Uuendatud 21. aprill 2026

KUIDAS SISESTADA UUT OSTUARVET?

Moodul Ostuarved > Registrid > Ostuarved.

1. Kui avate registri Ostuarved, avaneb ostuarvete sirvimise aken, kus näete nimekirja varem sisestatud ostuarvetest.
2. Alustage uue Ostuarve sisestamist, valides Koosta menüüst ‘Uus ostuarve‘ või kasutades klaviatuuri otseteed Ctrl-N (Mac ⌘-N). Avaneb tühi aken ‘Ostuarve: Uus‘.
3. “Nr.” on väli  vaikimisi tühi, Ostuarve number lisatakse programmi poolt automaatselt, kui on täidetud seadistus “Numbriseeriad – ostuarved“. Aga saate ka käsitsi valida järgmise numbri, avades valiku nimekirja ctrl+enter.
4. “Tarnija” väljal vajutage klavatuuril Ctrl-Enter (Windows) või ⌘-Enter (Mac), et avaneks “Aseta” aken tarnijate nimekirjaga. Siin aknas näete kõiki Kontaktide registri kaarte, millel on märgitud “Tarnija” linnuke.
   Otsige tarnijate seast numbri või nime järgi. Valige loendist sobiv tarnija topeltklõpsuga (või vajutades Enter). Koos tarnija koodiga lisatakse ostuarvele ka muu täiendav info, nagu nimi, aadress ja tasumistingimus.
5. Sisestuskursor peaks nüüd olema väljal KOKKU. Sisestage tasumisele kuuluv kogusumma (koos maksuga) ja vajutage kaks korda Enter-klahvi. Kui Tasumistingimus sisaldab kassasoodustust, kuvatakse soodustuse summa väljal Sett. Discount. Väli Discount Date näitab soodustuse kehtivuse lõppkuupäeva (st kuupäeva, milleks peate arve tasuma, et saada kassasoodustust).
6. Sisestage Arve kuupäev vastavalt Tarnija paberarvel näidatule ja vajutage Enter-klahvi. Arve kuupäev kopeeritakse väljale Kande kuupäev. Peaaegu kõigil juhtudel peaksid need kaks kuupäeva olema samad, vastasel juhul võib teie Võlausaldajate konto erineda Võlausaldajate vanuse aruandest. Vajaduse korral uuendatakse ka väli Discount Date.
7. Sisestuskursor peaks nüüd olema väljal Tasumistingimused. Vaikimisi Tasumistingimus tuuakse tavaliselt sisse siis, kui valisite sammus 4 Tarnija. Kui vaikimisi väärtust ei ole või see ei ole sisestatava arve jaoks õige, vajutage Ctrl-Enter/⌘-Enter, et avada aken ‘Paste Payment Term’. Valige loendist Tasumistingimus topeltklõpsuga ja vajutage kaks korda Enter.
8. Sisestuskursor on nüüd väljal Tasumistähtaeg. See arvutatakse automaatselt siis, kui sisestate Arve kuupäeva, ning uuesti siis, kui muudate Tasumistingimust. Kui see ei ole õige, muutke seda ja vajutage uuesti Enter.
9. Sisestuskursor on nüüd väljal Supp. Inv. No. ning sisestage number, mille Tarnija on arvele määranud.
10. Nüüd saate sisestada raamatupidamisinfo, s.t Tarnijalt ostetud artiklid või teenused, mis on Konto järgi klassifitseeritud. Klõpsake maatriksiala esimesel real väljal A/C ja sisestage Konto number. Taas saate kasutada funktsiooni ‘Aseta” aken’, seekord selleks, et pääseda ligi kontoplaanile, kust saate valida vajaliku Konto. Otsige Kontode seast tavapärasel viisil, Number või Nime järgi. Tõstke sobiv Konto loendis ‘Aseta” aken’ esile ja vajutage Enter või valige see topeltklõpsuga. Konto tuuakse Ostuarve reale.
11. Pärast uuesti Enter vajutamist liigub sisestuskursor väljale Objekt või hüppab väljale Summa, sõltuvalt valikutest, mille olete teinud seadistuses Ostuarve seadistused. Veenduge, et sisestuskursor oleks väljal Summa, ja sisestage rea summa (ilma KM-ta).
12. Korrake samme 10 ja 11 nii mitu korda kui vajalik. Kui vajutate pärast Summa sisestamist kaks korda Enter-klahvi, liigub sisestuskursor järgmise rea väljale A/C.
13. Viimasel real viige sisestuskursor väljale Summa ja vajutage Enter-klahvi, kui väli on tühi. See põhjustab Summa automaatse arvutamise nii, et arve läheb tasakaalu.
14. Kui arve on valmis, saate selle salvestada, klõpsates Nupureal nuppu [Salvesta]. Selleks et saaksite arve salvestada, peab KOKKU olema võrdne ühega järgmistest, sõltuvalt KM tsoonist:
    Eesti, EL (Konteeri käibemaks) ja Mitte EL (Konteeri käibemaks)

15. Ridade Summade summa pluss KM.
    EL
    Ridade Summade summa.
    Mitte EL
    Ridade Summade summa. Sel juhul KM-i ei arvutata.
    Kui see nii ei ole, kuvatakse salvestamisel veateade: “Transaction out of balance”.

16. Selles etapis saate teha arvel kõik vajalikud muudatused. Kui olete kindel, et see on õige, märkige ruut Kinnita ja salvestage see uuesti. Arve konteeritakse moodulisse Ostuarved (ja sõltuvalt teie seadistusest ka Finants moodulisse). Seekord შეგიძლიათ salvestada kas nupule [Salvesta] klõpsates või valides Koosta menüüst ‘Uus’: kasutage viimast võimalust siis, kui soovite jätkata järgmise arvega.

Vaata ka ostuarve sisestamisega seotud videot SIIT.
Video teemad:
– tarnijalt saabunud ostuarve sisestamine käsitsi,
– kreeditarve koostamine,
– ostuarve tühistamine,
– ostuarvete sorteerimine,
– arve koopia tegemine.

OSTUARVE PÄIS

Nr. – Ostuarve number ehk arve number moodulis Ostuarved. Vaikimisi väärtus valitakse järgmiselt:

1. See võetakse jooksvale kasutajale määratud numbriseeriast tema Isiku kaardi ‘Number Series’ kaardilt.
2. See võetakse seadistusest Numbriseeriad, vaikimisi moodulis Üldine. Selles seadistuses saate määrata, et kreeditarved kasutaksid tavalistest arvetest erinevat numbriseeriat. Selle võimaluse kasutamisel muutub arvenumber, kui määrate tasumistingimuseks tüübi “kreeditarve” (eeldusel, et te ei ole arvet veel salvestanud).
3. See võetakse seadistuse Number Series – Purchase Invoices esimesest kehtivast reast.
4. See on viimasena sisestatud Ostuarvele järgneva numbriga number.

Võite vaikimisi pakutud numbri muuta, kuid mitte selliseks numbriks, mida on juba kasutatud. Kui olete seadistuses Number Series – Purchase Invoices määranud vähemalt ühe numbriseeria, peab muudetud number jääma kehtiva numbriseeria piiridesse.

Te ei saa Ostuarvet salvestada, kui nr. ei kuulu kehtivasse numbriseeriasse. Kehtiv numbriseeria on selline, mis vastab perioodile, kuhu Ostuarve kande kuupäev langeb, ja milles on kasutamata numbreid, seega esineb see probleem enamasti uue kalendri- või majandusaasta alguses.
Kui muudate numbriseeriaid igal aastal, pidage meeles oma Isiku kaartide ja seadistuse Numbriseeriad, vaikimisi uuendamist, kui kasutate neid (ülaltoodud sammud 1 ja 2), et need viitaksid uutele numbriseeriatele.
Kui töötate mitmekasutajakeskkonnas, omistatakse arvenumber arve esmakordsel salvestamisel, valides see ülalkirjeldatud viisil, eeldusel et te ei ole ise numbrit juba määranud.

Kui kasutate mooduli Kassaraamat seadistuses Kassaraamatu seadistused valikut Common Number Series, võib arvenumber muutuda, kui sisestate väljale Tasumistingimused Tasumisviisi või kui kasutate Tarnijat, kelle Tasumistingimuste väljal on Tasumisviis. Täpsema teabe leiate välja Tasumistingimused kirjeldusest ‘Tasumistingimused’ kaardil.

Tarnija – Sisestage Tarnija number või kasutage funktsiooni Paste Special. Kui vajutate Return, sisestatakse vastavatele väljadele Tarnija nimi, aadress ja muu teave. Kui Tarnija nimele on tehtud ettemaks, mida ei ole veel arvega sidustatud, kuvatakse Tarnija numbri sisestamisel teade “Open prepayment exists”. Ettemakseid kirjeldatakse lehel Prepayments and On Account Payments.

