NOVEMBRI NIPINURK – kas teadsid, et Standard Booksis saad?

KMD aruannet on võimalik saata kahel viisil:

A) Aruande eksportimine XML faili.
Selleks ava Finants moodulis aruanne KMD INF ja käivita soovitud määrangutega ekraanile. Avanenud aruande üleval paremas nurgas on valik (sinine link) “Koosta KMD eksport“. Sellele vajutades küsib programm, kuhu soovid aruande xml faili salvestada. Seda faili saad laadida üles Maksu- ja Tolliameti portaalis.

B) Aruande saatmine otse programmist Maksuameti serverisse (failita).
Lahendus toimib läbi Swedbanki e-teenuste kanali, kuid funktsiooni kasutamiseks ei pea olema Swedbanki klient ega kasutama Swedbank panga teenuseid.
Otse programmist KMD INF saatmiseks pead enne tegema seadistused nii EMTA internetikeskkonnas kui ka Standard Books programmis.
Loe seadistamise ja aruande saatmise kohta täpsemalt siit: PDF

Kui tarnijaga on kokkulepitud mitmes osas arve tasumine, siis on võimalik ostuarve koostamisel kasutada spetsiaalset Tasumistingimust. Sellisel juhul on ka Ostureskontro aruandes näha iga osamakse tähtaeg. Selleks saad kasutada moodulis Müügiarved seadistust “Osalised maksed“.

Selles seadistuses kirjeldatakse osaliste maksete põhjad, mida saab siduda Tasumistingimustega. Loe täpsemalt

Tavaliselt konteeritakse iga arverea kogu summa vastavale Müügi- või Ostukontole. See ei tarvitse aga sobida, kui Arve esitatakse teenuse või lepingu eest, mis kestab pikema perioodi. Sellisel juhul võiks summa Müügi- või Ostukontole kanda järk-järgult kogu teenuse osutamise või lepingu perioodi jooksul, eriti kui lepinguperiood ulatub järgmisse finantsaastasse.

Oletame, et sa saad näiteks Ostuarve teeninduslepingu eest, mis kehtib ühe aasta. Võimalik, et sa ei soovi oma Kulukontot kohe kogu summa ulatuses debiteerida, vaid soovid seda teha võrdsetes summades iga kuu. Sellise Ostuarve sisestamisel vali C.osal (Müügiarve puhul B.osal) Periodiseerimise mudel (Akumuleerimisperiood).

Kui Ostuarve kinnitatakse, ei kanta selle summat Ostuvõlgade kontole nagu tavaliselt vaid Viitkulude kontole, mis määratakse Finants mooduli seadistuses “Periodiseerimise mudelid“. Selles seadistuses pannakse paika valemid, mille alusel arvesummad järk-järgult konteeritakse. Iga perioodi kohta koosta eraldi mudeli kaart (näiteks: 6 kuud, 1 aasta, 2 aastat jms). Seadistusest saad lugeda täpsemalt SIIT(lk 4)

Samuti koostatakse uus kaart Simulatsioonide registrisse. Sellel Kandel näed vastavat arvu (igakuiste maksete korral kahtteist) tasakaalus deebet- ja kreeditkonteeringuid, millega krediteeritakse Viitkulude kontot ja debiteeritakse Kulukontot ühe kaheteistkümnendiku osas kogusummast. Kord kuus võib kasutada Finants mooduli hooldusfunktsiooni “Koosta perioodilised kanded” , millega koostatakse finantskanne igast simulatsioonil olevast deebet- ja kreeditkonteeringu paarist. Kannete kuupäevaks võetakse vastava simulatsioonirea Operatsiooni kuupäev.

Loe täpsemalt nendest juhistest: PDF (kulude periodiseerimise näide)
või hansamanuals.com (tulude periodiseerimise näide)

A) Saad kasutada Finants moodulis aruannet Pearaamat.
Vali sobiv periood ja märgi linnuke “Näita objekti“. Aruanne loetleb kõik finantskanded ning näitab kannete juures objekte. Nimekirjast leiad kanded, kus objekti ei ole lisatud.

B) Kui kasutad Standard Books põhipaketti (mitte Light), siis saad kasutada Konsolideerimise moodulis aruannet “Objektita kannete nimekiri“.

Aruannete e-mailiga saatmiseks Standard Books programmist välja tuleb teha seadistus moodulis Üldine > Seadistused > Automaatsed taustatoimingud

Seadistus võimaldab kasutajatel luua automaatseid taustatoiminguid, millega on võimalik e-mailiga saata aruandeid kasutaja poolt valitud ajastuse ja määrangute alusel või käivitada ajastatud hoolduseid automaatselt. Loe täpsemalt

Järgnevad toimingud on vaja teha juhul, kui
– sa võtad kasutusele uue e-maili aadressi (näiteks: hot.ee e-maili aadressi asemel gmail.com);
– teie ettevõte vahetab emaili domeeninime ja võtab kasutusele uued e-maili aadressid;
– kasutasid varem tasuta e-maili teenust, kuid alustad nüüd tasulise domeeni teenuse kasutamist mõne internetiteenuse pakkuja juures (näiteks: veebimajutus.ee, zone.ee, telia.ee vms).

Kui uued e-maili aadressid on teenusepakkuja juures seadistatud ja kasutusvalmis, siis tee muudatused Standard Books tarkvaras. Loe täpsemalt

Kui teie ettevõte teostab peamiselt otsekontaktis kassamüüki juriidilistele klientidele (võimaldades tasuda sularahas või pangakaardiga), siis on võimalik Standard Booksis aktiveerida nupud, mis arve sisestamist lihtsustavad ja kiirendavad. Loe täpsemalt

A) ÜHE VÄLJA LIIGUTAMINE
Vajuta välja kastikese peal hiirega 1 kord nii, et kastikese ümber ilmuvad mustad ruudukesed. Nüüd võid sellest kastist kinni võtta ja lohistada soovitud asukohta. Kui soovid täpselt liigutada, siis kasuta klaviatuuril noole klahve.

