Uuendatud 31. juuli 2026

KUIDAS SISESTADA UUT OSTUARVET?

Moodul Ostuarved > Registrid > Ostuarved.

1. Kui avate registri Ostuarved, avaneb ostuarvete sirvimise aken, kus näete nimekirja varem sisestatud ostuarvetest.
   
2. Alustage uue Ostuarve sisestamist, valides Koosta menüüst ‘Uus ostuarve‘ või kasutades klaviatuuri otseteed Ctrl-N (Mac ⌘-N). Avaneb tühi aken ‘Ostuarve: Uus‘.
3. “Nr.” väli on vaikimisi tühi, see Ostuarve number lisatakse programmi poolt automaatselt, kui on täidetud seadistus “Numbriseeriad – ostuarved“. See on nö. ettevõttesisene numbrite süsteem, lisaks tarnija poolt antud arve numbrile. Järgmise numbri saate ka käsitsi valida, avades Nr väljal valiku nimekirja ctrl+enter klahvikombinatsiooniga.
4. “Tarnija” väljal vajutage klavatuuril Ctrl-Enter (Windows) või ⌘-Enter (Mac), et avaneks “Aseta” aken tarnijate nimekirjaga. Siin aknas näete kõiki Kontaktide registri kaarte, millel on märgitud “Tarnija” linnuke. Otsige tarnijate seast numbri või nime järgi. Valige loendist sobiv tarnija topeltklõpsuga (või vajutades Enter). Koos tarnija koodiga lisatakse ostuarvele ka muu täiendav info, nagu nimi, aadress ja tasumistingimus.
5. Sisestuskoht liigub nüüd päises väljale “KOKKU”.
   Sisesta tasumisele kuuluv kogusumma (koos käibemaksuga). Kui Tasumistingimus sisaldab kassa-ale soodustust, kuvatakse allahindluse summa väljal kassa-ale. Väli Allahindlusekp. näitab allahindluse aegumise kuupäeva (s.t kuupäeva, milleks pead arve tasuma, et saada kassa-ale soodustus).
6. Sisesta ostuarve kuupäev väljale “Arve kuupäev“ nii, nagu see on näidatud tarnija arvel ja vajuta Enter klahvi. Arve kuupäev kopeeritakse väljale “Kandekuupäev”. Peaaegu kõigil juhtudel peaksid need kaks kuupäeva olema samad, vastasel juhul võib sinu tarnijate võlakonto erineda aruandest “Osturteskontro“. Vajaduse korral uuendatakse ka välja “Allahindlusekp“.
7. Järgmine sisestuskoht on nüüd väljal “Tasumistingimus”. Vaikimisi Tasumistingimus ilmub tavaliselt automaatselt siis, kui valisid 4 punktis tarnija. Kui vaikimisi väärtust ei ole või kui vaikimisi väärtus ei ole sisestatava ostuarve jaoks õige, vali Ctrl-Enter, et avada aken ‘Aseta tasumistingimus‘. Vali nimekirjast sobiv tasumistingimus topeltklõpsuga või vajuta Enter klahvi.
8. Sisestuskoht on nüüd väljal “Tasumistähtaeg”. See arvutati automaatselt, kui sisestasid ostuarve kuupäeva ja kui muutsid tasumistingimust. Kui see ei ole õige, muuda seda ja vajuta uuesti Enter klahvi.
9. Sisestuskoht on nüüd väljal “Tarnija arvenr.”. Sisesta tarnija poolt ostuarvele määratud number.
10. Nüüd saad sisestada raamatupidamisinfo, s.t. tarnijalt ostetud tooted või teenused, mis on liigitatud Konto järgi. Klõpsa maatriksi ala esimesel real väljal Konto ja sisesta konto number. Ka siin saad kasutada Ctrl-Enter funktsiooni ‘Aseta“, kust saad valida vajaliku konto. Otsi kontode seast tavapärasel viisil, numbri või nimetuse järgi. Vali ‘Aseta” nimekirja aknas soovitud konto ja vajuta Enter klahvi või vali see topeltklõpsuga. Konto lisatakse Ostuarve reale.
11. Kui vajutad uuesti Enter, liigub sisestuskoht väljale “Objektid” või jätab selle vahele ja liigub väljale “Summa”, sõltuvalt valikutest, mille oled määranud seadistuses “Ostuarve seadistused“. Veendu, et sisestuskoht oleks väljal “Summa” ja sisesta rea summa (ilma käibemaksuta).
12. Korda samme 10 ja 11 nii mitu korda kui vaja.
13. Ostuarve viimasel real vii hiirekursor väljale “Summa”, kus on tühi väli, siis vajuta Enter klahvi. Selle tulemusel arvutab programm viimase rea “Summa” sinu eest nii, et ostuarve oleks tasakaalus.
14. Kui Ostuarve on valmis, saad selle salvestada, vajutades “Salvesta” nuppu. Selleks et saaksid ostuarve salvestada, peab päises “KOKKU” summa olema võrdne ridade summadega. Kui see nii ei ole, kuvatakse salvestamisel teade: “Kandes on vahe“.
    Võrdlus toimub vastavalt valitud käibemaksutsoonist, mis valitud ostuarvel “Arve aadress” vahelehel:
    “Eesti”, “EL (konteeri KM)” ja “Mitte EL (konteeri KM)” – KOKKU summa peab võrduma ridade summa pluss käibemaks.

    “EL” – KOKKU summa peab võrduma ridade summadega.

    “Mitte EL” – KOKKU summa peab võrduma ridade summadega. Sellisel juhul käibemaksu ei arvutata.

15. Selles punktis saad teha Ostuarvele kõik vajalikud muudatused. Kui oled kindel, et see on õige, märgi linnuke “Kinnita” ja salvesta see uuesti. Ostuarve tekitab automaatselt finantskande moodulisse Finants registrisse “Kanded“.

Vaata ka ostuarve sisestamisega seotud videot SIIT.
Video teemad:

• tarnijalt saabunud ostuarve sisestamine käsitsi,
• kreeditarve koostamine,
• ostuarve tühistamine,
• ostuarvete sorteerimine,
• ostuarve koopia tegemine.

OSTUARVE PÄIS

Nr. – Ostuarve number ehk arve number sinu Booksi moodulis Ostuarved. Vaikimisi valitakse see number järgmiselt:

1. See võetakse numbriseeriast, mis on määratud ostuarve sisestaja Isiku kaardi vahelehel  ‘Numbriseeriad‘ (lahter “Ostuarve nr.“.
2. See võetakse numbriseeriast, mis on määratud moodulis Üldine seadistuses  “Numbriseeriad, vaikimisi” (lahter “Ostuarved“). Selles seadistuses saad määrata, et kreeditarved kasutaksid tavalistest arvetest erinevat numbriseeriat. Kui kasutad seda võimalust, muutub ostuarve number siis, kui määrad tasumistingimusteks tüübi “Kreeditarve” (eeldusel, et sa ei ole ostuarvet veel salvestanud).
3. See võetakse moodulis Ostuarved seadistusest “Numbriseeriad – ostuarved” esimeselt kehtivalt realt.
4. See on järgmine number pärast viimati sisestatud ostuarvet.

Võid vaikimisi pakutavat numbrit muuta, kuid mitte numbriks, mis on juba kasutusel olnud. Kui oled seadistuses “Numbriseeriad – ostuarved” määranud vähemalt ühe numbriseeria, peab number, mille vastu sa selle muudad, jääma kehtiva numbriseeria piiresse.

Ostuarvet ei saa salvestada, kui Nr. ei kuulu kehtivasse numbriseeriasse. Kehtiv numbriseeria on selline, mis kehtib perioodil, kuhu ostuarve kande kuupäev langeb, ning milles on kasutamata numbreid, seega tekib see probleem enamasti uue kalendri- või majandusaasta alguses. Kui vahetad numbriseeriaid igal aastal, pea meeles uuendada oma Isiku kaarte ja seadistust “Numbriseeriad, vaikimisi“, kui neid kasutad (eespool toodud punktid 1 ja 2), et need viitaksid uutele numbriseeriatele. Ostuarve number tekib siis, kui salvestad ostuarve esimest korda.

Kui kasutad Kassa mooduli seadistuses “Kassaraamatu seadistused” valikut “Ühine numbriseeria”, võib arve number muutuda, kui sisestad väljale “Tasumistingimus” Tasumisviisi koodi või kui kasutad tarnijat, kelle tasumistingimuse väljal on Tasumisviisi kood.

Tarnija – Sisesta tarnijakood või kasuta funktsiooni “Aseta” aken. Kui vajutad Enter-klahvi, sisestatakse tarnija nimi, aadress ja muu teave vastavatele väljadele. Kui tarnija nimel on ettemaks, mida ei ole veel arvega seotud, kuvatakse tarnijakoodi sisestamisel teade “Open prepayment exists”. Ettemakse kirjeldatakse lehel  Ettemaksed ja kontopõhised tasumised.