Soomes on igal Ostuarvel ribakood, mille saate sisestada või skaneerida kaardi ‘Kontod’ väljale Barcode. Sel juhul tuuakse Tarnija ja kogu seotud teave (nt nimi, aadress, pangakonto andmed ja tasumistingimus) automaatselt sisse. Ribakood sisaldab Tarnija pangakonto IBAN-koodi, mis võimaldab Tarnija leida, otsides registrist Kontakt kirjet, mille IBAN-kood vastab ribakoodis sisalduvale koodile.

TOTAL – Selle arve tasumisele kuuluv kogusumma koos kõigi maksudega ja valuutas. Enne Ostuarve salvestamist peab see summa sõltuvalt arve tsoonist olema võrdne ühega järgmistest:

Eesti tsoon, EL (Post VAT) ja Mitte EL (Post VAT) – Ridade summade summa koos käibemaksuga.

EL tsoon – Ridade summade summa.

Mitte EL tsoon – Ridade summade summa. Sel juhul käibemaksu ei arvutata. Tsoon võetakse Tarnija Kontakti kirje ‘Company’ kaardilt ja seda näeb Ostuarve ‘Inv. Address’ kaardil. Soomes on igal Ostuarvel ribakood, mille saate sisestada või skaneerida kaardi ‘Kontod’ väljale Barcode. Sel juhul tuuakse TOTAL automaatselt sisse, sest see sisaldub ribakoodis.

Nimi – Tarnija nimi tuuakse sisse pärast Tarnija numbri sisestamist.

Hold Amount – Kui osa Ostuarvest ei kuulu tasumisele (näiteks vaidluse tõttu), sisestage summa siia. Kui saabub arve tasumise aeg, käsitletakse avatuna ainult vaidlustamata summat (s.t. vaidlustamata summa pakutakse vaikimisi, kui sisestate arve numbri Tasumise kirjesse ja kui kasutate funktsiooni ‘Create Payments Suggestion’, ning see kuvatakse aruandes Tasumisennustus).
Te ei saa tasuda rohkem kui vaidlustamata summat. Võite selle välja väärtust muuta pärast seda, kui arve on märgitud Kinnita ja salvestatud, kuid mitte pärast selle täielikku tasumist.
Kui kogu arve on vaidlustatud, on soovitatav sisestada siia kogusumma ning märkida ühtlasi ruut On Hold ka kaardil ‘Tasumistingimused’.

VAT – Kui lisate Ostuarvele ridu, uuendatakse jaluses välja Calculated VAT käibemaksu kogusummaga, mis arvutatakse iga rea summade ja käibemaksukoodide põhjal. Kui Tarnija arvel olev käibemaksu kogusumma erineb välja Calculated VAT summast, sisestage siia Tarnija arvel olev summa. Sellel on kaks eesmärki. Esiteks, nagu eespool välja TOTAL kirjelduses mainitud, saate Ostuarve salvestada ainult siis, kui see kuulub Eesti, EL (Post VAT) või Mitte EL (Post VAT) tsooni ja TOTAL on võrdne ridade summade summa pluss käibemaks. Selles võrrandis kasutatav käibemaksu summa on kas selles väljas olev summa või, kui see väli on tühi, siis välja Calculated VAT summa.
Teiseks, kantakse sisendkäibemaksu kontole või kontodele Finants moodulis summa sellest väljast või, kui see väli on tühi, siis välja Calculated VAT summa.

Kui olete igal real pöördel C väljadele VAT sisestanud käibemaksu summad, paigutatakse nende summade kogusumma sellesse välja. Seetõttu ei tohiks mitmerealise arve puhul kasutada pöörde C välja VAT ainult ühel real, vaid igal real (või mitte ühelgi), et kogusumma oleks õige ja arve tasakaalus. Pöörde C väli annab seega suurema kontrolli iga rea kohta sisendkäibemaksu kontole kantavate käibemaksusummade üle.
Saate pöörde C väljale VAT summa sisestada ainult siis, kui kasutate seadistuses Lausendamine, ostud valikut Set VAT Value on Purchase Invoice.

Kui kasutate seadistuses Ostuarve seadistused valikut Calculate VAT ja arve kuulub Eesti, EL (Post VAT) või Mitte EL (Post VAT) tsooni, arvutatakse käibemaksu summa automaatselt (ülal olevast TOTAL summast) seadistuses määratud protsendi alusel. Võite saadud summat muuta, kui see ei vasta arvel olevale summale. See võimalus on kasulik riikides, kus on üks standardne käibemaksumäär.

Kui arve kuulub EL või Mitte EL tsooni, ei täideta seda välja automaatselt ning peaksite selle tühjaks jätma. EL tsooni korral arvutatakse käibemaks iga rea käibemaksukoodi alusel ja see kuvatakse jaluses väljal Calc VAT.

Kinnita – Kui märgite selle ruudu ja salvestate kirje klõpsates [Save] (Windows/Mac OS X) või puudutades √ (iOS/Android), kantakse Ostuarve moodulisse Ostuarved. Kui olete nii määranud seadistuses Allsüsteemid Finants moodulis ja seadistuses Number Series – Purchase Invoices, luuakse Finants moodulis ka vastav kanne.
Nende tagajärgede tõttu ei saa te enam Ostuarvel muudatusi teha, välja arvatud väljadel Hold Amount, Tasumistähtaeg, Discount Date, Language ja Kommentaar ning märkeruudul On Hold.

Saate kasutada Kasutajagrupid, et takistada teatud kasutajatel Ostuarveid ja ostu kreeditarveid Kinnita märkimast. Selleks keelake neile ligipääs vastavalt tegevustele ‘OK Purchase Invoices’ ja ‘OK Purchase Credit Notes’.
Kui soovite, et iga kord Ostuarvet salvestades, mida te ei ole Kinnita märkinud, kuvataks hoiatus, vaadake seadistust Üldised hoiatused kinnitamata kaartidel moodulis Üldine.

Kui vajate, et Ostuarved läbiksid enne Kinnita märkimist kinnitamisprotsessi, saate sellise protsessi seadistada registri Kinnitamise reeglid abil moodulis Ettevõtte märguanded.

“TINGIMUSED” VAHELEHT

Arve kuupäev – Kuupäev, millal tarnija arve väljastas. See kuupäev koos tasumistingimustega määrab, millal arve muutub tasumisele kuuluvaks. Vaikimisi kasutatakse eelmise sisestatud ostuarve kuupäeva.

Tasumistingimused – Siin määratud tasumistingimus määrab tasumistähtaja (allpool). Tasumistingimusi saab kasutada ka ennetähtaegse tasumise allahindluste süsteemi seadistamiseks. Tasumistingimuste abil eristatakse ka sularahaarveid ja kreeditarveid tavalistest arvetest. Tavalise ostuarve muutmiseks sularahaarveks või kreeditarveks kasutage erivalikut ja valige tasumistingimus, mille tüüp on vastavalt „Sularaha“ või „Kreeditarve“. Kui seejärel märgite kaardi OK-ks ja salvestate, koostatakse vastav finantskanne.

Sularahaarve korral krediteerib kanne võlausaldajate konto asemel kassakontot (nagu see on määratud tasumistingimuse kaardil). Kreeditarve korral on kanne algse arve kande pöördkanne.
Sularahaarveid käsitletakse kohe tasututena ja seetõttu ei ilmu need teie võlausaldajate aruannetesse. Nendele ei ole vaja tasumist sisestada. Kui peate sularahaarve tagasi pöörama, koostage kreeditarvest kreeditarve ja veenduge, et sisestate väljale „Kreeditarve arvele“ sularahaarve numbri, nagu on kirjeldatud järgmises lõigus.

Kui sisestate ostuarvet, mille töötaja on juba tasunud (näiteks mobiiltelefonileping), valige tasumistingimus, mille tüüp on „Töötaja“. Ostuarvele lisatakse rida, kuhu saate sisestada arve tasunud isiku signatuuri. Enne selle tegemist ei saa te ostuarvet salvestada. Tulemuseks olev finantskanne krediteerib vastava isiku kaardi kaardil „Kontod“ määratud kontot.
Isiku objekt kantakse samuti kreeditkandele või kreeditkannetele. Muus osas sarnaneb ostuarve sularahaarvega ja seda käsitletakse kohe tasutuna.

Osades riikides on nõuded, kus sularahas ostuarved peavad järgima sama numbriseeriat nagu tasumised, väljamaksed ja kassaväljamineku kaardid. Kui peate seda funktsiooni kasutama, määrake esmalt numbriseeriad seadistuse „Tasumisviisid“ C poole parempoolsetel väljadel Alates ja Kuni ning valige seadistuses „Kassaraamatu seadistused“ valik „Ühine numbriseeria“ moodulis Kassaraamat.
Seejärel sisestage sellele väljale tasumisviis: ostuarve number muutub õige seeria numbriks. Kui märgite arve OK-ks ja salvestate, käsitletakse seda tasutuna ning võlausaldajate kontole kannet ei tehta. Selle asemel tehakse kreeditkanne tasumisviisi kontole (st panga- või kassakontole). Mõnes paigalduses võivad tasumisviisid kuuluda erivaliku loendisse.