B) MITU VÄLJA KORRAGA
Mitut välja või tekstikasti on võimalik ka korraga liigutada. Selleks tuleb vajutada ja all hoida hiire vasakut klahvi, ning samal ajal joonistada kastike kõikide nende kastide ümber, mida on soov korraga liigutada. Kui nüüd hiire vasaku klahvi vabastad, ilmuvad kõikidele kastidele, ümer raamid mustade kastikestega. Nende korraga liigutamiseks kasuta klaviatuuril nooleklahve.

VD aruannet on võimalik avada ekraanile või eksportida programmist välja. Järgnev juhis on aruande avamisest ekraanile. Eksportimise kohta on artikli lõpus eraldi viide.

Aruande vaatamise eeldused:
Ühendusesisest müüki ei tohi sisestada pearaamatu kannetena, kuna kandel puuduvad Ühendusesisese käibe aruande (VD aruande) jaoks vajalikud andmed. Ühendusesisene müük tuleb programmis sisestada müügiarvetena.

1.   Kontakti (kliendi) kaardil peab olema täidetud KMKR number. (Kui KMKR nr ei õnnestu salvestada, loe SIIT)
2.   Kontakti kaardil peab olema märgitud valik käibemaksutsoon = “EL”.
3.   Kontakti kaardil peab olema täidetud “Riik“.
   NB! Kasuta rahvusvahelisi riigikoode, mis peavad olema 2-kohalised. Kontrolli Üldises moodulis seadistust Riigid. Veendu, et Riigi kaardi teisel lehel oleks määratud ka korrektne käibemaksutsoon “EL”.
4.   Kolmnurktehingu puhul peab olema müügiarvel märgitud linnuke „Kolmnurktehing“.
5.   Aruanne ei arvesta ettemaksuarveid, mis koostatud Müügitellimustest.

Aruanne asub moodulis Müügiarved > Aruanded > VD aruanne.
Aruande määramisakna valikud:

– Periood: võimalik valida perioodi või sisestada periood;
– Klient: ctrl+enter valik registrist „Kontaktid“;
– Klassifikaator: ctrl+enter valik seadistusest „Kliendi klassifikaatorid“. Võimalik sisestada mitu klassifikaatorit, kui need on eraldatud komaga. Näiteks TLN,TRT,PRN;
– Ainult saldoga kliendid (checkbox): see linnuke on vaikimisi täidetud. Aruandesse tulevad ainult need kliendid, kellele määratud perioodis on müük toimunud;
– K.a. sularahaarved:  see linnuke on vaikimisi täidetud. Aruandesse lisatakse ka sularaha tasumistingimusega tehingud, näiteks pangakaardiga internetist teostatud müügid. Kui soovid välistada sularahatehinguid EL klientidega, kes ostsid kaupu sularaha eest Eestis, võib nende puhul kasutada käibemaksutsooni “EL (konteeri käibemaks)“.
– Tehingu tüüp (valikud “Kauba eksport“, “Kolmnurktehing“): need valikud on kõik vaikimisi täidetud.
– Artikli tüüp (Laoartikkel, Teenus, Tavaline): märgi, millist tüüpi artikleid aruandesse näidatakse.

Aruande käivitamisel on näha veerge:

– Riik – kontakti kaardilt väljalt „Riik“ riigi kood.
– Kliendi nimi
– Kliendi kaardile väljalt „KMKR nr“ käibemaksukohustuslase number
– Kaupade väärtus >  kliendile, kelle KM-tsoon on EL, koostatud arvetelt müüdud artiklite kogusumma. Struktuurartikli andmed tulevad vaid siis, kui struktuurartikkel koosneb vaid artiklitest, mille tüüp on Laoartikkel.
– Kolmnurktehing > kliendile koostatud arvete, kelle KM-tsoon on EL, kogusumma kui arve kaardil on täidetud checkbox „Kolmnurktehing“.
– Teenuse väärtus > müüdud teenuste kogusumma, kui müüdud artikli tüüp on Teenus.

Iga kliendi kohta tuleb aruandesse eraldi rida. Aruandesse tulevad summad täiseurodes (näiteks: kui müüdud on kaupa, teenust 50 123,12 eurot eest, siis aruandesse tuleb summa 50123).

Kui soovid VD-aruande eksportida faili, siis loe juhiseid SIIT
Vaata ka aruande vaatamise ja eksportimise VIDEOT

Võimalikud teated:
“Server busy or not responding”
“Reconnecting”
“Server on hõivatud või ei vasta”

Teated viitavad sellele, et serverprogrammi protsess on mingi toiminguga hõivatud või katkes sinu arvutil side Excellenti serveriga. Soovitused sellises olukorras:

1. Kui käivitasid eelnevalt mahukama aruande või hooldusfunktsiooni, siis oota mõnda aega, et serverprogramm saaks lõpetada poolikud arvutused.

2. Kui teade on ebamõistlikult kaua, siis sulge oma arvutis programm.
Windows arvutis:  vajuta klahvidega Ctrl+Alt+Delete > ava Task Manager > vali nimekirjast Standard Books.exe ja vajuta “End Task”
Mac arvutis: vajuta klahvidega Option+Command+Esc > vali nimekirjast Standard Books ja vajuta “Force quit“.

Nüüd saad Standard Books programmi uuesti käivitada. Veendu, et sinu arvutis on olemas internetiühendus.

Kui ühenduse katkemist esineb tihti, siis palun anna sellest meile teada pilv@excellent.ee

Kui kliendi poolt laekus väiksem summa, kui arve summa (näiteks 1 sent) ja puuduv summa on soov kanda kuludesse, siis saad kasutada Laekumise peal funktsiooni “Lisa mahakandmine“.
Selle kasutamiseks toimi nii:

– Koosta laekumine. Määra laekumise reale arve number, mida klient tasus.
– “Saadud summa” veerus määra reaalselt laekunud summa (väiksem kui arve tegelik summa).
– Seejärel vajuta rea numbri peale hiire parema klahviga, nii et avaneb menüü, kus saad valida “Lisa mahakandmine“. Tekib uus rida, millel näed teksti Mahakandmine. “Saadud summa” veeru alla sisestub ülejäänud tasumata summa (st summa, mis tuleks maha kanda). Seda summat saad vajadusel muuta.
– Kinnita ja salvesta laekumine.