KOKKU – Selle arve eest tasumisele kuuluv kogusumma, sealhulgas kõik maksud ja valuutas. Enne ostuarve salvestamist peab see summa vastama ühele järgmistest, sõltuvalt arve käibemaksutsoonist:

• Eesti käibemaksutsoon, EL (konteeri KM) ja Mitte EL (konteeri KM):Ridade summade summa pluss KM.
• EL-sisene käibemaksutsoon: Ridade summade summa.
• EL-väline käibemaksutsoon: Ridade summade summa. Sellisel juhul KM-i ei arvutata.

Käibemaksutsoon võetakse tarnija Kontakti vahelehelt  ‘Ettevõte‘  ja seda näeb ostuarve vahelehel  ‘Arve aadress’ .

Nimi – Tarnija nimi sisestub automaatselt pärast tarnija koodi sisestamist. See tuleb tarnija Kontakti kaardilt või eelmiselt ostuarvelt, kui tegid koopia.

“Ootel summa” – Kui osa ostuarvest ei kuulu tasumisele (näiteks vaidluse tõttu), sisesta vadlustatud summa siia. Kui saabub ostuarve tasumise aeg, käsitletakse avatuna ainult vaidlustamata osa summast (st vaidlustamata summa pakutakse vaikimisi, kui sisestad ostuarve numbri Tasumisele ja kui kasutad funktsiooni  ‘Automaatsed tasumised‘, ning seda näidatakse aruandes “Tasumisennustus”). Sa ei saa tasuda rohkem kui vaidlustamata summa. Selle välja väärtust saad muuta pärast seda, kui ostuarve on märgitud “Kinnita” ja salvestatud, kuid mitte pärast seda, kui see on täielikult tasutud. Kui kogu ostuarve on vaidlustatud, on soovitatav sisestada siia kogusumma ja märkida ka valik “Ootel” vahelehel  ‘Tingimused‘.

Käibemaks – Kui lisad ostuarvele ridu, uuendatakse jaluses välja “Arvestatud KM” kogu käibemaksu (KM-i) väärtusega, mis arvutatakse iga rea summade ja KM-koodide alusel. Kui tarnija ostuarvel olev KM-i kogusumma erineb väljal “Arvestatud KM” olevast summast, sisesta siia tarnija ostuarve summa. See täidab kahte eesmärki:

1. Esiteks, nagu on mainitud vahetult eespool oleva lahtri “KOKKU” kirjelduses, kui ostuarve on Eesti, EL (konteeri KM) või Mitte EL (konteeri KM) käibemaksutsoonis, siis saad selle salvestada ainult siis, kui “KOKKU” on sama, mis ridade summa pluss KM. Selles võrrandis kasutatav KM-i summa on selle lahtri summa või, kui see lahter on tühi, lahtri “Arvestatud KM” summa.
2. Teiseks on ostu KM konto(de)le konteeritav kogusumma selle lahtri summa või, kui see lahter on tühi, siis lahtri “Arvestatud KM” summa.

Kui oled sisestanud KM-i summad käsitsi igale reale C-osas “Käibemaks” veergu, siis paigutatakse nende summade kogusumma siia päisesse “Käibemaks” lahtrisse. Seetõttu ei tohiks mitmerealise arve puhul kasutada C osa “Käibemaks” veergu ainult ühel real, vaid seda tuleks kasutada igal real (või mitte ühelgi), et kogusumma oleks õige ja ostuarve oleks tasakaalus. Veerg C-osas annab seega suurema kontrolli käibamaksu summade üle, mis konteeritakse igalt realt ostu KM kontole. Saad sisestada summa C osa “Käibemaks” veergu ainult siis, kui kasutad seadistuses “Lausendamine, ostud” valikut “Käibemaksusumma ostuarvele”.

Kui kasutad seadistuses “Ostuarve seadistused” valikut “Arvuta käibemaks”  ja arve kuulub Eesti, EL (konteeri KM) või Mitte EL (konteeri KM) käibemaksutsooni, arvutatakse KM-i summa automaatselt (eespool oleva KOKKU summa põhjal), kasutades “Ostuarve seadistused” seadistusse sisestatud protsenti (väli “KM %”). Saad saadud summat muuta, kui see ei vasta ostuarvel olevale summale.

Kui arve kuulub EL-sisesesse või EL-välisesse käibemaksutsooni, ei täideta seda välja automaatselt ja peaksid selle tühjaks jätma. EL-sisese käibemaksutsooni korral arvutatakse KM iga rea KM-koodi alusel ja seda näidatakse jaluses väljal “Arvestatud KM“.

Kinnita – Kui märgid “Kinnita” valiku ja salvestad Ostuarve kaardi, salvestatakse ostuarve registrisse Ostuarved. Kui oled Finants mooduli seadistuses “Allsüsteemid”  ja seadistuses “Numbriseeriad – ostuarved” nii määranud, siis koostatakse vastav finantskanne ka moodulisse Finants. Peale “Kinnita” märkimist ei saa sa ostuarvel enam muudatusi teha, välja arvatud lahtrites “Ootel summa“, Tasumistähtaeg, Allahindlusekp., Keel ja Kommentaar ning märge “Ootel”.

Saad kasutada Kasutajagruppide seadistust (moodulis Üldine), et piirata teatud kasutajatel ostuarvetel ja kreeditarvetel “Kinnita” märkimast. Selleks keela neile juurdepääs vastavalt toimingutele ‘Ostuarve kinnitamine’ ja ‘Kreeditostuarvete kinnitamine‘.

Kui ostuarved peavad läbima kinnitamisprotsessi enne, kui saad need märkida “Kinnita” linnukesega, saad sellise protsessi seadistada moodulis “Ettevõtte märguanded” registris “Kinnitamise reeglid“.

“TINGIMUSED” VAHELEHT

Arve kuupäev – Kuupäev, millal Tarnija väljastas arve. See kuupäev koos Tasumistingimusega määrab, millal ostuarve maksetähtajaks tasutakse. Vaikimisi kasutatakse eelmise sisestatud Ostuarve kuupäeva, kuid saad seda muuta.

Tasumistingimus – Siin määratud Tasumistingimus määrab tasumistähtaja (väli “Tähtaeg“). Tasumistingimusi saab kasutada ka kassa-ale allahindluste süsteemi seadistamiseks. Tasumistingimus on ka vahend, mille abil eristatakse Sularahaarveid ja Kreeditarveid tavalistest ostuarvetest. Tavalise Ostuarve muutmiseks sularahaarveks või kreeditarveks vali Tasumistingimus, mille Tüüp on vastavalt “Sularaha” või “Kreeditarve“. Kui märgid seejärel kaardile “Kinnita”  ja salvestad selle, koostatakse vastav finantskanne. Sularahaarvest tekkinud finantskanne krediteerib Ostuvõlgade konto asemel Kassa kontot (see, mis on määratud Tasumistingimuse kaardil). Kreeditarvest tekkinud kanne on algse ostuarve kande vastand.

Sularahaarveid käsitletakse kohe tasutuna ja seetõttu ei kuvata neid “Ostureskontro” aruandes. Sularaha ostuarvete kohta ei ole vaja Tasumise kaarti sisestada. Kui on vaja Sularahaarve tühistada, siis koosta  Kreeditarve ja veendu, et sisestad Sularahaarve numbri väljale “Kreedit arvele“.

Kui sisestad Ostuarvet, mille töötaja on juba tasunud (nt mobiiltelefoni leping), vali Tasumistingimus, mille Tüüp on “Töötaja“. Ostuarvele lisatakse rida, kuhu saad sisestada arve tasunud Isiku allkirja. Ostuarvet ei saa salvestada enne, kui oled seda teinud. Tekkinud finantskanne krediteerib kontot, mis on määratud vastava Isiku kaardi vahelehel “Kontod“. Isiku Objekt määratakse samuti kreeditkonteeringu(te)le. Muus osas sarnaneb “Töötaja” tüüpi tasumistingimusega Ostuarve Sularahaarvega.

Balti riikides on olukordi, kus sularahas tasutud Ostuarved peaksid järgima sama numbriseeriat, mida kasutatakse Tasumiste, kulutuste Väljamaksete ja Kassaväljaminekuorderite kaartide puhul. Kui pead seda võimalust kasutama, määra esmalt numbriseeriad Tasumisviiside seadistuses C-osa parempoolsetel väljadel “Alates” ja “Kuni” ning märgi Kassa moodulis “Kassaraamatu seadistused” seadistustes valik “Ühised numbriseeria“. Seejärel sisesta sellele väljale Tasumisviis, misjärel muutub Ostuarve number õigesse seeriasse kuuluvaks. Kui märgid ostuarvel “Kinnita” ja salvestad selle, käsitletakse seda ostuarvet tasutuna ning Ostuvõlgade kontole kannet ei tehta. Selle asemel tehakse kreeditkanne Tasumisviisi kontole (st panga- või kassa kontole).

Kandekuupäev – Seda kuupäeva kasutatakse Ostuarvest tekkinud finantskandes “Kande kp.“. Seega saad oma reskontrotes ostuarve kuupäeva ja kandekuupäeva eraldi hoida.