Kande kuupäev – Seda kuupäeva kasutatakse ostuarvest koostatava finantskande kande kuupäevana. Seega saate eraldada arve kuupäeva ja kande kuupäeva oma registrites.

Kui sisestate erinevad arve kuupäeva ja kande kuupäeva, tekib ostureskontro ja finantsi vahel ajastuslik erinevus seni, kuni arve on tasumata. See on nähtav, kui võrrelda võlausaldajate vanuselise analüüsi aruannet võlausaldajate kontrollkontoga.
Kui kasutate seadistuses „Ostuarve seadistused“ valikut, mis ei luba arve kuupäeva hilisemat kuupäeva kui kande kuupäev, ei saa te ostuarvet salvestada, kui kande kuupäev on varasem kui arve kuupäev.

Tasumistähtaeg – Kuupäev, millal ostuarve tuleb tasuda; see arvutatakse arve kuupäeva ja tasumistingimuse põhjal. Tasumistähtaega saate muuta isegi pärast seda, kui olete arve märkinud OK-ks. See on kasulik siis, kui saate arvele pikema maksetähtaja ja peate selle ostureskontros ning rahavoogude prognoosi aruannetes, näiteks likviidsusprognoosis, ümber ajastama. Kui tasumistingimus sisaldab osamakseid, kuvatakse siin viimase osamakse tasumistähtaeg.

Kui ostuarvel on vöötkood, mille saate sisestada või skannida kaardi „Kontod“ väljale „Vöötkood“. Sel juhul tuuakse tasumistähtaeg automaatselt sisse, sest see sisaldub vöötkoodis.

Tarnija arve nr. – Tarnija poolt ostuarvele omistatud number. Kui soovite, et tarnija arve numbri sisestamine oleks igal ostuarvel kohustuslik, valige seadistuses „Ostuarve seadistused“ valik „Nõua tarnija arve numbrit“. Tarnija arve numbri saate trükkida mitmele vormile, sealhulgas maksekorraldusele, lisades vormikujundusele välja „Supplier Invoice Number“.

Ostuarve salvestamisel kontrollitakse, kas te ei ole sama tarnija sama tarnija arve numbrit juba kasutanud varasemal ostuarvel või kulukaardil (väljal Document No. C poolel). Kui olete, kuvatakse hoiatus „Invoice with this Supplier Invoice No. already exists“, kuid kaart siiski salvestatakse. Kui soovite sellise ostuarve salvestamise täielikult keelata, kasutage seadistuses „Lausendamine, ostud“ valikut, mis ei luba sama tarnija arve numbriga arveid. See aitab vähendada riski, et sama dokument sisestatakse rohkem kui üks kord, kas ostuarvena ja/või kuluhüvitise osana.
Tavaliselt saate tarnija arve numbrit ostuarvel muuta ka pärast selle OK-ks märkimist ja salvestamist. Kui te ei soovi seda lubada, saate selle keelata kasutajagruppide abil, keelates tegevuse „Change Supplier’s Inv. No. on OKed Purchase Invoice“.

Allkirjastajad – Ostuarve OK-ks märkiv isik peab sisestama siia oma signatuuri. Saate sisestada mitme isiku signatuurid, eraldades need komadega. Signatuuri sisestamise sellele väljale saate muuta kohustuslikuks, valides seadistuses „Ostuarve seadistused“ valiku „Allkirjastaja on kohustuslik“.

Objektid – Ostuarvele saab omistada kuni 20 objekti, eraldatuna komadega, mis kantakse üle sellest tekkivale finantskandele. Võite määrata eraldi objektid erinevate osakondade, kulukohtade või tooteliikide tähistamiseks. See annab paindliku analüüsimeetodi, mida saab kasutada finantsaruannetes. Tavaliselt tähistavad siin määratud objektid tarnijat.
Ostuarvest koostatud finantskandes omistatakse siin määratud objektid järgmiselt:

1. Vaikimisi omistatakse need kulukonto või kulukontode deebetkannetele.
2. Kui kasutate samas seadistuses valikut, et objektid kantakse võlausaldajate kontole, omistatakse need võlausaldajate konto kreeditkandele.
3. Kui kasutate samas seadistuses (kaart „KM“) valikut, et objektid kantakse käibemaksukontole, omistatakse need ostu KM konto või kontode deebetkannetele.

Esimest omistamist ei toimu, kui kasutate seadistuses „Lausendamine, ostud“ valikut, et arve päise objekte ei kanta kulukontole.

Valik, mis kannab objektid võlausaldajate kontole, põhjustab ka selle, et tarnija kontakti kaardil määratud ostuobjektid kopeeritakse siia vaikimisi ning ostuarve tasumisel kopeeritakse selle välja objektid tasumise rea F poole väljale Objektid. Sealt omistatakse need võlausaldajate konto deebetkandele.

Viide – Siia sisestage lisakood, mille järgi saab ostuarvet tuvastada. Ostuarve tasumisel kopeeritakse see viide vastava tasumise rea H poole väljale Panga viide. Seejärel trükitakse see maksekorraldusele, kui olete vormikujunduses lisanud välja „Our Reference (ourref)“.

Sõltuvalt sellest, millise maksefaili formaadi olete valinud ostureskontro seadistuses „Pangaülekanne“, võidakse see viide kaasata pangafaili eksporti. Seetõttu on viide mõnes riigis, näiteks Soomes ja Norras, ostuarvetel kohustuslik.

Kättesaamise kuupäev – Ostuarve kättesaamise kuupäev on kuupäev, mil arve jõuab teie valdusse. Mõnes riigis saab käibemaksu tagasi küsida arve kättesaamise kuupäeva, mitte arve või tasumise kuupäeva alusel. Seetõttu tuleb teil ostuarvest koostada KM paranduse kaart, kui selle kande kuupäev erineb kättesaamise kuupäevast. See tagab, et käibemaks omistatakse õigele perioodile.
KM paranduse kaarte saate ostuarvetest koostada hulgi hooldusfunktsiooniga „Create VAT Corrections P/L“, või saate koostada KM paranduse kaardi üksikult ostuarvelt, avades selle ja valides menüüst Koosta (Windows/macOS) või menüüst + (iOS/Android) käsu „VAT Correction P/L“. Lisateabe saamiseks pöörduge oma kohaliku HansaWorldi esindaja poole.

Kui kasutate seadistuses „Ostuarve seadistused“ valikut „Nõua kättesaamise kuupäeva“, on kättesaamise kuupäeva sisestamine igale ostuarvele kohustuslik.

Allahindluse kuupäev – Kuupäev, milleks peate arve tasuma, et saada maksetähtaja allahindlust. See arvutatakse vastava tasumistingimuse kaardil määratud allahindluspäevade järgi. Allahindluse kuupäeva saate muuta ka arvel, mille olete juba märkinud OK-ks.

Tasumisallahindlus – Maksetähtaja allahindluse summa, kui see on olemas. Selle summa arvutus sõltub vastava tasumistingimuse kaardil määratud allahindluse protsendist ning seadistuses „Lausendamine, müük“ olevast valikust, mis välistab käibemaksu sularahaallahindluselt. Kui te seda valikut ei kasuta, arvutatakse maksetähtaja allahindlus järgmiselt:

TOTAL x Tasumisallahindluse %

Kui kasutate seda valikut, arvutatakse maksetähtaja allahindlus järgmiselt:

(TOTAL – KM summa) x Tasumisallahindluse %

Teises valemis võetakse käibemaksu summa päise väljalt KM või, kui see on tühi, jaluse väljalt Arvutatud KM.
Vajaduse korral saate arvutatud maksetähtaja allahindluse summa üle kirjutada. Tehke seda pärast kogu muu info sisestamist ostuarvele, sest ridade lisamine, summade muutmine jne põhjustab maksetähtaja allahindluse summa ümberarvutamise. Kui tasute ostuarve enne allahindluse kuupäeva (ülal), lisatakse tasumisele automaatselt allahindlusrida ning selle välja väärtust pakutakse allahindluse summaks.

Kui sisestate ostuarve, mis on tarnija süsteemis koostatud vastavalt valikule, mis välistab käibemaksu tasumisallahindluselt, ei ole tarnija arve käibemaksu summa sama mis väärtus, mis kuvatakse kaardi „Kulud“ jaluse väljal Arvutatud KM. Sellisel juhul peate kopeerima tarnija arve käibemaksu summa päise väljale KM.

“KULUD” VAHELEHT

Kasutage ‘Kulud’ lehel maatriksit, et loetleda Ostuarvel kontod ja kulud. Maatriks on jagatud viieks osaks, paremal ääres.

Ostuarvel saate ridu lisada, alustades esimesel tühjal real konto valimisest. Rea eemaldamiseks klõpsake rea numbrile ja vajutage Backspace klahvi klaviatuuril.

