NIPID 2023 – kas teadsid, et Standard Booksis saad?

Kui olete kasutusele võtnud pangaliidestuse, mis võimaldab saata tasumisi Standard Books’ist otse panga keskkonda, siis saadetud tasumisi kuvab programm erinevate värvidega. Tasumise sirvi aknas kuvatakse ridadel järgnevaid staatuseid/värve:
KOLLANE / ROHELINE / PUNANE või VALGE

Loe lähemalt

Moodul Finants > Aruanded > Pearaamatu objekti tulemus

Selle aruande aluseks on Pearaamatu aruanne, millele on lisatud konto kannete grupeerimine objektide kaupa. Antud juhendis keskendutakse Kontode, Objektide ja Objektitüüpide määramisega seotud erisustele, kõik ülejäänud määrangud käituvad sarnaselt Pearaamatu aruande määrangutele.

Loe täpsemalt aruandest SIIT

KPI-d (ehk võtmenäitajad) on mõõdikud, mille kaudu mõõdetakse enda ettevõtte edu ning samme selleni. KPI põhineb kindlal arvutuslikul väljal. Selle eesmärk on aidata kasutajal kiiresti analüüsida kindla mõõdiku praegust väärtust ja olekut määratletud sihi suhtes, näiteks müügi-, likviidsus-, kasumi-, kvaliteedieesmärgid jms.

Standard Books paketis sisalduva KPI funktsionaalsuse kohta saad lugeda SIIT

Programmis on arvutihiire asemel kasutatavad mitmed klaviatuuri lühiteed ehk kiirklahvid. Mõne toimingu tegemisel on klahvikombinatsioon lihtsam ja kiirem  kasutamise viis.

Windows ja Mac programmiversioonide klahvide kombinatsioonide loetelu leiad siit: PDF

Vaata ka veebiseminari videot: VIDEO1, VIDEO2

Finants mooduli aruanne “Kasumiaruanne” on võimalik vaadata objekti kohta. Selleks tuleb valida määramisaknas Objekt (ctrl+enter).  Antud aruanne näitab aga tulemust ühe objekti kohta korraga. Iga objekti jaoks tuleb aruanne ümberarvutada.

Alternatiivina saad kasutada aruannet Kasumiaruanne objekti lõikes. Aruanne esitab objektide kulu ja tulu valitud perioodil nii, et iga objekti tulemused paiknevad eraldi veerus. Selleks märgi aruande määramisaknas valik “Objekti kaupa veerud (Objektitüüp valikuga)”

Loe lähemalt

Kui soovid, et kõikidel uutel arvetel täidaks programm automaatselt tasumistingimuse lahtri, siis kasuta seadistust moodulis Müügiarved > Seadistused > Müügiarve seadistused. Märgi valik “Vaikimisi tas.tingimus”.

Seda tasumistingimust kasutab programm kõikidel arvetel, kui kliendi/kontakti kaardile pole määratud kindlat tasumistingimust.
See on abiks arvete kiiremaks sisestamiseks.

Kui valid müügiarvele, müügitellimusele või pakkumisele artikli, siis ilmub artikli nimetus automaatselt Artikli kaardilt. Seda nimetust saad vajadusel käsitsi muuta.
Kui soovid, et ingliskeelsetele arvetele ilmuks toote nimetus automaatselt inglise keeles, siis tee järgnevad seadistused:

1. Ava Artiklite register (moodul Müügiarved, Müügihaldus või Logistika), otsi ning ava ekraanile artikli kaart. Artikli kaardil mine vahelehele “Tekstid“. Siia saad sisestada selle artikli nimetusi erinevates keeltes.
   Esimeses veerus vali (kasutades Ctrl+Enter) Keel, näiteks, ENG. Teises Tekst veerus sisesta käsitsi tõlge selles keeles. Seda pead tegema ühekordselt. Vajadusel sisesta teistes keeltes tõlked järgnevatele ridadele. Kui sobivat keelt valikus ei ole, siis saad selle lisada moodulis Üldine > Seadistused > “Keeled”.
2. Kui soovid, et teatud välisklientide puhul ilmuks artikli nimetus inglise keeles arvele automaatselt, siis lisa sama Keele kood ka Kontakti kaardile: moodul Müügiarved > Registrid > Kontaktid > kontakti kaardil vaheleht “Ettevõte” > väli “Keel“.