NB! Kui sisestad erinevad “Arve kuupäev” ja “Kandekuupäev“, tekib Ostureskontro ja Finants mooduli vahel ajastuse erinevus seni, kuni ostuarve jääb tasumata. See ilmneb, kui võrrelda aruannet “Ostureskontro” ostuvõlgade kontrollkontoga.

Kui kasutad “Ostuarve seadistused” seadistuses valikut “Ära luba ostuarve kuupäeva pärast kande kuupäeva“, ei saa Ostuarvet salvestada, kui Kandekuupäev on varasem kui Arve kuupäev.

Tähtaeg – Kuupäev, millal Ostuarve tuleb tasuda, arvutatakse Arve kuupäeva ja Tasumistingimuse põhjal. Tasumistähtaega saab muuta ka pärast seda, kui oled ostuarve märkinud “Kinnita“. See on kasulik, kui saad arvele pikendatud makseaja ja pead selle Ostureskontro ning Likviidsusprognoos aruannetes ümber planeerima. Kui Tasumistingimus on osamaksetega, kuvatakse siin viimase osamakse Tasumistähtaeg.

Tarnija arvenr. – Number, mille Tarnija on Ostuarvele määranud. Kui soovid,  Tarn. arve nr. sisestamine oleks igal Ostuarvel kohustuslik, vali Ostuarve seadistustes valik “Nõua tarnija arve nr.” Saad lasta Tarn. arve nr. trükkida mitmele vormile, sealhulgas makseteatele, lisades oma Dokumendimalli kujundustesse välja “Tarnija arvenr“.

Ostuarve salvestamisel kontrollitakse, et sa ei oleks sama Tarnija juures sama Tarn. arve nr. juba kasutanud eelmisel Ostuarvel või Kulutuse kaardil (väljal Dokumendi nr. C-osal). Kui oled, kuvatakse hoiatus “Selle tarnija arve numbriga arve on juba olemas“, kuid kaart salvestatakse siiski. Kui soovid sellise Ostuarve salvestamist täielikult takistada, kasuta seadistuses Lausendamine, ostud valikut “Ära luba sama tarnija arve nr.-ga arveid”. See aitab vähendada sama dokumendi rohkem kui üks kord sisestamise riski, kas Ostuarvena ja/või Kulutuse hüvitamise osana.

Tavaliselt saad Ostuarvel muuta välja Tarn. arve nr. ka pärast seda, kui oled arve OK-ks märkinud ja salvestanud. Kui sa ei soovi, et see oleks võimalik, saad seda takistada Kasutajagruppide abil, keelates juurdepääsu toimingule “Muuda tarnija arve nr.-t OK Ostuarvel“.

Kinnitajad – Isik, kes märgib Ostuarve “Kinnita“, peaks sisestama siia oma allkirja. Saad sisestada rohkem kui ühe Isiku allkirjad, eraldades need komadega. Selle välja kohustuslikuks muutmiseks vali Ostuarve seadistustes valik “Nõutav kinnitaja“.

Objektid – Ostuarvele saad määrata kuni 20 Objekti, eraldatuna komadega, mis kantakse üle järgnevale finantskandele. Võid määrata eraldi Objektid erinevate osakondade, kulukohtade või tootetüüpide tähistamiseks. See pakub paindlikku analüüsimeetodit, mida saab kasutada Finants mooduli aruannetes. Tavaliselt tähistavad siin määratud Objektid Tarnijat. Ostuarvest koostatud finantskandes määratakse siin määratud Objektid järgmiselt:

1. Vaikimisi määratakse need deebetkonteeringu(te)le Kulukonto(de)le.

Seda määramist ei toimu, kui kasutad seadistuses “Lausendamine, ostud” valikut “Ära lisa arve päise objekte kulukontole“.

2. Kui kasutad samas seadistuses valikut “Objektid ostuvõlgade kontole“, määratakse need krediitkonteeringule Ostuvõlgade kontole.
3. Kui kasutad samas seadistuses valikut “Objektid käibemaksukontole” (kaart “KM”), määratakse need deebetkonteeringu(te)le Ostu KM kontole.

Valik Objektid ostuvõlgade kontole põhjustab ka selle, et Tarnija kontakti kaardil määratud Ost. Objektid kopeeritakse siia vaikimisi ning Ostuarve tasumisel kopeeritakse selle välja Objektid Tasumise rea F-osa väljale “Objektid”. Sealt määratakse need deebetkonteeringule Ostuvõlgade kontole.

Viitenumber – Sisesta siia täiendav kood, mille abil Ostuarvet saab tuvastada. Ostuarve tasumisel kopeeritakse see Viitenumber vastava Tasumise rea H-osa väljale Panga viitenumber. See trükitakse seejärel Maksekorraldusele, kui oled oma Dokumendimalli kujundusse lisanud välja “Meie viitenumber (ourref)”.

Sõltuvalt Ostureskontro seadistuses Pangaülekanne valitud maksefaili formaadist võib see Viitenumber sisalduda SEPA maksete ekspordis. Seetõttu on Viitenumber mõnes riigis, nt Soomes ja Norras, Ostuarvetel kohustuslik.

Vastuvõtm.kp. – Ostuarve Vastuvõtm.kp. on kuupäev, mil sa selle enda valdusesse saad.

Mõnes riigis (nt Sloveenias) saab käibemaksu tagasi küsida arve vastuvõtmiskuupäevade, mitte arve või tasumise kuupäevade alusel. Seetõttu pead Ostuarvest koostama KM korrigeerimise kaardi, kui selle Kandekuupäev erineb Vastuvõtm.kp.-st. See tagab, et käibemaks omistatakse õigele perioodile. KM korrigeerimise kaartide loomiseks Ostuarvetest partiidena saad kasutada hooldusfunktsiooni “Koosta ostu KM korrigeerimised” või luua KM korrigeerimise kaardi üksikult Ostuarvelt, avades selle ja valides Koosta menüüst (Windows/macOS) või + menüüst (iOS/Android) käsu “KM korrigeerimine O/R”. Lisainfo saamiseks pöördu kohaliku HansaWorldi esindaja poole.

Kui kasutad Ostuarve seadistustes valikut Nõua vastuvõtmiskuupäeva, on Vastuvõtm.kp. sisestamine igale Ostuarvele kohustuslik.

Allahindlusekp. – Kuupäev, milleks peaksid arve tasuma, kui soovid saada kassa-alet. See arvutatakse vastava Tasumistingimuse kaardil määratud Kassa-ale päevade põhjal. Allahindlusekp. saab muuta ka arvel, mille oled OK-ks märkinud.

Kassa-ale – Kassa-ale summa, kui see on olemas. Selle summa arvutamine sõltub vastava Tasumistingimuse kaardi Kassa-ale % väljast ja seadistuse Lausendamine, müük valikust Ära arvuta KM kassa-alelt. Kui sa seda valikut ei kasuta, on kassa-ale:

KOKKU x Kassa-ale %

Kui kasutad seda valikut, on kassa-ale:

(KOKKU – KM kokku) x Kassa-ale %

Teise valemi KM kokku võetakse päise KM väljalt või, kui see on tühi, jaluse väljal Arvutatud KM.

Vajadusel saad arvutatud kassa-ale summa üle kirjutada. Tee seda pärast kogu muu teabe sisestamist Ostuarvele, sest ridade lisamine, summade muutmine jne põhjustab kassa-ale summa ümberarvutamise. Kui tasud Ostuarve enne Allahindlusekp.-d (ülal), lisatakse Tasumisele automaatselt allahindluse rida, millel on see summa soovitatava allahindluse summana.

Kui sisestad Ostuarve, mis on koostatud Tarnija süsteemis valiku Kassaale KM-ta vastet kasutades, ei ole Tarnija arve KM kokku sama kui summa, mis kuvatakse kaardi “Kulud” jaluse väljal Arvutatud KM. Pead kopeerima KM kokku Tarnija arvelt päise KM väljale. See tagab, et Ostu KM kontole kantakse õige summa ja kassa-ale arvutatakse õigesti. Kui Ostuarve on mitmerealine, võimalik, et erinevate KM-koodidega, võib olla vaja sisestada õige summa igale reale (KM väljal klapil C), et Ostu KM kontodele kantaks õiged summad. Nende KM summade summa paigutatakse päise KM väljale ning seda summat kasutatakse kassa-ale arvutamisel. Kui soovid kasutada KM välja klapil C, pead kasutama seadistuse Lausendamine, ostud valikut Käibemaksusumma ostuarvele.

Kreedit arvele – Kui sisestad ostu kreeditarvet (“deebetteadet”), sisesta siia krediteeritava Ostuarve number. Krediteeritav Ostuarve ei saa ise olla kreeditarve. Pea meeles määrata väljale Tasumistingimused Tasumistingimus tüübiga “Kreeditarve”: kui Tasumistingimus on mis tahes muud tüüpi, peab väli Kreedit arvele jääma tühjaks.