A-OSA

Konto – Määrake kulukonto, mida Ostuarvega debiteeritakse. Sisestage konto number ja vajutage Enter. Konto nimi sisestatakse automaatselt väljale Kirjeldus. Kui Tarnija Kontaktikirje kaardil ‘Kontod’ on määratud kulukonto, pakutakse see vaikeväärtusena esimesele reale. Võite tuua konto ka välja paremal asuvasse väljale Short. sisestatud konto lühikoodi abil.

Sellesse välja võite sisestada ka automaatkande koodi. Automaatkannete abil saate automatiseerida sageli kasutatavate Ostuarve kannete sisestamist, vähendades töömahtu ja tagades ühtlasi, et iga kord kasutatakse õigeid kontosid. Automaatkandeid kirjeldatakse põhjalikult siin. Automaatkande näiteks võib olla selline, mis jaotab üldkulu, näiteks rendi, protsentuaalselt mitme objekti vahel.

Objektid – Ostuarve reale saate määrata kuni 20 objekti, eraldatuna komadega, mis kantakse üle järgnevale Finants mooduli kandele. Võite määratleda eraldi objektid eri osakondade, kuluüksuste või tootetüüpide tähistamiseks. See annab paindliku analüüsimeetodi, mida saab kasutada Finants mooduli aruannetes. Tavaliselt tähistavad siinsed objektid artiklit või kulu.

Ostuarvest loodavas Finants mooduli kandes omistatakse siin määratud objektid kulukonto deebetkandele. Need objektid liidetakse põhitaseme arve objektidega, mis on näidatud kaardil ‘Tasumistingimused’. Kui te objekte ei kasuta, võite seadistuses Ostuarve seadistused kasutada valikut Skips Object, et sisestuskursor jätaks Returni või Enteri vajutamisel selle välja vahele.
Kui määrate vaatel B projekti ja sellele projektile on antud objekt, kopeeritakse see objekt siia automaatselt. Objekti saab tuua ka, sisestades kohe paremal olevasse välja konto lühikoodi.

Short. – Lühikoode saate kasutada vigade vähendamiseks kontode ja objektide valimisel. Neid saab kasutada ka siis, kui te ei soovi, et Ostuarveid ja Kulutusi sisestavatel töötajatel oleks ligipääs Konto ja Objekti registritele, mis tähendab, et nad ei saa kasutada Paste Special funktsiooni kontode ja objektide valimiseks. Sisestage siia lühikood, et tuua sobiv konto ja objekt(id).

Kirjeldus – Konto nimi sisestatakse siia automaatselt, kui määrate ülal konto. Vajaduse korral saate kirjeldust muuta. Seadistuses Ostuarve seadistused saate kasutada valikut Skips Description, et sisestuskursor jätaks Returni või Enteri vajutamisel selle välja vahele, kuid mitte Tabi vajutamisel. Kui olete konto kirje kaardile ‘Texts’ sisestanud konto nime erinevad tõlked, tuuakse õige tõlge vastavalt arve keelele, mis on määratud kaardil ‘Kommentaar’.

Kui kaardil ‘Kommentaar’ ei ole keelt määratud, kuid seadistusse Ettevõtte andmed moodulis Üldine on keel sisestatud ning kasutate Finants mooduli seadistuses Kannetesistused valikut Account Description in Company Language, tuuakse konto nime sobiv tõlge ettevõtte andmete keele alusel.

Amount – Summa, mis debiteeritakse kulukontole. Kui olete määranud valuuta, peab see summa olema selles valuutas. Mugav viis õige väärtuse kiireks sisestamiseks on klõpsata või puudutada seda välja või viia sisestuskursor sinna ning seejärel vajutada Enteri või Returni klahvi. Arve tasakaalustamiseks vajalik õige väärtus tuuakse automaatselt, arvestades välja TOTAL ja eelnevaid ridu.

V-Cd – Siia sisestatud käibemaksukood määrab määra, mille alusel käibemaks arvestatakse, ja ostu KM konto, mida debiteeritakse. Igal real pakutav vaikeväärtus valitakse järgmiselt:

1. Kasutatakse välja Purch. VAT Code väärtust Tarnija kirjel.
2. Väärtus võetakse Konto kirjest.
3. Kasutatakse käibemaksukoodi seadistuse ‘VAT’ kaardilt Lausendamine, ostud.

Viimasel juhul kasutatakse Tarnija tsoonile vastavat käibemaksukoodi.

Vajaduse korral saate seda vaikeväärtust konkreetse arverea puhul muuta.

Ostuarvest loodavas Finants mooduli kandes omistatakse see käibemaksukood ülal määratud kulukonto deebetkandele. Kui soovite, et see omistataks ka ostu KM konto deebetkandele, kasutage Finants mooduli seadistuses Kannetesistused valikut Add VAT Code to VAT A/C rows.

T-Cd – Mõnes riigis kasutatakse käibemaksukoodide asemel maksugruppe. Käibemaksukoode tuleks kasutada siis, kui iga müügi- ja ostutehingut, näiteks iga rida Ostuarvel, maksustatakse ühe määraga, samas kui maksugruppe tuleks kasutada siis, kui ühele tehingule, näiteks ühele reale, rakendatakse erinevaid makse ja/või mitut maksumäära.

Kui peate kasutama maksugruppe, tuleb esmalt valida Finants mooduli seadistuses Kannetesistused valik Use Tax Templates for Tax Calculation. Selle tulemusel kuvatakse siin käibemaksukoodi välja V-Cd asemel maksugrupi väli T-Cd. Kui olete selle teinud ja sisestanud maksugrupid ka Finants mooduli seadistusse Maksugrupid, peate siin määrama igal Ostuarve real kasutatava maksugrupi.

Igal real pakutav vaikeväärtus valitakse järgmiselt:

1. Kasutatakse väärtust Purch. Tax Temp. Tarnija kirjel.
2. Väärtus võetakse Konto kirjest.
3. Kasutatakse maksugruppi seadistuse ‘VAT’ kaardilt Lausendamine, ostud.
4. Kui Ostuarve kaardil ‘Kommentaar’ on haru, kasutatakse selle haru Kontaktikirje väärtust Purch. Tax Temp..

Kolmandal juhul kasutatakse Tarnija tsoonile vastavat maksugruppi.

B-OSA

Kui peate kasutama Intrastati aruandluse funktsiooni, veenduge, et iga Ostuarve rea vaatel B oleksid väljad Artikkel ja Kogus õigesti täidetud. Vorm Intrastat P/L loetleb teistest EL-i riikidest tarnijatelt ostetud artiklid, võttes info nendest väljadest.

Aruanne Akumuleeritud ostutellimused ning aruande Ostutellimuste hetkeseis valikud Accrued ja Accrued by Nominal Code eeldavad samuti, et iga Ostuarve rea vaatel B oleks artikkel määratud.

Kui loote Ostuarveid Ostutellimustest või Laosissetulekutest, peaksite valima seadistuses Ostuarve seadistused valiku Consolidate by Items and Project või Transfer Each Row Separately, et iga Ostuarve rea vaate B väljad sisaldaksid vajalikku infot.

Order Type – See väli täidetakse automaatselt ja võib sisaldada kahte väärtust: Normal ja Drop Ship. Väärtus on Drop Ship Ostuarve real, mis loodi Ostutellimuse reast, millel oli samuti tellimuse tüübiks Drop Ship. Drop Ship Ostutellimus on ostutellimus, mille esitate Tarnijale ning Tarnija toimetab artiklid otse teie Kliendile, nii et te ei võta neid ise stocki vastu. Kuna sellisel juhul Laosissetulekut ei teki, arvutatakse hinnavahe teisiti, kui tellimuse tüüp on Drop Ship. Hinnavahe kuvatakse vaatel D.

Stock Type – See väli täidetakse automaatselt ja võib sisaldada kahte väärtust: Purchased ja Consignment. Väärtus on Consignment Ostuarve real, mis loodi Laosissetuleku reast, millel oli samuti stocki tüübiks Consignment. Artikkel on komisjonistockis siis, kui see asub teie stockis või müügisaalis, kuid kuulub kuni müümiseni Tarnijale. Kui stocki tüüp on Consignment, mõjutab see vaatel A kulukonto valikut.

Item – Siia saate sisestada ostetud artikli artiklinumbri.

Ostutellimustest või Laosissetulekutest loodud Ostuarvete puhul kopeeritakse artiklinumbrid siis, kui kasutate seadistuses Ostuarve seadistused valikut Consolidate by Items and Project või Transfer Each Row Separately. Lisaks Paste Special funktsioonile saate kasutada ka funktsiooni ‘Item Search’ menüüs Operatsioonid, et lisada Ostuarvele artikleid.

Qty – Sisestage siia ostetud kogus.Ostutellimustest või Laosissetulekutest loodud Ostuarvete puhul kopeeritakse kogused siis, kui kasutate seadistuses Ostuarve seadistused valikut Consolidate by Items and Project või Transfer Each Row Separately.