Kui sisestad uut müügiarvet, müügitellimust või pakkumist väliskliendile, siis ilmub artikli nimetus automaatselt vastavas keeles ridadele ning väljatrükile.

Artikli kaardi “Tekstid” osa võid kasutada ka selleks, et lisada pikemat toote kirjeldust eesti keeles. Sellisel juhul jäta Keelveerg tühjaks ja täida ainult Tekst.

Punasega on märgitud suletud artiklid ehk artikli kaardile on kasutaja poolt lisatud märge “Suletud“.

Artiklite registri sirvi aknas on suletud artikli rida punane, kui on aktiveeritud seadistus:
moodul Müügiarved > Seadistused > Artikli seadistused > märgitud valik “Kuva suletud artiklid srivi aknas punasena“.

Vaata ka VIDEOT

Et oleks võimalik registreerida tarnija ettemaks, peab tarnija Kontakti kaardil “Tingimused” lehel märkima linnukese “Ettemaks”. Tarnija kaardi saab avada Ostuarved mooduli registrist Kontaktid.

Ettemaksu sisestamiseks vali register “Tasumised” > Uus.

1. Kontakti kaardil tee osal Tingimused linnuke variandi Ettemaks ette.

2. Ava uus tasumise kaart. Tasumisviis vali Ctrl+Enter-ga, mis pangakontolt tasumine teostati.
3. Vali Ctrl+Enter-ga tarnija
4. “Saadetud summa” lahtrisse siseta pangast ülekantud summa
5. Tasumise D. osale sisesta lahtrisse “Ettem.nr” vabalt valitud unikaalne (see number ei tohi olla sama mis teistel ettemaksudel) ettemaksu number. Ettemaksunumbri pikkus tohib olla maksimaalselt 10 numbrit. Et ettemaksunr ei ununeks kasutajal sisestada, siis tuleb Müügiarvete moodulis “Lausendamine, müük” seadistuses märkida valik “Kasuta ainult nummerdatud ettemakse.”
Ostuarvete mooduli seadistuses “Lausendamine, ost” saad märkida valiku “Kohustuslikud unikaalsed ettemaksu numbrid“, kui soovid, et kasutatakse alati ainulaadseid ettemaksu numbreid. Selle valikuga ei lase programm kasutada sama ettemaksunumbrit korduvalt, mis võimaldab jälgida iga ettemaksu numbri ajalugu täpselt.
6. Telli ja Kinnita tasumine.

Kui saad samalt tarnijalt ostuarve, siis ettemaksuga sidumiseks toimi nii:
1. Ava uus ostuarve. Vali tarnija (Ctrl+Enter).
Programm ennab ekraanile teate, et tarnijale on tehtud ettemaks. Vajuta teatele OK.
2. Sisesta ostuarve päisesse summa koos KM-ga.
3. Sisesta ostuarve ridadele kulukontod ja vajalikud summad, KM-ta.
3. Enne kinnitamist vali operatsioonide (“hammasratta“) menüüst > “Seo ettemaksuga“.
Arvele ilmub lisarida “Ettemaksu“, kuhu vali (Ctrl+Enter) nimekirjast ettemaksu number, mida arvega siduda vaja.

Standard Books pangaliidestuse funktsioon kontrollib automaatselt, mis päeval on tasumine internetipangas kinnitatud. Kui tasumine kinnitatakse pangas hiljem kui oli algne tasumise koostamise kuupäev ja tasumine on Standard Booksis kinnitamata kujul (puudub linnuke Kinnita), siis Standard Books muudab tasumise kuupäeva automaatselt ära.

Näide:

• koostad Standard Booksis tasumise kuupäevaga 10.04.2023;
• kuupäeval 10.04.2023 vajutad Tasumisel nuppu “Saada panka“;
• tasumine jõuab internetipanka maksekorralduste nimekirja;
• kuupäeval 12.04.2023 kinnitad maksekorralduse internetipangas;
• Standard Books saab pangast info, et tasumine on pangas kinnitatud kuupäeval 12.04.2023;
• Standard Books kontrollib, kas antud tasumine on programmis Kinnitamata;
• kui tasumine on Standard Booksis kinnitamata, siis muudab Standard Books automaatselt Tasumise kaardil kuupäevaks 12.04.2023.