Laekumisest koostatud finantskandel debiteeritakse seadistuses “Lausendamine,müük” määratud Kursi mahakandmise kontot. Kui soovid maha kanda palju arveid, kasuta hooldusfunktsiooni “Lootusetud arved, mahakandmine”.

A) Kontode nimekirja saad printida moodulist Üldine > Aruanded > Baasandmed.
Märgi valik “Kontoplaan” ja käivita aruanne.
Aruanne “Baasandmed” aitab kontrollida, kas kõik kontod on õigesti kirjeldatud aruannetes bilanss või kasumiaruanne. Vaata aruande kasutamise videot SIIT

B) Moodul Finants > Aruanded > Kontode nimekiri
Mägi valik “Kontoplaan aruannete kirjeldustega“.
Kui oled kontodele lisanud ka tõlked, siis tõlgete nägemiseks vali aruande võtmisel “Keel” ja märgi valik “Kaasa tõlked”.

Ettevõtte nime muutmine andmebaasis võib tekkida kui:
– ettevõttel muutub ärinimi;
– ettevõtte koht on varem tühjendatud ja selle asemele on vaja lisada uus ettevõte.

Ettevõtte nimi tuleb muuta kahes seadistuses:
1. Üldine moodul > Seadistused > Ettevõtte andmed
Firma nime saab muuta ainult siis, kui Standard Books programmis on sees ainult 1 kasutaja, muutmise hetkeks peavad teised kasutajad korraks programmist väljuma.
Oma ettevõte andmed saad sisestada käsitsi või pärida Äriregistri andmebaasist. Äriregistrist info saamiseks kasuta seadistuse akna üleval ääres nuppu “Päri andmed Äriregistrist“. Nupule vajutades avaneb aken nimega “Uus Ettevõte“. Sisesta ärinimi või registrikood ja vajutad nupule ”Otsi ettevõtet”. Avaneb otsingu tulemus aruande kujul, kus aruande paremas ääres on valik ”Sisesta andmed‘. Sellele vajutades sisestatakse leitud ettevõtte andmed “Ettevõtte andmete” seadistusse.

2. Ettevõtete tabelis.
Ettevõtte registris nime muutmiseks toimi järgnevalt:
2.0. Teavita oma kolleege et nad programmist väljuksid. Samal ajal ei saa nad programmis tööd teha.
2.1. Sulge oma töökoha programmis kõik aknad, va. Põhiaken.
2.2. Vali moodul Tehnika, ava register “Programmi seadistus”.
Operatsioonide menüüst vali “Adminklient”.
Ekraanile ilmub teade, millele vajuta OK.
2.3. Vali Põhiaknast ikoon “Ettevõtted”.
Avanenud akna peal vali operatsioonide menüüst “Ava ettevõtete register”.
Avaneb Ettevõtete tabel, kus on näha, mis ettevõtete nimed on praegu serverprogrammis loodud.
2.4. Muuda ära ettevõtte nimi (veerg “Nimi“).
2.5. Muuda lühikood (veerg “Lühi“). Lühikood aitab sind erinevate ettevõtetega töötamisel, sest iga akna nurgas näed lühikoodi ja tead, millises ettevõttes parajasti andmeid sisestad või vaatad.
Kui oled ettevõtte nime ära muutnud, siis vajuta “Salvesta”.
NB! TCP/IP aadress ja Port lahtrid peavad tühjaks jääma. Kui TCP/IP või Port on siin täidetud, siis oled kuskil eelnevate sammudega eksinud.
2.6. Vali moodul Tehnika, ava register “Programmi seadistus”.
Vali operatsioonide menüüst “Tavaklient”.
Taaskäivita klientprogramm.

Selleks, et programm oskaks dokumendi printimisel kasutada õiget vormi ehk dokumendimalli, tuleb teha sidumine ehk kirjeldada dokumendimall. Kirjeldamise saad teha moodulis, kus dokumendi register ise asub. Näiteks:
– avades Müügiarvete moodulis Dokumendid, saad kirjeldada Arved,  Sularahaarved, Kreeditarved jm.
– Müügihalduse moodulis saad kirjeldada Pakkumised või Tellimused jt.
– Kassa moodulis Kassaväljaminekuorderid, Kassasissetulekuorderid.
– Logistika moodulis Saatelehed (Lähetused) jne.

Mine soovitud moodulisse ja valik Põhiaknas ikoon Dokumendid. Märgi soovitud dokumendi nimega rida aktiivseks. Vali operatsioonide (“hammasratta”) menüüst Kirjelda dokument.

Avaneb aken, kus saad veerus “Dokumendimall” valida malli Ctrl+Enter klahvikombinatsiooniga. Esimeses reas peaks olema täidetud ainult Dokumendimalli lahter. See jääb vaikimisi dokumendimalliks, mida programm peamiselt kasutab.

Vaata ka VIDEOT

AKNA SEADISTAMINE:

Esimesele reale vali peamine dokumendimall, mida programm vaikimisi kasutab seda tüüpi dokumentide printimisel. Dokumendimalli valimiseks kasuta ctrl+enter klahvikombinatsiooni. Siin real jäta “Keel” lahter tühjaks.

Teisel real on sul võimalik kirjeldada teine dokumendimall, mis on seotud kindla Keele koodiga (näiteks, ENG). See tähendab, et kui hakkad trükkima dokumenti, mille peal on määratud Keel = ENG, siis kasutab programm teisele reale määratud malli.