Projekt – Kui kasutate Projektiarvestuse moodulit, võite siia sisestada projekti numbri, kui peate Ostuarve rea poolt esindatud kulu ühendama projektiga. Kui projektile on antud objekt, kopeeritakse see Ostuarve vaate A väljale Objektid. Kui sisestate projekti, peate sisestama ka artikli ja koguse.
Ostutellimustest loodud Ostuarvete puhul kopeeritakse Ostutellimuse kaardil ‘Tasumistingimused’ või üksiku Ostutellimuse rea vaatel B määratud projekt igale Ostuarve reale, kui kasutate seadistuses Ostuarve seadistused valikut Consolidate by Items and Project või Transfer Each Row Separately.

Kui märgite Ostuarve valikuga OK ja salvestate selle, luuakse iga sellise rea kohta eraldi Projektikanded, kus olete määranud projekti, artikli ja koguse. Need Projektikanded võimaldavad ostukulud kaasata Projektiarvestuse mooduli projekti kuluanalüüsi aruannetesse. Sõltuvalt projekti seadistusest tagavad Projektikanded ka selle, et Klienti arveldatakse ostude eest.

Kui te tühistate Ostuarve, kustutatakse Projektikanne(d). Te ei saa Ostuarvet tühistada, kui Projektikanne on juba arveldatud. Täpsemad üksikasjad ja näide on toodud siin.

C-OSA

N/L Accrual – Selle välja üksikasjad ja illustreeritud näide on toodud lehel Periodiseeringud.

VAT – Kui lisate Ostuarvele ridu, uuendatakse jaluses olevat välja Calculated VAT käibemaksu kogusummaga, mis arvutatakse iga rea summade ja käibemaksukoodide põhjal. Kui Tarnija arvel olev käibemaksu kogusumma erineb väljale Calculated VAT kuvatud summast, sisestage Tarnija summa päises väljale VAT. Tulemuseks loodavas Finants mooduli kandes on ostu KM kontole või ostu KM kontodele konteeritav kogusumma päises väljal VAT olev summa või, kui see väli on tühi, jaluse väljal Calculated VAT olev summa.

Kui arvel on rohkem kui üks käibemaksukood, arvutatakse igale ostu kontole konteeritavad summad iga rea summade ja käibemaksukoodide põhjal. Kui olete sisestanud summa Ostuarve päise väljale VAT, korrigeeritakse esimesena kasutatavale ostu kontole konteeritavat summat nii, et konteeritud käibemaksu koguväärtus oleks õige.

Kui teate iga rea käibemaksu väärtust, ei pruugi see arvutuslik korrigeerimine olla piisavalt täpne. Sel juhul võite sisestada sellele väljale iga rea juures sobiva käibemaksu väärtuse. Siia saate summa sisestada ainult siis, kui kasutate seadistuses Lausendamine, ostud valikut Set VAT Value on Purchase Invoice. Kui sisestate summad selle välja igale reale, uuendatakse päise välja VAT. Seetõttu peate seda välja kasutama igal real või mitte ühelgi real, et Ostuarve jääks tasakaalu, välja arvatud nullmääraga käibemaksukoodidega read.

Kui kasutate valikut Set VAT Value on Purchase Invoice, saate valida, kas kasutada seda välja konkreetsel Ostuarvel. Nagu eelmises lõigus mainitud, kui otsustate seda kasutada, tuleb seda teha igal real. Kui soovite muuta selle välja kasutamise kohustuslikuks igal Ostuarvel, kus on kasutatud rohkem kui üht käibemaksukoodi, valige seadistuses Lausendamine, ostud valik Force Line VAT if VAT Differs and more than one VAT Code.

D-OSA

Serial No. – Ostetud artikli seerianumber tuuakse sellesse välja automaatselt järgmistes olukordades:

• Kui Ostuarve on loodud Ostutellimusest, tuuakse seerianumbrid vastavatelt Laosissetuleku ridadelt tingimusel, et kasutate seadistuses Ostuarve seadistused valikut Invoice Based on Goods Receipts. Kui kogus on suurem kui üks, sisaldab Ostuarve vastavat arvu ridu, igaüks kogusega üks, mis võimaldab kõik seerianumbrid üle tuua.
• Kui te seda valikut ei kasuta, tuuakse seerianumber siiski üle tingimusel, et kasutate samas seadistuses valikut Transfer Each Row Separately. Kui kogus on suurem kui üks, kopeeritakse siia ainult esimene seerianumber.
• Kui Ostuarve on loodud Laosissetulekust, tuuakse seerianumber vastavalt Laosissetuleku realt üle ainult siis, kui kasutate seadistuses Ostuarve seadistused valikut Transfer Each Row Separately. Kui kogus on suurem kui üks, sisaldab Ostuarve alati vastavat arvu ridu, igaüks kogusega üks, mistõttu valikut Invoice Based on Goods Receipts ei ole vaja kasutada.

Kõigil muudel juhtudel jääb see väli tühjaks. See on mittesisestatava sisuga väli ja seda ei saa muuta.

Price Variance – Selle välja üksikasjad on toodud lehel Price Variances.

E-OSA

Asset No.

Asset Trans. Type – Nende väljade käitumine sõltub väljast Asset Trans. Type järgmiselt:

New Asset – Kui Asset Trans. Type on New Asset, peate väljale Asset No. sisestama varem kasutamata inventarinumbri. Kui märgite Ostuarve valikuga OK ja salvestate selle, lisatakse Põhivara registrisse automaatselt uus kirje. Ostuarve päisest kopeeritakse uude põhivarakirjesse Tarnija number ja nimi, Ostuarve number ja kuupäev ning tarnija arve number, samuti Ostuarve realt inventarinumber, kirjeldus, summa, käibemaks, kogus ja seerianumber. Ostuarve ja põhivara ühendatakse omavahel Manused funktsiooni kaudu.

Põhivara saate Ostuarvetest luua ka käsitsi. Selleks valige Windowsis/Mac OS X-is menüüst Loo või iOS-is/Androidis menüüst + käsk ‘Asset’.

Update Asset – Kui Asset Trans. Type on Update Asset, peate väljale Asset No. sisestama olemasoleva põhivara inventarinumbri. Inventarinumber peab viitama põhivarale, mille väljal Used From ei ole kuupäeva. Kui märgite Ostuarve valikuga OK ja salvestate selle, lisatakse Ostuarve rea summa ja käibemaks põhivarakirje väljadele Purch. Value ja VAT, arvestades ühiku kohta juhul, kui põhivara kogus on suurem kui üks. Ostuarve ja põhivara ühendatakse omavahel Manused funktsiooni kaudu.

Revaluate Asset – Kui Asset Trans. Type on Revaluate Asset, peate väljale Asset No. sisestama olemasoleva põhivara inventarinumbri. Kogus kopeeritakse põhivarakirjest vaate B väljale Qty. Kui märgite Ostuarve valikuga OK ja salvestate selle, luuakse Põhivara Ümberhindlused registrisse kirje. Selle kirje väljal Start. Value 1 kasutatakse kas viimase olemasoleva ümberhindluse välja Start Value 1 või põhivara välja Purch. Value väärtust pluss Ostuarve rea summa, jagatuna kogusega, ning nii Trans. Date kui ka Starting Date 1 on Ostuarve kuupäev. Ostuarve ja ümberhindlus ühendatakse omavahel Manused funktsiooni kaudu.

Kui määrate Asset No., peate valima ka Asset Trans. Type. Kui kasutate Põhivara mooduli seadistuses Lausendamine, põhivarad valikut Require Asset Number on Purchase Invoice, on Asset No. määramine kohustuslik, kui vaate A kulukonto on põhivara konto või Põhivara 2 konto, mis on määratud seadistuse Asset N/L Classes mõnel real, samuti Põhivara moodulis.

JALUS

Currency – Vaikeväärtus võetakse: Tarnija Kontakt kirje väljast Purch. Currency või Default Base Currency. Ostuarve valuuta. Vahetuskurss on näidatud kaardil ‘Valuuta’, kus saate seda vajaduse korral konkreetse arve jaoks muuta. Jätke väli tühjaks, et kasutada koduvaluutat, välja arvatud juhul, kui olete määranud vaikebaasvaluuta; sel juhul pakutakse seda vaikeväärtusena ja seda tuleks käsitleda koduvaluutana. Kui Tarnija Kontaktikirje kaardil ‘Pricing’ on määratud Purch. Currency, saate kasutada ainult seda valuutat. Muul juhul saate kasutada mis tahes valuutat.

Kõik Ostuarvele sisestatavad summad peavad olema määratud valuutas. Kui luuakse Finants mooduli kanne, teisendatakse need teie koduvaluutasse.