Ootel – Märgi see ruut Ostuarvel, kui soovid takistada selle tasumist. Toimingute menüü funktsioon “Koosta tasumissoovitus” ei koosta Tasumist Ostuarvele, mille oled märkinud Ootel olevaks, ning sa ei saa salvestada ise sisestatud Tasumist, kui see sisaldab Ootel Ostuarvet. Seda märkeruutu saad muuta Ostuarvel, mille oled OK-ks märkinud ja salvestanud. Ostuarve märkimine Ootel olevaks võib mõjutada järgmisi aruandeid:

• See kuvatakse aruandes Tarnija väljavõte, tasumata arved nullise tasumata saldoga, kui trükid selle valikuga Välja arvatud kinnipeetud summa.
• Saad selle välistada aruannetest Intressikulu arvutamine ja Tasumisennustus.
• See märgitakse tärniga (*) aruandes Ostureskontro aruanne.
• Saad koostada Ostuarvete nimekirja aruande, mis loetleb ainult Ootel olevad Ostuarved.

Eelkonteering – See valik võimaldab Ostuarvete esialgset (ajutist) konteerimist. Kui märgid selle ruudu, koostatakse Ostuarve järgmisel salvestamisel esialgse konteeringu finantskanne. Tehakse tavapärased KM ja Kulukonto konteeringud, kuid tavapärase Ostuvõlgade konto asemel krediteeritakse esialgset kontot (määratud seadistuse Lausendamine, ostud kaardil “Ostuvõlad”). Niikaua kui Ostuarve on selles ajutises olekus, saad muuta Kulukontosid mis tahes Ostuarve real. Kui märgid Ostuarve OK-ks ja salvestad selle uuesti, koostatakse uus finantskanne, mis tühistab esialgsele kontole tehtud konteeringu ja asendab selle krediidiga tavapärasele Ostuvõlgade kontole. Kõik kasutatud Kulukontode muudatused kajastuvad samuti selles kandes.

Kasutajagruppide abil saad takistada teatud kasutajatel märkimast Ostuarvetel ja ostu kreeditarvetel ruutu Eelkonteering. Selleks keela neile juurdepääs vastavalt toimingutele “OK ostuarved” ja “OK ostu kreeditarved”.

Kui Ostuarved peavad läbima kinnitamise protsessi enne, kui saad need OK-ks märkida, saad sellise protsessi seadistada mooduli Ettevõtte märguanded registris Kinnitamise reeglid. Sama kinnitamise protsess kontrollib ka juurdepääsu ruudule Eelkonteering, st sama kinnitamise protsessi läbimine võimaldab märkida nii ruudu Eelkonteering kui ka OK. Kinnitamise protsessi lühikirjelduse leiad kaardi “Arve aadress” välja Kinnitamise hetkeseis kirjeldusest ning täieliku kirjelduse siit.

“KULUD” VAHELEHT

Konto – Määra kulukonto, mida ostuarve debiteerib. Sisesta konto number ja vajuta Enter. Konto nimi sisestatakse automaatselt väljale Kirjeldus. Kui tarnija kontaktikaardi kaardil ‘Kontod’ on määratud kulukonto, sisestatakse see vaikimisi esimesele reale. Konto saab sisestada ka, määrates parempoolsel väljal Lüh. konto lühikoodi.

Sellele väljale saab sisestada ka automaatkande koodi. Automaatkandeid saad kasutada sageli kasutatavate ostuarve finantskannete sisestamise automatiseerimiseks, mis mitte ainult ei vähenda töömahtu, vaid tagab ka, et iga kord kasutatakse õigeid kontosid. Automaatkandeid on täielikult kirjeldatud siin. Automaatkande näide võib olla selline, mis jaotab üldkulu, näiteks rendikulu, protsendipõhiselt mitme objekti vahel.

Objektid – Ostuarve reale saab määrata kuni 20 objekti, eraldades need komadega, et need kantaks üle järgnevale finantskandele. Võid määratleda eraldi objektid erinevate osakondade, kulukeskuste või tootetüüpide tähistamiseks. See pakub paindlikku analüüsimeetodit, mida saab kasutada Finants mooduli aruannetes. Tavaliselt tähistavad siin määratud objektid artiklit või kulu.

Ostuarvest koostatud finantskandel määratakse kõik siin määratud objektid kulukonto deebetkandele. See määramine liidab need objektid algse ostuarve objektidega (näidatud kaardil ‘Tingimused’). Kui sa objekte ei kasuta, saad kasutada Ostuarve seadistused seadistuse valikut Jäta objekt vahele, et sisestuspunkt liiguks sellest väljast üle, kui vajutad Return või Enter.

Kui määrad vahelehel B projekti ja sellele projektile on määratud objekt, kopeeritakse see objekt siia automaatselt. Objekti saab sisestada ka, määrates sellest paremal asuval väljal konto lühikoodi.

Lühi – Lühikoode saab kasutada vigade vähendamiseks kontode ja objektide valimisel. Neid saab kasutada ka juhul, kui sa ei soovi, et ostuarveid ja kulusid kasutavatel töötajatel oleks ligipääs Kontod ja Objektid registritele (mis tähendab, et nad ei saa kontode ja objektide valimiseks kasutada ‘Aseta’ akent). Sisesta siia lühikood, et tuua sisse sobiv konto ja objekt(id).

Kirjeldus – Konto nimi sisestatakse siia automaatselt, kui määrad ülal konto. Vajadusel saad kirjeldust muuta. Saad kasutada Ostuarve seadistused seadistuse valikut Jäta kirjeldus vahele, et sisestuspunkt liiguks sellest väljast üle, kui vajutad Return või Enter (kuid mitte Tab). Kui oled konto kaardi kaardil ‘Tekstid’ sisestanud konto nime erinevad tõlked, tuuakse sisse ostuarve keelele vastav õige tõlge (määratud kaardil ‘Kommentaar’). Kui kaardil ‘Kommentaar’ keelt ei ole, kuid oled Süsteem mooduli Ettevõtte andmed seadistuses sisestanud keele ja kasutad Finants mooduli Kandesisestus seadistuses valikut Kontonimi ettevõtte keeles, tuuakse sisse Ettevõtte andmed keelele vastav konto nime tõlge.

Summa – Summa, mis debiteeritakse kulukontole. Kui oled määranud valuuta, peab see summa olema selles valuutas. Mugav viis õige väärtuse kiireks sisestamiseks on klõpsata, puudutada või muul viisil viia sisestuspunkt sellele väljale ja vajutada seejärel klahvi Enter või Return. Ostuarve tasakaalustamiseks vajalik õige väärtus tuuakse sisse, võttes arvesse TOTAL-i ja kõiki varasemaid ridu.

KM-k – Siia sisestatud KM-kood määrab määra, mille alusel käibemaks arvutatakse, ning debiteeritava ostu KM konto. Igal real pakutav vaikimisi väärtus valitakse järgmiselt:

1. Kasutatakse tarnija välja Ostude KM-kood.
2. See võetakse konto kaardilt.
3. Kasutatakse Lausendamine, ostud seadistuse kaardi ‘KM’ KM-koodi.

Viimasel juhul kasutatakse tarnija tsoonile vastavat KM-koodi. Vajadusel saad seda vaikimisi väärtust konkreetsel ostuarve real muuta.

Ostuarvest koostatud finantskandel määratakse see KM-kood eespool määratud kulukonto deebetkandele. Kui soovid, et see määrataks ka ostu KM konto deebetkandele, kasuta Finants mooduli Kandesisestus seadistuse valikut Lisa KM-kood Käibemaksukonto ridadele.

B-OSA

Kui pead kasutama Intrastat aruandluse funktsiooni, veendu, et iga ostuarve rea vahelehe B väljad Artikkel ja Kogus oleksid õigesti täidetud. Intrastat P/L vorm loetleb artiklid, mis on ostetud teistes EL-i riikides asuvatelt tarnijatelt, võttes selle info nendelt väljadelt. Aruanne Akumuleeritud ostutellimused ning Ostutellimuste hetkeseis aruande valikud Akumuleeritud ja Akumuleeritud finantskoodi kaupa nõuavad samuti, et artiklid oleksid määratud iga ostuarve rea vahelehel B. Kui koostad ostuarveid ostutellimustest või laosissetulekutest, peaksid valima Ostuarve seadistused seadistuses valikud Summeerituna artikli ja projekti kaupa või Iga rida eraldi, et tagada, et iga ostuarve rea vahelehe B väljad sisaldavad vajalikku infot.

Tellimuse tüüp – Seda välja täidetakse automaatselt ja see võib sisaldada kahte väärtust: “Tavaline” ja “Otsetarne”. See sisaldab väärtust “Otsetarne” ostuarve real, mis koostati ostutellimuse reast, kus tellimuse tüüp oli samuti “Otsetarne”. “Otsetarne” ostutellimus on ostutellimus, mille esitad oma tarnijale ja tarnija tarnib seejärel otse sinu kliendile, nii et sa ise artikleid lattu ei võta. Kuna seetõttu laosissetulekut ei ole, arvutatakse ostuhinna erinevus teisiti, kui tellimuse tüüp on “Otsetarne” (ostuhinna erinevus on näidatud vahelehel D).