Standard Books sisaldab müügiandmete analüüsi vaadet. Paari klikiga saad võtta kasutusele flex.bi ärianalüüsi tööriista, mis kuvab müügiandmete põhjal viimase 6 kuu graafikuid ja tabeleid.
Lisaks on võimalik andmeid eksportida PDF formaati ja jagada tulemusi lingina teiste töötajatega.

Tutvu lähemalt: www.excellent.ee/flexbi

Moodul Andmebaasihooldus > Seadistused > Artiklite info import
Funktsioon võimaldab artiklite andmeid importida lihtsamalt Excelist või muust tabeltöötluse tarkvarast.

Loe lähemalt: https://www.excellent.ee/kasutajatugi/seadistus-artiklite-info-import/

Moodul Üldine > Seadistused > Manuste eelvaade.
Seadistuse aktiveerimisel avaneb valitud registris iga dokumendi avamisel automaatselt ka manuste ehk lisatud failide eelvaate aken. Manuste eelvaate aknas saab manust/faili alla laadida, kustutada, lisada juurde ning navigeerida manuste/failide vahel, kui neid on dokumendi küljes rohkem kui üks.

Loe lähemalt: https://www.excellent.ee/kasutajatugi/seadistus-manuste-eelvaade/

Kui programmis on aktiveeritud Swedbank Gateway pangaliidestus, siis on võimalik pangaliidese kaudu pärida ka teiste pankade väljavõtteid, kellega otseliides puudub.

Selle võimaluse kasutamiseks peab olema ettevõttel kindlasti Swedbank konto ja aktiveeritud pangaliidestus.

Loe lähemalt: https://www.excellent.ee/kasutajatugi/kuidas-parida-nende-pankade-valjavotteid-millega-otseliides-puudub-coop-pank-luminor/

Aruannet peavad esitama ettevõtted, kelle tegevus on Eesti välismajanduses oluline (loe siit). Selleks saad kasutada Ostuarvete moodulis aruannet: Tarnijate statistika riikide lõikes.

Aruanne annab infot tarnijate ostude kohta riikide kaupa. Aruande põhjal saab esitada Eesti Pangale maksebilansi aruande kord kvartalis. Summad esitatakse aruandes baasvaluutas EUR.

Loe lähemalt: https://www.excellent.ee/kasutajatugi/millisest-aruandest-naen-tarnijatelt-ostu-riikide-loikes/

Valuutakursi käsitsi sisestamise asemel on võimalik Euroopa keskpanga kursside automaatne import.

Järgnevad seadistused saad teha oma arvutis:
1. Sisesta Valuutade registrisse need valuutad, mille kohta kursse soovid. Valuutad sisesta moodulis Üldine register “Valuutad”. Uue valuuta kaardi sisestamisel piisab ainult valuuta koodist (rahvusvaheline, näiteks USD).

2. Mine moodulisse Üldine -> Seadistused -> E-teenuste seadistused.
Mine lehele “Muud teenused“. “Valuutakursside päring” real vajuta nupule “Aktiveeri”.

3. Nüüd on võimalik käivitada käsitsi valuutakursside päring või aktiveerida ajastatud valuutakursi päring.

Vaata täpsemalt, kuidas käsitsi valuutakursse uuendada ning kuidas teenus automaatseks seadistada SIIT

Nüüd saad kõik PDF ostuarved ja kulutused digiteerida mugavalt otse Standard Booksis. Valides soovitud failid ja klõpsates Standard Booksis “digiteeri”, koostatakse igast failist eraldi Ostuarve, täidetakse ära Tarnija info ja summad. Read täidetakse käibemaksukoodide kaupa ja Kulukonto võetakse Tarnija kaardile määratud kulukonto väljalt. Digiteerimisvõimaluse kasutamine eeldab, et eelnevalt on ettevõttes aktiveeritud CostPocketi liidestus. Loe lähemalt 

Teade viitab sellele, et e-arve on saabunud tarnijalt, keda ei õnnestunud sinu Standard Books tarnijate registrist tuvastada.