Withh. Tax – Seda välja kasutatakse siis, kui sisestate Ostuarve, millele rakendub kinnipidamismaks. Võite kas ise sisestada sellesse välja kinnipidamismaksu summa või lasta selle automaatselt arvutada. Selle välja kasutamise, vajaliku seadistuse ja Finants mooduli kannete üksikasjad on toodud lehe Withholding Taxes – Workflow and Examples kahes esimeses näites.

Ext. Tax – Kui määrate käibemaksukoode Finants mooduli seadistuses, saate vaate B väljadel määrata täiendava maksu, näiteks keskkonnamaksu, rakendamise. Kui Ostuarve mõnel real on kasutatud käibemaksukoodi, mille olete seadistanud sellist lisamaksu sisaldama, kuvatakse selle maksu summa siin arve valuutas. Seda summat arvutatakse ümber, kui lisate arvele ridu. Kui märgite arve valikuga OK ja salvestate selle, debiteeritakse see lisamaks selle käibemaksukoodi jaoks määratud maksukontole. Kui olete käibemaksukoodile määranud välja Tax Min., st minimaalse lisamaksu summa, ja arvel olev lisamaks on sellest väiksem, määratakse selle välja väärtuseks null. Lisamaksu arvutamise kohta koos näidetega leiate täpsemat infot käibemaksukoodide seadistuse vaate B kirjeldusest.

Calculated VAT – Käibemaksu summa, mis arvutatakse Ostuarve ridade põhjal. See summa arvutatakse automaatselt, kui lisate Ostuarvele ridu. See summa ümardatakse üles või alla vastavalt seadistuses Ümardamine määratud ümardamisreeglitele Default for Calculated Values, moodulis Üldine.

“VALUUTA” VAHELEHT

Valuuta – Ostuarve valuuta (mida näidatakse ka kaardi ‘Kulud’ jaluses) kuvatakse koos vahetuskursiga, mida saate vajaduse korral üksikul Ostuarvel muuta. Jätke väli tühjaks, et kasutada oma koduvaluutat, välja arvatud juhul, kui olete määranud vaikimisi baasvaluuta. Sellisel juhul pakutakse seda vaikeväärtusena ja seda tuleks käsitleda koduvaluutana. Kõik Ostuarvele sisestatavad summad peavad olema määratud valitud valuutas.

Valuutakursid – Vaikimisi näitavad need väljad määratud valuuta vahetuskursse Ostuarve kandekuupäeval.

Kui muudate kandekuupäeva (kas otse või arve kuupäeva muutes), muutuvad valuutakursid automaatselt. Samuti შეგიძლიათ muuta valuutakursse üksikul arvel käsitsi. Kui soovite vältida valuutakursside muutmist, valige igal Valuuta kirjel valikud Prevent Base Rate Changes ja/või Prevent Foreign Rate Changes. Kui kasutate neid valikuid, muudetakse siiski arve valuutakursse, kui muudate kandekuupäeva.

Kui Ostuarve on loodud Ostutellimusest, tuuakse vahetuskurss Ostutellimusest üle siis, kui te ei kasuta seadistuses Lausendamine, ostud valikuid Update Base Cur when Invoicing ja Update Foreign Cur. when Invoicing ning olete seadistuses Ostuarve seadistused valinud Ostuarve kursi valikuks From Purchase Order. See on kasulik juhul, kui olete Tarnijaga tellimuse tegemise ajal kokku leppinud kindla vahetuskursi.

Muul juhul kasutatakse kandekuupäeva vahetuskurssi, kuigi valuutas olevaid hindu ei muudeta. See tähendab, et teilt küsitakse endiselt kokkulepitud hind, kuid arve väärtus teie koduvaluutas (ja seega ka Finants mooduli kandes) erineb tellimuse väärtusest.

Kasutatakse üht kahest konverteerimismeetodist. Kahekordse baasvaluuta süsteem on kasulik ettevõtetele, millel on kontorid kahes riigis ja kes peavad aruandlust esitama mõlemas valuutas, ettevõtetele, mis tegutsevad riikides, kus lisaks rahvusvaluutale on üldkasutuses teine valuuta (tavaliselt USA dollar või euro), ning euroalal tegutsevatele ettevõtetele, kes säilitavad võrdluseks oma vana rahvusvaluuta.

Teine meetod on lihtne konverteerimine välisvaluutast koduvaluutasse, mis sobib enamiku ülemaailmsete valuutatehingute jaoks. Neid kirjeldatakse allpool.

Valuutakursid (kahekordse baasvaluuta süsteem) – Ülaltoodud näites on arve saadud eurodes. Baasvaluuta 1 on koduvaluuta (GBP, Suurbritannia nael) ja baasvaluuta 2 on euro. Vasakul olevad väljad näitavad suhtarvu kujul kahe baasvaluuta vahelist vahetuskurssi (võetakse seadistuse Baasvaluuta kursid kirjest, mis kehtib kandekuupäeval). Näites on näidatud, et GBP 0.63 eest saab osta ühe euro.

Pange tähele, et Euroopa Majandus- ja Rahaliidu (EMU) määrused näevad ette, et suhtarvud peavad alati näitama, mitu ühikut kodu- või välisvaluutat saab osta ühe euro eest.

Valuutakursid (lihtne valuuta konverteerimise süsteem) – Lihtsa valuuta konverteerimise süsteemi korral kasutatakse välja Rate ja parempoolset välja Base Currency 1, et näidata lihtsat vahetuskurssi välis- ja koduvaluuta vahel. Alltoodud näites on koduvaluuta USA dollar (USD) ja välisvaluuta Jaapani jeen (JPY). JPY 122.15 eest saab osta USD 1.00.

“KOMMENTAAR” VAHELEHT

Faktooring – Kui Tarnija kasutab faktooringfirmat (kellele maksed tuleb saata), sisestage siia selle ettevõtte Tarnija number. Ettevõte peab olema teie süsteemis registreeritud Tarnijana (st Kontaktide registris peab olema kirje, millel on märgitud Tarnija valik). Maksetrükkide väljaprintimisel adresseeritakse need faktooringfirmale, kui selline on olemas.

Haru – Kui teie ettevõttel on mitu haru (nt mitu kauplust), saate määrata iga kliendiarvuti asukoha haru mooduli Kasutaja seadistused seadistuses Kohalik masin. Seda tuleb teha igas kliendiarvutis eraldi ning igal harul peab Kontaktide registris olema oma kirje. Kui loote Ostuarve, salvestatakse siia selle kliendiarvuti asukoha haru ning seda muuta ei saa.

Haru andmed trükitakse Ostuarve vormile, kui olete lisanud erinevad Haru väljad oma vormi kujundusse.

Statistiline väärtus – Seda välja kasutatakse Intrastati aruandluses. Siia sisestatava summa suurus võib sõltuda ostetud kaupade liigist ja teie tegevusriigist, kuid tavaliselt tuleks sisestada ostetud kaupade väärtus koos veo- ja kindlustuskuludega kuni teie tegevusriigi piirini. Summa peab olema Ostuarve valuutas ja ei tohi sisaldada käibemaksu. Seda kasutatakse väärtuste “FOB Value, Local” ja “FOB Value, foreign Currency” arvutamisel vormil Intrastat P/L. Seda kasutatakse sarnastes arvutustes ka järgmistes ostureskontro ekspordifunktsioonides: Intrastat P/L (Estonia); Intrastat P/L (Finland); Intrastat P/L (Germany); Intrastat P/L (Lithuania) ja Ist@at – Items Import.

Kommentaar – Sisestage siia selle Ostuarve kohta käiv kommentaar.

Müügimees – Sisestage selle Ostuarve eest vastutava isiku signatuur. Seda välja kasutatakse ka Piiratud ligipääsu funktsioonis: täpsemad andmed leiate kohe allpool oleva välja Müügigrupp kirjeldusest.

Müügigrupp – Müügigrupp tuuakse Isiku kirjelt, kui määrate Müügimehe kohe ülal olevasse välja. Kui kasutate Piiratud ligipääsu funktsiooni, saate selle väljaga takistada kasutajal näha kõiki Ostuarveid aknas ‘Ostuarved: sirvi’, piirates vaate oma Ostuarvete või oma Müügigrupi Ostuarvetega.

Keel – Keel määrab Konto kirjeldused, mida näidatakse kaardil ‘Kulud’, ning tasumistingimuste teksti, mis trükitakse vormidele. Jätke väli tühjaks, et kasutada oma kodukeelt. Keelt saab kasutada ka selle vormimalli määramiseks, mida kasutatakse Ostuarve printimisel, ning printeri määramiseks, millega see prinditakse. See võib hõlmata ka dokumendi saatmist faksimasinasse, kui teie riistvara seda toetab. Seda tehakse Ostuarve vormi aknas “Vormi definitsioon”. Ostuarve printimiseks õigele printerile või faksimasinale saate keelt muuta enne Ostuarve printimist ka siis, kui see on juba märgitud valikuga OK.