Jrk. – Kasuta seda veergu ainult siis, kui soovid printida 2 erinevat dokumenti samal ajal. Näiteks, kui soovid, et arve printimisel trükitakse kohe automaatselt ka Saatelehe dokument. Sellisel juhul sisesta esimesele reale Jrk = 1  ning vali dokumendimalliks Saatelehe mall. Teisele reale sisesta Jrk= 2 ning dokumendimalliks vali Arve mall. Kui peale sellist seadistust hakkad mõnda müügiarvet printima, siis prinditakse arvel olev info automaatselt 2 lehele, kõigepealt Saatelehe mallile ja siis Arve mallile.
Keel – Kui soovid kasutada erinevaid malle, siis saad kasutada Keele koodi. Kasuta ctrl+enter, et valida soovitud Keel (võetakse moodulist Üldine > Seadistused > Keeled).
Sa võid Keele koodi lisada kliendi või tarnija Kontakti kaardile. Näiteks, välisklientidele võid lisada keele ENG ja siduda selle inglise keelse dokumendimalliga. Kui koostad ja prindid dokumenti sellisele kontaktile, siis valib programm automaatselt õige malli, mis vastab samale Keele koodile siin seadistuses.  Kui ühtegi Keele koodiga vastet ei leita, kasutab programm üldist (esimest) rida.
Kasutajagr. – Saad siduda erinevad mallid konkreetsete kasutajagruppidega. Kui määrad siin veerus kasutajagrupi koodi (ctrl+enter), ja sellesse gruppi kuuluv kasutaja siseneb programmi ning trükib dokumenti, siis prinditakse mallile, mis seotud siin real oleva kasutajagrupiga.

Numbriseeria – Saad siduda erinevad mallid konkreetsete numbriseeriatega. Nii on võimalik seadistada, et erinevate numbritega dokumendid prinditakse erinevatele mallidele. Näiteks, kui erinevatele osakondadele on eraldatud erinevad numbrite vahemikud.
Dokumendimall – Vali (ctrl+enter) dokumendimalli, mida soovid kasutada. Kasutada tohib vaid suuri tähti või numbreid.
Printer – Jäta see veerg tühjaks, kui soovid kasutada arvuti vaikimisi printerit, mis on Windowsi või Mac OS süsteemis vaikimisi määratud.
Hetkeseis – Siin saad määrata, kas kinnitatud või kinnitamata staatusega dokumendid prinditakse samale või erinevatele mallidele.
Näiteks, kui proforma arve prindid kinnitamata arve kaardilt ja soovid, et see ilmub Proforma mallile, aga lõplik ehk kinnitatud arve printimisel kasutaks programm erinevat arve malli. Sel juhul kirjelda 2 rida: esimesele reale vali kinnitatud arve jaoks mall, ning Hetkeseis = Kinnitatud. Teisele reale vali proforma arve mall, ning Hetkeseis = Kinnitamata.
Kinnitatud – Sellele mallile prinditakse ainult juhul, kui dokument on kinnitatud staatusega.
Kinnitamata – Sellele mallile prinditakse ainult juhul, kui dokument on kinnitamata staatusega.
Kõik – Sellele mallile prinditakse, sõltumata kinnituse staatusest.

Salvesta dokumendi kirjelduse aken.

Jah, sellises olukorras saab kasutada kahte võimalust:
A) Seadistus Arve mail (moodul Müügiarved).
See seadistus on Müügiarvete jaoks ainult. Kasuta seda seadistust, kui soovid, et kõikidele müügiarvetele ilmuks alati sama sisu tekst. Täpsem kasutamine kirjeldatud allpool.

B) Seadistus E-mailide tekstid (moodul “E-mail ja kaustad”)
Näiteks, kui koostad e-maili müügiarvest, võetakse teema rida ja sisutekst seadistusest “E-mailide tekstid“, kus registriks on valitud “Arved“. Sina saad erinevate dokumentide e-maili sisu valida. Seda seadistust saad kasutada ka Tellimuste, Pakkumiste, Saldoteatiste jt dokumentide jaoks. Täpsem kasutamine kirjeldatud allpool. Vaata ka videot SIIT

E-mailiga arve saatmisel kontrollib programm kõigepealt seadistust B ja kui see on tühi, siis kasutatakse seadistust A.
—–

A) Seadistuse “Arve mail” täitmine:
Teema – Sisesta siia lühike tekst, mis kopeeritakse iga arve maili Teema/Subject reale. Pane tähele, et sõna “Arve” ja arve number lisatakse automaatselt teema reale juurde.

Eelnev tekst – vali Ctrl+Enter. Määra siia Standardtekstide kood (võetakse Kliendihalduse mooduli registrist “Standardtekstid”). Selle standardteksti kaardi pealt võetakse tekst, mis kopeeritakse iga arve e-maili sisu algusesse, enne kui loetletakse arvel olevad artiklid.

Järgnev tekst – vali Ctrl+Enter. Määra siia Standardteksti kood (võetakse Kliendihalduse mooduli registrist “Standardtekstid”). Selle standardteksti kaardi pealt võetakse tekst, mis kopeeritakse iga arve e-maili sisu lõppu, peale seda kui loetletakse arvel olevad artiklid.
Soovitatav on selle teksti algusesse lisada tühi rida.

E-maili saatja –  Täida see lahter ainult juhul, kui soovid, et sellest ettevõttest saadetavad müügiarved lähevad välja ainult ühelt kindlalt e-maili aadressilt (näiteks: firma üld e-maili aadress). See lahter võib täidetud olla igas ettevõttes erinevalt, kui soovid igast ettevõttest saata erinevalt aadressilt. See väli mõjutab  ainult müügiarvete saatmist.
—–

B) Seadistuse E-mailide tekstid täitmine:
Koosta seadistuses “E-mailide tekstid” uus kaart. Vaata ka videot SIIT

Register
Kasuta Ctrl+Enter, et valida dokument, mille puhul seda e-maili tekst kasutatakse. Näiteks, Müügiarved, Pakkumised, Tellimusi, Saldoteatisi jt. Iga dokumendi tüübi kohta saad koostada vaid ühe “E-maili teksti” kaardi  (näiteks: üks kaart Müügiarvete jaoks, üks kaart Kliendi väljavõtte jaoks, üks kaart Saldoteatise jaoks jne.).
Sellel kaardi pealt võetakse info lahtritest “Päis”, “Algustekst” ja “Lõputekst” ning kopeeritakse iga e-maili sisse, mille koostad valitud dokumendi pealt.

Päis (ehk emaili Teema)
Sisesta lühike tekst, mis kopeeritakse iga e-maili Teema (Subject) reale.
Sõltuvalt dokumendist, võib siia lisatud tekstile automaatselt lisanduda juurde täiendav info. Näiteks: kui dokument on Müügiarved, siis lisatakse sõna “Arve” (või “Kreeditarve”) ja arve number automaatselt tekstile juurde.