Lao tüüp – Seda välja täidetakse automaatselt ja see võib sisaldada kahte väärtust: “Ostetud” ja “Konsignatsioon”. See sisaldab väärtust “Konsignatsioon” ostuarve real, mis koostati laosissetuleku reast, kus lao tüüp oli samuti “Konsignatsioon”. Artikkel on konsignatsioonilaos siis, kui see on sinu laos või näidistesaalis, kuid kuulub kuni selle müümiseni endiselt tarnijale. Kui lao tüüp on “Konsignatsioon”, muudab see kulukonto valikut vahelehel A.

Artikkel – Ostetud artikli numbri võid sisestada siia. Ostutellimustest või laosissetulekutest koostatud ostuarvete korral kopeeritakse artiklinumbrid, kui kasutad Ostuarve seadistused seadistuse valikuid Summeerituna artikli ja projekti kaupa või Iga rida eraldi. Lisaks ‘Aseta’ akna funktsioonile saad ostuarvele artiklite lisamiseks kasutada Operatsioonid menüü funktsiooni ‘Artikli otsing’.

Kog. – Sisesta siia ostetud kogus. Ostutellimustest või laosissetulekutest koostatud ostuarvete korral kopeeritakse kogused üle, kui kasutad Ostuarve seadistused seadistuse valikuid Summeerituna artikli ja projekti kaupa või Iga rida eraldi.

Projekt – Kui kasutad Projektiarvestus moodulit, saad siia sisestada projekti numbri, kui pead ühendama ostuarve real kajastatud kulu projektiga. Kui projektile on määratud objekt, kopeeritakse see ostuarve vahelehe A väljale Objektid. Kui sisestad projekti, pead sisestama ka artikli ja koguse.

Ostutellimustest koostatud ostuarvete korral kopeeritakse iga ostuarve reale kõik tellimuse kaardil ‘Tingimused’ (või üksiku ostutellimuse rea vahelehel B) määratud projektid, kui kasutad Ostuarve seadistused seadistuse valikuid Summeerituna artikli ja projekti kaupa või Iga rida eraldi.

Kui märgid ostuarve OK-ks ja salvestad selle, koostatakse eraldi projektikanded iga rea kohta, millel oled määranud projekti, artikli ja koguse. Need projektikanded võimaldavad ostude kulu kaasata projekti kuluanalüüsi aruannete koostamisel Projektiarvestus moodulis. Olenevalt projekti seadistusest tagavad projektikanded ka selle, et kliendile esitatakse ostude eest arve. Kui tühistad ostuarve, kustutatakse projektikanne/-kanded. Ostuarvet ei saa tühistada, kui projektikanne on juba arvele võetud.

C-OSA

Per. mudel – Selle välja üksikasju ja illustreeritud näidet vaata lehelt Periodiseerimised.

Käibemaks – Ostuarvele ridu lisades uuendatakse jaluses välja Arvestatud KM kogu käibemaksu väärtusega, mis arvutatakse iga rea summade ja KM-koodide alusel. Kui tarnija arvel olev kogu KM summa erineb väljal Arvestatud KM olevast arvust, peaksid sisestama tarnija arvu päises asuvale KM väljale. Koostataval finantskandel on ostu KM konto(de)le konteeritud kogusumma päise KM väljal olev arv või, kui see väli on tühi, jaluses väljal Arvestatud KM olev arv. Kui arvel on rohkem kui üks KM-kood, arvutatakse igale ostu KM kontole konteeritavad summad iga rea summade ja KM-koodide alusel. Kui oled sisestanud arvu ostuarve päise KM väljale, tehakse esimesele ostu KM kontole konteeritavas summas korrigeerimine, et tagada konteeritud KM koguväärtuse õigsus.

Kui tead iga rea KM väärtust, ei pruugi see arvutatud korrigeerimine olla piisavalt täpne. Sellisel juhul saad sisestada igale reale sellele vastavad KM väärtused. Saad sellesse välja sisestada arvu ainult siis, kui kasutad Lausendamine, ostud seadistuse valikut Määra ostuarvel KM väärtus. Kui sisestad igal real sellele väljale arve, uuendatakse päise KM välja. Seetõttu pead seda välja kasutama igal real (või mitte ühelgi), et ostuarve oleks tasakaalus (välja arvatud nullmääraga KM-koodidega read). Kui kasutad valikut “Määra ostuarvel KM väärtus”, saad valida, kas kasutada seda KM välja konkreetsel ostuarvel. Nagu eelmises lõigus mainitud, kui otsustad seda kasutada, pead seda tegema igal real. Kui soovid muuta selle välja kasutamise kohustuslikuks igal ostuarvel, kus oled kasutanud rohkem kui ühte KM-koodi, vali Lausendamine, ostud seadistuses valik Kohusta rea KM-i, kui KM erineb ja KM-koode on rohkem kui üks.

D-OSA

Seerianr. – Ostetud artikli seerianumber tuuakse sellele väljale automaatselt järgmistel juhtudel:

• Ostutellimusest koostatud ostuarve korral tuuakse seerianumbrid asjakohastelt laosissetuleku ridadelt, kui kasutad Ostuarve seadistused seadistuse valikut Arve laosissetuleku põhjal. Kui kogus on suurem kui üks, sisaldab ostuarve vastavat arvu ridu, igaühel kogus üks, võimaldades kõik seerianumbrid sisse tuua. Kui sa seda valikut ei kasuta, tuuakse seerianumber siiski sisse juhul, kui kasutad samas seadistuses valikut Iga rida eraldi. Kui kogus on aga suurem kui üks, kopeeritakse siia ainult esimene seerianumber.
• Laosissetulekust koostatud ostuarve korral tuuakse seerianumber asjakohaselt laosissetuleku realt ainult siis, kui kasutad Ostuarve seadistused seadistuse valikut Iga rida eraldi. Kui kogus on suurem kui üks, sisaldab ostuarve alati vastavat arvu ridu, igaühel kogus üks, seega ei ole vaja kasutada valikut Arve laosissetuleku põhjal.

Kõigil muudel juhtudel jääb see väli tühjaks. See on mittesisestatav väli ja seda ei saa muuta.

Hinnaerinevus – Selle välja üksikasju vaata lehelt Ostuhinna erinevused.

E-OSA

Inventarinr. / PV kande tüüp – Nende väljade käitumine sõltub põhivara kande tüübist järgmiselt:

“Uus põhivara” – Kui põhivara kande tüüp on “Uus põhivara”, pead väljale Põhivara nr sisestama varem kasutamata põhivara numbri. Kui märgid ostuarve OK-ks ja salvestad selle, lisatakse Põhivara registrisse automaatselt uus kaart. Tarnija number ja nimi, ostuarve number ja kuupäev ning tarnija arve nr ostuarve päisest ning põhivara number, kirjeldus, summa, KM, kogus ja seerianumber ostuarve realt kopeeritakse kõik uuele põhivara kaardile. Ostuarve ja põhivara ühendatakse omavahel manuste kaudu.

Ostuarvetest põhivara loomiseks saad kasutada ka käsitsi meetodit. Selleks vali Koosta menüüst ‘Põhivara’ (Windows/Mac OS X) või + menüüst (iOS/Android).

“Uuenda põhivara” – Kui põhivara kande tüüp on “Uuenda põhivara”, pead väljale Põhivara nr sisestama olemasoleva põhivara põhivara numbri. Põhivara number peab viitama põhivarale, millel kuupäev Kasutusel alates on tühi. Kui märgid ostuarve OK-ks ja salvestad selle, lisatakse ostuarve rea summa ja KM põhivara kaardi ostuväärtusele ja KM-ile (ühiku kohta, kui põhivara kogus on suurem kui üks). Ostuarve ja põhivara ühendatakse omavahel manuste kaudu.

“Hinda põhivara ümber” – Kui põhivara kande tüüp on “Hinda põhivara ümber”, pead väljale Põhivara nr sisestama olemasoleva põhivara põhivara numbri. Kogus kopeeritakse põhivara kaardilt vahelehe B väljale Kogus. Kui märgid ostuarve OK-ks ja salvestad selle, luuakse põhivara kohta kaart Ümberhindlus registrisse. Selle kaardi Algväärtus 1 on viimase olemasoleva ümberhindluse Algväärtus 1 või põhivara ostuväärtus pluss ostuarve rea summa jagatud kogusega ning Kande kp ja Alguskuupäev 1 on mõlemad ostuarve kuupäev. Ostuarve ja ümberhindlus ühendatakse omavahel manuste kaudu.

Kui määrad põhivara nr, pead valima ka põhivara kande tüübi. Kui kasutad Põhivarad mooduli Lausendamine, põhivarad seadistuse valikut Nõua ostuarvel põhivara numbrit, on põhivara nr määramine kohustuslik, kui vahelehe A kulukonto on põhivara või põhivara 2 konto, mis on määratud Põhivara finantsklassid seadistuse mis tahes real, samuti Põhivarad moodulis.