Võlausaldajate knt. – Siin määratud võlausaldajate kontot krediteeritakse, kui märgite Ostuarve valikuga OK ja salvestate selle, et kanda see Finants moodulisse. Vaikeväärtus valitakse järgmiselt:

1. Kasutatakse Tarnija jaoks Kontakt registris määratud Võlausaldajate kontot.
2. Võlausaldajate konto võetakse Tarnijaklassilt, kuhu Tarnija kuulub. Kui Tarnija ei kuulu Tarnijaklassi, kuid kuulub hoopis Kliendiklassi, võetakse Võlausaldajate konto sealt.
3. Kasutatakse seadistuses Lausendamine, ostud sisestatud vaikimisi Võlausaldajate kontot.

Kui Ostuarve Tasumistingimus (näidatud kaardil ‘Tasumistingimused’) on tüüpi “Cash” (st arve on sularahaarve), näidatakse siin krediteeritavat Kassakontot, mis valitakse järgmiselt:

1. Kassakonto võetakse arvel määratud Tasumistingimuselt.
2. Kasutatakse seadistuses Lausendamine, ostud sisestatud Kassakontot.

Algne tarnija – Seda välja kasutatakse siis, kui väljastasite Tarnijale Ostutellimuse, kuid saite Ostuarve teiselt Tarnijalt (“Arve väljastanud tarnija”). Sellises olukorras olete Ostutellimusel määranud arve väljastanud tarnija (väli Invoice From kaardil ‘Kommentaar’). Ostuarve loomisel on Tarnijaks Ostutellimusel määratud arve väljastanud tarnija ning Algne tarnija on Tarnija, kellele Ostutellimuse väljastasite.

Tarnija info kandel – Kui Ostuarvelt luuakse automaatselt Finants mooduli kanne, põhjustab see valik arve numbri, tasumistähtaja ja tarnija kopeerimise kande rea vaatele E, sellele reale, mis konteerib Võlausaldajate kontole.

Seda valikut tuleks kasutada, kui soovite kasutada Finants moodulis aruannet Võlausaldajate konto. See aruanne loetleb Võlausaldajate konto deebet- ja kreeditkanded, grupeerituna Tarnija järgi. Sellise analüüsi võimaldamiseks peab Tarnija number olema kopeeritud iga Võlausaldajate kontole tehtud konteeringu vaatele E.

Isearveldamine – Isearvelduslik arve on arve, mille ettevõte väljastab iseendale. Näiteks võib ettevõte olla Tarnijalt kauba kätte saanud kokkuleppel, et arveldamine toimub kauba müümise või tarbimise käigus. Sellisel juhul loob ettevõte vajaduse korral isearvelduslikke Ostuarveid ja teavitab sellest Tarnijat. Tarnija peab seejärel looma vastavad Müügiarved. Kui olete isearvelduse kokkuleppes klient, saate märkida oma Ostuarved isearvelduslikuks selle märkeruudu abil.

“KONTOD” VAHELEHT

Ostutellimuse nr – Kui Ostuarve on loodud Ostutellimusest, kuvatakse siin Ostutellimuse number. See väli näitab ka algse Ostutellimuse numbrit Ostuarvel, mis on loodud Laosissetulekust, kopeerituna Laosissetuleku kaardi ‘Tasumistingimused’ väljalt Ostutellimuse nr. Mõnel juhul võib Laosissetuleku väli Ostutellimuse nr olla tühi, mistõttu midagi ei kopeerita. See juhtub Laosissetulekul, mille olete sidunud rohkem kui ühe Ostutellimusega, ja/või kui kasutate seadistuses Stocki seadistused valikut, mille korral kasutatakse OT numbrit ainult Laosissetuleku ridadel, mitte päises.

Seda välja ei saa muuta.

Ostuprotsessi nr – Kui Ostuarve on loodud Ostutellimusest, millel on seotud Ostuprotsess, kuvatakse siin protsessi number. Seda välja ei saa muuta.

Teenuse osutamise kuupäev – Kasutage seda välja kuupäeva salvestamiseks, millal saite arvel loetletud kaubad või teenused. Enamikus riikides on see ainult informatiivne.

Poolas põhineb käibemaksukohustus kuupäeval, millal tarne toimus või teenus osutati. Seetõttu kuvatakse see väli ka kaardil ‘Tasumistingimused’, kui mooduli Üldine seadistuses Ettevõtte andmed on käibemaksuseaduseks määratud Polish. Excellent Booksis põhinevad käibemaksuarvutused kande kuupäevadel, seega peate looma Ostuarvest Käibemaksu paranduse, kui selle kande kuupäev erineb teenuse osutamise kuupäevast, st kui need kaks kuupäeva on erinevates kuudes. See tagab, et käibemaks omistatakse õigele perioodile. Kui käivitate hooldusfunktsiooni Create VAT Corrections P/L ja valite valiku Check Service Del. Date, luuakse Käibemaksu parandused iga Ostuarve kohta, mille kande kuupäev ja teenuse osutamise kuupäev on erinevates kuudes.

Samuti saab luua Käibemaksu paranduse kirje üksikult Ostuarvelt, avades selle ja valides menüüst Koosta käsu VAT Correction P/L. See on kasulik Ostuarvete puhul, millel puudub teenuse osutamise kuupäev. Täpsema info saamiseks pöörduge kohaliku HansaWorldi esindaja poole.

Panga kood – Pank, kus Tarnija pangakonto asub. See tuuakse Tarnija või faktooringtarnija Kontaktikirjest. Seda saab kasutada välispangatehingutega seoses.

Pangakonto – Sisestage siia Tarnija pangakonto number. Kui koostate arve vastu Tasumise, kopeeritakse see pangakonto Tasumise kirje vaate H väljale Saaja pangakonto. Sealt lisatakse see SEPA maksete ekspordifailidesse. Vaikimisi pangakonto sisestatakse siia Tarnija Kontakt kirjest järgmises järjekorras:

1. IBAN-kood
2. Pangakonto
3. Pangakonto 2

Kui need kolm välja on tühjad ja Tarnijal on faktooringtarnija, võetakse pangakonto faktooringtarnija Kontaktikirje samadest väljadest. Kui Tarnijal või faktooringtarnijal on rohkem kui üks pangakonto, näiteks kui Kontaktikirjel on nii väli Pangakonto kui ka Pangakonto 2, saate vaikeväärtust muuta Paste Special funktsiooni abil.

Sort Code – Panga Sort Code ehk harukontori number, kus Tarnija konto asub, tuuakse samuti Tarnija või faktooringtarnija andmetest. Kui koostate arve vastu Tasumise, kopeeritakse see Sort Code Tasumise kirje vaatele H. Sealt lisatakse see SEPA maksete ekspordifailidesse.

Vöötkood – Seda välja kasutatakse Soomes, kus Ostuarvetel on vöötkoodid, mis sisaldavad infot nagu Tarnija pangakonto number, arve summa, unikaalne viitenumber ja tasumistähtaeg. Vöötkoodi versioone on kaks: üks sisaldab Tarnija pangakonto IBAN-koodi, teine Tarnija pangakonto numbrit.

Kui sisestate või skaneerite sellise vöötkoodi siia väljale, tuuakse Ostuarvele automaatselt Tarnija ja kõik seotud andmed, nagu nimi, aadress, pangakonto andmed ja tasumistingimus, samuti TOTAL, viide ja tasumistähtaeg. Tarnija leitakse, otsides Kontaktide registrist kirjet, mille IBAN-kood või pangakonto langeb kokku vöötkoodis sisalduvaga.

Kui vastava IBAN-koodi või pangakontoga Tarnijat ei leita, ei tooda muid andmeid, nagu TOTAL, viide ja tasumistähtaeg, vöötkoodist üle. Seetõttu on soovitatav hoida Tarnijate Kontaktikirjetel olevad IBAN-koodid ja pangakontod ajakohasena, kui kavatsete seda funktsiooni kasutada. Täpsema info, sealhulgas selle välja kasutuselevõtu kohta vöötkoodilugejaga, küsige kohalikult HansaWorldi esindajalt.

Tasumiskood – Seda välja kasutatakse Rootsis, kus iga makse saajale, kelle asukoht on väljaspool Rootsit, olgu see välisvaluutas või Rootsi kroonides, ja mis ületab maksuameti määratud piirmäära, tuleb vahenduspanga kaudu maksuametile raporteerida. Raportis peab sisalduma Tasumiskood, kolmekohaline kood, mis tähistab kategooriat, näiteks eksport/import, teenused jne.

Määrake siin konkreetse Ostuarve jaoks kasutatav Tasumiskood. See on vajalik ainult siis, kui Tarnija asub väljaspool Rootsit ja saadate piiriüleste maksete jaoks pangafaile. Vaikeväärtus tuuakse Tarnija Kontaktikirje kaardilt Kontod. Kui arve vastu koostatakse Tasumine, kuvatakse see Tasumise kirje vaatel H.

Sealt lisatakse Tasumiskood SEPA maksete ekspordifailidesse, kui koostate need valikuga Foreign Country Payment ja kui Ostuarved mooduli seadistuses Pangaülekanne määratud Tasumisfaili formaat on Sweden – Handelsbanken.