Algustekst
Vali siin ctrl+enter klahviga Standardteksti kood (võetakse registrist “Standardtekstid“, moodul Kliendihaldus). Kui valikuaken on tühi, saad uue teksti koha koostada samas aknas.
Selle koodi järgi võetakse tekst ja kopeeritakse iga e-maili sisu algusesse. Sõltuvalt dokumendist ja valikust “Jäta välja dokumendi detailne info e-maili sisust”, ilmub tekst enne artiklite loetelu. Selle teksti lõppu ei pea ise lisama tühja rida, programm teeb seda automaatselt.
Standardtekstide seadistuse kohta loe täpsemalt SIIT

Lõpp-tekst
Sarnaselt eelnevaga, määra siin Standardteksti kood. Selle koodi järgi võetakse tekst ja kopeeritakse iga e-maili sisu lõppu.
Sõltuvalt dokumendist ja valikust “Jäta välja dokumendi detailne info e-maili sisust”, ilmub tekst peale artiklite loetelu ja peale muud teksti (näiteks, tasumistingimus).
Soovitame siin kasutatava Standardtekst kaardi esimese reale sisestada ainult tühik, et tekstide vahel jääks sobivalt ruumi.

Kui Algustekst või Lõpp-teksti kaardil on kasutusel HTML formaat (on märgitud valik “HTML”), siis ka koostatava e-maili peal märgitakse automaatselt “HTML” valik.
Standardtekstide seadistuse kohta loe täpsemalt SIIT

“Jäta välja dokumendi detailne info e-maili sisust”
Kui saadad mõnda dokumenti e-mailiga (näiteks, pakkumist, tellimust, arvet vm), siis dokumendi detailsed andmed sisestatakse vaikimisi e-maili sisusse. Samuti lisatakse dokumendi PDF versioon e-maili kaardi külge.
Märgi see valik, kui sa ei soovi, et dokumendi read (artiklite info) kaasatakse e-maili sisuteksti sisse.

Keeled
Kui Keel koodi ei ole määratud, kasutatakse käesoleva kaardi päises määratud vaikimisi tekste. Kasuta keelkoode siis, kui soovid võõrkeelsete e-mailide puhul erinevat sisu teksti. Kui dokumendil, millest e-maili koostad, on täidetud KEEL, siis otsib programm “E-mailide tekstide” seadistusest kaarti, kus on sama Keele rida täidetud.
Kui väljastad dokumente eri keeltes, siis saad seadistuse ridadel valida ctrl+enter Keele koodi. “Päis” veeru alla sisesta e-maili Teema (Subject) vastavas keeles. Kolmandas ja neljandas veerus kasuta Ctrl+Enter, et valida Standardteksti kood, kus on vastavas keeles tõlgitud sisu.

See, millises keeles tõlget kasutatakse, sõltub dokumendil (arve, pakkumine vm) kasutatud Keele koodist. Mõne dokumendi puhul kontrollib programm Keele koodi kontakti kaardilt (näiteks, kliendi väljavõte või saldoteatis).

COOP pangaliidestuse teenuse kasutamisel on võimalik tasumiste saatmine Standard Booksist ja pangaväljavõtte automaatne importimine. Funktsioonide kasutamiseks:
(1.) sõlmi leping Coop-ga;
(2.) seejärel tee seadistused Standard Booksis;
(3.) viimase sammuna aktiveeri pangaliidestus Standard Booksis. Loe lähemalt

Võimalik on kasutada aruannet moodulis Müügiarved > Aruanded > “Arvete meedia hetkeseis”.
Kasutaja saab siin aruandes kontrollida, kas e-mailiga programmist välja saadetud arved koos PDF failiga on edukalt välja saadetud, alles saatmisel või ebaõnnestunud.
Aruanne näitab ainult saatmise hetkeseisu, kliendi poolt kättesaamise seisu aruanne ei näita. Loe lähemalt

Üldjuhul on käibemaksuaruande tulemus null (0), kui oled ka käibemaksu tasumise ära teinud. Kui soovid vaadata eelmiste kuude tasumisele kuuluvat käibemaksu summat, siis tuleb teha järgnevad sammud:

1. Lisa uus konto: moodul Finants > Registrid > Kontod.
   Koosta uus konto kaart (näiteks 2515). Konto kaardi koostamisest loe täpsemalt SIIT.
2. Täienda bilansi aruande kirjeldust: moodul Finants > Seadistused > Aruannete kirjeldused > vali Bilanss > vajuta “Kirjeldus“.
   Täienda aruande kirjelduse ridu nii, et käibemaks oleks muudest maksudest (tööjõu maksud ja intressid) eraldi näha.
3. Koosta käibemaksu finantskanne, kasutades uut kontot.

Bilansi aruandes kuvatud “Käibemaks kokku” lõppsaldo vastab tulemusele, mis on Käibemaksuaruandes samal perioodil “Tasumisele kuuluv käibemaks(+), enammakstud käibemaks (-)“.

Vaata näidetega juhist SIIT

Kasutajal võib esineda olukord, kui saabunud  Tarnija e-arvetel ja Ostuarvetel ei ole kaasas tarnija originaalarve PDF manust(faili). Kuna e-arve sisu ja manus päritakse e-arve operaatori serverist eraldi, võib põhjuseid olla mitmeid, näiteks e-arve operaatori serveri seadistustest, riketest, teenuste muutmistest jm.

Selleks, et Standard Booksi kasutaja saaks lihtsalt kontrollida, kas ostuarvetega on failid kaasa tulnud, saab kasutada aruannet Ostuarvete manused (moodul Ostuarved). Loe lähemalt

Haigushüvituse aluseks arvestatavad päevad on kasutaja poolt programmis muudetavad. Siin seadistuses saad muuta päevade arvu nii nagu sinu ettevõttes on otsustatud.

Moodul Palk > Seadistused > Lausendamine, palk (vaheleht “Haiguspäevad“)

Programm arvestab haigushüvitust  ja leiab summa sõltuvalt sellest, kuidas on siin seadistuses määratud:
– Tasustamata haiguspäevade arv
– Tööandja poolt tasustatud haiguspäevade arv
– protsent keskmisest töötasust.