JALUS

Valuuta – Ostuarve valuuta: vahetuskurss on näidatud kaardil ‘Valuuta’, kus saad seda vajadusel konkreetse ostuarve jaoks muuta. Jäta väli tühjaks, et kasutada oma koduvaluutat (välja arvatud juhul, kui oled määranud vaikimisi baasvaluuta; sel juhul pakutakse seda vaikimisi ja seda tuleks käsitleda sinu koduvaluutana).

Kui tarnija kontaktikaardil on kaardil ‘Hinnakujundus’ määratud ostude valuuta, saad kasutada ainult seda valuutat. Vastasel juhul võid kasutada mis tahes valuutat. Kõik ostuarvele sisestatud arvud peaksid olema määratud valuutas: finantskande koostamisel teisendatakse need sinu koduvaluutasse.

Kin.maks – Seda välja kasutatakse juhul, kui sisestad ostuarve, millele rakendub kinnipidamise maks. Saad kinnipidamise maksu summa sellele väljale ise sisestada või lasta selle automaatselt arvutada. Selle välja kasutamise, vajaliku seadistuse ja sellest tulenevate Finants mooduli konteeringute üksikasju vaata lehe Kinnipidamise maksud – töövoog ja näited kahest esimesest näitest.

Lisamaks – Kui määratled KM-koode Finants mooduli seadistuses, saad vahelehe B väljadel määrata, et rakendatakse täiendavat maksu, näiteks keskkonnamaksu. Kui ostuarve mõne rea KM-kood on selline, mille oled seadistanud sellist täiendavat maksu sisaldama, kuvatakse selle maksu summa sellel väljal ostuarve valuutas. See summa arvutatakse ümber, kui lisad ostuarvele ridu. Kui märgid ostuarve OK-ks ja salvestad selle, debiteeritakse see lisamaks asjakohase KM-koodi jaoks määratud maksukontole. Kui oled KM-koodile määranud Min. maksu (minimaalse lisamaksu summa) ja ostuarve lisamaks on sellest miinimumsummast väiksem, seatakse see väli nulliks. Lisateavet lisamaksu arvutamise kohta koos näidetega vaata Käibemaksukoodid seadistuse vahelehe B kirjeldusest.

Arvestatud KM – Ostuarve ridadelt arvutatud KM summa. See arv arvutatakse automaatselt, kui lisad ostuarvele ridu. See arv ümardatakse üles või alla vastavalt Arvutatud väärtuste vaikimisi ümardamise reeglitele, mis on määratud Süsteem mooduli Ümardamine seadistuses.

“VALUUTA” VAHELEHT

Valuuta – Ostuarve valuuta (mida näidatakse ka kaardi ‘Kulud’ jaluses) kuvatakse koos valuutakursiga, mida saate vajaduse korral konkreetsel ostuarvel muuta. Jätke väli tühjaks, et kasutada kohalikku valuutat (kui te pole määranud vaikimisi baasvaluutat, sellisel juhul pakutakse seda vaikimisi ja seda tuleks käsitleda kohaliku valuutana). Kõik summad, mille sisestate ostuarvele, peavad olema määratud valuutas.

Kurss – Vaikimisi näitavad need väljad määratud valuuta valuutakursse ostuarve kandekuupäeval. Kui muudate kandekuupäeva (kas otse või arve kuupäeva muutes), muutuvad valuutakursid automaatselt. Samuti saate valuutakursse konkreetsel arvel ise muuta. Kui soovite takistada valuutakursside muutmist, märkige iga valuutakaardi valikud Väldi baasvaluuta kursi muutmist ja/või Väldi välisvaluuta kursi muutmist. Kui kasutate neid valikuid, muudetakse arvel valuutakursse siiski juhul, kui muudate kandekuupäeva.

Ostutellimusest koostatud ostuarve korral võetakse valuutakurss ostutellimuselt, kui te ei kasuta seadistuse “Lausendamine, ostud” valikuid Muuda arve koostamisel baasvaluutakurssi ja Muuda arve koostamisel valuutakurssi ning olete seadistuses “Ostuarve seadistused” märkinud valiku Ostutellimuselt kui ostuarve valuutakurss. See on kasulik, kui olete tarnijaga tellimise ajal valuutakursis kokku leppinud. Muul juhul kasutatakse kandekuupäeva valuutakurssi, kuigi valuutas hindu ei muudeta. See tähendab, et teilt võetakse endiselt kokkulepitud hind, kuid arve väärtus kohalikus valuutas (ja seega ka Finants moodulis) erineb tellimuse väärtusest.

Kasutatakse üht kahest konverteerimismeetodist. Kahe baasvaluuta süsteem on kasulik ettevõtetele, kellel on kontorid kahes riigis ja kes peavad aru andma mõlemas valuutas, ettevõtetele, mis tegutsevad riikides, kus lisaks riiklikule valuutale on laialt kasutusel teine valuuta (tavaliselt USA dollar või euro), ning eurotsooni ettevõtetele, kes säilitavad võrdluse eesmärgil oma vana riikliku valuuta. Teine meetod on lihtne konverteerimine välisvaluutast kohalikku valuutasse, mis sobib enamikule ülemaailmsetele valuutatehingutele. Neid kirjeldatakse allpool.

Valuutakursid (kahe baasvaluuta süsteem) – Ülaltoodud näites on arve saadud eurodes. Baasvaluuta 1 on kohalik valuuta (GBP, naelsterling) ja baasvaluuta 2 on euro. Vasakul olevad väljad näitavad suhtarvuna kahe baasvaluuta vahelist valuutakurssi (võetud Baasvaluuta kursside seadistuse kaardilt, mis kehtib kandekuupäeval). Illustratsioon näitab, et 0,63 GBP eest saab ühe euro. Pange tähele, et Euroopa Majandus- ja Rahaliidu (EMU) määrustes on sätestatud, et suhtarvud peavad alati näitama, mitu ühikut kohalikku või välisvaluutat saab osta ühe euro eest.

Valuutakursid (lihtne valuuta konverteerimise süsteem) – Lihtsa valuuta konverteerimise süsteemi korral kasutatakse välju Kurss ja parempoolne Baasvaluuta 1, et näidata lihtsat valuutakurssi välisvaluuta ja kohaliku valuuta vahel. Allpool toodud näites on kohalik valuuta USA dollar (USD) ja välisvaluuta Jaapani jeen (JPY). 122,15 JPY eest saab 1,00 USD.

“KOMMENTAAR” VAHELEHT

Makse saaja – Kui Tarnija kasutab faktooringettevõtet (kellele Tasumised tuleb saata), sisesta siia selle ettevõtte Tarnija number. Ettevõte peab olema sinu süsteemis Tarnijana registreeritud (s.t Kontaktide registris peab olema kaart, millel on märgitud linnuke Tarnija). Kui prindid maksekorraldusi, adresseeritakse need faktooringettevõttele, kui see on olemas.

Filiaal – Kui sinu ettevõttel on mitu Filiaali (nt mitu kauplust), saad määrata iga klientarvuti asukoha Filiaali Terminalikoha seadistuses moodulis “Kasutaja seadistused”. Seda tuleks teha eraldi igas klientarvutis ning igal Filiaalil peab olema oma kaart Kontaktide registris. Ostuarve koostamisel salvestatakse siia Filiaal, kus klientarvuti asub, ning seda ei saa muuta. Filiaali andmed prinditakse Ostuarve dokumendile, kui oled lisanud vastavad Filiaali väljad oma Dokumendimalli kujundusse.

Stat. väärtus – Seda välja kasutatakse Intrastati aruandluses. Siia sisestatav väärtus võib sõltuda ostetud kaupade tüübist ja sinu tegutsemisriigist, kuid tavaliselt tuleks sisestada ostetud kaupade väärtus koos veo- ja kindlustuskuludega kuni sinu tegutsemisriigi piirini. Väärtus peab olema Ostuarve Valuutas ja ilma KM-ta. Seda kasutatakse väärtuste “FOB Value, Local” ja “FOB Value, foreign Currency” arvutamisel vormil Intrastat P/L. Seda kasutatakse sarnastes arvutustes ka järgmistes Ostureskontro ekspordifunktsioonides: Intrastat P/L (Eesti); Intrastat P/L (Soome); Intrastat P/L (Saksamaa); Intrastat P/L (Leedu) ja Ist@at – Artiklite import.

Kommentaar – Sisesta siia kommentaar selle Ostuarve kohta.

Müügimees – Sisesta Ostuarve eest vastutava Isiku signatuur. Seda välja kasutab ka “Piiratud kasutus” funktsioon: täpsemat teavet leiad allpool oleva Müügigrupi välja kirjelduse juurest.

Müügigrupp – Müügigrupp võetakse Isiku kaardilt, kui sisestad Müügimehe vahetult ülalolevale väljale. Kui kasutad “Piiratud kasutus” funktsiooni, saad selle välja abil takistada kasutajal kõigi Ostuarvete nägemist aknas ‘Purchase Invoices: Browse’, piirates vaate tema enda Ostuarvetele või tema Müügigrupi Ostuarvetele.

