Swedbanki makselingi seadistamine ja kasutamine

Sissejuhatus

Swedbank Gateway ja Excellent Books’i vaheline liidestus võimaldab Booksis sisestada makselingi müügiarvetele ja müügitellimustele, kui saata dokumendid klientidele otse programmist e-maili teel. Koostades Booksis müügiarvest või tellimusest e-maili, genereeritakse saadetavale e-mailile nupuke ehk makselingi, millele vajutades saab koheselt arve tasuda.

Selleks, et makselingi funktsionaalsust Booksis kasutada, tuleb teha järgnevad sammud:

• Veendu enne, et Excellent Books on seadistatud e-mailide saatmine. E-mailide seadistamise juhendi leiad SIIT.
• Aktiveeri pangaliides Swedbank Gateway andmevahetuseks.
• Seadista Excellent Booksis e-maili tekst.

Lepingu muutmine pangas

Igapäevapangandus > Swedbank Gateway > Gateway leping Lisa lepingule “Makselink / Payment Link” teenus.

Operaator peab olema valitud – Excellent Books.

Excellent Books’is aktiveerimine

Selle jaoks, et Excellent Books’is Swedbank’i Makselingi teenus aktiveerida, tuleb teha järgnevad sammud:

1) Avage Moodul Üldine > Seadistused > E-teenuste seadistused

2) Liikuge vahelehele Muud teenused

3) Vajutage Pangaliidestus juures olevat nuppu Aktiveeri Aktiveerides Makselingi teenus avaneb abiaken, kuhu vali tasumisviis, millelt programm IBAN-I võtab, kuhu makset oodatakse. Vajuta nupule “Aktiveeri”.

4) Avage uuesti seadistus Üldine > Seadistused > E-teenuste seadistused.

5) Kontrollige, et väljale Süsteemi teade on kuvatud tekst: „Registreerimine õnnestus!”

E-maili seadistamine makselingi nupu jaoks

Selle jaoks, et makselink lisanduks automaatselt müügiarvetest ja/või tellimustest loodud e-mailile, tuleb seadistada ka e-maili tekstid.

1) E-mail ja kaustad > Seadistused > E-maili ja kaustade seadistused, lisa linnuke “Kasuta e-mailis HTML vormingut”. Peale linnukese lisamist peab korraks programmist väljuma.

2) Avage seadistus E-mail ja kaustad > Seadistused > E-mailide tekstid

3) Valige Koosta > Uus e-maili tekst.

4) Avanenud aknas saate seadistada Excellent Books’i poolt koostatava e-maili sisu.

5) Selleks, et makselink korrektselt e-mailidele lisanduks, tehke järgnevad seadistused:

• a. Register – Valige klahvikombinatsiooniga valik Arved või Tellimused
• b. Päis – Sisesta lühike tekst, mis kopeeritakse iga e-maili Teema (Subject) reale.

Sõltuvalt dokumendist, võib siia lisatud tekstile automaatselt lisanduda juurde täiendav info. Näiteks: kui dokument on Müügiarved, siis lisatakse sõna “Arve” (või “Kreeditarve”), Tellimuste puhul “Tellimus” ja arve/tellimuse number automaatselt tekstile juurde.

• c. Algustekst – Vali siin ctrl+enter klahviga Standardteksti kood (võetakse registrist “Standardtekstid”, moodul Kliendihaldus). Kui valikuaken on tühi, saad uue teksti koostada samas aknas.

Selle koodi järgi võetakse tekst ja kopeeritakse iga e-maili sisu algusesse. Sõltuvalt dokumendist ja valikust “Jätta välja dokumendi detailne info e-maili sisust”, ilmub tekst enne artiklite loetelu. Selle teksti lõppu ei pea ise lisama tühja rida, programm teeb seda automaatselt.

Kui soovite, et makselink oleks osa Algustekstist, siis lisage valitud tekstis sobivasse kohta järgnev tekst: „?makselink?“ ilma jutumärkideta.