Loe lähemalt

Aruanne on lisandunud versioonist 8.5 mai 2023.

Moodul Müügiarved > Aruanded > OSS deklaratsioon

Aruande vaatamiseks peavad olema täidetud järgmised eeltingimused. Loe lähemalt

Aruanne on lisandunud versioonist 8.5 mai 2023.

Moodul Müügiarved > Aruanded > OSS deklaratsioon

Aruande vaatamiseks peavad olema täidetud järgmised eeltingimused. Loe lähemalt

Vorm TSD aruande tulemuse põhjal on võimalik koostada maksefail panka saatmiseks täpse summaga.

Selle funktsiooni kasutamiseks tuleb täita seadistus moodulis Palk > Seadistused > TSD makse saaja. Loe lähemalt

(Lisandunud versioonist 8.5 mai 2023)

Kulutuste registri sirvi aknas on värvid näha juhul, kui on aktiveeritud funktsioon:
moodul Kulutused > Seadistused > Kulutuse seadistused > märgitud valik “Kuva Kulutused sirviaknas värve“.

Värvide tähendused:

Punane – Kulutus on täies mahus välja maksmata. Kulutuse KOKKU summa on täies mahus saldos.

Kollane – Kulutus on osaliselt välja maksmata. Kulutuse KOKKU summa (saldo) on osaliselt nö. üleval.

Roheline – Kulutus on välja makstud või seotud ettemaksuga.

(Lisandunud versioonist 8.5 mai 2023)

Laomahakandmise kaardile saad valida (ctrl+enter) põhjuse, miks laomahakandmine teostatakse – väli “Põhjus“. Tüüpilised ehk korduvad põhjused saad kirjeldada moodulis Logistika > Seadistused > Tüüpprobleemid.

Kui soovid leida Laomahakandmised, mis on toimunud ühe kindla põhjusega, siis saad kasutada aruannet “Laomahakandmiste nimekiri” (moodul Logistika).
Aruande määramisaknas vali (ctrl+enter) “Põhjus“. Aruanne loetleb ainult need Laomahakandmised, kus on  määratud sama põhjuse kood.

Kui olete kasutusele võtnud pangaliidestuse, mis võimaldab saata tasumisi Standard Books’ist otse panga keskkonda, siis saadetud tasumisi kuvab programm erinevate värvidega. Tasumise sirvi aknas kuvatakse ridadel järgnevaid staatuseid/värve:
KOLLANE / ROHELINE / PUNANE või VALGE

Loe lähemalt

Moodul Finants > Aruanded > Pearaamatu objekti tulemus

Selle aruande aluseks on Pearaamatu aruanne, millele on lisatud konto kannete grupeerimine objektide kaupa. Antud juhendis keskendutakse Kontode, Objektide ja Objektitüüpide määramisega seotud erisustele, kõik ülejäänud määrangud käituvad sarnaselt Pearaamatu aruande määrangutele.

Loe täpsemalt aruandest SIIT

KPI-d (ehk võtmenäitajad) on mõõdikud, mille kaudu mõõdetakse enda ettevõtte edu ning samme selleni. KPI põhineb kindlal arvutuslikul väljal. Selle eesmärk on aidata kasutajal kiiresti analüüsida kindla mõõdiku praegust väärtust ja olekut määratletud sihi suhtes, näiteks müügi-, likviidsus-, kasumi-, kvaliteedieesmärgid jms.

Standard Books paketis sisalduva KPI funktsionaalsuse kohta saad lugeda SIIT

Programmis on arvutihiire asemel kasutatavad mitmed klaviatuuri lühiteed ehk kiirklahvid. Mõne toimingu tegemisel on klahvikombinatsioon lihtsam ja kiirem  kasutamise viis.

Windows ja Mac programmiversioonide klahvide kombinatsioonide loetelu leiad siit: PDF

Vaata ka veebiseminari videot: VIDEO1, VIDEO2

Finants mooduli aruanne “Kasumiaruanne” on võimalik vaadata objekti kohta. Selleks tuleb valida määramisaknas Objekt (ctrl+enter).  Antud aruanne näitab aga tulemust ühe objekti kohta korraga. Iga objekti jaoks tuleb aruanne ümberarvutada.

Alternatiivina saad kasutada aruannet Kasumiaruanne objekti lõikes. Aruanne esitab objektide kulu ja tulu valitud perioodil nii, et iga objekti tulemused paiknevad eraldi veerus. Selleks märgi aruande määramisaknas valik “Objekti kaupa veerud (Objektitüüp valikuga)”

Loe lähemalt

Kui soovid, et kõikidel uutel arvetel täidaks programm automaatselt tasumistingimuse lahtri, siis kasuta seadistust moodulis Müügiarved > Seadistused > Müügiarve seadistused. Märgi valik “Vaikimisi tas.tingimus”.

Seda tasumistingimust kasutab programm kõikidel arvetel, kui kliendi/kontakti kaardile pole määratud kindlat tasumistingimust.
See on abiks arvete kiiremaks sisestamiseks.

Kui valid müügiarvele, müügitellimusele või pakkumisele artikli, siis ilmub artikli nimetus automaatselt Artikli kaardilt. Seda nimetust saad vajadusel käsitsi muuta.
Kui soovid, et ingliskeelsetele arvetele ilmuks toote nimetus automaatselt inglise keeles, siis tee järgnevad seadistused:

1. Ava Artiklite register (moodul Müügiarved, Müügihaldus või Logistika), otsi ning ava ekraanile artikli kaart. Artikli kaardil mine vahelehele “Tekstid“. Siia saad sisestada selle artikli nimetusi erinevates keeltes.
   Esimeses veerus vali (kasutades Ctrl+Enter) Keel, näiteks, ENG. Teises Tekst veerus sisesta käsitsi tõlge selles keeles. Seda pead tegema ühekordselt. Vajadusel sisesta teistes keeltes tõlked järgnevatele ridadele. Kui sobivat keelt valikus ei ole, siis saad selle lisada moodulis Üldine > Seadistused > “Keeled”.
2. Kui soovid, et teatud välisklientide puhul ilmuks artikli nimetus inglise keeles arvele automaatselt, siis lisa sama Keele kood ka Kontakti kaardile: moodul Müügiarved > Registrid > Kontaktid > kontakti kaardil vaheleht “Ettevõte” > väli “Keel“.