Keel – Keel määrab konto kirjeldused, mida näidatakse kaardil ‘Kulud’, ning Tasumistingimuste teksti, mis prinditakse dokumentidele. Jäta väli tühjaks, et kasutada oma kodukeelt. Keelt saad kasutada ka selleks, et määrata, millist Dokumendimalli kasutatakse Ostuarve printimisel ja millist printerit selle printimiseks kasutatakse. See võib hõlmata dokumendi saatmist faksiaparaadile, kui sinu riistvara seda toetab. Seda saab teha Ostuarve dokumendi ‘Dokumendi seadistuse’ aknas, nagu kirjeldatud siin. Saad muuta Keelt enne Ostuarve printimist isegi siis, kui see on märgitud OK-ks, et tagada selle printimine õigesse printerisse või faksiaparaati.

Ostuvõla konto – Siin määratud Tarnija konto krediteeritakse, kui märgid Ostuarve OK-ks ja salvestad selle Finants moodulisse konteerimiseks. Vaikimisi valitakse see järgmiselt:

1. Tarnija jaoks Kontaktide registris määratud Tarnija kontot kasutatakse.
2. Tarnija konto võetakse Tarnijaklassilt, kuhu Tarnija kuulub. Kui Tarnija ei kuulu Tarnijaklassi, vaid kuulub Kliendiklassi, võetakse Tarnija konto sealt.
3. Kasutatakse seadistusse “Lausendamine, ostud” sisestatud vaikimisi Tarnijate kontot.

Kui Ostuarve Tasumistingimus (näidatud kaardil ‘Tingimused’) on tüübiga “sularaha” (s.t Arve on sularahaarve), näidatakse siin krediteeritavat Kassakontot, mis valitakse järgmiselt:

1. Kassakonto võetakse Arvel määratud Tasumistingimuselt.
2. Kasutatakse seadistusse “Lausendamine, ostud” sisestatud Kassakontot.

Org. hank. – Seda välja kasutatakse siis, kui oled esitanud Ostutellimuse Tarnijale ja saanud Ostuarve teiselt Tarnijalt (“Arve Tarnijalt”). Sellises olukorras oled määranud Arve Tarnijalt Ostutellimusel (väli Arve Tarnijalt kaardil ‘Kommentaar’). Kui koostad Ostuarve, on Tarnijaks Ostutellimuselt võetud Arve Tarnijalt ning Algne tarnija on Tarnija, kellele esitasid Ostutellimuse.

Info kande E-osaleO – Kui Ostuarvest koostatakse automaatselt finantskanne, põhjustab see valik Arve numbri, Tasumistähtaja ja Tarnija kopeerimise Kande rea E-osale, mis konteeritakse Tarnija kontole. Seda valikut tuleks kasutada, kui soovid kasutada Tarnijate konto aruannet Finants moodulis. See aruanne loetleb Tarnija kontole tehtud deebet- ja kreeditkanded Tarnijate lõikes. Selle analüüsi võimaldamiseks peab aruanne saama Tarnija numbri kopeerida iga Tarnija konto kande E-osale.

Isearveldamine – Isearveldamise Arve on Arve, mille ettevõte väljastab iseendale. Näiteks võib ettevõte olla saanud Tarnijalt kaupu kokkuleppel, et arveldamine toimub siis, kui ta need müüb või tarbib. See ettevõte koostab vajaduse korral isearveldamise Ostuarved ja teavitab sellest Tarnijat. See Tarnija peaks seejärel koostama vastavad Müügiarved. Kui oled klient isearveldamise kokkuleppes, saad märkida oma Ostuarved isearveldamise arvete hulka selle märkeruudu abil.

“KONTOD” VAHELEHT

OT. number – Ostutellimusest koostatud ostuarve korral kuvatakse siin ostutellimuse number. Sellel väljal kuvatakse ka laosissetulekust koostatud ostuarve algse ostutellimuse number, mis kopeeritakse laosissetuleku kaardi „Tingimused“ väljalt Ostutellimuse nr. Mõnel juhul ei kopeerita midagi laosissetuleku väljalt Ostutellimuse nr. See juhtub laosissetulekul, mille oled sidunud mitme ostutellimusega ja/või kui kasutad Laoseadistuste seadistuses valikut Ostutellimuse nr ainult laosissetuleku ridadel (mitte päises). Seda välja ei saa muuta.

Ostuprotsessi nr. – Ostutellimusest koostatud ostuarve korral, millega on seotud ostutellimuse protsess, kuvatakse siin protsessi number. Seda välja ei saa muuta.

Teenuse läh. kuup. – Kasuta seda välja kuupäeva registreerimiseks, millal arvel loetletud kaubad või teenused kätte saadi. Enamikus riikides on see ainult informatiivne. Poolas põhineb KM kohustus kuupäeval, mil tarne tehti või teenus osutati. Seetõttu kuvatakse see väli ka kaardil „Tingimused“, kui Üldise mooduli seadistuses Ettevõtte andmed on KM seaduseks määratud „Polish“. Excellent Booksis põhinevad KM arvutused kandekuupäevadel, seega tuleb ostuarvest koostada KM korrigeerimise kaart, kui selle kandekuupäev erineb Teenuse läh. kuup.-st (st kuupäevad on eri kuudes). See tagab, et KM omistatakse õigele perioodile. Kui käivitad hooldusfunktsiooni „Koosta ostureskontro KM korrigeerimised“ ja valid valiku Kontrolli Teenuse läh. kuup., koostatakse KM korrigeerimised iga ostuarve kohta, mille kande- ja Teenuse läh. kuup. on eri kuudes. KM korrigeerimise kaardi saad koostada ka üksikust ostuarvest, avades selle ja valides Koosta menüüst „KM korrigeerimine ostureskontros“: see on kasulik ostuarvete puhul, millel Teenuse läh. kuup. puudub. Lisateabe saamiseks võta ühendust oma kohaliku HansaWorldi esindajaga.

Panga kood – Pank, kus asub tarnija pangakonto. See tuuakse tarnija või faktooringu tarnija kontaktikaardilt. Seda võib kasutada välispanga tehingute puhul.

A/a | IBAN – Sisesta siia tarnija pangakonto number. Kui koostad arve alusel tasumise, kopeeritakse see A/a | IBAN tasumise kaardi flipi H väljale Pangakontole. Sealt lisatakse see SEPA maksete eksportidesse. Vaikimisi A/a | IBAN sisestatakse sellele väljale tarnija Kontakt kaardilt ja valitakse järgmises järjekorras:

1. IBAN-kood
2. A/a | IBAN
3. A/a | IBAN 2

Kui need kolm välja on tühjad ja tarnijal on faktooringu tarnija, võetakse A/a | IBAN samadelt väljadelt faktooringu tarnija Kontakt kaardilt. Kui tarnijal või faktooringu tarnijal on rohkem kui üks pangakonto (nt nende Kontakt kaardil on nii A/a | IBAN kui ka A/a | IBAN 2), saad vaikimisi väärtust muuta funktsiooniga „Aseta” aken“.

Harukontor – Panga harukoodi (harukontori numbrit), kus asub tarnija konto, tuuakse samuti tarnija või faktooringu tarnija andmetest. Kui koostad arve alusel tasumise, kopeeritakse see harukood tasumise kaardi flipile H. Sealt lisatakse see SEPA maksete eksportidesse.

Vöötkood – Seda välja kasutatakse Soomes, kus ostuarvetel on vöötkoodid, mis sisaldavad teavet nagu tarnija pangakonto number, arve summa, unikaalne viitenumber ja tasumistähtaeg. Vöötkoodist on kaks versiooni: üks sisaldab tarnija pangakonto IBAN-koodi, teine tarnija pangakonto numbrit. Kui sisestad või skaneerid sellise vöötkoodi sellele väljale, tuuakse tarnija (ja kõik seotud andmed, näiteks nimi, aadress, pangakonto andmed ja tasumistingimus), KOKKU, viitenumber ja tasumistähtaeg ostuarvele automaatselt. Tarnija leitakse Kontakt registrist, otsides kaarti, millel on vöötkoodis sisalduv IBAN-kood või pangakonto. Kui vastava IBAN-koodi või pangakontoga tarnijat ei leita, ei tooda teisi andmeid (KOKKU, viitenumber ja tasumistähtaeg) vöötkoodist. Seega, kui kasutad seda funktsiooni, on soovitatav hoida tarnijate Kontakt kaartidel IBAN-koodid ja pangakontod ajakohasena. Lisateabe saamiseks, sealhulgas vöötkoodilugejaga sellele väljale sisestamise lubamise kohta, võta ühendust oma kohaliku HansaWorldi esindajaga.

Tasumise kood – Seda välja kasutatakse Rootsis, kus iga makse väljaspool Rootsit asuvale saajale (välisvaluutas või Rootsi kroonides), mis ületab Riikliku Maksuameti (Riksskatteverket) kehtestatud vastuväärtuse, tuleb vahendajapangas Maksuametile deklareerida. Aruandes peab sisalduma tasumise kood, kolmekohaline kood, mis tähistab kategooriat (st eksport/import, teenused jne).

