Uuendatud 24. märts 2026

Kuidas seadistada Booksis dokumentide numbriseeriad, kui dokumente imporditakse teisest süsteemist?

Kui Excellent Booksi imporditakse dokumente mõnest teisest süsteemist või on loodud automaatne andmevahetuse liidestus ja samasse Booksi registrisse (näiteks Müügiarved, Kanded, Tellimused) sisestatakse dokumente ka kasutajate poolt käsitsi, siis tuleb nende dokumentide jaoks seadistada Booksis erinevad numbriseeriaid. Kui on erinevad numnbriseeriad seadistatud, siis ei teki olukorda, kus andmete import ei õnnestu, sest sama dokumendi number on Booksis juba kasutusel. Nii on ka hiljem selge, millisest allikast dokument pärineb.

Enne liidestuse või faili impordi kasutuselevõttu lepi teise osapoolega kokku:

• milline numbriseeria jääb Booksi käsitsi sisestatud dokumentidele;
• milline numbriseeria jääb imporditavatele dokumentidele;
• milline on järgmise aasta numeratsiooni loogika;
• kas imporditav number saadetakse välisest süsteemist kaasa või peab Books võtma numbri oma numbriseeriast.

Numbriseeriad seadistatakse vastava mooduli seadistustes, näiteks „Numbriseeriad – arved“ või „Numbriseeriad – kanded“.

NÄIDE 1: Kui finantskandeid imporditakse välisest süsteemist ja samal ajal tehakse Booksi sees ka käsitsi finantskandeid, siis ei tohi mõlemad kasutada sama numbrite vahemikku. Kui käsitsi on eelnevalt juba sisestatud dokument samad numbriga, mida importfail püüab sisse tuua, siis import katkeb, sest dokumendi number on juba kasutusel.

Alates / Kuni – seeria algusnumber ja lõppnumber. Vajadusel võib samas registris kasutada mitut paralleelset seeriat, näiteks erinevate aastate, osakondade või kasutajate jaoks, kuid need peavad olema selgelt eristatavad.

Kasutada saab ainult numbreid (kasutada ei saa tähti, tühikut ega kirjavahemärke). Numbriseeria valimisel tuleb arvestada, et number peab kasvama loogiliselt. Seetõttu ei saa kasutada kuju 01012026 kuni 31122026, vaid formaati 20260101 kuni 20261231. Selline järjestus töötab numbrilise loogikaga paremini, sest number suureneb ajas kasvavalt. See on eriti oluline siis, kui teine süsteem soovib kasutada kuupäevapõhist numeratsiooni.

Kuupäevast / Kuupäevani – kuupäevad alates ja kuni.
Kommentaar – sisesta selgitav tekst, millal mingit numbriseeriat kasutatakse. Näiteks, andmete importimisel ja käsitsi sisestamisel.
Kanne – määra, kas kanded koostatakse (vaikimisi alati koostatakse).

Kui sul on aktiivse perioodi jaoks mitu numbriseeriat vaja kasutada, siis pane kõige ülemisele ehk esimesele reale see numbrite vahemik, mida soovid, et programm vaikimisi kasutab. Dokumendi peal saad käsitsi valida kõiki aktiivse perioodi numbriseeriaid. Tühja rea lisamisest kõige ette loe SIIT

XML formaadis müügiarvete import

Arveid on võimalik Excellent Booksi importida ka Eesti e-arve standardi põhjal loodud XML failidest. Teisest süsteemist imporditavate XML arvetel võidakse kasutada dokumendinumbreid sellises formaadis, mida Booksi tarkvaras ei saa kasutada (näiteks erilised kirjavahemärgid). Arve originaalnumber tekib XML faili importimisel müügiarve peale “Amet.ser.nr” väljale. Booksis saab imporditud XML müügiarve endale unikaalse järgmise vaba numbri vastavalt seadistatud numbriseeriale.

Kui sinu ettevõttes imporditakse arveid XML failiformaadis (.xml), mitte tavalise tekstifailina (.txt), siis tuleb seadistus “Numbriseeriad – arved” täita veidi erinevalt, kui eespool toodud näites. XML arvete importimiseks peab impordi numbriseeria asuma eespool (ehk ülevalpool) kui käsitsi seeria. NB! Kasutajad, kes Booksis otse arveid sisestavad, peavad sel juhul olema tähelepanelikud, et valida arve peal number õigest seeriast.

NÄIDE 2:

Kui kasutad XML arve importimist, siis tuleb lisaks täita seadistus moodulis Müügiarved > Seadistused > “Müügiarve seadistused” > vali ctrl+enter õige seeria “Imporditavate arvete numbriseeria” lahtrisse.

NB! Oluline teada:

• Sama registri numbriseeriad ei tohi omavahel kattuda käsitsi ja automaatse impordi jaoks.
• Numbriseeria peab igal aastal olema unikaalne, st ei tohi olla sama, mis eelmisel aastal. Kui impordid dokumente regulaarselt, siis tuleb numbriseeriad valmis teha juba enne järgneva majandusaasta algust, näiteks detsembris. Kui uus aasta algab ja vajalikku uut numbriseeriat ei ole veel seadistatud, siis dokumentide import ebaõnnestub või toimub dokumentide nummerdamine valest seeriast. See on eriti oluline nende dokumentide korral, mis automaatselt Excellent Booksi imporditakse (näiteks: Telema tellimused, pangaliidestuste laekumised/tasumised, kanded, tarnijate e-arved jne.).