Kui sisestad uut müügiarvet, müügitellimust või pakkumist väliskliendile, siis ilmub artikli nimetus automaatselt vastavas keeles ridadele ning väljatrükile.

Artikli kaardi “Tekstid” osa võid kasutada ka selleks, et lisada pikemat toote kirjeldust eesti keeles. Sellisel juhul jäta Keelveerg tühjaks ja täida ainult Tekst.

Punasega on märgitud suletud artiklid ehk artikli kaardile on kasutaja poolt lisatud märge “Suletud“.

Artiklite registri sirvi aknas on suletud artikli rida punane, kui on aktiveeritud seadistus:
moodul Müügiarved > Seadistused > Artikli seadistused > märgitud valik “Kuva suletud artiklid srivi aknas punasena“.

Vaata ka VIDEOT

Et oleks võimalik registreerida tarnija ettemaks, peab tarnija Kontakti kaardil “Tingimused” lehel märkima linnukese “Ettemaks”. Tarnija kaardi saab avada Ostuarved mooduli registrist Kontaktid.

Ettemaksu sisestamiseks vali register “Tasumised” > Uus.

1. Kontakti kaardil tee osal Tingimused linnuke variandi Ettemaks ette.

2. Ava uus tasumise kaart. Tasumisviis vali Ctrl+Enter-ga, mis pangakontolt tasumine teostati.
3. Vali Ctrl+Enter-ga tarnija
4. “Saadetud summa” lahtrisse siseta pangast ülekantud summa
5. Tasumise D. osale sisesta lahtrisse “Ettem.nr” vabalt valitud unikaalne (see number ei tohi olla sama mis teistel ettemaksudel) ettemaksu number. Ettemaksunumbri pikkus tohib olla maksimaalselt 10 numbrit. Et ettemaksunr ei ununeks kasutajal sisestada, siis tuleb Müügiarvete moodulis “Lausendamine, müük” seadistuses märkida valik “Kasuta ainult nummerdatud ettemakse.”
Ostuarvete mooduli seadistuses “Lausendamine, ost” saad märkida valiku “Kohustuslikud unikaalsed ettemaksu numbrid“, kui soovid, et kasutatakse alati ainulaadseid ettemaksu numbreid. Selle valikuga ei lase programm kasutada sama ettemaksunumbrit korduvalt, mis võimaldab jälgida iga ettemaksu numbri ajalugu täpselt.
6. Telli ja Kinnita tasumine.

Kui saad samalt tarnijalt ostuarve, siis ettemaksuga sidumiseks toimi nii:
1. Ava uus ostuarve. Vali tarnija (Ctrl+Enter).
Programm ennab ekraanile teate, et tarnijale on tehtud ettemaks. Vajuta teatele OK.
2. Sisesta ostuarve päisesse summa koos KM-ga.
3. Sisesta ostuarve ridadele kulukontod ja vajalikud summad, KM-ta.
3. Enne kinnitamist vali operatsioonide (“hammasratta“) menüüst > “Seo ettemaksuga“.
Arvele ilmub lisarida “Ettemaksu“, kuhu vali (Ctrl+Enter) nimekirjast ettemaksu number, mida arvega siduda vaja.

Standard Books pangaliidestuse funktsioon kontrollib automaatselt, mis päeval on tasumine internetipangas kinnitatud. Kui tasumine kinnitatakse pangas hiljem kui oli algne tasumise koostamise kuupäev ja tasumine on Standard Booksis kinnitamata kujul (puudub linnuke Kinnita), siis Standard Books muudab tasumise kuupäeva automaatselt ära.

Näide:

• koostad Standard Booksis tasumise kuupäevaga 10.04.2023;
• kuupäeval 10.04.2023 vajutad Tasumisel nuppu “Saada panka“;
• tasumine jõuab internetipanka maksekorralduste nimekirja;
• kuupäeval 12.04.2023 kinnitad maksekorralduse internetipangas;
• Standard Books saab pangast info, et tasumine on pangas kinnitatud kuupäeval 12.04.2023;
• Standard Books kontrollib, kas antud tasumine on programmis Kinnitamata;
• kui tasumine on Standard Booksis kinnitamata, siis muudab Standard Books automaatselt Tasumise kaardil kuupäevaks 12.04.2023.

Standard Books sisaldab müügiandmete analüüsi vaadet. Paari klikiga saad võtta kasutusele flex.bi ärianalüüsi tööriista, mis kuvab müügiandmete põhjal viimase 6 kuu graafikuid ja tabeleid.
Lisaks on võimalik andmeid eksportida PDF formaati ja jagada tulemusi lingina teiste töötajatega.

Tutvu lähemalt: www.excellent.ee/flexbi

Moodul Andmebaasihooldus > Seadistused > Artiklite info import
Funktsioon võimaldab artiklite andmeid importida lihtsamalt Excelist või muust tabeltöötluse tarkvarast.

Loe lähemalt: https://www.excellent.ee/kasutajatugi/seadistus-artiklite-info-import/

Moodul Üldine > Seadistused > Manuste eelvaade.
Seadistuse aktiveerimisel avaneb valitud registris iga dokumendi avamisel automaatselt ka manuste ehk lisatud failide eelvaate aken. Manuste eelvaate aknas saab manust/faili alla laadida, kustutada, lisada juurde ning navigeerida manuste/failide vahel, kui neid on dokumendi küljes rohkem kui üks.

Loe lähemalt: https://www.excellent.ee/kasutajatugi/seadistus-manuste-eelvaade/

Kui programmis on aktiveeritud Swedbank Gateway pangaliidestus, siis on võimalik pangaliidese kaudu pärida ka teiste pankade väljavõtteid, kellega otseliides puudub.

Selle võimaluse kasutamiseks peab olema ettevõttel kindlasti Swedbank konto ja aktiveeritud pangaliidestus.