“ARVE AADRESS” VAHELEHT

Aadress – Tarnija aadress tuuakse Kontaktide registris oleva tema kirje kaardilt ‘Kontakt’. Võite konkreetse arve puhul aadressi muuta, kuid kui soovite püsivamat muudatust, tuleks see teha Kontaktide registris.

Kui soovite anda igale üksikule aadressireale nime, kasutage CRM mooduli seadistuse ‘Kasutaja määratud väljad – Kontaktid’ kaarti ‘Aadress’. See võib olla kasulik näiteks siis, kui soovite märkida, et asula või linn tuleb alati sisestada aadressi kolmandale reale.

Riik – Tarnija riik tuuakse Kontaktide registris oleva tema kirje kaardilt ‘Kontakt’.

Kinnitamise staatus – Saate kasutada Ärihoiatuste mooduli registrit Kinnitamise reeglid, et seadistada kinnitamisprotsess, mille Ostuarved peavad läbima enne, kui saate neile märkida valiku OK või enne, kui saate märkida kasti Eelkanne. Näiteks võivad teatud juhid pidada kontrollima ja kinnitama iga Ostuarvet, mille väli TOTAL on suurem kui kindel väärtus. Kui kasutate sellist kinnitamisprotsessi, näitab see väli etappi, milleni konkreetne Ostuarve on protsessis jõudnud.

Lühidalt võib Ostuarve kinnitamise staatus olla üks järgmistest:

Ei ole vajalik – Ostuarve ei pea läbima kinnitamisprotsessi, seega saate selle kohe märkida valikuga OK.

Ei ole taotletud – Ostuarve peab läbima kinnitamisprotsessi, kuid te ei ole seda protsessi veel alustanud. Protsessi alustamiseks salvestage muudatused ja seejärel valige menüüst Operatsioonid (Windows/Mac OS X) või menüüst Tööriistad (iOS/Android) käsk ‘Request Approval’.

Ootel – Ostuarve on kinnitamisprotsessi sisestatud ja ootab kinnitamist või tagasilükkamist. Kui peate kontrollima kinnitamisprotsessi edenemist, valige menüüst Operatsioonid või Tööriistad ‘Arve staatus’. Kui Ostuarve staatus on Ootel, ei saa te seda tavaliselt muuta. Kui peate lubama teatud kasutajatel Ootel olevaid kirjeid muuta, kasutage Ligipääsugruppe, et anda neile täielik ligipääs tegevustele ‘Change Record Header when Approval Status is Pending’ ja/või ‘Change Record Matrix when Approval Status is Pending’.

Kinnitatud – Kinnitamisprotsess on lõpetatud ja Ostuarve on kinnitatud. Nüüd saate sellele märkida valiku OK, kuigi see võidi teha ka automaatselt, sõltuvalt sellest, kuidas olete kinnitamisprotsessi seadistanud.

Tagasi lükatud – Kinnitamisprotsess on lõpetatud ja Ostuarve on tagasi lükatud. Kui te tühistate Ostuarve, märgitakse see samuti staatusesse Tagasi lükatud, isegi kui see ei pidanud varem kinnitamisprotsessi läbima.

KM tsoon – Need raadionupud näitavad Tarnija tsooni, mis tuuakse Kontaktide registrist. Tsoon võib juhtida käibemaksukoodi või maksugrupi valikut Ostuarve igal real: seadistuses ‘KM’ kaardil Lausendamine, ostud on iga tsooni jaoks määratud eraldi vaike-käibemaksukoodid või maksugrupid. Te ei saa Ostuarvel tsooni muuta: vajalikud muudatused tuleb teha Kontaktide registris enne Ostuarvete sisestamist.

Ostuarve käibemaks arvutatakse järgmiselt:

Kohalik, EL sees (järelkäibemaks) ja EL väljas (järelkäibemaks) – Käibemaks arvutatakse iga rea käibemaksukoodi alusel. Igas Ostuarvest tulenevas Finants mooduli kandes debiteeritakse käibemaks käibemaksukoodist tulenevale sisendkäibemaksu kontole ja krediteeritakse võlausaldajate kontole.

EL sees – Teistest EL riikidest saadud Ostuarved ei sisalda käibemaksu. Sõltuvalt arve sisust võib käibemaks siiski olla tasumisele kuuluv. Käibemaks arvutatakse iga rea käibemaksukoodi alusel. Igas Ostuarvest tulenevas Finants mooduli kandes debiteeritakse käibemaks käibemaksukoodi sisendkäibemaksu kontole ja krediteeritakse käibemaksukoodi väljundkäibemaksu kontole. Seetõttu on soovitatav kasutada EL soetuste käibemaksu jaoks eraldi käibemaksukoodi, mille väljundkonto ei ole kasutusel ühegi teise käibemaksukoodi puhul.

Tavaliselt on soovitatav jätta Ostuarvete sisestamisel EL seest päises olev väli VAT tühjaks.

EL väljas – Käibemaksu ei arvutata. Ükski Ostuarvest tulenev Finants mooduli kanne ei sisalda käibemaksu elementi. Saate kahe nimetuse teksti muuta, kui need ei ole sobivad. Müügiarvete mooduli seadistuse KM tsooni nimetus abil saate asendada teksti “EU” enda tekstiga, näiteks “SACU” Lõuna-Aafrikas.

Piirkond – Seda välja saab kasutada Argentinas, kus maksuseadusandlus näeb ette, et brutotulu kinnipidamismaksude arvutamine peab sõltuma piirkonnast, kus kaubad või teenused vastu võetakse. Täpsemat teavet leiate Tarnija kinnipidamiste seadistuse kirjeldusest siit.

KMKR nr. – Tarnija käibemaksukohustuslase number. On oluline, et selles väljas oleks väärtus, kui Tarnija asub tsoonis “EL sees” või “EL sees (järelkäibemaks)”, sest seda teavet on siis vaja EL käibemaksuaruandluse jaoks.

Saate seadistada kontrolli, et siin sisestatud käibemaksunumber oleks Tarnija riigi jaoks õiges vormingus. Kui soovite sellist kontrolli kasutada, määrake õiged vormingud mooduli Üldine seadistuses Käibemaksunumbrite maskid. Kontroll tehakse Ostuarve salvestamisel ning kui käibemaksunumber on vales vormingus, kuvatakse teade.

Kontroll põhineb Tarnija Kontaktikirjes määratud riigil või, kui see on tühi, seadistuses Ettevõtte andmed määratud riigil, st teie enda riigil. Kui ka see on tühi, kontrolli ei tehta.

Telefon, faks – Tarnija telefoni- ja faksinumbrid, nagu need on sisestatud Tarnija kirje kaardile ‘Kontakt’ Kontaktide registris.

OSTUARVETE VAATAMINE, KINNITA MÄRKIMINE JA FINANTSKANDE KOOSTAMINE

Pärast Ostuarve sisestamist ja selle õigsuse kontrollimist tuleb see märkida valikuga “Kinnita” ja salvestada. Sellel on järgmised tagajärjed:

1. Ostuarve ilmub krediidihalduse aruannetesse ja väljavõtetesse, välja arvatud juhul, kui tegemist on Sularahaarvega.
2. Saate Ostuarve kohta koostada Tasumisi või vastu võtta Kreeditarveid.
3. Kui see on nii määratud Finants mooduli seadistuses Allsüsteemid ja seadistuses Numbriseeriad – ostuarved, lausendatakse Ostuarve finantskandesse automaatselt, st sellest koostatakse automaatselt finantskanne, mis konteerib Tarnija kontole, kulukontole ja Ostu KM kontole.
4. Ostuarve lukustatakse, mistõttu te ei saa selles enam muudatusi teha, välja arvatud mõnes üksikus väljas.

Ostuarve märkimiseks valikuga “Kinnita” on kaks võimalust:

1. Kui vaatate Ostuarvet, märkige ruut OK ja seejärel salvestage kaart; või
2. Tõstke aknas ‘Ostuarved: sirvi’ esile üks või mitu arvet ja valige Operatsioonide menüüst käsk ‘OK’.

Saate kasutada Kasutajagruppe, et määrata, kellel on õigus märkida Ostuarveid ja Ostu kreeditarveid valikuga OK kummalgi viisil. Selleks keelake ligipääs tegevustele ‘OK Purchase Invoices’ ja ‘OK Purchase Credit Notes’.

Kui vajate, et Ostuarved läbiksid enne OK märkimist kinnitusringi, saate selle seadistada mooduli Ettevõtte märguanded registri Kinnitamise reeglid abil. Lühikirjelduse kinnitusprotsessi kohta leiate Ostuarve akna kaardilt ‘Arve aadress’ valikute Approval Status kirjeldusest ja täieliku kirjelduse siit.

(koosta ostuarve, ostuarve koostamine, uus ostuarve, uue ostuarve, tarnija arve)