tasuta viis (5) digiteeritud dokumenti.

Digiteerimisi võib alustada moodulis Üldine > Registrid > „Digiteeritud dokumendid“. CostPocket teenusega on võimalik digiteerida:
moodul Ostuarved > Registrid > Ostuarved;
moodul Kulutused > Registrid > Kulutused;
moodul Müügiarved > Registrid > Müügiarved;
moodul Logistika > Registrid > Laosissetulekud.

Nende registrite “Sirvi” aknasse on lisatud nupuke ”Digiteeri PDF”

Loe CostPocketi digiteerimise funktsiooni seadistamisest ja kasutamisest täpsemalt SIIT

Vaata CostPocketi teenust tutvustavat veebiseminari SIIT

Costpocketi digiteerimise teenuse arveldamine:
Alates teisest kalendrikuust on igas kalendrikuus tasuta viis (5) digiteeritud dokumenti. Alates
kuuendast (6.) dokumendist on iga digiteeritud dokumendi hind 0,13 eurot + KM. Arveldamine
toimub Excellent Business Solutions Eesti AS ja Excellent Booksi kasutuslepingu sõlminud ettevõtte
vahel. Arveldamisele kuuluvad kõik digiteeritud dokumendid samas andmebaasis, sõltumata millises
ettevõttes funktsiooni kasutatakse.
Esitatud arvel kajastatakse eraldi teenust kasutanud ettevõtete registreerimisnumbrid ja
arveldamisele kuuluvate digiteeritud dokumentide arv.

(arvete digiteerimine, costpocket, digitaliseerimine, digiteeritud, digiteerimine, arvete digitaliseerimine, digiteerimine, digiteeri read, ridade digiteerimine, digiteeri, dokumentide digiteerimine, kulutuse digiteerimine, ostuarve digiteerimine, ostuarvete digiteerimine)