Loe lähemalt: https://www.excellent.ee/kasutajatugi/kuidas-parida-nende-pankade-valjavotteid-millega-otseliides-puudub-coop-pank-luminor/

Aruannet peavad esitama ettevõtted, kelle tegevus on Eesti välismajanduses oluline (loe siit). Selleks saad kasutada Ostuarvete moodulis aruannet: Tarnijate statistika riikide lõikes.

Aruanne annab infot tarnijate ostude kohta riikide kaupa. Aruande põhjal saab esitada Eesti Pangale maksebilansi aruande kord kvartalis. Summad esitatakse aruandes baasvaluutas EUR.

Loe lähemalt: https://www.excellent.ee/kasutajatugi/millisest-aruandest-naen-tarnijatelt-ostu-riikide-loikes/

Valuutakursi käsitsi sisestamise asemel on võimalik Euroopa keskpanga kursside automaatne import.

Järgnevad seadistused saad teha oma arvutis:
1. Sisesta Valuutade registrisse need valuutad, mille kohta kursse soovid. Valuutad sisesta moodulis Üldine register “Valuutad”. Uue valuuta kaardi sisestamisel piisab ainult valuuta koodist (rahvusvaheline, näiteks USD).

2. Mine moodulisse Üldine -> Seadistused -> E-teenuste seadistused.
Mine lehele “Muud teenused“. “Valuutakursside päring” real vajuta nupule “Aktiveeri”.

3. Nüüd on võimalik käivitada käsitsi valuutakursside päring või aktiveerida ajastatud valuutakursi päring.

Vaata täpsemalt, kuidas käsitsi valuutakursse uuendada ning kuidas teenus automaatseks seadistada SIIT

Nüüd saad kõik PDF ostuarved ja kulutused digiteerida mugavalt otse Standard Booksis. Valides soovitud failid ja klõpsates Standard Booksis “digiteeri”, koostatakse igast failist eraldi Ostuarve, täidetakse ära Tarnija info ja summad. Read täidetakse käibemaksukoodide kaupa ja Kulukonto võetakse Tarnija kaardile määratud kulukonto väljalt. Digiteerimisvõimaluse kasutamine eeldab, et eelnevalt on ettevõttes aktiveeritud CostPocketi liidestus. Loe lähemalt 

Teade viitab sellele, et e-arve on saabunud tarnijalt, keda ei õnnestunud sinu Standard Books tarnijate registrist tuvastada.

Ava tarnija e-arve kaart ekraanile, mine vahelehele “Meie andmed”.
“Tarnija” lahtris vali (ctrl+enter) õige tarnija, kui see eksisteerib. Kui sellist tarnijat ei eksisteeri veel, siis saad kohe teha uue kaardi, vajutades nupule “Uus”. Uue tarnija andmete automaatseks täitmiseks saad kasutada Äriregistri (RIK) päringut (loe sellest SIIT). Salvesta tarnija e-arve. Nüüd saate koostada ostuarve.

Moodulis Ostuarved registrist “Tarnija e-arved” on võimalik koostada Kulutuse kaart. Võimalik on koostada Kulutuse kaart ühekaupa või teha nö. koondkulutus. Et mitmest tarnija e-arvest koostada ühte koond kulutust, tuleb toimida järgnevalt:
Kasutajale, kes antud funktsiooni tahab kasutada, tuleb tema kasutajagrupile lisada rida:
Toiming / Kulutuste koostamine tarnija e-arvetest / Täis
Kasutajagruppide seadistuse leiad moodulis Üldine > Seadistused > Kasutajagrupid. Loe täpsemalt

Sõltuvalt müügidokumendist on võimalik lisada vähemalt 200 rida. Kui soovid mahuka dokumendi pealt leida konkreetset toote koodi, siis kasuta dokumendi päises “Otsi artiklit” nuppu.
Ava dokument ekraanile.
Sisesta otsitava artikli kood ja vajutada nupule „Otsi artiklit“.
Hiirekursor viiakse automaatselt esimesele reale, kuhu otsitava koodiga artikkel on sisestatud.
Kui toode on mitmel real, siis vajutades „Otsi artiklit“ mitu korda nupule liigub kursor järgmisele reale, kus sama koodiga artikkel asub. Loe täpsemalt

Allsüsteemidest ehk moodulitest tekivad finantskanded automaatselt dokumendi Kinnitamise hetkel ja tekivad Finants mooduli registrisse Kanded. Dokumendist tekkinud finantskannet saad vaadata kohe, valides dokumendi peal operatsioonide (“hammasratta“) menüüst “Ava finantskanne“.

Kui kannet ei avane ekraanile või Kannete registris kannet ei eksisteeri, siis kannet ei tekkinud. Sellisel juhul kontrolli üle seadistused. Loe lähemalt

Kui soovid näha bilanssi kuude lõikes ehk ühes aruandes on näha näiteks jaanuar-detsember kuude tulemused, siis alates 8.5 versioonist saad kasutada Finants moodulis aruannet “Bilanss kuude lõikes“.
Aruande read tulevad bilansi kirjeldusest (Finants – Seadistused – Aruannete seadistused). Loe lähemalt

Selleks saab kasutada Üldise mooduli seadistust Kuu lukustamine. Selleks määra seadistuses kuupäevad, millest varasema kuupäevaga toiminguid ei luba programm sisestada ega muuta.

Seadistuses on 3 alamlehte: Lukusta / Hoiata /Muu. Loe lähemalt

Kui põhivara moodulis on jääkväärtus pisut suurem/väiksem bilansi jääkväärtusest võib tegemist olla ümardamise vahega. Programm ümardab amortisatsiooni iga kuu, kuid aruanne võetakse tavaliselt aasta kohta. Sellisel juhul peaksid koostama aasta lõpuga korrigeeriva kande bilansi amortisatsiooni ja kulude amortisatsiooni kontoga. Loe lähemalt

Praktika on näidanud, et pärast töötaja lahkumist ei piirata tema ligipääsu programmidele. Siinkohal tuletame meelde, et seda peab kindlasti tegema kohe pärast töötaja lahkumist. Kasutajatele on võimalik seada ka piiranguid mitmel erineval viisil, et piirata programmi sisenemist. Järgnevalt mõned võimalused sisenemise piiramiseks. Loe lähemalt