Uuendatud 27. august 2026
Mille järgi oskab programm imporditud laekumised siduda õigete müügiarvetega?
Selleks, et Excellent Books saaks aru, milline müügiarve laekus pangas, kontrollib Books andmeid importimise hetkel järgmiselt:
1. Kontakti reg.nr. ja viitenumber:
Programm alustab tuvastamist kliendipõhise viitenumbri alusel (Kontakti kaardil lahter “Reg.nr. 2“).
Kui viitenumber puudub, siis tuvastab programm kliendi ettevõtte registreerimisnumbri järgi (Kontakti kaardil lahter “Reg.nr. 1“).
Selliste klientide puhul, kus maksja on kolmas isik või ettevõte, tuleb kasutada kliendi/kontaktipõhist viitenumbrit.
Kui kasutad kliendipõhiseid viitenumbreid, siis saad kõigile kontaktidele viitenumbrid korraga genereerida automaatse funktsiooniga: LOE SIIT
2. Kontakti nimi:
Kui viitenumber ja reg.nr. puuduvad, siis kontrollib programm kliendi nime. Selle kontrolli jaoks peab olema seadistatud OÜ, AS, MTÜ (seadistus “SEPA pangafaili import“, moodulis Müügiarved).
3. Arve viitenumber:
Kui kontakt on tuvastatud, siis üritab programm siduda laekumise andmed õige arvega. Kui laekumisega oli määratud viitenumber, siis programm kontrollib, kas tegemist on arvepõhise viitenumbriga. Kui tegemist on ühe arve viitenumbriga, siis ilmuvad automaatselt arve andmed laekumise reale.
Arve viitenumbri genereerib programm automaatselt juba arve koostamise hetkel ja edastab e-arve andmetega kaasa. Kui arved edastatakse PDF failina, on võimalik arve viitenumbri väli kuvada ka arve dokumendimallile.
4. Makse kommentaar /selgitus:
Kui arve viitenumber puudub, siis kontrollib programm laekumise kommentaari/selgitust.
Kui seal on kirjas sõna “ETTEMAKSUARVE” või “ETTEMAKS“, siis koostatakse laekumise kaardile ettemaksu rida sellele kontaktile.
Kui eelnevalt mainitud ettemaksu sõnu ei tuvastata, siis kontrollitakse, kas selgituse väli sisaldab numbreid, mida saab siduda Excellent Booksis leiduva arve numbriga (näiteks arve 100212). Kui leitakse arve number, seotakse laekumine konkreetse arvega (kui eelnevalt on kontakt tuvastatud).
5. Kui klient või tarnija tuvastati, kuid ülekande selgituse lahtris arve nr puudub või on mitu arve numbrit (komadega või kaldkriipsudega eraldatud), siis saab programm lugeda summa ettemaksuks või hakkab kuupäevaliselt kronoloogiliselt laekumata arvetega siduma. Loogika, kuidas arvetega kinnikandmine toimub, sõltub valikust moodulis Müügiarved > Seadistused > “Laekumise seadistused”.
Kui soovid, et sellised laekumised seotakse kindlasti kliendi vanemate arvetega, siis märgi sobiv valik:
Jaga laekumised = “Madalama arvenumbri järgi” või “Vanima laek.tähtaja järgi”.
Kui soovid, et ilma arve numbrita maksed loetakse alati ettemaksuks, siis märgi seadistuses linnuke “Loe ettemaksuks”. Kui see linnuke on märgitud ning pangast laekuv summa on suurem kui kliendi tasumata arvete kogusumma (või kui kliendil pole üldse tasumata arveid), siis loob Books automaatselt Laekumise kaardi koos ettemaksu reaga. Ehk ülelaekunud summa ei jää „õhku rippuma” ega seota vanemate arvetega, vaid märgitakse ettemaksuks. Seda valikut sobib kasutada, kui kliendid üldjuhul maksavad ette (enne arve esitamist) ja sa soovid, et Books tuvastaks need automaatselt ettemaksudena, või kui soovid, et pangaväljavõtte impordi käigus tekiksid ettemaksud automaatselt, kui arvet ei leita.
Eritingimused:
- “Loe ettemaksuks” valikut ei ole soovitatav kasutada, kui kliendid maksavad mitme arve peale korraga ühe summana, sest sel juhul võib Books leida esimese arve ja panna kogu ülejäänud summa ettemaksuks, selle asemel, et katta järgmised arved järjest. Samuti ei sobi see valik kasutamiseks, kui kasutatakse korduvat viitenumbrit.
- Kui „Loe ettemaksuks” ei ole märgitud ja arve numbrit makse selgitusest ei leita, siis Books jagab laekunud summa automaatselt kontakti teiste laekumata arvete vahel vastavalt eespool valikule „Jaga laekumised“.
- Kui summa on suurem kui kõigi müügiarvete saldo kokku või teisi tasumata arveid ei eksisteeri, siis läheb summa ikkagi Laekumisele ettemaksu reana.