• d. Lõpp-tekst – Sarnaselt eelnevaga, määra siin Standardteksti kood. Selle koodi järgi võetakse tekst ja kopeeritakse iga e-maili sisu lõppu.

Sõltuvalt dokumendist ja valikust “Jätta välja dokumendi detailne info e-maili sisust”, ilmub tekst peale artiklite loetelu ja peale muud teksti.

Soovitame siin esimesele reale sisestada tühi rida, et tekstide vahel jääks sobivalt ruumi.

Kui soovite, et makselink oleks osa Lõpp-tekstist, siis lisage valitud tekstis sobivasse kohta järgnev tekst: „?makselink?“ ilma jutumärkideta.

e. “Jäta välja dokumendi detailne info e-maili sisust”

Kui saadad mõnda dokumenti e-mailiga, siis dokumendi detailsed andmed sisestatakse vaikimisi e-maili sisusse. Samuti lisatakse dokumendi PDF versioon e- maili kaardi külge.

Märgi see valik, kui sa ei soovi, et dokumendi read (artiklite info) kaasatakse e-maili sisuteksti sisse.

Makselingi kasutamine Excellent Books’is

Kui olete kõik eelneva korrektselt seadistanud, siis on Swedbank’I makselingi teenus on valmis kasutamiseks:

• 1) Koostage müügiarve või tellimus
• 2) Kinnitage müügiarve (makselink tuleb ainult kinnitatud arvetest koostatud e-maili), tellimuse puhul ei pea olema kaart kinnitatud
• 3) Valige Müügiarve või Tellimuse kaardil Koosta > E-mail
• 4) Teile avaneb e-maili aken, kus näete uut lisandunud nuppu Maksa arve.
• 5) Müügiarve/Tellimuse võib ära saata.

Makselingi laekumised

Välja saadetud makselinkide ajalugu on võimalik jälgida vastavas seadistuses:

1. Avage Müügiarved > Seadistused > Makselingi laekumised

2. Teile avaneb register, kus kuvatakse kõigi välja saadetud makselinkide hetkeseisu, unikaalset tellimuse tunnust, arve/tellimuse numbrit.

Kui on aktiveeritud Swedbank Gateway pangaliides siis laekumiste sidumisega õigete arvetega saab programm suurepäraselt hakkama ja leiab vasted.

Makselingi teenuse seadistused

Aktiveerimisel valitud tasumisviisi on võimalik näha järgnevas seadistuses:

Müügiarved > Seadistused > Makselingi teenuse seadistused

• Viimane päring – Kuupäev ja kellaaeg, millal viimati päring sooritati.

Makselingi kopeerimine

Lisaks makselingi kasutamisele e-mailides on võimalik makselinki ka kopeerida ja kasutada mujal.

Näiteks võtavad eraisikust kliendid tihti ühendust sotsiaalmeedia kaudu vmt. Sellisel juhul saab lingi kopeerida mis iganes vestluse aknasse ja klient saab oma kauba eest kiirelt ja mugavalt tasuda.

Arve kaardil (arve peab olema kinnitatud) on operatsiooni menüü (hammasratas) all valik “Loo makselink”. Kui vajutada “Loo makselink” siis kopeeritakse (copy) nö hiirele makselink ja seda saab edasi kleepida (paste). Ekraanile tuleb ka teavitus “Link kopeeritud ja lisatud kirjaklambri alla”.

Sama link lisatakse arve/tellimuse kaardile kirjaklambri alla. Sama arve/tellimuse kaardil saab vajutada korduvalt “Loo makselink”. Link vahetatakse kirjaklambri all ära viimati loodud lingi vastu.

NB! Kuna pangas tuleb teenus siduda konkreetse IBAN kontoga, siis Swedbank makselinki saab Excellent Booksis seadistada ainult ühe tasumisviisi ehk IBAN-i kohta.

Lisaks käsitsi koostatud müügiarvetele, saab makselingi lisada ka arvetele, mis on koostatud hooldusega “Koosta e-mailid arvetest” (v.a. hooldus “Koosta e-mailid KÜ arvetest“).

(paylink, makselink, link pay, makselingid, makselink)