Ava tarnija e-arve kaart ekraanile, mine vahelehele “Meie andmed”.
“Tarnija” lahtris vali (ctrl+enter) õige tarnija, kui see eksisteerib. Kui sellist tarnijat ei eksisteeri veel, siis saad kohe teha uue kaardi, vajutades nupule “Uus”. Uue tarnija andmete automaatseks täitmiseks saad kasutada Äriregistri (RIK) päringut (loe sellest SIIT). Salvesta tarnija e-arve. Nüüd saate koostada ostuarve.

Moodulis Ostuarved registrist “Tarnija e-arved” on võimalik koostada Kulutuse kaart. Võimalik on koostada Kulutuse kaart ühekaupa või teha nö. koondkulutus. Et mitmest tarnija e-arvest koostada ühte koond kulutust, tuleb toimida järgnevalt:
Kasutajale, kes antud funktsiooni tahab kasutada, tuleb tema kasutajagrupile lisada rida:
Toiming / Kulutuste koostamine tarnija e-arvetest / Täis
Kasutajagruppide seadistuse leiad moodulis Üldine > Seadistused > Kasutajagrupid. Loe täpsemalt

Sõltuvalt müügidokumendist on võimalik lisada vähemalt 200 rida. Kui soovid mahuka dokumendi pealt leida konkreetset toote koodi, siis kasuta dokumendi päises “Otsi artiklit” nuppu.
Ava dokument ekraanile.
Sisesta otsitava artikli kood ja vajutada nupule „Otsi artiklit“.
Hiirekursor viiakse automaatselt esimesele reale, kuhu otsitava koodiga artikkel on sisestatud.
Kui toode on mitmel real, siis vajutades „Otsi artiklit“ mitu korda nupule liigub kursor järgmisele reale, kus sama koodiga artikkel asub. Loe täpsemalt

Allsüsteemidest ehk moodulitest tekivad finantskanded automaatselt dokumendi Kinnitamise hetkel ja tekivad Finants mooduli registrisse Kanded. Dokumendist tekkinud finantskannet saad vaadata kohe, valides dokumendi peal operatsioonide (“hammasratta“) menüüst “Ava finantskanne“.

Kui kannet ei avane ekraanile või Kannete registris kannet ei eksisteeri, siis kannet ei tekkinud. Sellisel juhul kontrolli üle seadistused. Loe lähemalt

Kui soovid näha bilanssi kuude lõikes ehk ühes aruandes on näha näiteks jaanuar-detsember kuude tulemused, siis alates 8.5 versioonist saad kasutada Finants moodulis aruannet “Bilanss kuude lõikes“.
Aruande read tulevad bilansi kirjeldusest (Finants – Seadistused – Aruannete seadistused). Loe lähemalt

Selleks saab kasutada Üldise mooduli seadistust Kuu lukustamine. Selleks määra seadistuses kuupäevad, millest varasema kuupäevaga toiminguid ei luba programm sisestada ega muuta.

Seadistuses on 3 alamlehte: Lukusta / Hoiata /Muu. Loe lähemalt

Kui põhivara moodulis on jääkväärtus pisut suurem/väiksem bilansi jääkväärtusest võib tegemist olla ümardamise vahega. Programm ümardab amortisatsiooni iga kuu, kuid aruanne võetakse tavaliselt aasta kohta. Sellisel juhul peaksid koostama aasta lõpuga korrigeeriva kande bilansi amortisatsiooni ja kulude amortisatsiooni kontoga. Loe lähemalt

Praktika on näidanud, et pärast töötaja lahkumist ei piirata tema ligipääsu programmidele. Siinkohal tuletame meelde, et seda peab kindlasti tegema kohe pärast töötaja lahkumist. Kasutajatele on võimalik seada ka piiranguid mitmel erineval viisil, et piirata programmi sisenemist. Järgnevalt mõned võimalused sisenemise piiramiseks. Loe lähemalt