Määra siin tasumise kood, mida kasutada konkreetse ostuarvega: see on vajalik ainult juhul, kui tarnija asub väljaspool Rootsit ja saadad piiriüleste maksete pangafaile. Vaikimisi tuuakse see tarnija Kontakt kaardi kaardilt „Kontod“. Kui arve alusel koostatakse tasumine, kuvatakse see tasumise kaardi flipil H.

“ARVE AADRESS” VAHELEHT

Aadress (Tänav/Maja, Küla/Linnaosa, Linn/Vald, Maakond, Postiiindeks) – Tarnija aadress tuuakse tema Kontakt registri kaardi ‘Kontakt’ andmetest. Teatud Arvel saab Aadressi muuta, kuid kui teil on vaja teha püsivam muudatus, tuleb see teha Kontakt registris. Kui soovite anda nime igale eraldi aadressireale, kasutage CRM-mooduli seadistuse Kasutaja määratud väljad – Kontaktid kaarti ‘Aadress’. See võib olla kasulik näiteks juhul, kui soovite määrata, et linn tuleb alati sisestada aadressi kolmandale reale.

Riik – Tarnija Riik tuuakse tema Kontakt registri kaardi ‘Kontakt’ andmetest.

Kinnituse hetkeseis – Kinnitamise reeglid registri abil Business Alerts moodulis saate seadistada kinnitamisprotsessi, mille Ostuarved peavad läbima enne, kui saate need märkida OK-ks (või enne, kui saate märkida Eelkonteering kasti). Näiteks võib olla vajalik, et kindlad juhid kontrolliksid ja kinnitaksid iga Ostuarve, mille KOKKU on suurem kui teatud väärtus. Kui kasutate sellist kinnitamisprotsessi, näitab see väli, millisesse etappi konkreetne Ostuarve selles protsessis jõudnud on. Lühidalt võib Ostuarve Kinnitamise hetkeseis olla üks järgmistest:

“Pole vajalik”: Ostuarve ei pea läbima kinnitamisprotsessi, seega saate selle kohe märkida OK-ks.

“Pole taotletud”: Ostuarve peab läbima kinnitamisprotsessi ja te ei ole seda protsessi veel alustanud. Protsessi alustamiseks salvestage kõik muudatused ja seejärel valige Operatsioonide menüüst (Windows/Mac OS X) või Tööriistade menüüst (iOS/Android) ‘Taotle kinnitust’.

“Ootel”: Ostuarve on kinnitamisprotsessi sisestatud ja ootab kinnitamist või tagasilükkamist. Kui peate kontrollima kinnitamisprotsessi edenemist, valige Operatsioonide või Tööriistade menüüst ‘Arve hetkeseis’.

Kui Ostuarve hetkeseis on Ootel, ei saa te seda tavaliselt muuta. Kui teil on vaja anda teatud kasutajatele õigus muuta Ootel kirjeid, kasutage Kasutajagruppe, et anda neile täielik juurdepääs toimingutele ‘Muuda kirje päist, kui kinnitamise hetkeseis on Ootel’ ja/või ‘Muuda kirje maatriksit, kui kinnitamise hetkeseis on Ootel’.

“Kinnitatud”: Kinnitamisprotsess on lõpetatud ja Ostuarve on kinnitatud. Nüüd saate selle märkida OK-ks (kuigi see võib olla tehtud automaatselt, sõltuvalt sellest, kuidas olete kinnitamisprotsessi seadistanud).

“Tagasi lükatud”: Kinnitamisprotsess on lõpetatud ja Ostuarve on tagasi lükatud. Kui tühistate Ostuarve, märgitakse see samuti tagasi lükatuks, isegi kui see ei pidanud varem kinnitamisprotsessi läbima.

Käibemaksutsoon – Need valikud näitavad Tarnija Tsooni, mis tuuakse Kontakt registrist. Tsoon võib juhtida KM-koodi või Maksumalli valikut igal Ostuarve real: seadistuse Lausendamine, ostud kaardil ‘KM’ olete määranud iga Tsooni jaoks eraldi vaikimisi KM-koodid või Maksumallid. Ostuarvel ei saa Tsooni muuta: vajalikud muudatused tuleb teha Kontakt registris enne Ostuarvete sisestamist. Ostuarvel arvutatakse KM järgmiselt:

“Eesti, EL (KM arvestusega) ja Mitte EL (KM arvestusega)” – KM arvutatakse iga rea KM-koodi alusel. Mis tahes Ostuarvest tulenevas finantskandes debiteeritakse KM KM-koodilt võetavale Sisendkontole ja krediteeritakse Kreeditorkontole.

“EL” – Teistest EL-i riikidest saadud Ostuarved ei sisalda KM-i. Kuid sõltuvalt Arve olemusest võib KM kuuluda tasumisele.

KM arvutatakse iga rea KM-koodi alusel. Mis tahes Ostuarvest tulenevas finantskandes debiteeritakse KM KM-koodilt võetavale Sisendkontole ja krediteeritakse KM-koodilt võetavale Väljundkontole. Seetõttu on soovitatav kasutada EL-i soetuste KM-i jaoks eraldi KM-koodi, mille Väljundkontot ei kasutata üheski teises KM-koodis.

Tavaliselt on soovitatav jätta EL-i sisest Ostuarvet sisestades päises olev KM väli tühjaks.

“Mitte EL” – KM-i ei arvutata. Mis tahes Ostuarvest tulenev finantskanne ei sisalda KM-komponenti. Kui kahe valiku nimed ei sobi, saate neid muuta. Kasutades Müügireskontros seadistust KM-tsooni silt, saate asendada stringi “EL” oma stringiga (näiteks “SACU” Lõuna-Aafrikas).

Regioon – Seda välja saab kasutada Argentinas, kus maksuseadused sätestavad, et brutotulu kinnipidamismaksude arvutamine peab sõltuma Regioonist, kus kaubad või teenused vastu võetakse. Lisateabe saamiseks vaadake Tarnija kinnipidamised seadistuse kirjeldust siit.

KMKR nr. – Tarnija käibemaksukohustuslase registreerimisnumber. On oluline, et see väli sisaldaks väärtust, kui Tarnija asub Tsoonides “EL” ja “EL (KM arvestusega)”, kuna seda teavet on vaja EL-i KM-aruandluse eesmärgil.

Saate lasta teha kontrolli, et tagada siin sisestatud KMKR numbri vastavus Tarnija Riigi jaoks õigele vormingule. Kui soovite sellist kontrolli, määrake õiged vormingud Süsteem mooduli seadistuses KMKR numbri maskid. Kontroll toimub Ostuarve salvestamisel ja kui KMKR number on vales vormingus, kuvatakse teade. Kontroll põhineb Tarnija Kontakt registris määratud Riigil või, kui see on tühi, Ettevõtte andmed seadistuses oleval Riigil (st teie enda riigil). Kui ka see on tühi, kontrolli ei tehta.

Telefon, Faks – Tarnija telefoni- ja faksinumbrid, nagu need on sisestatud Tarnija Kontakt registri kirje kaardil ‘Kontakt’.

OSTUARVETE VAATAMINE, KINNITA MÄRKIMINE JA FINANTSKANDE KOOSTAMINE

Pärast Ostuarve sisestamist ja selle õigsuse kontrollimist tuleb see märkida valikuga “Kinnita” ja salvestada. Sellel on järgmised tagajärjed:

1. Ostuarve ilmub krediidihalduse aruannetesse ja väljavõtetesse, välja arvatud juhul, kui tegemist on Sularahaarvega.
2. Saate Ostuarve kohta koostada Tasumisi või vastu võtta Kreeditarveid.
3. Kui see on nii määratud Finants mooduli seadistuses Allsüsteemid ja seadistuses Numbriseeriad – ostuarved, lausendatakse Ostuarve finantskandesse automaatselt, st sellest koostatakse automaatselt finantskanne, mis konteerib Tarnija kontole, kulukontole ja Ostu KM kontole.
4. Ostuarve lukustatakse, mistõttu te ei saa selles enam muudatusi teha, välja arvatud mõnes üksikus väljas.

Ostuarve märkimiseks valikuga “Kinnita” on kaks võimalust:

1. Kui vaatate Ostuarvet, märkige ruut OK ja seejärel salvestage kaart; või
2. Tõstke aknas ‘Ostuarved: sirvi’ esile üks või mitu arvet ja valige Operatsioonide menüüst käsk ‘OK’.

Saate kasutada Kasutajagruppe, et määrata, kellel on õigus märkida Ostuarveid ja Ostu kreeditarveid valikuga OK kummalgi viisil. Selleks keelake ligipääs tegevustele ‘OK Purchase Invoices’ ja ‘OK Purchase Credit Notes’.

Kui vajate, et Ostuarved läbiksid enne OK märkimist kinnitusringi, saate selle seadistada mooduli Ettevõtte märguanded registri Kinnitamise reeglid abil. Lühikirjelduse kinnitusprotsessi kohta leiate Ostuarve akna kaardilt ‘Arve aadress’ valikute Approval Status kirjeldusest ja täieliku kirjelduse siit.

(koosta ostuarve, ostuarve koostamine, uus ostuarve, uue ostuarve, tarnija arve)